Quali spese si possono scaricare con la partita IVA? Questa è una delle domande più frequenti tra quelle che mi vengono fatte da freelance ed imprenditori. Per questo motivo ho deciso di predisporre questo articolo che spero possa esserti ti aiuto, se anche tu hai dei dubbi sulla deducibilità fiscale dei costi che sostieni con la tua partita IVA.

Oggi molti professionisti pensano di poter gestire i loro adempimenti fiscali in autonomia. In sostanza, credono di poter gestire la loro attività affidandosi al commercialista solo per la tenuta della loro contabilità, tralasciando alcuni aspetti importanti.

Sono, infatti, in tantissimi i soggetti intenti ad aprire partita IVA senza avere una visione chiara di quali e quanti sono i costi che possono effettivamente scaricare dal proprio reddito professionale. La deducibilità dei costi che il lavoratore autonomo sostiene è importante perché tali costi, se adeguatamente documentati ed inerenti l’attività svolta, possono portare ad una riduzione del reddito imponibile. Questa attività di ottimizzazione del reddito, attraverso la deduzione dei costi sostenuti rappresenta una delle peculiarità di ogni attività di tax planning.

Quali spese posso scaricare con la partita IVA?

Il reddito tassabile di un soggetto dotato di partita IVA si determina dalla differenza tra:

Il risultato di questa differenza è il reddito imponibile. Su questo importo si applica la tassazione. Questo vale per tutte le partite IVA, tranne quelle che applicano regimi agevolati (regime dei minimi e regime forfettario, non oggetto di questa analisi).

Come puoi capire per ridurre il reddito imponibile è necessario gestire correttamente i costi sostenuti nell’attività. Posso assicurarti che questo aspetto è molto sottovalutato da tantissimi imprenditori e professionisti.

Individuare come scaricare i costi don la partita IVA non è semplice. Per capire quali siano le spese che si possono “scaricare“, ovvero dedurre dal reddito imponibile, è necessario conoscere i principi che ne regolano la deducibilità. I principi da tenere a mente sono fondamentalmente tre. I primi due sono generali e riguardano tutti i contribuenti, il terzo invece varia a seconda del tipo di attività svolta (impresa o lavoro autonomo). Andiamo ad analizzare, di seguito, in dettaglio la deducibilità dei costi.

Come scaricare i costi: l’inerenza

La deduzione dei costi dal reddito di lavoro autonomo o di impresa avviene in base all’inerenza degli stessi rispetto all’attività concretamente esercitata. Questo è quanto prevede l’articolo 109, comma 5, del DPR n 917/86 (TUIR):

L’inerenza, in pratica, deve essere configurata come correlazione fra onere sostenuto e attività produttiva di reddito imponibile, non essendo invece da ricondurre ai ricavi realizzati. Il costo deve essere riconducibile all’attività svolta, con la conseguenza che sono deducibili tutti i componenti negativi relativi all’attività medesima.

Possiamo dire, quindi, che un costo è ritenuto fiscalmente deducibile non necessariamente se è stato sostenuto per ottenere un ben preciso e determinato componente positivo. Tuttavia, a condizione che sia correlato in senso ampio all’attività esercitata, e cioè sia stato sostenuto al fine di svolgere un’attività potenzialmente idonea a produrre ricavi o compensi. Vediamo adesso un esempio.

Mettiamo che tu sia un consulente informatico e vuoi aprire un sito web per promuovere i tuoi servizi. A questo punto decidi di acquistare un hosting, la grafica, e la consulenza di un professionista che possa realizzare per te il sito. Si tratta di spese che servono per la tua attività e hanno lo scopo di promuovere i suoi servizi (e quindi di fatto guadagnare). Pertanto  si tratta di spese inerenti e di conseguenza deducibili dalle imposte sui redditi.

Spese personali

Sembra facile vero? In realtà non è proprio così semplice. Quando si parla di inerenza dei costi è necessario prestare molta attenzione a tutte quelle spese che potrebbero essere utilizzate sia per l’attività (professionale o di impresa) che per scopi privati. Ad esempio le spese per alimenti e bevande (come ristoranti), viaggi e trasferte, e così via.

È chiaro che una cena al ristorante o un weekend a Roma possono essere fatti sia per lavoro che per piacere, ma non è sufficiente, come spesso si crede, limitarsi a “farsi rilasciare fattura“. È necessario anche dimostrare che la spesa non era personale.

Ad esempio se hai passato dei giorni fuori per seguire un corso di formazione professionale, ti consiglio di tenere la locandina del corso e il modulo di iscrizione che inviato per la partecipazione. Questo ti servirà per evitare che la deducibilità della spesa possa esserti contestata in caso di controlli. Siamo noi contribuenti, infatti, a dover dimostrare e giustificare il motivo e l’effettiva inerenza del costo sostenuto in relazione all’attività svolta. Il consiglio che posso darti è quello di capire subito questo principio e organizzarti di conseguenza, considerando che per qualsiasi dubbio, avete a disposizione il vostro commercialista.

Consultalo sempre!

Come scaricare i costi: certezza e determinabilità

Concorrono a formare il reddito dell’esercizio anche i componenti positivi e negativi che, nell’esercizio di competenza, possiedono i requisiti di certezza e determinabilità oggettiva. Questo è quanto prevede l’articolo 109, co. 1, secondo periodo del DPR n. 917/86. In pratica questo significa che:

• Non devono esserci dubbi sull’esistenza di tale spesa (deve essere quindi certa)  e che
• L’importo della spesa deve essere concretamente quantificabile (quindi determinabile).

Quindi, se una spesa per una annualità non presenta questi due requisiti non potrà essere scaricata (dedotta dal reddito). La spesa sarà dedotta esclusivamente nell’esercizio in cui tali requisiti si verificano.

Certezza

La certezza riguarda l’esistenza della spesa.

L’esistenza del componente reddituale viene considerata certa quando lo è dal punto di vista giuridico. Vale a dire nel momento in cui esiste un vincolo di origine:

• In un contratto;
• In un fatto illecito;
• Oppure in un atto della Pubblica Amministrazione;
• Direttamente dalla norma.

Determinabilità

L’oggettiva determinabilità, invece, attiene all’ammontare dell’elemento reddituale. In particolare l’ammontare dell’onere risulta determinabile quando la valutazione estimativa del medesimo si basa su criteri non soggettivi, bensì suffragati da elementi oggettivi. L’obiettivo di questo criterio è sottrarre dal reddito componenti quantificati in base a mere congetture soggettive oppure a calcoli probabilistici. Proviamo a fare un esempio anche in questo caso. Supponiamo che tu stipuli un contratto di noleggio di un attrezzatura informatica (Pc, o stampanti ad esempio), con un canone fisso mensile di €. 400,00.

Per capire se è possibile scaricare il costo dal reddito dobbiamo prima verificare il principio di inerenza (sicuramente si tratta di attrezzatura che riguarda la tua attività), e poi verificare se ci sono certezza e determinabilità. La certezza è data, in questo caso, dall’esistenza di un contratto che vincola le parti all’esecuzione della prestazione, dietro pagamento di un canone. Inoltre, la determinabilità è data dall’importo fisso, indicato nel contratto stesso. Quindi tale costo è deducibile dal reddito.

Come scaricare i costi: principio di cassa

Le imprese di maggiori dimensioni costituite sotto forma di società di capitali, adottano per regola, un principio di deduzione dei costi che si basa sulla c.d. “competenza economica“. Il principio di competenza impone di registrare le transazioni nel periodo di imposta a cui queste si riferiscono indipendentemente dal momento in cui i pagamenti si verificano. Tutti gli altri soggetti che esercitano attività professionali o imprenditoriali, invece, applicano il c.d. “principio di cassa“

Il principio di cassa, invece, include nel calcolo del reddito (di impresa o di lavoro autonomo) soltanto i costi e i ricavi per cui ci sia stata manifestazione finanziaria. Secondo il principio di cassa solo i ricavi già incassati e i costi già pagati possono essere inclusi nel calcolo del reddito. Per i pagamenti in contanti, il problema della data di validità della transazione non si pone poiché, al momento del trasferimento del danaro, i compensi sono immediatamente  in tuo possesso. Per i casi di pagamenti con bonifico bancario, assegni, carta di credito e di debito fa testo la data in cui la somma è disponibile sul conto e puoi usarli. Proviamo a fare un esempio.

Se ricevi una fattura elettronica per una prestazione di servizi nell’anno “n” ma il pagamento avverrà solo nell’anno “n+1”, la fattura, se rispetta il requisito di inerenza e di certezza e determinabilità, sarà deducibile dal reddito nell’anno “n+1”, ovvero l’anno di pagamento. Il motivo è che non è importante a quale anno si riferisce la spesa, ma quando è stata pagata!

Quali sono i costi parzialmente deducibili dal reddito?

Abbiamo visto sin qui, i criteri con i quali è possibile dedurre una spesa dal reddito. Il legislatore, tuttavia, accanto a spese completamente deducibili, che rispettano il principio di cassa e inerenza e certezza, ha previsto che alcune particolari categorie di spesa si possano dedurre esclusivamente in modo parziale. Vediamo i casi principali:

Scaricare i costi relativi a beni immobili

Per i beni immobili è necessario fare una distinzione, tra:

• Immobili ad uso ufficio: Se l’immobile ha categoria catastale A/10 (uffici) ed è acquistato uso studio la relativa deduzione, avverrà per il tramite:
  • Delle quote di ammortamento annuali, se viene acquistato, mentre
  • Con i canoni di affitto, se condotto in locazione. In ogni caso sarà deducibile tutto il costo sostenuto, al 100%;
  • Immobile ad uso abitativo: Il discorso però cambia qualora si decida di destinare la propria abitazione a luogo di esercizio della propria attività. In questo caso, si parla di utilizzo promiscuo dell’immobile, nel quale verrà svolta l’attività professionale (di medico, commercialista, avvocato, geometra, ecc). I costi sostenuti per l’acquisto, l’affitto o i costi di gestione dell’immobile saranno deducibili al 50%. Questo a condizione che l’immobile sia intestato al professionista. L’IVA è totalmente indetraibile.

Scaricare i costi relativi alle autovetture

Le spese per l’autovettura che riguardano i costi di manutenzione e la spesa per acquisto di carburanti (documentata con scheda carburante), sono deducibili al 20%. L’IVA, invece, sui costi relativi alle autovetture sono detraibili al 40%. La quota annuale di ammortamento è sempre deducibile al 20% nei limiti del costo del bene nel limite di €. 18.075,99.

Auto in leasing

Nel caso in cui l’autovettura sia acquistata in leasing la deducibilità dei canoni è subordinata al fatto che la durata del leasing non sia inferiore al periodo di ammortamento ordinario previsto dai coefficienti fiscali (4 anni). Se, infine, l’auto viene acquisita tramite locazione i relativi canoni sono deducibili al 20% e fino al limite di €. 3.615,20 annui.

Scaricare i costi relativi a telefoni cellulari

I costi legati ai telefoni cellulari sono deducibili all’80%. Questo sia che riguardino l’affitto, la locazione o il leasing di telefonia mobile e fissa. Per questi costi il legislatore fiscale, in un certo senso forfettizza il costo. Questo anche se il bene viene utilizzato esclusivamente per l’esercizio della professione. L’IVA è detraibile al 50% per le utenze da cellulare e al 100% per il traffico da telefono fisso.

Scaricare i costi relativi alle spese per alberghi e ristoranti

Sono deducibili anche le spese di vitto e alloggio al 75% del loro ammontare. Questo sempreché il totale delle spese sostenute nell’anno non sia maggiore del 2% dei compensi percepiti nell’anno di imposta. Tali spese se sono documentate da fattura l’IVA è totalmente detraibile. Mentre se le spese sono documentate da ricevuta fiscale l’IVA è indetraibile.

Scaricare le spese di rappresentanza

Si tratta di spese per viaggi turistici per attività promozionali, spese per feste o ricevimenti, inaugurazioni, mostre e fiere etc. Sono spese considerate deducibili se sono inerenti all’attività svolta e nel limite del 1% dei compensi percepiti. L’IVA è totalmente indetraibile, in ogni caso.

Scaricare le spese per corsi ed aggiornamento professionale

Le spese sostenute dal professionista per l’aggiornamento professionale (anche quello obbligatorio previsto dai vari ordini), sono deducibili dal reddito professionale nella misura del 100%. L’IVA è detraibile al 100%. Il tutto deve essere documentato da fattura.

IVA indetraibile

I professionisti e le imprese possono dedurre l’IVA che non si sono potuti detrarre in quanto le disposizioni di legge consentivano una percentuale di detraibilità inferiore al 100%. Classico caso è quello delle auto utilizzate promiscuamente o nel caso delle spese di rappresentanza. In questi casi l’indetraibilità dell’IVA viene compensata dalla deducibilità del costo relativo all’IVA indetraibile.

Tabella riepilogativa dei costi parzialmente deducibili dal reddito e con Iva parzialmente detraibile

Pagare meno tasse con la partita IVA: il commercialista

Un altro aspetto che molti sottovalutano è l’ausilio del vostro consulente fiscale. Oggi molti soggetti che avviano un’attività si affidano semplicemente al consulente che offre il prezzo più vantaggioso per la gestione degli adempimenti fiscali. L’errore che si commette è pensare che il valore aggiunto che questo professionista possa offrirvi sia limitato.

Quanto di più sbagliato!

L’ausilio di un commercialista esperto e preparato è fondamentale per ridurre il carico fiscale. Questo ausilio spesso si traduce in un costo più elevato, ma che sicuramente è compensato dal minor carico fiscale ottenuto ogni anno.

Conclusioni e consulenza fiscale online

In questa breve guida spero di essere riuscito a trasmetterti che per un’impresa o un professionista riuscire a dedurre correttamente i costi e quindi pagare meno tasse, in maniera del tutto legale è possibile. Tuttavia, è necessario cambiare la propria mentalità, fare maggiore attenzione ai principi che regolano la deduzione dei costi e scegliere bene il proprio consulente fiscale.

Avere accanto il giusto consulente fiscale può fare davvero la differenza, nella giusta programmazione della vostra attività. Ricordati che sei soltanto tu l’artefice del tuo destino, anche da un punto di vista fiscale. Ebbene, a questo punto, se hai dei dubbi lascia un commento di seguito. Riceverai nel più breve tempo la mia risposta. Contribuirai così a rendere più completo questo articolo anche per gli altri lettori. In questo modo l’articolo sarà sempre completo ed aggiornato.

Se, invece, desideri analizzare insieme a me l’andamento della tua partita IVA, contattami in privato al link seguente per ricevere una consulenza personalizzata. Non aspettare! Analizziamo insieme la tua situazione per risolvere i tuoi dubbi e migliorare il tuo tax planning.