Con la Risoluzione n. 36 del 28/03/2022, l’Agenzia delle Entrate è tornata nuovamente sul tema della corretta tenuta della contabilità meccanizzata alla luce della procedura semplificata introdotta dall’articolo 12-octies del D.L. n. 34/2019, fornendo specifiche indicazioni sulle regole per la stampa cartacea dei registri contabili e sulla loro conservazione in formato elettronico, nonché sulla necessaria tempistica da rispettare.
Il motivo che ha portato l’Amministrazione Finanziaria a pubblicare il nuovo documento di prassi, si legge nella risoluzione, risiede nell’intento di rispondere a diverse richieste avanzate in ordine alle modifiche recate nel corso del tempo alle disposizioni in tema di tenuta della contabilità in forma meccanizzata ed a come deve essere correttamente interpretato l’attuale quadro normativo di riferimento.
Non sussiste alcun obbligo di stampa dei registri almeno fino al terzo mese dopo la dichiarazione dei redditi, a meno che non ci sia una richiesta da parte degli organi di controllo competenti in sede di accesso, ispezione o verifica. Entro il suddetto termine, inoltre, deve essere portato a compimento anche il processo di conservazione elettronica. Sono queste, in estrema sintesi, le indicazioni dettate dall’Agenzia per la corretta tenuta della contabilità in forma meccanizzata e la conservazione elettronica dei registri contabili, che arricchiscono il quadro interpretativo delle norme in materia già delineato dalla stessa Agenzia con la pubblicazione di altri documenti di prassi.
L’art. 12-octies D.L. N. 34/2019
In un’epoca, come la nostra, in cui sono la digitalizzazione e i big data a muovere le scelte dei singoli e degli operatori economici, anche la contabilità non poteva essere sottratta ai profondi cambiamenti informatici avvenuti negli ultimi decenni. E così il legislatore, tenuto conto del mutato contesto socio-economico in cui operano le imprese, è intervenuto con l’intento di regolamentare le nuove prassi che già da qualche tempo avevano iniziato a prendere forma in materia di contabilità. Come però generalmente accade, accanto ai benefici derivanti da un sistema di regole prestabilito, che tende ad uniformare ciò che prima della sua emanazione era lasciato alla discrezione dei singoli soggetti agenti, inevitabilmente si creano una serie di problematiche, derivanti da un lato dalla generalità e dall’astrattezza tipiche della norma e dall’altro da una visione non oggettiva e spesso ristretta, da parte di chi della stessa norma è l’autore, dei contesti che si intendono regolamentare. Ed è questa la ragione che porta gli enti preposti a formulare interpretazioni sul dato normativo, spesso apportandovi integrazioni, al fine di rendere corretta ed omogenea la sua applicazione. Nello specifico, sulle norme in tema di contabilità e registri contabili è intervenuta l’Agenzia delle Entrate, che in riferimento alla loro corretta tenuta in forma elettronica si è espressa già lo scorso anno con due interventi: interpelli 236/E/2021e 346/E/2021.
Il leitmotiv attorno al quale si incentrano gli interventi interpretativi dell’Agenzia è rappresentato dalle disposizioni contenute nell’articolo 12-octies del D.L. n. 34/2019, in ragione delle quali:
“la tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi elettronici su qualsiasi supporto è, in ogni caso, considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei nei termini di legge, se in sede di accesso, ispezione o verifica gli stessi risultano aggiornati sui predetti sistemi elettronici e vengono stampati a seguito della richiesta avanzata dagli organi procedenti ed in loro presenza”.
La norma, pertanto, ha introdotto l’obbligo di stampa cartacea solo all’atto del controllo e su richiesta dell’organo procedente, già previsto per i soli registri Iva, estendendolo anche a tutti gli altri registri contabili tenuti in modalità elettronica. Tali disposizioni, però, hanno lasciato invariate le norme che regolano la conservazione elettronica dei documenti, che, secondo il D.M. 17/06/2014, devono avere le caratteristiche dell’immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità.
Al fine di chiarire i temi relativi alla tenuta e alla conservazione dei registri e della documentazione contabile, l’Amministrazione Finanziaria è intervenuta attraverso i documenti 236/E/2021e 346/E/2021 fornendo risposte a due interpelli avanzati da un’imprese sulla richiesta di chiarimenti della corretta applicazione della norma semplificativa introdotta con l’articolo 12-octies D.L. n. 34/2019.
Gli Interpelli 236/E/2021e 346/E/2021
L’interpello 236/E/2021 ha ad oggetto il quesito posto da una società che ha effettuato fino al 2019 la conservazione elettronica di diversi documenti civilisticamente e fiscalmente rilevanti.
A partire dal 2020, la società istante intende applicare ai fini della conservazione quanto disposto dall’articolo 12-octies del D.L. n. 34/2019, tenendo i dati contabili e i registri memorizzati negli archivi del proprio software gestionale senza procedere alla loro stampa salvo se richiesto dagli organi di controllo.
In tal modo la società non avrebbe provveduto alla loro conservazione sostitutiva mediante l’apposizione della marcatura temporale e della firma digitale, ma avrebbe in ogni caso garantito la loro stampa alla richiesta degli organi preposti al controllo documentale.
A seguito di una compiuta analisi, l’Agenzia evidenzia che “tenuta” e “conservazione” sono concetti corrispondenti a procedure da tenere nettamente distinte. Nello specifico, l’articolo 12-octies ha introdotto, attraverso la riduzione dell’uso della carta, un’importante semplificazione ai solo fini della “tenuta” dei documenti e delle scritture contabili e fiscali, ammettendo come valido qualsiasi supporto elettronico e limitandone la stampa solo in sede di richiesta da parte degli organi di controllo. Tale norma, però, non ha apportato alcuna modifica in tema di “conservazione”, per il quale occorre fare riferimento al D.M. 17/06/2014 che definisce le corrette modalità di conservazione. Il riferimento, in particolare, è al comma 2 dell’articolo 3, secondo cui:
“Il processo di conservazione dei documenti informatici termina con l’apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione”.
Inoltre, i documenti devono essere posti in conservazione entro tre mesi dal termine di presentazione delle dichiarazioni annuali relative al periodo di riferimento. Da precisare che secondo l’articolo 5, comma 16, del decreto “Sostegni”, i mesi diventano sei per il solo anno 2019.
In definitiva, secondo l’Agenzia:
- ai fini della loro regolarità, non devono essere stampati fino al terzo (o sesto per il solo 2019) mese successivo al termine di presentazione della relativa dichiarazione dei redditi, a meno che non venga richiesto dagli organi di controllo in sede di accesso, ispezione o verifica;
- entro lo stesso periodo vanno posti in conservazione secondo le modalità previste dal menzionato Dm 17 giugno 2014, e quindi anche del Codice dell’amministrazione digitale, se il contribuente voglia mantenerli in formato elettronico, ovvero stampati in caso contrario.
Precisazioni analoghe sono riportate anche nel documento 346/E/2021, avente ad oggetto richieste di chiarimento da parte di una società in merito al corretto assolvimento dell’imposta di bollo su registri e libri contabili tenuti con sistemi informatici.
La Risoluzione n. 16/E
Il documento pubblicato il 28/03/2022 richiama e conferma in primis i chiarimenti contenuti nelle due risposte agli interpelli sopra sinteticamente analizzati.
Viene quindi appurato che la procedura semplificata di cui all’art. 12-octies permette di superare l’era dell’uso della carta con indubbi vantaggi in termini di costi e tempi a carico degli operatori economici obbligati agli adempimenti di “tenuta” dei registri, delle scritture e dei documenti civilisticamente e fiscalmente rilevanti su supporti elettronici – così come disposto dal Codice dell’Amministrazione Digitale, D.LGS. n. 82/2005 –, rendendone obbligatoria la stampa solo in caso di accesso, verifica o ispezione e su richiesta degli organi di controllo.
Viene poi ulteriormente sottolineato che la modifica normativa sulla procedura della tenuta non ha avuto effetti sulle norme relative alla conservazione, per le quali occorre fare riferimento al D.M. 17/06/2014, secondo cui, con l’apposizione della marca temporale e della firma digitale, che porta a conclusione l’intera procedura, i documenti di rilevanza contabile e fiscale assumono le caratteristiche dell’immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità. Inoltre, il contribuente ha tre mesi di tempo dal termine di presentazione delle dichiarazioni annuali relative al periodo di riferimento per concludere il procedimento. Come già precisato, i tre mesi diventano sei per l’anno 2019 come stabilito dall’articolo 5, comma 16, del decreto “Sostegni”.
Dopo questi dovuti richiami, l’Agenzia, sintetizzando il quadro normativo in essere e ribadendo che “tenuta” e “conservazione” dei documenti restano concetti ed adempimenti distinti, seppure posti in continuità, afferma, concludendo, che qualora, nel rispetto della legislazione vigente, i documenti fiscalmente rilevanti
consistano in registri tenuti in formato elettronico:
- ai fini della loro regolarità non ne è richiesta la stampa fino al terzo (o sesto per il solo 2019) mese successivo al termine di presentazione della relativa dichiarazione dei redditi, salvo richiesta da parte degli organi di controllo in sede di accesso, ispezione o verifica;
- entro lo stesso termine (terzo/sesto mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi) vanno posti in conservazione nel rispetto del D.M. 17/06/2014 – e, quindi, anche del codice dell’amministrazione digitale (D. LGS. 7 n. 82/2005) e dei relativi provvedimenti attuativi ai quali lo stesso D.M. rinvia – se il contribuente intende mantenerli in formato elettronico, mentre in caso contrario devono essere stampati.
