Registrazione contabile delle fatture di acquisto

I soggetti passivi Iva (ovvero i soggetti che operano in forma di impresa o come lavoro autonomo) hanno l’obbligo, previsto dalla normativa ai fini dell’Imposta sul Valore Aggiunto, di registrare le fatture di acquisto. La registrazione delle fatture deve essere effettuata entro il termine ultimo di presentazione della dichiarazione Iva dell’anno in cui l’operazione è avvenuta. Detto questo è concessa, comunque, ai soggetti passivi Iva la possibilità di “retro-imputare” (alla detrazione del periodo precedente) l’imposta dovuta sulle fatture ricevute entro il 15 del mese.

Le partite Iva che adottano la contabilità semplificata registrano la fattura nel registro Iva delle fatture di acquisto, mentre gli enti che operano in contabilità ordinaria vedono la registrazione anche sul libro giornale.

La registrazione contabile della fattura di acquisto

Al momento della ricezione della fattura è necessario annotarla sul libro giornale. Ipotizziamo di ricevere una fattura per acquisto merci da un fornitore, con imponibile di 200 euro, con Iva 22%. La registrazione contabile in partita doppia è la seguente:

Nel conto “Acquisto merci” (conto di “costo” da inserire in conto economico) deve essere indicato l’imponibile della fattura. Nel conto “Iva acquisti” (conto di “credito” da inserire nell’attivo dello stato patrimoniale) la relativa imposta. Nel conto relativo al fornitore “Alfa” (conto di “debito” da inserire nel passivo dello stato patrimoniale), deve essere indicato il debito dell’azienda nei confronti del fornitore.

La registrazione contabile del pagamento al fornitore

Ipotizziamo che la fattura preveda il pagamento a 60 giorni. Una volta trascorso il tempo l’azienda deve provvedere ad effettuare il pagamento della fattura al fornitore, tramite bonifico bancario diretto. Vediamo come deve essere effettuata la registrazione contabile in partita doppia del pagamento della fattura di acquisto al fornitore.

Con questa registrazione chiudiamo il ciclo passivo relativo al fornitore (una registrazione in Avere per 244,00 euro ed una in Dare per lo stesso importo portano il saldo del conto fornitore a zero). Creiamo inoltre un debito contabile in banca, corrispondente all’importo pagato. Il conto fornitore “Alfa” si chiude, mentre viene registrato il pagamento dalla banca (il conto “Banca C/C” è un conto patrimoniale).

La registrazione contabile della fattura di acquisto franco partenza e franco destino

Esempio 1

Ipotizziamo un acquisto per 10.000 euro di merci (franco partenza) oltre IVA, dal fornitore (Alfa) con costi di trasporto per 200 euro oltre IVA. L’azienda riceverà due distinte fatture, una dal fornitore delle merci (Beta), e l’altra per il fornitore del servizio di trasporto.

Esempio 2

Ipotizziamo un acquisto merci, franco partenza, per 10.000 euro oltre IVA, con costi di trasporto per 200 euro oltre IVA, anticipate per suo nome e conto dal fornitore principale (Alfa). L’azienda riceverà due fatture, la prima dal fornitore delle merci, con l’indicazione delle spese anticipate, l’altra dal fornitore del servizio di trasporto (Beta). Vi saranno due registrazioni, quella relativa al pagamento della fattura al fornitore e quella del costo del servizio.

Pagamento del fornitore Alfa.

Registrazione della fattura del fornitore Beta.

Chiusura del credito verso il fornitore.

La registrazione contabile di una fattura di acquisto con Iva indetraibile

Una fattura di acquisto con Iva non detraibile deve essere registrata seguendo le indicazioni sopra riportate. Tuttavia, è necessario prestare attenzione ad utilizzare uno specifico codice per l’indicazione dell’Iva non detraibile. L’indetraibilità dell’Iva in fattura può essere “oggettiva“, se deriva da disposizioni di legge (es. art. 19-bis 1) del DPR n. 633/72), oppure “soggettiva“, per l’applicazione del pro-rata (es. società immobiliari di gestione).

Ipotizziamo di ricevere una fattura di acquisto di imponibile 1.000,00 euro, soggetta ad una detraibilità Iva del 40% (relativa all’utilizzo di un automezzo), quindi con indetraibilità al 60%. La registrazione contabile dell’operazione è la seguente:

Nel conto “Manutenzione automezzi” (conto di “costo” da inserire in conto economico) deve essere indicato l’imponibile della fattura. Nel conto “Iva acquisti” (conto di “credito” da inserire nell’attivo dello stato patrimoniale) la relativa imposta per la quota di imponibile detraibile. Nel conto “Iva indetraibile” (conto di “costo” da inserire in conto economico) deve essere indicata l’imposta per la quota non detraibile. Nel conto relativo al fornitore “Alfa” (conto di “debito” da inserire nel passivo dello stato patrimoniale), deve essere indicato il debito dell’azienda nei confronti del fornitore.

La registrazione di una fattura con Iva indetraibile ha effetti sulla “liquidazione Iva“. In particolare, la parte detraibile dell’Iva deve essere indicata tra gli acquisti nazionali in corrispondenza dell’aliquota iva indicata, mentre la parte non detraibile deve essere riportata tra gli acquisti con Iva non detraibile.

La registrazione contabile di una fattura di acquisto in reverse charge

Il meccanismo del reverse charge (inversione contabile – art. 17 co. 5 del DPR n. 633/72) è particolare modalità di applicazione dell’Iva nelle operazioni “B2B“. Infatti, l’applicazione dell’imposta con il meccanismo del reverse charge, presuppone che il cessionario o committente sia un soggetto passivo d’imposta. Questi, applicando l’inversione contabile è tenuto a porre in essere specifici adempimenti contabili finalizzati:

• All’applicazione dell’imposta, a seconda dei casi, mediante integrazione della fattura emessa dal cedente o prestatore o mediante l’emissione di un’autofattura;
• All’esercizio del diritto alla detrazione dell’Iva assolta sull’acquisto del bene o servizio, se ammessa in base ai principi di cui agli articoli 19 ss. del DPR n. 633/72.

Ciò determina, di fatto, l’annotazione del documento (sia esso la fattura integrata o l’autofattura):

• Una prima volta, nel registro Iva di cui agli artt. 23 o 24 del DPR n. 633/72, affinché emerga il debito d’imposta;
• Una seconda volta, nel registro Iva di cui all’articolo 25 del DPR n. 633/72, perché possa recuperarsi l’imposta che, in considerazione dell’attività svolta, risulti detraibile.

È essenziale notare che l’annotazione della base imponibile nel registro di cui agli articoli 23 o 24 del DPR n. 633/72 non rileva ai fini della determinazione del volume d’affari del cessionario o committente. L’applicazione del reverse charge comporta, inoltre, l’assolvimento degli obblighi comunicativi e dichiarativi Iva. Questo secondo regole specifiche che permettano la corretta rappresentazione dell’operazione, sia per il cedente o prestatore che per l’acquirente o committente.

La registrazione contabile delle fatture di acquisto in reverse charge deve essere effettuata come una comune fattura di acquisto, tenendo presenti i seguenti accorgimenti:

1. Utilizzare una serie numerica dedicata per le operazioni in reverse charge, la serie numerica deve essere di tipo “reverse charge”, in modo da consentire di registrare solo la fattura di acquisto e di evitare la contestuale creazione di un’autofattura sul registro delle vendite e il giroconto contabile per la parte Iva;
2. Inserire l’importo della fattura senza aggiungere l’Iva da applicare per il tipo di operazione;
3. Selezionare un codice Iva di tipo reverse charge nelle righe di contropartita.

Utilizzando i codici Iva di tipo reverse charge vengono movimentati automaticamente sia conto dell’Iva a credito sia il conto dell’Iva a debito per un importo pari all’aliquota Iva specificata sul codice Iva.

Ipotizziamo di ricevere una fattura per acquisto di un servizio intracomunitario del valore di 1.000,00 euro. L’operazione, ai sensi dell’art. 7-ter è imponibile Iva nel Paese del committente (Italia), attraverso l’applicazione dell’integrazione della fattura con il meccanismo del reverse charge.

Nel conto “Costo per servizi” (conto di “costo” da inserire in conto economico) deve essere indicato l’imponibile della fattura. Nel conto “Iva acquisti” (conto di “credito” da inserire nell’attivo dello stato patrimoniale) la relativa imposta, stessa cosa nel conto “Iva vendite” (conto di “debito” da inserire nell’attivo dello stato patrimoniale), la relativa imposta, derivante dall’integrazione della fattura di acquisto ricevuta. Nel conto relativo al fornitore “Alfa” (conto di “debito” da inserire nel passivo dello stato patrimoniale), deve essere indicato il debito dell’azienda nei confronti del fornitore (sul quale non influisce l’Iva).

La registrazione contabile di una fattura di acquisto con ritenuta di acconto

La registrazione delle fatture di acquisto con ritenuta d’acconto deve essere effettuata come una comune fattura di acquisto, l’unica accortezza da applicare quella relativa alla gestione della ritenuta di acconto. Ipotizziamo la ricezione da parte di un professionista (iscritto ad ordine professionale) delle fattura con un compenso di 1.000,00 euro. La fattura risulta così composta:

• Compenso professionale: 1.000,00
• Cassa Previdenziale (4%): 40,00
• Imponibile: 1.040,00
• IVA 22%: 228,80
• Totale Fattura: 1.268,80
• Ritenuta 20% sul compenso: 200,00
• Netto a pagare: 1.068,80

Registrazione contabile della fattura del professionista

Di seguito la registrazione contabile da effettuare al ricevimento della fattura del professionista:

Registrazione contabile del pagamento della fattura del professionista

Al momento del pagamento della fattura per l’impresa sorge l’obbligo di trattenere e versare la ritenuta di acconto all’Erario, entro il giorno 16 del mese successivo. Supponiamo di pagare subito al professionista la sua fattura, il giorno stesso della sua emissione. Il pagamento ipotizziamo venga registrato il 10 Gennaio facendo scaturire l’obbligo di versamento della ritenuta al 16 Febbraio (giorno 16 del mese successivo a quello di pagamento della fattura). Di seguito la registrazione contabile del pagamento:

Nel conto “Ritenuta di acconto” (conto di “debito” da inserire nel passivo dello stato patrimoniale) che accogliere l’importo della ritenuta da versare all’Erario.

Registrazione contabile del pagamento della ritenuta di acconto

L’ultimo adempimento riguarda la scadenza di versamento della ritenuta di acconto. La ritenuta deve essere versata con modello F24. Di seguito la registrazione contabile del pagamento: