Rimborsi spese nel regime forfettario 2025: gestione pratica

Dal 2025 cambiano le regole sui rimborsi spese per i forfettari: alcune tipologie restano escluse dal reddito imponibile, mentre altre continuano a concorrere alla formazione del reddito secondo il coefficiente di redditività.

Per una partita IVA in regime forfettario, i rimborsi spese per vitto e alloggio costituiscono reddito (compenso) e sono soggetti a tassazione. L’unica eccezione riguarda le spese anticipate in nome e per conto del cliente, che però seguono regole molto rigide. Il regime forfettario (Legge n. 190/14) si basa su un principio fondamentale: la determinazione del reddito imponibile avviene applicando un coefficiente di redditività al totale dei compensi incassati, senza la possibilità di dedurre analiticamente i costi sostenuti, inclusi quelli per trasferte, vitto e alloggio.Il legislatore ha presunto che il coefficiente di redditività (es. 78% per i professionisti) tenga già conto in modo forfettario di tutte le spese inerenti all’attività. Di conseguenza, quasi ogni somma incassata dal cliente è considerata “compenso“.

Il problema principale nasce dalla complessità interpretativa delle nuove disposizioni introdotte dal D.Lgs. n. 192/2024, che hanno modificato il trattamento fiscale dei rimborsi per i contribuenti ordinari senza estendere automaticamente le stesse agevolazioni ai forfettari.

La soluzione richiede una comprensione precisa delle tipologie di rimborso ammesse e delle relative modalità di documentazione e fatturazione, distinguendo tra spese anticipate per conto del cliente e spese sostenute per l’attività professionale. Questo articolo fornisce una guida operativa completa per gestire correttamente i rimborsi spese nel 2025, evitando errori che potrebbero comportare maggiori imposte o sanzioni.

Le novità del D.Lgs. n. 192/2024 e i loro limiti per i forfettari

Il D.Lgs. n. 192/2024 ha introdotto importanti modifiche all’articolo 54 del TUIR, stabilendo che per i professionisti in regime ordinario i rimborsi delle spese sostenute nello svolgimento di un incarico e analiticamente addebitate ai clienti non concorrono più alla formazione del reddito imponibile.

Tuttavia, questa innovazione presenta un limite significativo: la modifica riguarda esclusivamente l’articolo 54 del TUIR e non anche il comma 64 della Legge n. 190/14, che disciplina la determinazione del reddito per i contribuenti forfettari. Come evidenziato dal Sole 24 Ore (del 21 luglio scorso), l’applicazione ai forfettari non si ritiene possibile in assenza di una specifica previsione normativa.

Questa disparità di trattamento crea una situazione paradossale: mentre i professionisti in regime ordinario beneficiano dell’esclusione dal reddito dei rimborsi analiticamente documentati, i forfettari continuano ad applicare il coefficiente di redditività anche sui rimborsi di spese effettivamente sostenute per conto del cliente.

Tipologie di rimborsi spese e trattamento fiscale

Nel regime forfettario esistono fondamentalmente due categorie di rimborsi spese, ciascuna con un trattamento fiscale specifico:

Spese anticipate per conto del cliente (art. 15 DPR n. 633/72)

Si tratta di somme che il professionista anticipa per pagare un debito che è direttamente del cliente. La caratteristica fondamentale è che il documento di spesa (fattura, ricevuta) è intestato al cliente finale e non al professionista. Il professionista agisce come un semplice intermediario finanziario.

Le spese sostenute in nome e per conto del cliente rappresentano la categoria che beneficia del trattamento più favorevole. Queste comprendono tipicamente:

• Contributi unificati per il deposito di ricorsi;
• Imposte di registro o ipotecarie;
• Diritti di segreteria e marche da bollo;
• Tasse e tributi vari anticipati per il cliente.

Queste spese non concorrono alla formazione del reddito imponibile purché siano adeguatamente documentate e chiaramente indicate in fattura come anticipi effettuati per conto del committente. La prassi dell’Agenzia delle Entrate, consolidata nelle circolari 58/E del 2001 e 5/E del 2021, conferma questo orientamento.

Spese inerenti all’attività professionale

Questi sono i rimborsi che il cliente paga al professionista per coprire le spese che quest’ultimo ha sostenuto direttamente per eseguire l’incarico (es. biglietti del treno, fattura dell’hotel, ricevute del ristorante). A titolo esemplificativo possiamo individuare le seguenti:

• Spese di viaggio e trasferta;
• Pernottamenti in hotel;
• Consumazioni di alimenti e bevande;
• Trasporti con autoservizi pubblici non di linea.

Queste spese concorrono alla formazione del reddito imponibile secondo il coefficiente di redditività applicabile al codice ATECO dell’attività svolta. Nonostante possano essere rimborsate dal cliente, fiscalmente vengono trattate come compensi soggetti al regime forfettario. Questi importi contribuiscono al raggiungimento del limite di compensi annui per la permanenza nel regime. Inoltre, devono essere inclusi nella fattura emessa al cliente.

Esempio pratico

Un consulente in regime forfettario emette una fattura per una prestazione:

• Compenso per la consulenza: € 1.000
• Rimborso spese di vitto e alloggio (documentate da fatture intestate al professionista): € 200
• Totale incassato dal cliente: € 1.200

Questo importo di € 1.200 costituisce interamente il “compenso” su cui calcolare le tasse. Se il suo coefficiente di redditività è del 78%, il suo reddito imponibile per questa fattura sarà: € 1.200 ∗ 78% = € 936.

Tabella riassuntiva

Documentazione e fatturazione: aspetti operativi

La corretta documentazione rappresenta l’elemento chiave per la gestione dei rimborsi spese. L’Agenzia delle Entrate ha chiarito che ogni rimborso deve essere giustificato da ricevute, fatture o scontrini parlanti che attestino l’effettivo sostenimento della spesa.

Un aspetto spesso trascurato riguarda l’obbligo di pagamento con metodi tracciabili. Le spese per cui si richiede il rimborso devono essere state pagate mediante bonifico, carta di credito o altri strumenti che garantiscano la tracciabilità del pagamento.

Nella fatturazione, è fondamentale distinguere chiaramente tra la prestazione professionale e i rimborsi spese. Un esempio pratico di struttura di fattura:

• Prestazione professionale: € 1.200,00 (soggetta a coefficiente di redditività);
• Rimborso spese trasferta: € 150,00 (soggetta a coefficiente di redditività);
• Rimborso contributo unificato: € 100,00 (non concorre al reddito imponibile).

La mancanza di questa specificazione può comportare sanzioni in caso di controllo fiscale, come previsto dal comma 73 della Legge n. 190/14.

Obblighi dichiarativi e Quadro RS

I contribuenti forfettari sono tenuti a compilare una specifica sezione del quadro RS del modello Redditi, indicando le spese relative ai consumi sostenuti nell’anno. L’omissione di questa compilazione comporta una sanzione amministrativa di 250 euro, riducibile attraverso il ravvedimento operoso.

L’Agenzia delle Entrate ha precisato che il costo da indicare deve comprendere anche l’IVA addebitata sulle fatture di acquisto, mentre non vanno indicati i costi non documentati da fattura. Questa precisazione è particolarmente rilevante considerando che molti forfettari tendono a non richiedere fatture ritenendo erroneamente che non siano necessarie.

Rapporti con l’estero e committenti non residenti

Quando il committente è una società non residente, la gestione dei rimborsi spese presenta ulteriori complessità. Il principio generale rimane invariato: le spese anticipate per conto del cliente estero non concorrono al reddito, mentre quelle sostenute per l’attività sono soggette al coefficiente di redditività.

Tuttavia, particolare attenzione deve essere prestata alla documentazione. Per i rapporti con l’estero, è necessario:

• Conservare la documentazione originale delle spese sostenute;
• Garantire la traducibilità dei documenti in caso di controlli;
• Verificare eventuali obblighi di comunicazione previsti per le operazioni con soggetti non residenti.

Per le prestazioni rese a committenti UE, il rimborso di spese sostenute nel territorio italiano segue le regole ordinarie, mentre per prestazioni rese in Paesi terzi potrebbero applicarsi specifiche disposizioni in materia di territorialità dell’imposta.

Gestione pratica e consigli operativi

Dall’esperienza professionale emerge l’importanza di implementare un sistema di archiviazione digitale per la conservazione della documentazione. Ogni rimborso dovrebbe essere correlato a un dossier digitale contenente la fattura del fornitore, la ricevuta di pagamento e la fattura emessa al cliente.

Un errore frequente riguarda la gestione delle spese miste, come un pernottamento che comprende sia la camera (rimborsabile) sia servizi aggiuntivi (minibar, lavanderia). In questi casi, è necessario richiedere al fornitore una fatturazione separata o almeno un dettaglio che consenta di distinguere le diverse componenti.

Per le trasferte all’estero, la prassi consolidata suggerisce di conservare anche la documentazione del cambio valuta applicato alla data di sostenimento della spesa, specialmente per importi significativi.

Prospettive future e raccomandazioni

L’attuale disparità di trattamento tra forfettari e contribuenti ordinari potrebbe essere oggetto di future modifiche normative. È auspicabile un intervento del legislatore che estenda anche ai forfettari l’esclusione dal reddito dei rimborsi analiticamente documentati, considerando che l’applicazione del coefficiente di redditività a spese effettivamente sostenute per il cliente appare incongruente con la natura forfettaria del regime.

Nel frattempo, la strategia operativa più prudente prevede:

• Documentazione scrupolosa di ogni rimborso richiesto;
• Separazione netta in fattura tra prestazioni e rimborsi;
• Conservazione digitale ordinata di tutta la documentazione;
• Monitoraggio costante degli orientamenti dell’Agenzia delle Entrate.

La corretta gestione dei rimborsi spese nel regime forfettario richiede precisione e metodo, ma rappresenta un elemento fondamentale per ottimizzare la gestione fiscale dell’attività professionale e ridurre i rischi in caso di controlli.

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