La riconciliazione bancaria è un processo cruciale per le imprese, volto a confrontare i saldi contabili interni con quelli riportati dagli estratti conto bancari. Ad esempio, immagina un’azienda che riceve numerosi pagamenti tramite bonifico. Senza un confronto regolare tra i registri interni e l’estratto conto bancario, potrebbe essere difficile individuare bonifici non ancora contabilizzati o eventuali errori nei dati registrati. Questo procedimento assicura che tutte le transazioni siano correttamente registrate, identificando discrepanze e prevenendo errori o frodi. Una gestione accurata della riconciliazione bancaria contribuisce significativamente alla salute finanziaria dell’azienda, facilitando decisioni informate e una pianificazione strategica efficace.
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Cos’è la riconciliazione bancaria
La riconciliazione bancaria consiste nel confrontare le registrazioni contabili interne di un’azienda con le informazioni fornite dalla banca attraverso gli estratti conto. L’obiettivo è garantire che ogni movimento finanziario sia accuratamente registrato in entrambi i sistemi, assicurando la coerenza dei dati e l’identificazione tempestiva di eventuali discrepanze.
Questo strumento, in sostanza, è un’attività di controllo dei movimenti eseguiti, come risultano dall’estratto conto e il conto patrimoniale. Quest’ultimo è, in genere, presente in contabilità generale e associato alla stessa banca. In pratica, al fine di ottenere un esito positivo nell’attività di controllo, è necessario accertare che i saldi presenti sul conto corrente bancario siano i medesimi presenti sul conto contabile.
Il controllo dei flussi di cassa è un processo che consente di monitorare entrate e uscite finanziarie in un periodo specifico. Questo tema è strettamente legato alla riconciliazione bancaria, poiché un cash flow ben gestito dipende dall’accuratezza delle registrazioni contabili e dalla corrispondenza con gli estratti bancari. Una buona gestione del flusso di cassa aiuta le imprese a pianificare pagamenti e investimenti, prevenendo problemi di liquidità.
In cosa si sostanzia la riconciliazione
In sintesi, tecnicamente è necessario a controllare se la contabilità aziendale è allineata con tutte le operazioni registrate sul conto corrente della banca. Ciò in quanto le aziende segnano i movimenti contabili secondo criteri diversi da quelli impiegati dalla banca che poi registra l’operazione, sul conto corrente. Quindi, il controllo potrebbe non essere semplice né immediato.
I c.d. incassi, pagamenti, interessi, commissioni, spese, F24, ecc, vengono annotati quotidianamente sul conto bancario, spesso accorparti in distinte e con date valute differenti.
Nell’estratto conto bancario, tuttavia, potrai individuare tutti questi movimenti, che però sono ordinati per data movimento e data valuta. In sostanza, con la riconciliazione bancaria vai a verificare se i movimenti, corrispondenti a specifiche operazioni, che tu hai contabilizzato, sono presenti negli estratti conto della banca. Devi verificare se per lo meno tali operazioni sono indicati nella Prima Nota Contabile.
Devi allora individuare quali sono i movimenti che o mancano del tutto o se vi sono degli errori nell’operazione, in tal caso correggendoli.
Frequenza della riconciliazione
La frequenza con cui effettuare la riconciliazione bancaria dipende dal volume delle transazioni e dalle esigenze specifiche dell’azienda. Tuttavia, è consigliabile eseguire questo processo almeno mensilmente, in coincidenza con la ricezione degli estratti conto bancari. Per aziende con un elevato numero di transazioni, una riconciliazione settimanale o addirittura giornaliera può essere più appropriata.
Procedura per effettuare la riconciliazione
L‘audit interno comprende una revisione approfondita delle operazioni finanziarie e dei sistemi contabili di un’azienda. La riconciliazione bancaria è spesso parte integrante di un audit interno, utilizzata per verificare l’integrità dei dati e garantire il rispetto delle normative. Automatizzare la riconciliazione può semplificare le attività di audit e migliorare la trasparenza.
La procedura da seguire per effettuare la riconciliazione può essere scomposta nel modo seguente:
- Raccolta dei documenti: Ottenere gli estratti conto bancari e le registrazioni contabili interne per il periodo da riconciliare. Ad esempio, raccogliere l’estratto conto di dicembre e i registri interni corrispondenti;
- Confronto delle transazioni: Verificare che ogni transazione registrata nei conti aziendali corrisponda a una voce nell’estratto conto bancario. Ad esempio, se il registro mostra un pagamento di 500 euro a un fornitore il 15 dicembre, tale transazione deve essere presente nell’estratto conto;
- Identificazione delle discrepanze: Individuare eventuali differenze, come assegni non ancora incassati, depositi in transito o addebiti errati. Ad esempio, se un assegno da 1.000 euro emesso il 10 dicembre non risulta nell’estratto conto, viene considerato un assegno in sospeso;
- Risoluzione delle differenze: Analizzare le cause delle discrepanze e apportare le correzioni necessarie nei registri contabili o contattare la banca per chiarimenti. Ad esempio, se un addebito di 200 euro non autorizzato viene rilevato, contattare immediatamente la banca per risolvere la questione;
- Aggiornamento dei registri: Una volta risolte le differenze, aggiornare i registri contabili per riflettere accuratamente lo stato finanziario. Per esempio, aggiungere una nota sui depositi in transito per evitare errori futuri;
- Raccolta dei documenti: Ottenere gli estratti conto bancari e le registrazioni contabili interne per il periodo da riconciliare;
- Confronto delle transazioni: Verificare che ogni transazione registrata nei conti aziendali corrisponda a una voce nell’estratto conto bancario;
- Identificazione delle discrepanze: Individuare eventuali differenze, come assegni non ancora incassati, depositi in transito o addebiti errati;
- Risoluzione delle differenze: Analizzare le cause delle discrepanze e apportare le correzioni necessarie nei registri contabili o contattare la banca per chiarimenti;
- Aggiornamento dei registri: Una volta risolte le differenze, aggiornare i registri contabili per riflettere accuratamente lo stato finanziario.
Esempio numerico
Supponiamo che l’estratto conto bancario riporti un saldo finale di 10.000 euro, mentre il registro contabile interno indica un saldo di 10.500 euro. Dopo il confronto, emergono le seguenti discrepanze:
- Un assegno emesso da 1.000 euro non ancora incassato dal beneficiario.
- Un deposito in transito di 500 euro non ancora contabilizzato dalla banca.
Per riconciliare i saldi:
- Aggiungiamo il deposito in transito di 500 euro al saldo bancario: 10.000 + 500 = 10.500 euro.
- Sottraiamo l’assegno non incassato dal saldo contabile: 10.500 – 1.000 = 9.500 euro.
Entrambi i saldi ora risultano pari a 9.500 euro, completando con successo la riconciliazione bancaria.
Strumenti per fare la riconciliazione bancaria
Come dicevamo, vi sono diversi modi per procedere a questa attività. Alcuni sono più semplici di altri, e consentono anche di ricorrere a dei software appositamente studiati per la gestione, che prevedono anche suddetta funzione.
In particolare, possiamo individuare tra modalità principali per svolgere l’operazione in questione:
- Manualmente: spuntando di volta in volta le varie voci, dal confronto tra estratto conto e Prima Nota;
- File Excel: scaricando il file csv dall’home banking e inserendo in un file Excel sia i dati dell’estratto conto sia i movimenti di contabilità, quindi confrontandoli;
- Software di gestione contabile: un software gestionale in grado di importare in automatico i file degli estratti conto e confrontarli con i movimenti contabili è in molti casi un aiuto prezioso.
Controllo manuale
La riconciliazione manuale può, quindi, essere effettuata alla vecchia maniera, cioè carta e penna e pc acceso. È sufficiente avere a disposizione alcuni strumenti indispensabili. In primo luogo, consigliamo di stampare l’estratto conto.
Infatti, tramite il controllo manuale, in sostanza, andrai a spuntare le operazioni effettuate confrontando l’estratto conto con le singole con il c.d. mastrino intestato alla banca. Quando individui la voce, spuntala in entrambi i documenti, così non rischi di sbagliare.
Può però capitare che non ci sia coincidenza tra i movimenti, ad esempio manca una voce che risulta dall’estratto conto ma non sull’altro documento. Che fare in questo caso?
La risposta potrebbe essere molto semplice o più complessa, proprio per questo che devi procedere ad una verifica più approfondita.
Alcune voci, inoltre, potrebbero non essere immediatamente individuabili, infatti è prassi delle banche accorpare dei movimenti insieme, il che potrebbe rendere il tutto più difficoltoso. In questo caso dovrai prima procedere a scorporare le voci, e poi svolgere il confronto. Ti ricordiamo ad esempio, che i pagamenti degli F24 possono risultare insieme.
Controllo mediante excel
Il controllo manuale potrebbe essere piuttosto difficoltoso per svolgere la c.d. riconciliazione bancaria. Quindi, è consigliabile ricorrere ad un ausilio. Se non si dispone di un software di gestione è possibile sfruttare le potenzialità di excel.
In particolare, nel foglio di lavoro può essere utile indicare i seguenti dati:
- Saldo Iniziale
- Elenco dei movimenti, con:
- Data Movimento;
- Data valuta;
- Causale;
- Descrizione Movimenti;
- Dare; Avere;
- Saldo (Progressivo).
Ovviamente, anche in questo caso sono essenziali di due documenti sopracitati, ossia estratto conto e mastrino contabile, dai quali devono essere presi i dati da inserire nel foglio di calcolo.
Per questo motivo è consigliabile scaricare tali documenti nel formato xls o csv. In tal modo excel consente di operare il confronto tra il contenuto dei due documenti. Devono essere ricavati due prospetti:
- Accrediti (Avere) e addebiti (Dare) che sono presenti nell’estratto conto, ma non nella contabilità aziendale;
- Accrediti (Dare) e addebiti (Avere) che sono presenti nella contabilità, ma non nell’estratto conto.
Una volta ottenuto i due prospetti provvederai alla riconciliazione, indicando anche le relative motivazioni.
Controllo mediante software
Anche mediante excel, la riconciliazione bancaria potrebbe essere un lungo lavoro. Proprio per tale ragione che ti invitiamo ad adottare un software di gestione, che abbia predetta funzionalità. In genere, suddetti programmi consentono l’importazione automatica dei dati presenti sull’estratto conto. Il software in automatico produce tutti i dati sui movimenti contabili.
Quindi, è opportuno provvedere a scaricare l’astratto conto in formato xls o csv, perché siano caricabili sul programma. In genere, il programma indica sia i movimenti desumibili dall’estratto conto, quelli che già erano stati inseriti e quelli desunti da un precedente estratto conto.
In sostanza, il software consente anche di conservare le operazioni già compiute poste in essere in base ad estratti conto precedenti. A tali dati sarà molto semplice accedere in quanto sono a disposizione nelle varie sezioni del programma.
Ricorrere al software come abbiamo evidenziato è il modo più semplice per procedere alla riconciliazione bancaria.
Sfide comuni nella riconciliazione bancaria
Nonostante l’importanza della riconciliazione bancaria, le aziende possono affrontare diverse sfide durante il processo:
- Transazioni pendenti: Assegni emessi ma non ancora incassati o depositi non ancora contabilizzati possono creare discrepanze temporanee. Ad esempio, un’azienda che emette assegni per il pagamento di fornitori potrebbe trovarsi con saldi contabili superiori rispetto agli estratti conto bancari finché i fornitori non incassano gli assegni. Questo può richiedere un monitoraggio costante e aggiornamenti regolari dei registri contabili. Inoltre, per depositi in transito, come bonifici effettuati a fine mese non ancora contabilizzati dalla banca, è essenziale tenere traccia delle tempistiche per evitare discrepanze durature;
- Errori umani: Errori di inserimento dati o omissioni possono complicare la riconciliazione. Ad esempio, una transazione di 1.000 euro potrebbe essere erroneamente registrata come 100 euro nei registri interni, generando discrepanze difficili da identificare senza un controllo accurato. Un’altra situazione comune è la duplicazione delle registrazioni, che può avvenire durante il caricamento manuale delle transazioni. Questo tipo di errore richiede un’analisi approfondita per essere identificato e risolto;
- Frodi: Transazioni non autorizzate o fraudolente possono passare inosservate senza una riconciliazione accurata. Per esempio, un addebito sconosciuto su un conto aziendale potrebbe essere scoperto solo durante il confronto degli estratti conto con i registri interni. In alcuni casi, frodi interne, come la manipolazione delle registrazioni, possono essere individuate solo attraverso controlli incrociati regolari e l’uso di sistemi di sicurezza avanzati.
Rischi di frode finanziaria
Il rischio di frodi, come transazioni non autorizzate o doppie registrazioni, può essere mitigato con una riconciliazione bancaria regolare e dettagliata. Implementare controlli incrociati e utilizzare software con sistemi di allerta per attività sospette può proteggere l’azienda da perdite finanziarie.
Conclusione
La riconciliazione bancaria è uno strumento essenziale per mantenere la salute finanziaria dell’impresa. Implementare procedure regolari e adottare strumenti adeguati garantisce un controllo ottimale sui flussi di cassa e aiuta a prevenire errori o frodi. Per un supporto personalizzato nella gestione delle tue operazioni finanziarie, contatta il nostro studio per una consulenza fiscale online.
