Chi è il sostituto di imposta?

Il sostituto d’imposta è una figura chiave nel sistema fiscale, generalmente identificato come un’entità, come un’azienda o un datore di lavoro, oppure un professionista, che ha l’obbligo legale di trattenere le imposte dai redditi erogati a terzi, come stipendi, pensioni, o compensi professionali. Di fatto, è quel soggetto o ente che si sostituisce al contribuente per gli obblighi fiscali verso l’Amministrazione finanziaria. Questo ruolo implica la responsabilità di calcolare, trattenere e versare le imposte dovute direttamente all’Agenzia delle Entrate, agendo di fatto come intermediario tra il contribuente (il beneficiario del reddito) e lo Stato.

Chi è il sostituto d’imposta?

Il sostituto d’imposta è tenuto a sostituire totalmente o in parte il contribuente nei confronti dell’Amministrazione Finanziaria. Questo significa che il sostituto d’imposta trattiene le imposte che solitamente vengono pagate dal contribuente e si impegna a versarle a suo nome e per suo conto.

L’art. 64 co. 1 del DPR n. 600/73 definisce sostituto d’imposta “chi in forza di disposizioni di legge è obbligato al pagamento di imposte in luogo di altri, per fatti o situazioni a questi riferibili ed anche a titolo di acconto“. Alla qualifica di conseguono gli obblighi di:

• Operare le previste ritenute, a titolo d’acconto o d’imposta;
• Versare le ritenute operate, entro i termini stabiliti;
• Rilasciare al soggetto sostituito la prevista certificazione (es. Certificazione Unica);
• Trasmettere in via telematica all’Agenzia delle Entrate le Certificazioni Uniche;
• Presentare in via telematica all’Agenzia delle Entrate la dichiarazione del sostituto d’imposta (modello 770).

Tutto ciò che il sostituto d’imposta versa allo Stato deve essere comunicato mediante:

• Certificazione Unica;
• Modello 770.

Vediamo nell’articolo da vicino chi è il sostituto di imposta, di cosa si occupa e quali sono i principali procedimenti per cui interviene.

Chi può essere sostituto di imposta?

Ai sensi dell’art. 23 co. 1 del DPR n. 600/73, possono rivestire la qualifica di sostituti d’imposta i seguenti soggetti:

• Le società di capitali (società per azioni, in accomandita per azioni, a responsabilità limitata, cooperative), residenti in Italia;
• Gli enti commerciali equiparati alle società di capitali (enti pubblici e privati che hanno per oggetto l’esercizio di attività commerciali), residenti in Italia;
• Gli enti non commerciali (enti pubblici, come Regioni, Province, Comuni, ed enti privati non aventi per oggetto l’esercizio di attività commerciali), residenti in Italia;
• Le associazioni non riconosciute, i consorzi, le aziende speciali di gestione dei servizi pubblici locali e le altre organizzazioni non appartenenti ad altri soggetti;
• Il condominio;
• Le società di persone (società semplici, in nome collettivo, in accomandita semplice), residenti in Italia;
• Le società di fatto o irregolari, residenti in Italia;
• Le persone fisiche che esercitano imprese commerciali o imprese agricole;
• Le persone fisiche che esercitano arti e professioni e le società o associazioni per l’esercizio in forma associata di arti e professioni;
• Le società e gli enti di ogni tipo, con o senza personalità giuridica, non residenti in Italia (in presenza di stabile organizzazione);
• I rappresentanti fiscali dei soggetti non residenti;
• I trust residenti.

Gli enti non residenti

Gli enti e le società non residenti in Italia possono essere considerati sostituti di imposta se:

• Sono dotati in Italia di un stabile organizzazione, ex art. 162 del TUIR e dalla Convenzioni internazionali contro le doppie imposizioni;
• Se (in caso di assenza di stabile organizzazione) devono essere soggetti a tassazione in Italia per i redditi ivi prodotti ex art. 23, 151 e 153 del TUIR.

Sul punto vedasi la risposta ad interpello n. 312/E/2019, n. 379/E/2021 e n. 449/E/2021 dell’Agenzia delle Entrate.

Applicazioni pratiche

Nella pratica, il sostituto d’imposta opera prevalentemente nel contesto dei rapporti di lavoro. Ad esempio, un’azienda trattiene l’IRPEF dai salari dei dipendenti, occupandosi poi di versare tali importi allo Stato. La figura del sostituto d’imposta si estende anche a specifiche categorie di reddito come quelle derivanti da interessi bancari, dove la banca agisce come sostituto d’imposta.

Per i beneficiari di reddito, la figura del sostituto d’imposta semplifica notevolmente l’adempimento delle proprie obbligazioni fiscali, poiché gran parte dell’onere relativo alla determinazione e al versamento delle imposte è trasferito al sostituto. Questo non esime il beneficiario dal monitorare che le trattenute siano corrette e che i dati riportati nelle certificazioni siano accurati.

Come faccio a sapere chi è il mio sostituto d’imposta?

I dati relativi al sostituto d’imposta si trovano nella Certificazione Unica, il documento viene rilasciato dal datore di lavoro. Quando vi sono più certificazioni uniche (quindi più sostituti d’imposta) il contribuente ha la possibilità di scegliere da quale sostituto ricevere rimborsi o subire ritenute. Per i pensionati il sostituto di imposta è l’Inps.

Adempimenti e obblighi

Il sostituto d’imposta è soggetto a una serie di obblighi dettati dalla normativa fiscale. Questi includono la corretta determinazione dell’imposta da trattenere, il versamento tempestivo delle somme trattenute e la compilazione e trasmissione di specifiche certificazioni fiscali, come il modello CU ed il modello 770 ai beneficiari dei redditi. Il mancato adempimento di questi obblighi può comportare sanzioni amministrative e responsabilità penali.

Modello 730 e certificazione unica

Il modello 730 è il documento utilizzato in Italia per procedere con la dichiarazione dei redditi. Ogni anno il cittadino contribuente deve provvedere alla presentazione di tutte le informazioni relative ai redditi percepiti nel corso dell’anno, sia che si tratti di redditi prodotti in un unico lavoro, sia nel caso in cui il cittadino abbia cambiato più lavori nello stesso anno.

Tramite questa dichiarazione, è possibile che successivamente avvenga un conguaglio, in positivo o in negativo: nel primo caso il soggetto si vede accreditare una somma corrispondente alle imposte pagate in surplus, nel secondo caso invece deve provvedere al pagamento di una somma in base a ciò che non è stato saldato.

Mentre da un lato il cittadino è tenuto alla presentazione della dichiarazione dei redditi percepiti, il sostituto di imposta deve provvedere all’emissione della certificazione unica ai lavoratori. Tramite questo documento il sostituto di imposta dichiara in modo trasparente al lavoratore di aver versato le imposte adeguatamente allo stato, in riferimento al reddito percepito dal lavoratore.

Il lavoratore deve annualmente assicurarsi di ricevere questo documento, oppure chiederlo al proprio datore di lavoro, che di fatto è il sostituto di imposta, per verificare che tutto sia stato svolto correttamente. In caso contrario, il fisco può procedere a chiedere, al lavoratore e al datore di lavoro, quanto dovuto.

Il sostituto d’imposta deve consegnare la certificazione al contribuente-sostituito entro il 16 marzo dell’anno successivo a quello di riferimento (art. 4 co. 6-quater del DPR n. 322/98, come modificato dall’art. 16-bis co. 2 del D.L. n. 124/2019).

Cosa succede se non ho un sostituto d’imposta?

Se dalla dichiarazione emerge un credito, il rimborso viene erogato dall’Agenzia delle Entrate. Se, invece, emerge un debito, devi effettuare il pagamento tramite il modello F24.

Modello 770

Infine vi è un altro documento importante di cui tenere conto: il modello 770. Si tratta di un documento che i sostituti di imposta sono tenuti a presentare, nel caso in cui hanno corrisposto:

• Somme soggette a ritenuta alla fonte sui redditi di capitale;
• Compensi per l’avviamento commerciale;
• Contributi a enti pubblici o privati;
• Riscatti da contratti di assicurazione sulla vita;
• Premi e vincite finanziarie;
• Utili da partecipazioni in società di capitali o altri redditi.

Sono tenuti a presentare il modello 770 società di capitali e enti commerciali, enti non commerciali o enti pubblici, associazioni non riconosciute, società e enti di ogni tipo, condomini, trust, società di persone, oltre ai soggetti che hanno applicato l’imposta sostitutiva su interessi, dividendi o plusvalenze, e come spiega l’Agenzia delle Entrate, inoltre sono inclusi:

Il Modello 770 è una comunicazione obbligatoria avente la funzione di attestare le ritenute fiscali operate dai sostituti d’imposta ed i relativi versamenti effettuati. Esso ha la funzione di effettuare il pagamento dei tributi da parte del contribuente.

Imposte non versate: le sanzioni

Nel caso in cui il sostituto di imposta non provvede al versamento delle imposte dovute al fisco per i propri dipendenti, a trovarsi in svantaggio sono anche i dipendenti stessi. Per questo motivo è importante ogni anno che i lavoratori si preoccupino di chiedere la documentazione, relativa per esempio alla certificazione unica, che riporta tutte le informazioni sui tributi versati.

Quando il sostituto di imposta non versa le imposte dovute al fisco, quest’ultimo può pretenderne il pagamento non solamente allo stesso datore di lavoro, ma anche al lavoratore. Questo consiste in un doppio svantaggio per il contribuente: da un lato gli sono state trattenute le cifre per le imposte dalle buste paga, dall’altro però, queste ultime non sono state poi saldate dal sostituto di imposta.

Il lavoratore comunque può provare di aver ricevuto in busta paga il salario senza la cifra relativa alle imposte, tuttavia la colpevolezza è individuata generalmente in entrambi i soggetti. Il sostituto di imposta tuttavia, una volta accertato il mancato versamento effettivo delle imposte, può andare incontro a diverse sanzioni, sia amministrative che penali, dal mancato versamento delle imposte dovute al fisco.