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Contratto con il cliente: guida per non commettere errori

Contratto con il cliente: gli elementi da rispettare per redigerlo senza commettere errori. Il contratto con il cliente è indispensabile in tutte le prestazioni professionali, soprattutto per regolare durata, oggetto, e regolamento della prestazione professionale.

Predisporre il contratto con il cliente è una delle attività più importanti per proteggere il tuo credito e per scongiurare il rischio di un mancato pagamento.

In questo articolo mi rivolgo principalmente a tutti i professionisti, ma anche agli imprenditori che sono chiamati a redigere un contratto per regolare la loro prestazione professionale.

Non tutti gli imprenditori ed i professionisti hanno l’abitudine di stipulare un contratto con il cliente prima di svolgere il lavoro. Tuttavia, è sempre consigliato predisporre un documento scritto con la tua controparte in modo da definire le modalità del lavoro e stabilire i termini essenziali dell’accordo.

Se sei un professionista ricorda che per te la redazione di questo contratto con il cliente è obbligatoria.

Quello che voglio dire con questo articolo è che attraverso un contratto sottoscritto con il debitore potrai avere un grosso vantaggio nel caso in cui dovesse sorgere una controversia.

Nel caso di contestazione della tua prestazione la presenza del contratto potrebbe smontare tutte le eccezioni della controparte e potrebbe velocizzare il pagamento del tuo lavoro.

Nell’ambito della prevenzione dei crediti insoluti, predisporre il contratto con il cliente in modo corretto è una delle attività più importanti.

Ma come è possibile predisporre un contratto senza commettere errori?

Non tutti sono abbastanza preparati per scrivere un contratto con il cliente in modo corretto. In questo articolo voglio portarti la mia esperienza in merito per cercare di offriti delle soluzioni utili per il tuo contratto con il cliente.


Contratto con il cliente: gli elementi essenziali

Per redigere un contratto è necessario conoscere le principali norme del codice civile e sapere introdurre (nelle parti corrette) delle clausole contrattuali che possano tutelare maggiormente il tuo lavoro.

Io non sono un legale, come ben sai la mia attività è quella di aiutare le imprese ed i professionisti nell’ambito fiscale. Tuttavia, quello che andrò ad indicarti di seguito è quanto ho maturato con la mia esperienza professionale in ambito di contratti stipulati con vari clienti.

Non si tratta di un articolo esaustivo sull’argomento, ma uno strumento che può servirti come base su cui costruire con metodo il tuo corretto contratto con il cliente, adatto alla tua attività ed alle tue caratteristiche.

In questo post ti spiegherò quali sono le parti più importanti che non devono mancare nel tuo contratto e ti fornirò alcuni consigli utili per migliorare l’efficacia dei documenti che abitualmente fai firmare ai clienti.

Elementi essenziali del contratto

L’articolo 1325 del codice civile indica gli elementi essenziali che devono essere presenti in un contratto.

In particolare, i seguenti:

  1. L’accordo delle parti;
  2. La causa;
  3. L’oggetto;
  4. La forma.

Analizziamo adesso uno ad uno questi elementi.

Accordo delle parti

Quando stipuli un contratto con il cliente è necessario che il documento che firmerai dimostri che le due parti sono accordate sul contenuto.

Il contratto si conclude quando chi ha fatto la proposta riceve conoscenza dell’accettazione dell’altra parte (articolo 1326 del codice civile).

Provo a spiegarmi meglio. La proposta del contratto proviene dal professionista o dall’imprenditore che deve vendere un bene o un servizio.

Pertanto, se stai vendendo un prodotto o devi realizzare un servizio, sarai tu che formulerai la proposta al tuo cliente. Sarai qualificato come “proponente”.

Ma in cosa consiste la proposta?

La proposta consiste nella vendita del bene o del servizio ad un determinato prezzo.

Ti faccio un esempio pratico. Se devi realizzare un sito web per un cliente, allora la proposta di contratto è quella in cui proponi la realizzazione del sito web per la somma di € 1.000.

Se il cliente accetta questa proposta allora il contratto si perfeziona.

La causa del contratto

L’errore più comune quando si parla di causa del contratto è quello di identificarla nel “motivo per cui si raggiunge l’accordo”.

In realtà non è così. Con causa del contratto si intende la “funzione economica e sociale” del contratto stesso.

Il tema della causa del contratto è uno dei più discussi dagli studiosi del diritto. Non è mia intenzione entrare in questo tema, ma vorrei farti capire meglio il concetto.

La causa del contratto non è altro che la “ragione concreta dell’atto idonea a giustificare lo spostamento di beni e valori”.

In altre parole, la causa di un contratto di vendita è lo scopo che attraverso questo mezzo si vuole perseguire, ovvero la vendita di un bene.

Mi rendo conto che si tratti di un concetto piuttosto astratto. Tuttavia, ricorda sempre una cosa importante.

Quando predisponi un contratto cerca di indicare in modo chiaro quale sarà lo scopo delle parti.

Il professionista vende un bene o eroga un servizio, ed il cliente pagherà del denaro.

Questa è la causa del contratto. Ricordati sempre di inserirla.

Oggetto del contratto

L’oggetto del contratto deve essere inteso come il bene concreto in funzione del quale si sta svolgendo l’operazione economica del contratto.

In parole semplici: se stai vendendo un computer ad un cliente, l’oggetto del contratto sarà:

  • Il computer;
  • Il trasferimento della proprietà del computer al tuo cliente.

Questo vale anche per la vendita di un servizio: se stai realizzando un sito web per un cliente, l’oggetto del contratto sarà:

  • La realizzazione del sito web;
  • L’attribuzione della proprietà del sito web al tuo cliente.

Ricorda che l’oggetto del contratto deve essere:

  • Lecito, ovvero non contrario alla legge;
  • Possibile, concretamente realizzabile;
  • Determinato, ovvero correttamente individuabile.

La forma del contratto

Per forma del contratto si intende il modo in cui viene manifestata la volontà delle parti.

La legge italiana non impone dei vincoli assoluti sulla forma dei contratti. Nel nostro ordimento giuridico esiste il principio di “libertà di forma”.

Solo in alcuni casi (come per la vendita di immobili) la legge richiede espressamente che il contratto sia redatto in forma scritta a pena di nullità dell’atto.

In parole più semplici: quando vuoi trasferire la proprietà di una casa ad un terzo, se il contratto di vendita non viene realizzato nella forma scritta allora sarà nullo.

La libertà di forma… cosa fare?

Il fatto che il nostro ordinamento consenta la libertà di forma non significa che non devi stare attento quando stipuli un contratto con il cliente.

Anche se la legge non richiede sempre la forma scritta, in ogni transazione che concludi ti consiglio di preparare un contratto scritto facendo apporre la firma alla tua controparte.


La struttura del contratto con il cliente

Adesso ti spiegherò in modo pratico e senza nessun concetto teorico come devi strutturare il documento da far firmare al tuo cliente.

Le parti più importanti di un contratto con il cliente sono le seguenti:

  1. L’intestazione ed il nome dell’atto;
  2. La descrizione dei contraenti;
  3. L’oggetto del contratto;
  4. Il prezzo e le modalità di pagamento;
  5. Consenso al trattamento dei dati personali;
  6. Data e firme;
  7. Clausole speciali.

Vediamo adesso questi aspetti punto per punto.

Intestazione ed il nome dell’atto

All’inizio del documento inserisci l’intestazione del contratto (il tuo logo o la tua ragione sociale) e dopo inserisci il nome dell’atto cioè: “contratto di vendita” (se stai vendendo un bene), “contratto di consulenza” (se stai fornendo una consulenza).

Se non sai quale nome dare all’atto inserisci solo la scritta “contratto”.

Descrizione dei contraenti

Subito dopo l’intestazione ed il nome dell’atto inserisci il nome, il cognome e il codice fiscale delle parti coinvolte nel contratto e precisamente: tu (il professionista), ed il cliente.

Se il tuo cliente è una società accerta con precisione che la persona fisica che firmerà il contratto è munito dei poteri di firma e riveste la qualità di rappresentante legale.

Oggetto del contratto

Dopo aver identificato le parti coinvolte nella transazione, dovrai inserire l’oggetto del contratto cioè il bene od il servizio che dovrai vendere al cliente.

Ti faccio un esempio concreto.

Se devi realizzare un sito web dovrai scrivere: “il sig. Tizio (inserisci il nome del professionista che realizzerà il sito) si impegna a realizzare un sito web in favore del sig. Caio (inserisci il nome del cliente)“.

Ricorda una cosa importante: quando stai vendendo un bene o un servizio descrivi in questa parte come deve essere eseguita la tua prestazione.

Esempio: “Il sito web dovrà essere realizzato con il software WordPress (o altro) e conterrà n. 7 pagine”.

Specifica chi scriverà i testi e chi sceglierà le immagini.

Insomma inserisci tutte le parti più importanti del progetto: non descrivere COME farai il sito, ma COSA farai nel sito.

⚠ Questa parte del contratto è molto importante e potrebbe evitare di far sorgere delle contestazioni in caso di mancato pagamento.

Clausole di responsabilità

In questa sezione possono essere inserire anche le clausole relative alla responsabilità delle due parti.

Il tema della responsabilità contrattuale è molto delicato e ti consiglio di prestare molta attenzione sull’inserimento di una clausola di questo tipo.

Su questo argomento non posso darti dei consigli troppo dettagliati. Ogni professione prevede delle responsabilità differenti e pertanto non posso suggerirti un unico modo per gestire questa parte del contratto.

La strategia migliore è farti seguire da un legale che possa suggerirti come inserire la clausola rispettando le norme del codice civile.

Inoltre ti conviene comunicare a voce al tuo cliente che hai intenzione di inserire delle clausole di responsabilità nel contratto, in modo da “prepararlo” psicologicamente sul contenuto della clausola.

Molti clienti si spazientiscono quando, alla lettura del contratto, si accorgono della presenza di clausole di responsabilità che non erano state menzionate in precedenza.

Prezzo e modalità di pagamento

Subito dopo l’oggetto del contratto, dovrai inserire il prezzo e le modalità di pagamento.

Il cliente si impegnerà a pagare la somma pattuita dopo che il lavoro sarà completato.

Inoltre ricordati di inserire le modalità di pagamento: inserisci il tuo codice IBAN nel contratto.

Ti consiglio di preferire sempre il pagamento tramite bonifico: evita i pagamenti con assegno o contanti.

Puoi accettare gli assegni solo se hai la certezza che il cliente abbia la provvista sul conto, o quando ti viene consegnato un “assegno circolare”.

L’assegno circolare è una vera e propria garanzia di incasso: ma non aspettare troppo tempo prima di versarlo sul tuo conto (il titolo ha una durata limitata di 8 giorni).

In tutti gli altri casi scegli il bonifico bancario.

Consenso al trattamento dei dati personali

Dopo aver descritto il prezzo e le modalità di pagamento dovrai inserire una dichiarazione con cui il tuo cliente presta il consenso al trattamento dei dati personali.

Puoi utilizzare questa formula:

“Il sig. Tizio (inserisci il nome del cliente) dichiara, ai sensi e per gli effetti di cui al D. Lgs. n. 196/2003 e successive modificazioni ed integrazioni, ed ai sensi e per gli effetti del Regolamento UE n. 679/2016 (GDPR), di essere stato informato che i dati personali verranno utilizzati per le finalità inerenti al presente contratto, e autorizza sin d’ora il rispettivo trattamento”.

Su questo tema ci sarebbe da parlare tantissimo. Non mi dilungo troppo ma ti ricordo che il contratto deve contenere una dichiarazione sottoscritta dal cliente che dimostri che tu lo hai informato su come verranno utilizzati i suoi dati personali.

In sostanza il cliente deve dichiarare di essere stato informato, e deve anche autorizzare il trattamento dei suoi dati.

Alcuni professionisti fanno firmare al cliente un documento separato (oltre al contratto) in cui spiegano in via scritta come saranno utilizzati i dati personali.

DATI SENSIBILI

Se devi trattare anche i “dati sensibili” del cliente (come ad esempio: l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale) devi ottenere un’autorizzazione separata.

Ti basta integrare la formula che ti ho suggerito prima, aggiungendo anche il termine “dati sensibili”.

Se il tuo caso è un po’ complesso ti consiglio di rivolgerti ad un legale.

Data e firme

Dopo il prezzo e le modalità di pagamento dovrai inserire la data del contratto e lo spazio per le firme.

E’ importante che il contratto con il cliente sia stampato e sia firmato su copia cartacea.

Un consiglio importante: chiedi al tuo cliente di firmare il contratto in ogni pagina.

Nei contratti che realizzo per i miei clienti creo una cella in ogni pagina, inserendo una dichiarazione di accettazione ed il nome di colui che deve firmare il documento.

Non è necessario che tu inserisca la cella, ma chiedi al tuo cliente di apporre una firma in ogni pagina.

Clausole speciali

Se hai particolare timore di firmare la transazione e temi che il cliente non ti pagherà, hai la possibilità di inserire nel contratto alcune clausole speciali che possono tutelarti ulteriormente in caso di credito insoluto.

Per inserire queste clausole è necessario conoscere in modo approfondito il tipo di transazione da sottoscrivere, e pertanto non posso darti delle regole standard.

Nelle transazioni di alto importo io suggerisco sempre di inserire delle clausole “speciali” per tutelare il venditore/professionista.

Molte volte una firma in più su un documento cambia radicalmente le sorti di una causa giudiziale, e permette di recuperare più velocemente un credito.


Contratto con il cliente: conclusioni

In questo articolo ho cercato di riassumerti in modo pratico e schematico le informazioni principali che ti occorrono per redigere un contratto con il cliente.

Tuttavia, tieni presente che ogni prestazione professionale ed ogni vendita sono particolari, e generalizzare non è mai possibile.

⛔ Disclaimer: questa è solo una guida indicativa e non può contenere tutte le variabili e tutte le regole da seguire quando stipulerai una transazione con il tuo cliente.

Ogni transazione è diversa e richiede una struttura contrattuale diversa.

Se devi stipulare un contratto con il cliente e hai alcuni dubbi non fidarti troppo di questa guida, ma rivolgiti ad un legale.

Federico Migliorini

Dottore Commercialista, Tax Advisor, Revisore Legale. Aiuto imprenditori e professionisti nella pianificazione fiscale. La Fiscalità internazionale le convenzioni internazionali e l'internazionalizzazione di impresa sono la mia quotidianità. Continuo a studiare perché nella vita non si finisce mai di imparare. Se hai un dubbio o una questione da risolvere, contattami, troverò le risposte. Richiedi una consulenza personalizzata con me.

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