La riconciliazione bancaria è uno strumento di controllo finanziario, forse sconosciuto ai più. Consente di verificare se le varie operazioni aziendali siano eseguite, come originariamente preventivate. Ma come si realizza una riconciliazione bancaria?
La riconciliazione bancaria è un ottimo strumento di verifica dell’operazioni aziendali e dell’andamento della tua gestione. Consente di accertare se vi sia corrispondenza tra i conti bancari e contabilità, quindi se l’attività compiuta ha dato i risultati attesi e nel concreto, corrispondenti introiti.
Tale attività di controllo ti consente di tenere sott’occhio le attività che vengono quotidianamente compiute. La funzione principale è quella di consentirti di effettuare le verifiche necessaria circa le attività che hai progettato e realizzato con la tua azienda.
In pratica, tecnicamente andrai a controllare se la contabilità aziendale è allineata con tutte le operazioni registrate sul conto corrente della banca. Ciò in quanto le aziende segnano i movimenti contabili secondo criteri diversi da quelli impiegati dalla banca che poi registra l’operazione, sul conto corrente. Quindi, il controllo potrebbe non essere semplice né immediato.
Per svolgere tale attività ti serve sia l’estratto conto che il mastrino bancario. Potrai effettuare il confronto tra i due documenti manualmente, o con file excel e infine con software.
Vediamo come si procede alla riconciliazione bancaria.
Cos’è la riconciliazione bancaria?
La riconciliazione bancaria è un ottimo strumento di verifica dell’operazioni aziendali e dell’andamento della tua gestione. Consente di accertare se vi sia corrispondenza tra i conti bancari e contabilità, quindi se l’attività compiuta ha dato i risultati attesi e nel concreto, corrispondenti introiti.
Mediante la riconciliazione bancaria si svolge, in sostanza, un’attività di controllo dei movimenti eseguiti, come risultano dall’estratto conto e il conto patrimoniale. Quest’ultimo è, in genere, presente in contabilità generale e associato alla stessa banca.
In pratica, al fine di ottenere un esito positivo nell’attività di controllo, devi accertare che i saldi presenti sul conto corrente bancario siano i medesimi presenti sul conto contabile.
Invero, tale operazione, di controllo contabile, può essere effettuata in diversi modi. Ad oggi, oltre al vecchio buon Excel, sono disponibili in commercio dei software di gestione contabile, che consentono di svolgere predetta operazione, definita quale riconciliazione bancaria.
La funzione essenziale alla quale mira predetta operazione è quella di analisi delle operazioni della tua azienda. In tal modo, potrai verificare se ciò che avevi inizialmente ipotizzato di realizzare, nel concreto ha dato i frutti che speravi. Potrai anche accertare la corrispondenza tra quelle attività teoriche preventivate e quelle in concreto realizzati.
In cosa si sostanzia la riconciliazione
In sintesi, tecnicamente andrai a controllare se la contabilità aziendale è allineata con tutte le operazioni registrate sul conto corrente della banca. Ciò in quanto le aziende segnano i movimenti contabili secondo criteri diversi da quelli impiegati dalla banca che poi registra l’operazione, sul conto corrente. Quindi, il controllo potrebbe non essere semplice né immediato.
I c.d. incassi, pagamenti, interessi, commissioni, spese, F24, ecc, vengono annotati quotidianamente sul conto bancario, spesso accorparti in distinte e con date valute differenti.
Nel tuo estratto conto bancario, tuttavia, potrai individuare tutti questi movimenti, che però sono ordinati per data movimento e data valuta. In sostanza, con la riconciliazione bancaria vai a verificare se i movimenti, corrispondenti a specifiche operazioni, che tu hai contabilizzato, sono presenti negli estratti conto della banca. Devi verificare se per lo meno tali operazioni sono indicati nella Prima Nota Contabile.
Devi allora individuare quali sono i movimenti che o mancano del tutto o se vi sono degli errori nell’operazione, in tal caso correggendoli.
Le riconciliazioni bancarie sono molto vantaggioso per le imprese. Infatti, in tal modo potrai svolgere una migliore gestione delle tue risorse economiche, oltre che tenere un controllo sulla registrazione contabile, prevenire errori ed esser sempre pronto a possibili controlli sulle tue attività.
Quanto spesso va fatta la riconciliazione bancaria?
A questa domanda non vi è una risposta univoca, in quanto dipende molto dalle caratteristiche dell’azienda. L’opzione migliore sarebbe una volta al mese, ma anche semestralmente è una buona soluzione. In alcuni casi, può essere sufficiente anche solo una volta all’anno.
In generale ti consigliamo, per lo meno, di provvedere a questa operazione con scadenza periodica, nella stessa periodicità in cui si redigono le situazioni contabili.
Come fare la riconciliazione bancaria?
Come dicevamo, vi sono diversi modi per procedere a questa attività. Alcuni sono più semplici di altri, e consentono anche di ricorrere a dei software appositamente studiati per la gestione, che prevedono anche suddetta funzione.
In particolare, possiamo individuare tra modalità principali per svolgere l’operazione in questione:
- Manualmente: spuntando di volta in volta le varie voci, dal confronto tra estratto conto e Prima Nota;
- File Excel: scaricando il file csv dall’ home banking e inserendo in un file Excel sia i dati dell’estratto conto sia i movimenti di contabilità, quindi confrontandoli;
- Software di gestione contabile: un software gestionale in grado di importare in automatico i file degli estratti conto e confrontarli con i movimenti contabili è in molti casi un aiuto prezioso.
Controllo manuale
La riconciliazione manuale può, quindi, essere effettuata alla vecchia maniera, cioè carta e penna e pc acceso. Ti basterà avere a disposizione alcuni strumenti indispensabili. In primo luogo, ti consigliamo di stampare il tuo estratto conto, ti semplificherà di molto la vita.
Infatti, tramite il controllo manuale, in sostanza, andrai a spuntare le operazioni effettuate confrontando l’estratto conto con le singole con il c..d mastrino intestato alla banca. Quando individui la voce, spuntala in entrambi i documenti, così non rischi di sbagliare.
Può però capitare che non ci sia coincidenza tra i movimenti, ad esempio manca una voce che risulta dall’estratto conto ma non sull’altro documento. Che fare in questo caso?
La risposta potrebbe essere molto semplice o più complessa, proprio per questo che devi procedere ad una verifica più approfondita.
Alcune voci, inoltre, potrebbero non essere immediatamente individuabili, infatti è prassi delle banche accorpare dei movimenti insieme, il che potrebbe rendere il tutto più difficoltoso. In questo caso dovrai prima procedere a scorporare le voci, e poi svolgere il confronto. Ti ricordiamo ad esempio, che i pagamenti degli F24 possono risultare insieme.
Controllo mediante excel
Il controllo manuale potrebbe essere piuttosto difficoltoso per svolgere la c.d. riconciliazione bancaria. Quindi, ti consigliamo di ricorrere ad un ausilio. Se non disponi di un software di gestione a tua disposizione c’è sempre il vecchio e fidato excel.
Nel tuo foglio excel dovrai indicare i seguenti dati:
- Saldo Iniziale
- Elenco dei movimenti, con: Data Movimento; Data valuta; Causale; Descrizione Movimenti; Dare; Avere; Saldo (Progressivo).
Ovviamente, anche in questo caso ti saranno essenziali di due documenti sopracitati, ossia estratto conto e mastrino contabile, dai quali devi prendere i dati da inserire nel foglio di calcolo.
Ti consigliamo a tal proposito di scaricare tali documenti nel formato xls o csv, in tal modo excel ti consentirà di operare il confronto tra il contenuto dei due documenti.
Dovrai ricavare due prospetti:
- accrediti (Avere) e addebiti (Dare) che sono presenti nell’estratto conto, ma non nella contabilità aziendale;
- accrediti (Dare) e addebiti (Avere) che sono presenti nella contabilità, ma non nell’estratto conto.
Una volta ottenuto i due prospetti provvederai alla riconciliazione, indicando anche le relative motivazioni.
Controllo mediante software
Anche mediante excel, la riconciliazione bancaria potrebbe essere un lungo lavoro. Proprio per tale ragione che ti invitiamo ad adottare un software di gestione, che abbia predetta funzionalità. In genere, suddetti programmi consentono l’importazione automatica dei dati presenti sull’estratto conto. Il software in automatico ti produce tutti i dati suoi movimenti contabili.
Quindi dovrai provvedere a scaricare l’astratto conto in formato xls o csv, perchè siano caricabili sul programma. In genere il programma ti indica sia i movimenti desumibili dall’estratto conto, quelli che già erano stati inseriti e quelli desunti da un precedente estratto conto.
In sostanza, il software ti consente anche di conservare le operazioni già compiute poste in essere in base ad estratti conto precedenti. A tali dati sarà molto semplice accedere in quanto sono a tua disposizione nelle varie sezioni del programma.
Ricorrere al software come abbiamo evidenziato è il modo più semplice per procedere alla riconciliazione bancaria.
