Assistente virtuale: guida fiscale all’attività

Come diventare assistente virtuale? Quali requisiti sono necessari per l’avvio di questa attività? Nella nostra guida scoprirai come diventare assistente virtuale ed iniziare a guadagnare restando in regola con la normativa fiscale.

Tra le professioni legate al mondo del Web che stanno avendo successo non possiamo dimenticare la figura dell’assistente virtuale. Oggi, l’assistente virtuale non è una segretaria che lavora da remoto, ma una figura professionale completa, in grado di assistere il cliente in svariati ambiti, dalle normali attività di segreteria, alla gestione del proprio calendario giornaliero, fino ad arrivare alla consulenza in ambito di contrattualistica, e perfino di marketing o Web marketing.

Per chi lavora online una figura come quella dell’assistente virtuale può diventare un valido aiuto, per risolvere i problemi quotidiani che un’attività di lavoro autonomo o una attività di impresa possono comportare. Questa guida è stata ideata con l’obiettivo di farvi scoprire questo tipo di attività, e fornirvi tutte le informazioni utili per poterla avviare concretamente: dall’apertura della partita IVA, alla scelta del regime fiscale, fino ad arrivare ai contributi previdenziali.

Assistente virtuale: l’attività

Un’assistente virtuale è una libera professionista che lavora da remoto a servizio del cliente che ha commissionato la prestazione professionale. Si tratta di una professione che si è diffusa dagli Stati Uniti, dove circa 15 anni fa è iniziata a divenire una professione abituale.

Oggi decidono di diventare assistenti virtuali sia ex lavoratori dipendenti che hanno deciso di mettersi in proprio mettendo a disposizione degli altri la loro esperienza maturata in anni di lavoro, ma anche molti studenti, che in questo modo possono pagarsi gli studi, ma anche molti professionisti del Web. Infatti, l’assistente virtuale non ha un bagaglio di conoscenza standard. Se guardate online ci sono assistenti virtuali, abilitati all’esercizio della professione forense che possono aiutarvi nella stesura di contratti, altri invece sono laureati in marketing e possono aiutarvi in questo ambito, altri ancora sono delle vere e proprie segretarie virtuali.

Il vantaggio dell’assistente virtuale è quello di essere, per il professionista o l’azienda committente, una valida alternativa al lavoratore dipendente, che può essere utilizzata solo quando si ha effettivamente necessità. Al contrario il lavoro dell’assistente virtuale può essere gestito anche nei ritagli di tempo, e per questo può diventare una valida opportunità per molti soggetti. Si tratta di un modo innovativo di offrire la propria professionalità. Si tratta di cambiare la mentalità verso un modello standard di lavoro, si tratta di collaborare con una persona che fisicamente non è in ufficio, che si vede solo via skype.

Cosa serve per diventare assistente virtuale?

Per diventare assistente virtuale c’è bisogno di conoscenze approfondite del mondo della piccola imprenditoria e del mondo del lavoro autonomo. Tutto questo conoscendo gli strumenti messi a disposizione dal Web per promuovere la propria attività professionale: il sito internet, il profilo sui Social, la newsletter, il Blog, la posta elettronica, Skype, Telegram e posta certificata.

Con tutti questi strumenti e con un po’ di esperienza si arriverà a monitorare il proprio tempo di lavoro, a condividere i progetti con i clienti, a scambiarsi le informazioni riservate, tutto attraverso le piattaforme che il web mette a disposizione. Questi sono gli elementi che caratterizzano l’attività di un’assistente virtuale.

Esempi di attività

Per farvi capire meglio cosa può fare un’assistente virtuale, prendiamo ad esempio alcuni messaggi che mi sono arrivati, di persone che stavano facendo un’attività da assistente virtuale, senza averne però coscienza.

Marta

“Ho iniziato la mia attività avendo accesso a una casella di posta elettronica dove pervenivano richieste di informazioni e di appuntamenti, rispondevo alle email con le istruzioni opportunamente ricevute e fissavo anche gli appuntamenti, che quindi venivano immediatamente e simultaneamente sincronizzati sull’agenda dei miei clienti“

Filippo

“Spesso mi viene chiesto da clienti di effettuare ricerche specifiche su Internet, per un determinato settore e preparare una valutazione in base alla ricerca effettuata, ad esempio nel caso in cui il cliente stesse cercando nuove opportunità di business, o semplicemente stesse valutando se acquistare un determinato prodotto. Puoi aiutarmi ad inquadrare questa mia attività?“

Claudia

“Sempre più spesso clienti mi delegano la gestione dei reclami di fatture in un altro Paese, io usando Skype chiamo e reclamo le fatture. Ho accesso al conto corrente bancario per verificare che i pagamenti siano effettuati e per informare di conseguenza il cliente”. Devo aprire partita Iva?“

Questi sono alcuni esempi di messaggi che mi sono arrivati negli ultimi mesi, riguardanti possibili attività effettuate da un’assistente virtuale. Per questo ho deciso di scrivere questo contributo, per fornirvi maggiori informazioni su quali sono gli ambiti di attività di un’assistente virtuale, e cosa è necessario fare per avviare l’attività.

Gli esempi possono essere tantissimi, pensate che oggi gli assistenti virtuali possono arrivare a gestire anche blog, Social Network e Newsletter.

Assistente virtuale: disciplina fiscale

Se vuoi diventare assistente virtuale la prima cosa da fare è quella di metterti in contatto con un dottore Commercialista (se non ne hai uno siamo a tua disposizione), in modo da poter analizzare la tua situazione personale e programmare la modalità di avvio della tua attività.

La domanda che si pongono tutti i freelance all’avvio della propria attività riguarda il giusto momento per aprire partita IVA. Se hai ancora pochi clienti e la tua attività è ancora all’inizio, non è ancora stabile e non sai se potrà proseguire in futuro, posso capirti, aprire partita IVA può spaventare.

Ti dico subito che non esiste in assoluto un preciso limite di guadagni oltre il quale si è obbligati ad aprire la partita Iva. La normativa fiscale prevede soltanto che un soggetto è obbligato ad aprire partita Iva quando intende svolgere un’attività lavorativa in maniera professionale ed autonoma.

Professionalità e sistematicità

Con il termine professionalità si intende la sistematicità e la non sporadicità dell’attività esercitata. Il requisito della professionalità implica anche lo scopo di lucro, cioè l’intento di conseguire ricavi superiori ai costi ed ottenere così un utile. Un’attività è professionale se è svolta in maniera “abituale” e quindi non occasionale, anche se non in modo esclusivo (lo stesso soggetto può svolgere diverse attività). Quindi, se stai svolgendo un’attività professionale tipica dell’assistente virtuale in modo continuativo e professionale devi necessariamente aprire partita IVA.

Di seguito riepilogherò brevemente i principali adempimenti che seguono il processo di avvio di questa attività.

Apertura della partita IVA

L’apertura della partita IVA è il primo adempimento fiscale da effettuare per diventare assistenti virtuali freelance. Con l’apertura della partita Iva è necessario anche scegliere il codice attività della vostra attività professionale. Considerata l’eterogeneità dell’attività dell’assistente virtuale non è possibile individuare a priori il giusto codice attività da utilizzare. Il giusto codice, infatti, si baserà sul ramo o settore di attività prevalente che l’assistente virtuale andrà concretamente a svolgere per i suoi clienti. Per questo motivo, il consulto con un Commercialista diventa indispensabile.

 Ricordiamo che l’apertura della partita Iva deve essere effettuata entro 30 giorni dalla data di inizio effettivo dell’attività.

Il regime forfettario

Oltre al codice attività deve essere scelto anche il regime fiscale da applicare. Per i professionisti può essere vantaggioso, se si possiedono i requisiti (che potete trovare in questo articolo), aderire al c.d. “Regime forfettario“, introdotto dalla Legge n. 190/2014, successivamente modificata dalla Legge n. 208/2015 e per ultimo dalla Legge n. 197/2022. Tale regime fiscale prevede una tassazione forfettaria del reddito professionale derivante dall’attività, da calcolare in percentuale rispetto ai ricavi annui. In pratica, significa che il reddito dell’attività è calcolato in base ad una percentuale da applicare sui ricavi generati (che è del 78%). In pratica nessun costo dell’attività diventa deducibile. Non spaventatevi se non riuscite bene a capire cosa significa reddito imponibile o deducibilità dei costi, se avete dubbi contattateci direttamente per avere informazioni più dettagliate.

Quello che vi stiamo indicando in questo momento sono soltanto i punti essenziali, legati a questo particolare regime fiscale agevolativo, che vi consentirà di risparmiare tempo, ma soprattutto denaro.

Nel regime forfettario, per i professionisti, i ricavi non possono superare i 30.000 euro annui. Questo significa, ad esempio, che se i ricavi annui sono stati di €. 10.000 i costi forfettari sono pari a €. 2.200, e il reddito imponibile €. 7.800 (78% di €. 10.000). Su tale reddito deve essere applicata l’imposta sostitutiva del 15%, che per i primi 5 anni di attività, può ridursi sino al 5%.

La contabilità semplificata

In alternativa a questo regime semplificato i soggetti che non vi possono accedere entreranno automaticamente nel regime fiscale della “contabilità semplificata“. Si tratta del regime fiscale naturale dei professionisti, e prevede la tassazione a Irpef del reddito professionale (ricavi meno costi deducibili, ai sensi del DPR n. 917/86), e assoggettamento a Iva e ritenuta di acconto in fattura (maggiori informazioni qui).

Si tratta sicuramente di un regime fiscale più complesso, in quanto è necessaria la tenuta della contabilità e si è soggetti all’applicazione dell’Iva in fattura, liquidata trimestralmente e all’applicazione della ritenuta di acconto in fattura.

Rispetto al regime forfettario la determinazione del reddito avviene attraverso la differenza tra ricavi incassati nel periodo di imposta e costi deducibili (secondo il DPR n. 917/86). Questo significa che in questo regime è possibile dedurre, interamente o parzialmente (a seconda dei casi), i costi sostenuti legati all’attività.

Per approfondire: “Redditi da contabilità semplificata“

Gestione separata dell’Inps

Oltre agli adempimenti fiscali, chi vuole diventare assistente virtuale freelance deve fare i conti anche con gli adempimenti legati alla gestione previdenziale. In particolare, i lavoratori autonomi non dotati di autonoma cassa professionale, come gli assistenti virtuali, sono obbligati ad iscriversi alla Gestione separata dell’Inps (Legge n. 335/95).

Si tratta di un regime contributivo che prevede il versamento di contributi calcolati sul reddito imponibile ai fini delle imposte dirette. I contributi si calcolano in percentuale. Ogni anno l’Inps comunica con apposita circolare la percentuale di contribuzione dovuta dai professionisti iscritti a questa gestione.

Un particolare aiuto, dal punto di vista previdenziale, può venire incontro a tutti quelli che vogliono diventare assistente virtuale, e che al momento hanno in essere anche un contratto da lavoro dipendente. Può accadere che prima di avviare a tutti gli effetti l’attività da freelance si voglia continuare a conservare il proprio lavoro da dipendente. Ebbene, in questo caso l’aliquota previdenziale per i versamenti alla gestione separata è ridotta, in quanto il professionista è già coperto da altra prestazione contributiva (quella dei lavoratori dipendenti, appunto).

I contributi  alla gestione separata dell’Inps dovuti devono essere versati alle date di scadenza dei pagamento delle imposte sui redditi, ovvero il 16 giugno e il 30 novembre.

I costi dell’attività

Dopo aver visto quali sono gli adempimenti legati all’avvio dell’attività di un’assistente virtuale può essere importante andare ad analizzare quali sono i costi annui che questo professionista deve sostenere per la propria attività. Conoscere questi costi è importante sia per capire se e in che modo il proprio volume di affari potrà permettere di sostenerli sia per monitorare nel tempo il loro valore, al fine di pianificare al meglio l’attività.

Costi legati all’attività

Come ogni attività da freelance, anche quella dell’assistente virtuale è legata alle conoscenze tecniche del professionista. Il principale costo da sostenere è sicuramente quello legato all’aggiornamento professionale, seguito dal costo del sito internet e del blog, a seconda che operiate in loco oppure esclusivamente online.

Oltre a questi ci saranno sicuramente i costi legati alle varie riviste di settore, alle apparecchiature tecnologiche da utilizzare, e nel caso i costi legati ad eventuali consulenze esterne, se decidete di essere affiancati da altri professionisti del settore.

Costi amministrativi e fiscali

L’attività da freelance per chi vuole diventare assistente virtuale non ha rilevanti costi annuali, da un punto di vista amministrativo, l’unico costo da sostenere è quello del Commercialista che vi seguirà da un punto vista fiscale.

Tenete presente che, in ogni caso, se l’attività non dovesse andare bene, chiudere partita Iva è possibile in qualsiasi momento e senza alcun costo da sostenere, quindi se siete interessati a questo tipo di attività perché non provarci davvero?!

Conclusioni e consulenza fiscale online

Se la nostra guida vi è stata di aiuto e finalmente avete deciso di avviare l’attività di assistente virtuale, il primo step è sicuramente quello di rivolgervi ad un dottore Commercialista preparato in questo tipo di attività. Questo vi permetterà di evitare errori, di risparmiare tempo, ma soprattutto di potervi dedicare serenamente all’esercizio della vostra attività, lasciando a lui la gestione di tutti quelli che sono gli adempimenti amministrativi e fiscali.

Se non avete un Commercialista di riferimento, contattateci attraverso l’apposito servizio di consulenza online. Riceverete una risposta nel più breve tempo, e sarete contattati da un professionista preparato che analizzerà assieme a voi la vostra situazione personale e vi fornirà i giusti consigli per l’avvio della vostra attività di assistenza virtuale.

Se pensi che questa attività ti possa interessare, ma hai dei dubbi, magari hai un’idea di una nicchia in cui vorresti offrire le tue competenze, ma non sei sicuro che questa possa essere l’idea giusta, contattaci, potremo consigliarti al meglio!