Fattura semplificata: come funziona?

La fattura semplificata è una fattura a tutti gli effetti che può essere emessa fino ad un importo massimo di 400 euro. Si tratta di una opzione a disposizione dei contribuenti che possono emettere una fattura elettronica con minori informazioni rispetto a quella ordinaria. Tuttavia, deve essere evidenziato che, non è possibile utilizzare questa modalità di fatturazione, indipendentemente dall’importo per:

• Le cessioni intracomunitarie;
• Le cessioni di beni e prestazioni di servizi (escluse le operazioni esenti) effettuate nei confronti di un soggetto stabilito in altro Stato comunitario, nel quale è dovuta l’imposta.

In questo articolo andiamo ad analizzare che cos’è questo documento, ed in quali casi può essere utilizzato.

Cos’è la fattura semplificata

La fattura semplificata è una modalità di emissione della fattura, disciplinata dall’art. 21-bis del DPR n. 633/72, utilizzabile per importi non superiori alla soglia di 400 euro. È opportuno sottolineare che questo documento deve essere emesso in formato elettronico.

La caratteristica principale di questo documento è che mantiene lo stesso valore legale e contabile della fattura ordinaria, tuttavia si rendono necessarie meno informazioni obbligatorie, e vi è una soglia di valore massimo di 400 euro (incluso IVA). Proprio in virtù di questa semplificazione di emissione questo documento viene spesso utilizzato dai piccoli commercianti al minuto, artigiani, PMI ma anche da molti professionisti. Per questo, vediamo le principali informazioni utili per l’emissione.

Esempio di applicazione

L’esempio pratico più diffuso riguarda il mondo della ristorazione. Quando il cliente richiede fattura, al posto del documento commerciale, può essere emessa (nel limite dei 400 euro) la fattura semplificata, che comporta minori indicazioni del cliente (solo il codice fiscale) ed indicazioni generiche sul servizio reso.

Caratteristiche

Ecco una tabella che riassume le principali caratteristiche di questo documento:

Chi la può emettere

L’emissione della fattura è disciplinata dall’articolo 21-bis del DPR n. 633/72. Hanno la possibilità di emettere la fattura semplificata tutti i soggetti passivi Iva, tenendo presente che:

• Risulta possibile l’emissione solo qualora l’importo dell’operazione non sia superiore ad 400 euro (Iva inclusa);
• È possibile emettere in modalità semplificata anche la fattura rettificativa (indipendentemente dal valore dell’importo). Come, ad esempio, le note di variazione emesse ai sensi dell’articolo 26 del DPR n. 633/72.

Non è consentito l’utilizzo del formato semplificato di fattura nei seguenti casi:

• Le cessioni intracomunitarie, di cui all’articolo 41 del D.L. n. 331/93;
• Le cessioni di beni e prestazioni di servizi (escluse le operazioni esenti di cui ai nn. da 1 a 4 e 9 dell’articolo 10 del DPR n. 633/72) effettuate nei confronti di un soggetto passivo stabilito in altro Stato comunitario, nel quale è dovuta l’imposta. Si tratta delle operazioni non soggette ad Iva per difetto del requisito della territorialità, effettuate da soggetti passivi stabiliti nel territorio dello Stato nei confronti di soggetti passivi debitori dell’imposta in un altro Stato membro con il meccanismo dell’inversione contabile. Operazioni per le quali in fattura deve essere apposta l’annotazione “inversione contabile“.

Informazioni obbligatorie da inserire

La fattura semplificata deve contenere almeno le seguenti indicazioni obbligatorie:

• Data di emissione;
• Numero progressivo che la identifichi in modo univoco;
• Ditta, denominazione o ragione sociale, nome e cognome, residenza o domicilio del soggetto cedente o prestatore, del rappresentante fiscale. Nonché ubicazione della stabile organizzazione per i soggetti non residenti;
• Numero di partita Iva del soggetto cedente o prestatore;
• Ditta, denominazione o ragione sociale, nome e cognome, residenza o domicilio del soggetto cessionario o committente, del rappresentante fiscale. Nonché ubicazione della stabile organizzazione per i soggetti non residenti; in caso di soggetto stabilito nel territorio dello Stato può essere indicato il codice fiscale o il numero di partita Iva, ovvero, in caso di soggetto passivo stabilito in un altro Stato membro dell’Unione europea, numero di identificazione Iva attribuito dallo Stato membro di stabilimento;
• Descrizione dei beni ceduti e dei servizi resi. In luogo della natura, qualità e quantità dei beni e servizi prestati richiesti per la fattura ordinaria, è possibile riportare la ‘‘Descrizione dei beni ceduti e dei servizi resi’’ (es, come già ammesso per il settore della ristorazione, con la locuzione ‘‘menu` a prezzo fisso’’ o ‘‘menu` turistico’’ suggerita dalla C.M. 19 gennaio 1980, n. 3/380101 per le ricevute fiscali);
• Ammontare del corrispettivo complessivo e dell’imposta incorporata, ovvero dei dati che permettono di calcolarla;
• Per le fatture emesse ai sensi dell’art. 26 DPR n. 633/72, il riferimento alla fattura rettificata e le indicazioni specifiche che vengono modificate.

Elementi caratterizzanti

Andiamo ad analizzare, di seguito, i principali elementi che caratterizzano la fattura semplificata:

Dati identificativi del cessionario/committente e del rappresentante fiscale:

• Ditta, denominazione o ragione sociale, nome e cognome, residenza o domicilio;
• Ubicazione della stabile organizzazione per i soggetti non residenti

In alternativa:

• In caso di soggetto stabilito nel territorio dello Stato può essere indicato il codice fiscale o il numero di partita Iva;
• Oppure, in caso di soggetto passivo stabilito in un altro Stato membro dell’UE, numero di identificazione Iva attribuito dallo Stato membro di stabilimento.

Descrizione dei beni ceduti e dei servizi resi. Questo aspetto costituisce un’altra importante semplificazione rispetto alla fattura ordinaria, che richiede l’indicazione di natura, qualità e quantità dei beni ceduti e dei servizi prestati, nella fattura è possibile indicare in modo più generico (inserendo la sola descrizione) l’oggetto dell’operazione. Ammontare del corrispettivo complessivo e dell’imposta incorporata, ovvero dei dati che permettono di calcolarla. Per le fatture rettificative (di cui all’articolo 26 del DPR n. 633/72) va riportato:

• Il riferimento della fattura rettificata;
• Le specifiche indicazioni che vengono modificate.

La fattura rettificativa

Sulle fatture rettificative (se si sceglie quanto previsto dall’articolo 21-bis del DPR n. 633/72) deve essere riportato, oltre alle specifiche indicazioni previste per la fattura semplificata, anche il riferimento delle fatture rettificate. Questo aspetto può recare qualche problema operativo, in quanto una rettifica fatta a fine anno per sconti derivanti dal raggiungimento di obiettivi prefissati potrebbe richiedere l’indicazione nella fattura – anche semplificata – di tutti i documenti che sono stati emessi nell’anno e sono oggetto di variazione.

Sembra ragionevole ritenere che in tali ipotesi torni applicabile quanto chiarito dalla Risoluzione n. 36/E/2008, nella quale era stato ritenuto sufficiente indicare gli estremi contrattuali, la base di calcolo e la percentuale di sconto spettante

Come si emette

La fattura semplificata elettronica prevede un tracciato del file XML che si differenzia da quello della fattura ordinaria. In particolare, il formato semplificato non prevede la sezione denominata “altri dati gestionali“, dove poter indicare gli elementi facoltativi della transazione. Le specifiche tecniche della fattura elettronica limitano al massimo le dimensioni del file che non può essere superiore a 5 megabyte. Questa dimensione assicura, infatti, una più semplice usabilità.

Spiegazione dei campi principali

L’emissione della fattura elettronica deve avvenire con la compilazione dei seguenti campi. Vediamo, di seguito un esempio.

• TipoDocumento → TD07 identifica una fattura elettronica semplificata.
• Numero e Data → Numero progressivo della fattura e data di emissione.
• ImportoTotaleDocumento → Importo complessivo della fattura, IVA inclusa.
• Causale → Breve descrizione della transazione.
• DettaglioLinee → Contiene le informazioni sui beni o servizi venduti, con l’IVA applicata.
• DatiPagamento → Indica il metodo di pagamento (es. MP01 per bonifico).

Forfettari senza soglia dei 400 euro

A partire dal 1° gennaio 2025 i contribuenti che adottano il regime forfettario hanno la possibilità di emettere la fattura semplificata senza avere il limite dei 400 euro. Questo, a seguito del recepimento della Direttiva UE in materia di Iva (285/E/2020), con l’approvazione del D.Lgs. n. 180/24. La novità riguarda solo i forfettari, le altre partite Iva continuano ad osservare la soglia massima prevista.

Fattura semplificata e corrispettivi telematici

La fattura semplificata può essere emessa anche con l’utilizzo del registratore di cassa. Nel qual caso il cedente o prestatore può indicare nel documento gli stessi dati identificativi normalmente contenuti nel documento commerciale, omettendo le altre indicazioni richieste dall’articolo 21-bis, primo comma, lettera c), del DPR n. 633/72.

La stessa possibilità è riservata anche per l’emissione della fattura ordinaria di cui all’articolo 21 del DPR n. 633/72. In tal caso il cedente o prestatore può indicare nel documento gli stessi dati identificativi normalmente contenuti nello scontrino fiscale, omettendo le altre indicazioni richieste dall’articolo 21, secondo comma, lettera c), del DPR n. 633/72.

A seguito dell’obbligo di trasmissione telematica dei corrispettivi (art. 2, 1º comma del D.Lgs. n. 127/15, come sostituito dall’articolo 17, 1º comma, lett. a) del D.L. n. 119/2018 convertito con modificazioni dalla Legge n. 136/2018):

• Per i soggetti, di cui all’art. 22 del DPR n. 633/72 (quali ad esempio: commercianti al minuto e artigiani, esercenti alberghi, pubblici esercizi, mense aziendali, ecc.), con volume d’affari superiore ad Euro 400.000 dal 1º luglio 2019 viene meno la possibilità di utilizzo della ricevuta fiscale ovvero scontrino fiscale, ferma restando la possibilità di emissione della fattura per scelta o su richiesta del cliente. Infatti, tali soggetti saranno tenuti alla trasmissione telematica dei corrispettivi;
• Per i soggetti, di cui all’art. 22 del DPR n. 633/72 (quali ad esempio: commercianti al minuto e artigiani, esercenti alberghi, pubblici esercizi, mense aziendali, ecc.), indipendentemente dal volume d’affari, dal 1º gennaio 2020 viene meno la possibilità di utilizzo della ricevuta fiscale ovvero scontrino fiscale. Ferma restando la possibilità di emissione della fattura per scelta o su richiesta del cliente. Infatti, tali soggetti saranno tenuti alla trasmissione telematica dei corrispettivi.

Casi di esonero dalla trasmissione telematica dei corrispettivi

La disposizione normativa prevede che siano individuati i casi di esonero dall’obbligo di trasmissione telematica dei corrispettivi in ragione della tipologia di attività esercitata. Tali casi di esonero dovevano essere individuati da apposito Decreto del Ministro dell’Economia e delle Finanze. Nella GU 18 maggio 2019, n. 115 è stato pubblicato il D.M. 10 maggio 2019 che prevede i seguenti casi di esonero:

1. Alle operazioni non soggette all’obbligo di certificazione dei corrispettivi, ai sensi dell’art. 2 del DPR n. 696/96. Si tratta della della vendita di tabacchi, quotidiani e periodici, cessione di alcuni prodotti agricoli, vendita a distanza ovvero corrispondenza – commercio elettronico indiretto, ecc. Stessa cosa per i servizi del D.M. 13 febbraio 2015 (servizi di stampa e recapito dei duplicati di patente e servizi di gestione e rendicontazione del relativo pagamento) e del DM 27 ottobre 2015 (prestazioni di servizi di telecomunicazione, teleradiodiffusione e di servizi elettronici – commercio elettronico diretto c.d. e-commerce);
2. Alle prestazioni di trasporto pubblico collettivo di persone e di veicoli e bagagli al seguito, se i biglietti di trasporto assolvono la funzione di certificazione fiscale;
3. Le operazioni collegate a quelle di cui sopra, nonché alle operazioni di cui all’art. 22 del DPR n. 633/1972, effettuate in via marginale rispetto alle precedenti o rispetto a quelle soggette agli obblighi di fatturazione (sul punto la disposizione normativa specifica che si considerano marginali le operazioni i cui ricavi o compensi non superano l’1 per cento del volume d’affari registrato nel 2018). Tale esonero torna applicabile fino al 31 dicembre 2019;
4. Alle operazioni effettuate a bordo di navi, aerei o treni qualora il trasporto sia internazionale.

I contribuenti che esercitano le attività di cui sopra hanno la facoltà, comunque, di decidere se utilizzare la trasmissione telematica dei corrispettivi.

Vantaggi di utilizzo

La fattura semplificata ha una valenza fiscale identica a quella di una fattura ordinaria. La sua caratteristica è quella di essere un documento di più facile usabilità rispetto alla fattura ordinaria. Basti pensare che per il cliente italiano è sufficiente inserire il codice fiscale, mentre se il cliente è comunitario è sufficiente inserire il numero di identificazione IVA, tralasciando i dati anagrafici e residenziali. Anche il totale fattura è più semplice, essendo sufficiente inserire il totale della prestazione specificando la percentuale di aliquota IVA applicata. Inoltre, per quanto riguarda la qualità dei beni e servizi ceduti, è sufficiente una indicazione sommari a anziché l’indicazione della natura, quantità e qualità previsti per la fattura ordinaria.

I principali vantaggi possono essere così riassunti:

• Minori indicazioni da inserire in fattura (solo codice fiscale, o identificazione Iva, totale fattura, indicazione dei beni e servizi ceduti;
• Con l’emissione in forma elettronica riduzione dei termini di accertamento di un anno (da 5 a 4 anni dalla presentazione della dichiarazione dei redditi);
• Facilitazioni nell’emissione del documento, nei rapporti con il cliente, con altri professionisti e con il Commercialista.

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