Rappresentante fiscale di soggetti extra-UE: garanzie dal 16 giugno

I rappresentanti fiscali di soggetti extra UE devono presentare dichiarazioni di onorabilità e garanzie patrimoniali entro il 16 giugno 2025, pena l’avvio della cessazione d’ufficio delle partite IVA rappresentate.

Gli operatori extra-UE che attraverso il proprio rappresentante fiscale stanno vendendo beni o servizi attraverso l’e-commerce sono tenuti a fornire una garanzia triennale al Fisco, con un importo minimo di 50.000 euro, entro il prossimo 16 giugno 2025.

La questione interessa, principalmente, chi già operava come rappresentante fiscale al 17 aprile 2025: questi soggetti hanno tempo fino al 16 giugno 2025 per presentare la dichiarazione sostitutiva attestante i requisiti di onorabilità e per costituire l’apposita garanzia patrimoniale. Il mancato rispetto di questa scadenza comporta l’avvio automatico della procedura di cessazione d’ufficio delle partite IVA dei soggetti rappresentati, con conseguenze operative immediate e potenzialmente devastanti per le attività commerciali in corso.

La normativa di riferimento e il quadro regolamentare

L’impianto normativo che disciplina le garanzie dei rappresentanti fiscali trova la sua origine nell’articolo 17, comma 3 del DPR n. 633/72, come modificato dall’articolo 4 del D.Lgs. n. 13/2024. Questa disposizione ha introdotto l’obbligo per i rappresentanti fiscali di attestare il possesso di specifici requisiti di onorabilità e di prestare un’idonea garanzia patrimoniale, modificando sostanzialmente il panorama operativo del settore.

Il provvedimento dell’Agenzia delle Entrate n. 186368 del 17 aprile 2025 ha definito le modalità operative per l’attestazione dei requisiti e per il rilascio della garanzia, stabilendo anche il regime transitorio per i soggetti già operanti. Questo provvedimento, pubblicato il 17 aprile 2025, ha fatto scattare il termine di 60 giorni per l’adempimento degli obblighi, fissando così la scadenza al 16 giugno 2025.

Il quadro normativo si completa con il DM 9 dicembre 2024, che ha definito l’entità delle garanzie e le modalità di rilascio, stabilendo criteri precisi per la determinazione degli importi in funzione del numero di soggetti rappresentati.

Dal punto di vista operativo, è fondamentale comprendere che la norma si applica tanto ai soggetti che intendono assumere per la prima volta il ruolo di rappresentante fiscale, quanto a coloro che già operavano in tale qualità alla data del 17 aprile 2025. Per questi ultimi, il regime transitorio prevede specifiche tempistiche che non possono essere disattese senza incorrere in gravi conseguenze amministrative.

Questa misura è stata implementata per contrastare le frodi IVA e garantire che gli operatori stranieri rispettino gli obblighi fiscali nel nostro Paese. L’applicazione della garanzia monetaria rappresenta la condizione utile per l’iscrizione della partita IVA del soggetto rappresentato nella banca dati dei soggetti che effettuano operazioni intracomunitarie (VIES).

Condizioni per la nomina del rappresentante fiscale

Il rappresentante fiscale di un soggetto extra-UE può assumere incarico soltanto se:

• Presenta determinati requisiti di onorabilità, come assenza di condanne o procedimenti penali pendenti per reati finanziari, violazioni gravi e ripetute in materia tributaria e contributiva. Per questo punto deve essere presentata idonea autodichiarazione da fornire alla Direzione provinciale delle Entrate competente in base al domicilio fiscale;
• Rilasci idonea garanzia. Deve essere presentata sotto forma di cauzione. Il valore della garanzia segue un valore progressivo, con valore massimale crescente rispetto al numero di soggetti rappresentati. In particolare è previsto un massimale minimo garantito così suddiviso:
  • 30.000 euro per i rappresentanti che rappresentano da 2 a 9 soggetti;
  • 100.000 euro per i rappresentanti che rappresentano da 10 a 50 soggetti;
  • 2 milioni di euro per i rappresentanti che operano per conto di oltre mille soggetti.

I requisiti di onorabilità nella dichiarazione sostitutiva

La dichiarazione sostitutiva di atto notorio, resa ai sensi degli articoli 46 e 47 del DPR n. 445/2000, rappresenta il primo adempimento richiesto ai rappresentanti fiscali. Questa dichiarazione deve attestare il possesso di requisiti sostanzialmente analoghi a quelli previsti per i responsabili dei CAF.

I requisiti specifici che devono essere attestati riguardano innanzitutto l’assenza di condanne, anche non definitive, o sentenze emesse ai sensi dell’articolo 444 del codice di procedura penale per reati finanziari. Questa previsione comprende sia le condanne definitive sia quelle in corso di impugnazione, estendendo il controllo anche ai procedimenti conclusi con patteggiamento.

Il secondo requisito concerne l’assenza di procedimenti penali pendenti nella fase del giudizio per reati finanziari. È importante sottolineare che il riferimento è specificamente alla fase del giudizio, escludendo quindi le indagini preliminari, ma includendo tutti i gradi di giudizio fino alla definitività della sentenza.

Il terzo elemento riguarda l’assenza di violazioni gravi e ripetute alle disposizioni contributive e tributarie. Questa formulazione, volutamente ampia, richiede una valutazione caso per caso della gravità delle violazioni commesse, tenendo conto sia della loro natura sia della loro entità. Nella prassi operativa, si ritiene che debbano considerarsi gravi le violazioni che abbiano comportato l’applicazione di sanzioni significative o che abbiano determinato un danno rilevante per l’erario.

L’ultimo requisito fa riferimento alle condizioni previste dall’articolo 15, comma 1 della Legge n. 55/90, relative alla prevenzione della delinquenza di tipo mafioso. Questo requisito assume particolare rilevanza per i soggetti che operano in aree geografiche ad alto rischio o che intrattengono rapporti commerciali con settori economici sensibili.

Nel caso in cui il rappresentante fiscale sia una persona giuridica, i requisiti devono essere posseduti dal legale rappresentante, estendendo quindi la verifica alla persona fisica che effettivamente gestisce l’attività sociale.

Procedura di presentazione

Gli operatori devono presentare la garanzia alla Direzione Provinciale dell’Agenzia delle Entrate competente in base al domicilio fiscale del loro rappresentante fiscale in Italia. È fondamentale che questa procedura venga completata prima dell’inizio delle operazioni commerciali nel Paese. Una corretta gestione dei documenti e una comunicazione tempestiva sono elementi essenziali per evitare ritardi o complicazioni amministrative.

La documentazione richiesta include una dichiarazione di impegno formale da parte dell’operatore e la prova di conformità alla normativa vigente. Questo processo mira a garantire che solo gli operatori che rispettano gli standard fiscali possano operare nel mercato italiano.

Conseguenze della mancata prestazione della garanzia

Per i soggetti che già operano come rappresentanti fiscali sono tenuti, entro 60 giorni dalla pubblicazione del decreto del MEF (del 15 aprile scorso) a presentare autodichiarazione attestante la presenza dei requisiti soggettivi e la prestazione della garanzia.

In assenza della garanzia richiesta, l’operatore non sarà iscritto nella banca dati dei soggetti passivi che effettuano operazioni intracomunitarie (VIES), impedendo di fatto l’esercizio legale dell’attività commerciale in Italia. Inoltre, l’Agenzia delle Entrate avvierà una procedura di esclusione dal VIES, notificando l’operatore e concedendo un termine di 60 giorni per regolarizzare la posizione. Trascorso questo periodo senza adempimento, l’esclusione diventerà effettiva e sarà seguita da ulteriori verifiche per prevenire attività fraudolente.

Questo meccanismo serve non solo come deterrente, ma anche come misura preventiva per garantire che il sistema fiscale italiano rimanga solido e protetto contro abusi sistematici.

Il sistema delle garanzie patrimoniali

Il sistema delle garanzie patrimoniali introdotto dal DM 9 dicembre 2024 si caratterizza per una struttura scalare che tiene conto del numero di soggetti rappresentati, evidenziando il principio di proporzionalità tra il rischio assunto e la garanzia prestata.

La garanzia deve possedere una durata minima di 48 mesi dalla data di presentazione all’ufficio competente dell’Agenzia delle Entrate e non è ripetibile, caratteristica che la distingue da altre forme di garanzia previste dall’ordinamento tributario. Gli importi minimi sono articolati secondo fasce progressive:

• 30.000 euro per rappresentanti che assistono da 2 a 9 soggetti;
• 100.000 euro per la fascia da 10 a 50 soggetti;
• 300.000 euro per quella da 51 a 100 soggetti;
• 1.000.000 di euro per la fascia da 101 a 1.000 soggetti;
• Fino a raggiungere i 2.000.000 di euro per chi rappresenta più di 1.000 soggetti.

È significativo notare che non è richiesta garanzia per chi assume la rappresentanza di un solo soggetto non residente, evidenziando come il legislatore abbia voluto concentrare l’attenzione sui casi di rappresentanza multipla, dove il rischio per l’erario risulta potenzialmente più elevato.

Opzioni disponibili

Per l’ottenimento della garanzia monetaria è possibile valutare tra le seguenti opzioni:

• Titoli di Stato o garantiti dallo Stato: Un’opzione sicura e accettata dalle autorità fiscali, che offre stabilità e sicurezza sia per il Fisco che per l’operatore.
• Fideiussione bancaria: Una garanzia emessa da un istituto bancario che assicura il pagamento in caso di inadempienza. Questa modalità è particolarmente utile per gli operatori che preferiscono un approccio basato su liquidità garantita.
• Polizza fideiussoria: Una forma di assicurazione che garantisce l’adempimento degli obblighi fiscali, rappresentando un’opzione flessibile per molti operatori.

Il provvedimento dell’Agenzia delle Entrate n. 186368/2025 ha allegato i fac-simile da utilizzare, standardizzando così le clausole e semplificando le procedure di rilascio.

Nella pratica operativa, si sta rivelando preferibile la forma della polizza fideiussoria assicurativa, che presenta generalmente costi inferiori rispetto alle fideiussioni bancarie e non impatta sui plafond creditizi già utilizzati dalle imprese. Tuttavia, i tempi tecnici di emissione rappresentano attualmente una criticità significativa, considerando che molte compagnie assicurative richiedono tempi di istruttoria che potrebbero non essere compatibili con la scadenza del 16 giugno 2025.

Le procedure di controllo e conseguenze dell’inadempimento

Il sistema di controllo implementato dall’Agenzia delle Entrate prevede un meccanismo di verifica graduato che offre una seconda opportunità ai soggetti inadempienti, pur mantenendo la fermezza necessaria per garantire il rispetto degli obblighi.

Nel caso in cui l’obbligo non sia rispettato entro il termine del 16 giugno 2025, l’Agenzia delle Entrate procede all’invio di una comunicazione di avvio della procedura di cessazione d’ufficio della partita IVA di ciascuno dei soggetti rappresentati. Questa comunicazione viene trasmessa mediante PEC, se disponibile, o tramite raccomandata con avviso di ricevimento, garantendo così la certezza della ricezione.

La procedura prevede tuttavia un’ulteriore finestra temporale di 60 giorni dalla ricezione della comunicazione per ottemperare agli obblighi richiesti. Si tratta di un elemento di flessibilità del sistema, consentendo di sanare situazioni di inadempimento che potrebbero derivare da difficoltà tecniche o operative piuttosto che da negligenza del rappresentante fiscale.

È importante sottolineare che durante questo periodo di 60 giorni, l’attività del rappresentante fiscale può continuare regolarmente, non essendovi alcuna sospensione automatica. Tuttavia, il decorso infruttuoso di questo termine comporta la cessazione d’ufficio delle partite IVA rappresentate, con conseguenze immediate sull’operatività commerciale dei soggetti interessati.

La cessazione d’ufficio della partita IVA comporta l’impossibilità per il soggetto non residente di continuare ad operare sul territorio italiano attraverso il rappresentante fiscale cessato, rendendo necessaria la nomina di un nuovo rappresentante che dovrà ottemperare a tutti gli obblighi previsti dalla normativa vigente.

Analisi del rischio e collaborazione con la Guardia di Finanza

Per rafforzare il controllo e prevenire le frodi, è stata istituita una task force congiunta tra l’Agenzia delle Entrate e la Guardia di Finanza. Questa unità utilizza l’interoperabilità delle banche dati per condurre analisi mirate, identificando rappresentanti fiscali di soggetti non residenti che presentano indicatori di rischio in relazione all’adempimento degli obblighi fiscali.

Approfondimenti utili: Evadere il Fisco: metodi e conseguenze.

Sanzioni per inadempienze

I rappresentanti fiscali che non verificano la completezza e la veridicità dei documenti forniti dai soggetti esteri possono incorrere in sanzioni amministrative che variano da 3.000 a 50.000 euro. Questa misura sottolinea l’importanza di una due diligence accurata e della collaborazione con le autorità fiscali.

Le sanzioni non solo fungono da disincentivo per pratiche scorrette, ma incoraggiano anche gli operatori a implementare procedure interne più rigorose. Questo approccio contribuisce a creare un ecosistema commerciale più trasparente e affidabile.

Garanzie per l’accesso al sistema VIES: disciplina specifica

Il sistema VIES (VAT Information Exchange System) richiede un’ulteriore garanzia specifica per i soggetti residenti in Stati extra UE o extra SEE che intendono effettuare operazioni intracomunitarie attraverso un rappresentante fiscale. Questa garanzia aggiuntiva è disciplinata dall’articolo 35, comma 7-quater del DPR n. 633/72 e dal provvedimento dell’Agenzia delle Entrate n. 178713/2025.

La garanzia VIES presenta caratteristiche tecniche differenti rispetto a quella generale dei rappresentanti fiscali. L’importo minimo è fissato a 50.000 euro, con una durata minima di 36 mesi, inferiore quindi ai 48 mesi previsti per la garanzia generale. Anche in questo caso, la garanzia non è rinnovabile al termine del periodo iniziale.

Per i soggetti già inclusi nel VIES alla data del 14 aprile 2025, la scadenza per la prestazione della garanzia è fissata al 13 giugno 2025, tre giorni prima della scadenza generale del 16 giugno. Questo anticipo temporale evidenzia la particolare attenzione riservata alle operazioni intracomunitarie e la volontà di garantire la continuità operativa del sistema di scambio informativo europeo.

Il rappresentante fiscale assume in questo contesto responsabilità aggiuntive, dovendo verificare la completezza del corredo documentale e informativo prodotto dal soggetto rappresentato e la relativa corrispondenza alle notizie in suo possesso. Questa funzione di controllo sostanziale rappresenta un elemento qualificante del rapporto di rappresentanza per le operazioni VIES.

Le conseguenze dell’inadempimento seguono lo stesso schema previsto per la garanzia generale: comunicazione di avvio della procedura e concessione di ulteriori 60 giorni per ottemperare. Tuttavia, in questo caso, la conseguenza specifica è l’esclusione d’ufficio della partita IVA dal sistema VIES, con la perdita della possibilità di effettuare operazioni intracomunitarie.

Aspetti operativi e criticità

L’esperienza maturata nella gestione di pratiche analoghe evidenzia alcune criticità operative che meritano particolare attenzione. La prima riguarda i tempi tecnici di ottenimento delle garanzie, particolarmente complessi per gli importi più elevati. Le compagnie assicurative e gli istituti bancari richiedono generalmente documentazione specifica e tempi di istruttoria che possono estendersi oltre le 2-3 settimane, rendendo critica la situazione per chi non ha ancora avviato le procedure.

La seconda criticità concerne la valutazione dei requisiti soggettivi, particolarmente complessa per quanto riguarda la definizione di “violazioni gravi e ripetute“. Nella prassi applicativa, si suggerisce di adottare un approccio conservativo, considerando gravi tutte le violazioni che abbiano comportato sanzioni superiori a determinate soglie o che si siano ripetute nel tempo con una certa frequenza.

Un aspetto spesso sottovalutato riguarda la gestione del passaggio da una fascia di garanzia a un’altra in caso di aumento dei soggetti rappresentati. La normativa prevede l’obbligo di integrazione della garanzia, ma non specifica le modalità operative per tale integrazione. Nella pratica, si ritiene preferibile costituire una nuova garanzia per l’importo complessivo richiesto dalla fascia superiore, piuttosto che tentare integrazioni che potrebbero risultare tecnicamente complesse.

La gestione documentale rappresenta un ulteriore elemento di criticità. La dichiarazione sostitutiva deve essere presentata alla Direzione Provinciale dell’Agenzia delle Entrate competente in ragione del domicilio fiscale del rappresentante fiscale, in concomitanza con il modello di inizio attività o di variazione dati IVA. Questa simultaneità richiede un coordinamento preciso tra i diversi adempimenti, particolarmente complesso quando si devono gestire più posizioni contemporaneamente.