Registrazione contabile di stipendi e contributi

Se c’è una cosa che manda in crisi molti contabili o amministrativi, è proprio la registrazione mensile degli stipendi. Arriva il cedolone dal consulente del lavoro e ci si trova davanti a una serie di numeri che sembrano non quadrare mai.

La verità è che la contabilizzazione del costo del personale ha una sua logica ben precisa, ma bisogna capirla. Non è solo questione di registrare qualche numero qua e là: stiamo parlando di gestire correttamente i rapporti tra l’azienda, i suoi dipendenti e gli enti pubblici come INPS ed Erario. Il consulente del lavoro fa la sua parte elaborando i cedolini e preparando il prospetto mensile. Successivamente è necessario tradurre tutto questo in scritture contabili che abbiano senso e che rispecchino fedelmente quello che succede nella realtà aziendale.

Il prospetto paghe: il punto di partenza

Prima di buttarci a capofitto nelle scritture, dobbiamo capire cosa abbiamo davanti. Il prospetto paghe che ci arriva ogni mese dal consulente del lavoro non è altro che un riassunto di tutti i cedolini dei dipendenti, organizzato in modo da facilitarci il lavoro.

Di solito questo documento è diviso in quattro sezioni che hanno ognuna il suo scopo preciso. La prima parte, “Retribuzioni e altre competenze“, ci dice quanto dobbiamo effettivamente pagare ai dipendenti. Non è solo lo stipendio lordo, perché ci possono essere anche anticipi di maternità, assegni familiari o liquidazioni di TFR per chi ha lasciato l’azienda.

Poi c’è la sezione dei contributi INPS, dove troviamo sia quello che deve pagare l’azienda sia quello che viene trattenuto ai dipendenti. Le trattenute fiscali IRPEF fanno sezione a sé, perché l’azienda fa da sostituto d’imposta. Infine, se c’è, la sezione del “Bonus Renzi” o altri bonus fiscali.

Ogni sezione ha il suo perché e la sua logica contabile. Il trucco sta nel capire che stiamo sempre parlando di debiti: verso i dipendenti, verso l’INPS, verso l’Erario.

Registrare le retribuzioni: da dove si parte

La prima scrittura è sempre la stessa e riguarda il riconoscimento del costo lordo del personale. È il momento in cui l’azienda dice: “Ok, questo mese ho avuto questi dipendenti che hanno lavorato per me, quindi ho questo costo“.

Mettiamo che il totale delle retribuzioni lorde sia 10.000 euro. La scrittura sarà:

Semplice, no? In pratica stiamo dicendo che abbiamo un costo di 10.000 euro (che finirà nel conto economico) e un debito verso i dipendenti della stessa cifra (che va nello stato patrimoniale).

Ovviamente questa cifra non è quella che andremo a pagare realmente, perché da questi 10.000 euro dovremo sottrarre contributi e tasse. Ma questo è solo l’inizio.

I contributi previdenziali: il doppio gioco

I contributi previdenziali INPS sono un po’ particolari perché funzionano in due direzioni. Da una parte c’è quello che paga l’azienda (contributi a carico datore di lavoro), dall’altra quello che viene trattenuto al dipendente.

Iniziamo con i contributi a carico azienda. Supponiamo siano di importo pari a 2.200 euro. La scrittura contabile da effettuare è la seguente:

Qui stiamo registrando un costo vero e proprio per l’azienda. È una cifra che si aggiunge agli stipendi lordi e che rappresenta il costo effettivo del lavoro.

Per i contributi a carico dipendenti, invece, la musica cambia. Mettiamo che siano 800 euro. La scrittura contabile da effettuare è la seguente e simile alla precedente:

In questo caso stiamo diminuendo quello che dobbiamo pagare ai dipendenti (perché li tratteniamo dalla busta paga) e aumentando quello che dobbiamo versare all’INPS. L’azienda fa solo da tramite.

Le ritenute fiscali: il ruolo di sostituto d’imposta

Quando si parla di ritenute fiscali, l’azienda diventa sostituto d’imposta. In pratica, fa le veci dello Stato nel riscuotere le tasse dai dipendenti. Non è un costo per l’azienda, ma un servizio che deve rendere.

Supponiamo di avere 1.800 euro di ritenute IRPEF. La scrittura contabile da effettuare è la seguente:

Lo stesso discorso vale per le addizionali regionali e comunali. Per esempio, con 150 euro di addizionale regionale. La scrittura da effettuare è la seguente:

Alla fine di tutte queste registrazioni, il conto “Debiti vs dipendenti” ci dirà esattamente quanto dobbiamo pagare ai dipendenti. E i conti “Debiti vs INPS” e “Debiti vs Erario” ci diranno quanto dobbiamo versare agli enti entro il 16 del mese successivo.

Il TFR: accantonamento e liquidazione

Il Trattamento di Fine Rapporto merita un discorso a parte perché ha una doppia vita: quella dell’accantonamento annuale e quella della liquidazione quando un dipendente se ne va.

Per l’accantonamento annuale, supponiamo di dover accantonare 3.000 euro lordi. La scrittura da effettuare in prima nota è la seguente:

I 330 euro rappresentano l’11% di imposta sostitutiva che viene versata all’Erario.

Altri costi: INAIL e varie

L’INAIL è l’assicurazione obbligatoria contro gli infortuni sul lavoro. Funziona con un sistema di acconti e conguagli che può creare un po’ di confusione. Per approfondire: Autoliquidazione INAIL.

A inizio anno versiamo un acconto, per esempio 1.200 euro:

A fine anno, quando sappiamo il premio definitivo (supponiamo 1.500 euro), facciamo:

E quando paghiamo il saldo di 300 euro:

Il pagamento: quando si chiude il cerchio

Alla fine del mese arriva il momento di pagare gli stipendi. Se dopo tutte le registrazioni il conto “Debiti v/dipendenti” ha un saldo di 7.250 euro, la scrittura da effettuare è la seguente:

Entro il 16 del mese successivo dobbiamo anche versare contributi e ritenute. Se dobbiamo versare 3.000 euro all’INPS e 1.950 all’Erario:

Come verificare se abbiamo fatto tutto giusto

La verifica più importante è controllare che il saldo del conto “Debiti v/dipendenti” corrisponda al netto da pagare indicato nel prospetto paghe. Se i numeri non tornano, c’è sicuramente un errore da qualche parte.

Lo stesso discorso vale per INPS ed Erario: i saldi dei rispettivi conti di debito devono corrispondere agli importi da versare indicati nel documento riepilogativo del consulente del lavoro.

Un altro controllo utile è verificare che la somma di tutti i costi (stipendi lordi + contributi a carico azienda + accantonamento TFR + premi INAIL) sia ragionevole rispetto al fatturato aziendale. Se rappresenta una percentuale troppo alta o troppo bassa, forse c’è qualcosa che non va. Un piccolo errore all’inizio può creare problemi enormi quando arriva il momento di fare i versamenti o di preparare il bilancio.