Clienti insolventi: come evitarli ed il recupero crediti

Come ci si deve comportare di fronte a clienti insolventi? Una delle domande che assilla ogni professionista o lavoratore autonomo è cosa fare quando si ha di fronte un cliente che effettua pagamenti in ritardo o che, ancora peggio non paga. Sono sicuro che è capitato a tutti.

Hai prestato una consulenza professionale e il cliente non ti ha pagato?

Non sei il solo purtroppo, si tratta di una situazione molto frequente. Farsi pagare il proprio onorario professionale non è mai stata una cosa semplice. La crisi economica non ha fatto che aggravare questo fenomeno, e anche adesso che le cose vanno meglio, purtroppo i clienti insolventi restano sempre dietro l’angolo.

Trovarsi di fronte a clienti insolventi è capitato a tutti, ma spesso non si sa mai quali siano i giusti comportamenti da adottare. Per questo motivo ho deciso di fornirti una piccola guida utile a programmare l’attività professionale volta al recupero dei tuoi crediti. Cominciamo!

L’importanza di fattura e mandato professionale per prevenire clienti insolventi

Come ci si comporta con un cliente insolvente? Quando possiamo definirlo tale?

Il professionista dopo aver effettuato la prestazione professionale emette solitamente la fattura proforma (o progetto di notula). Essa rappresenta il documento con cui il professionista comunica il compenso a lui spettante. Si tratta di un documento non valido ai fini Iva utile soltanto a farsi pagare. Una volta avvenuto il pagamento il professionista è chiamato ad emettere fattura.

A questo punto, ipotizzando un cliente insolvente, i casi possono essere due:

• Prestazione professionale definita da contratto di mandato;
• Prestazione professionale pagabile a vista.

Vediamo con maggiore dettaglio queste due casistiche.

Prestazione professionale definita da contratto di mandato

Se le parti, come la norma vorrebbe, hanno raggiunto un accordo scritto che regola la prestazione professionale, sicuramente vi sarà anche una clausola che fissa i termini di pagamento della fattura. Solitamente a 30 o 60 giorni.

Tuttavia, molto spesso si tende a chiudere l’accordo con il cliente solamente con un accordo verbale. Questa scelta può rivelarsi deleteria, soprattutto in caso di clienti insolventi. In assenza di un vero e proprio contratto, può essere opportuno utilizzare almeno la posta elettronica per inviare l’offerta e ricevere l’accettazione del cliente.

Infatti, a norma dell’articolo 1326 del codice civile, primo comma:

In questo caso, ricordatevi sempre di farvi pagare un acconto dal cliente, all’inizio della prestazione. Questo non potrà che ridurre il rischio di futura insolvenza del cliente (attraverso il pagamento dell’acconto, il contratto è sicuramente concluso).

Prestazione professionale pagabile a vista

In mancanza di un contratto scritto che vincola le parti la fattura viene emessa a vista. Emettere una fattura “a vista” significa che il documento è pagabile al momento di emissione. Naturalmente, in questo caso, vi sono minori tutele per il professionista, in caso di insolvenza del cliente.

Un cliente con una fattura “a vista” può benissimo sentirsi libero non pagare, non avendo sottoscritto alcun tipo di accordo con voi. Nel caso, per il professionista la situazione si complica in quanto è chiamato a dover dimostrare la conclusione dell’accordo con il cliente e la prestazione professionale svolta per lui.

Emissione della fattura commerciale

In entrambi i casi comunque, è fondamentale l’emissione della fattura. La fattura, infatti, rappresenta nei rapporti civili grande rilevanza in funzione della valenza probatoria che la stessa può assumere tra le parti, in particolare nel caso di inadempimento dell’obbligazione (cioè del pagamento) da parte del destinatario della stessa.

Al riguardo, la Cassazione, con sentenza 28 aprile 2004, n. 8126, ha sancito che:

Quello che sovente succede a questo punto, è che il cliente porti le più svariate scuse (crisi economica, lavoro non soddisfacente, difficoltà finanziaria, ecc), per evitare o quanto meno prolungare i tempi di pagamento del professionista.

Per questo motivo, al fine di evitare che il compenso dovuto dal cliente per la prestazione professionale non vada del tutto perduto è opportuno che il professionista solleciti il pagamento delle proprie prestazioni professionali.

Qual’è il termine di prescrizione della parcella del professionista?

Una volta verificata la situazione di insolvenza del cliente il professionista è chiamato ad attivarsi tempestivamente. Infatti, il termine di prescrizione della parcella del professionista è soltanto di tre anni.

Una volta trascorso tale termine il cliente ha la possibilità di rifiutarsi di adempiere al pagamento senza che il professionista possa intervenire in alcun modo. Per questo motivo devi assolutamente essere a conoscenza delle procedure di recupero crediti.

Vediamo, di seguito la trattativa stragiudizionale e giudiziale con il cliente debitore per il recupero del credito da prestazione professionale.

La trattativa stragiudiziale con il debitore

In caso di ritardo nel pagamento della fattura, nonostante ripetuti inviti, è necessario procedere in modo alternativo. Una volta che hai verificato che hai di fronte clienti insolventi il consiglio che posso darti è quello di non aspettare. In questi casi è fondamentale instaurare, da subito, una trattativa stragiudiziale.

Per prassi quello che poso dirti è che se si tratta di crediti scaduti da non molto tempo le probabilità di recupero con una trattativa stragiudiziale sono elevate. Vediamo, quindi, la procedura da seguire.

La lettera di messa in mora del debitore

La procedura stragiudiziale di recupero dei crediti professionali parte con una lettera di messa in mora (o sollecito di pagamento) al debitore. Questa lettera può essere inviata efficacemente attraverso l’invio:

• Di una lettera raccomandata con avviso di ricevimento;
• Di una PEC.

In questa comunicazione il professionista deve sollecitare il pagamento dell’importo dovuto per la prestazione professionale effettuata. L’obiettivo è quello di dare un termine perentorio (ragionevole, solitamente 15/20 giorni) per l’adempimento dell’obbligazione (ai sensi dell’articolo 1219 del codice civile).

Si tratta di un primo step che può essere percorso per evitare di mettere in atto immediatamente azioni più incisive e per verificare l’effettiva buona fede del debitore che magari si trova davvero in difficoltà economica.

Scaduto il primo termine, è necessario inviare una seconda raccomandata con la quale, questa volta, si indica che se non verrà effettuato il pagamento della prestazione, verrà affidato incarico ad un legale. Decorso tale termine, se il pagamento non viene effettuato, siamo di fronte a clienti insolventi.

Bozza di lettera di messa in mora

Raccomandata a/r

Oggetto: Messa in mora ai sensi e per gli effetti dell’art. 1219 e ss. c.c.

In nome e per conto di __________, nato a_________, il __________ e residente in ____________ via _____________ n.___, con riferimento a quanto in oggetto epigrafato, Vi significo quanto segue.

(Esporre il fatto, il danno, le eventuali specifiche norme di legge che si assumono violate e tutte le circostanze utili a chiarire, in questa prima fase, sia l’an sia il quantum della richiesta)

Tanto ciò premesso con la presente – da valere quale formale messa in mora ai sensi e per gli effetti degli artt. 1219 e ss. c.c. – Vi invito e diffido a volere provvedere, nel termine di _____ (solitamente si concedono 7 o 15 giorni, tuttavia a seconda della richiesta potrebbero essere necessari tempi diversi) dal ricevimento della presente, presso il mio studio, al pagamento della somma di Euro _____________ (o alla restituzione, ecc.).

In mancanza e senza alcun ulteriore avviso sarò costretto ad adire l’Autorità Giudiziaria per vedere riconosciute le ragioni del mio assistito, con aggravio di spese a Vostro carico.

Luogo, lì ___________

Avv. _____________

N.B. 
La messa in mora comporta una serie di conseguenze per l’intimato, tra le quali quella di interrompere i termini di prescrizione e quella di porre a carico del debitore il rischio in caso di impossibilità sopravvenuta della prestazione.

La concreta possibilità di rivolgersi ad un legale

A questo punto, l’unica cosa da fare, come sopra indicato, è rivolgersi ad un legale. L’assistenza di un esperto in materia legale diventa indispensabile, anche se, vi è la possibilità di agire in proprio innanzi al Giudice di Pace,ma soltanto per crediti di importo non superiore ad €. 516,46.

In tutti gli altri casi è possibile costituirsi in giudizio solo ed esclusivamente attraverso il patrocinio di un legale che assumerà la veste di difensore in giudizio.

Il primo passo che effettuerà il legale è quello di presentare una ulteriore lettera di formale di intervento rivolta ai clienti insolventi. Si tratta di un documento atto a chiedere nuovamente il pagamento della prestazione professionale entro un termine dato, in mancanza, si attiverà presso le opportune sedi giudiziarie.

La trattativa giudiziale: l’emissione del decreto ingiuntivo di pagamento da parte del giudice

Una volta conclusasi infruttuosamente questa prima procedura l’unica cosa da fare è quella di agire attivamente per la riscossione del credito, attraverso il “decreto ingiuntivo“.

Il decreto ingiuntivo (articoli 633 e seguenti del c.p.c.) è un provvedimento con il quale il Giudice, su richiesta del creditore, munito di documentazione idonea (contratto, fattura o ricevuta in caso di prestazione occasionale, accompagnate da estratto notarile dal libro fatture.

Può ingiungere singolarmente, ai clienti insolventi, di adempiere all’obbligazione di pagare la prestazione professionale, entro il termine di 40 giorni dalla notifica.

Si tratta di un procedimento “monitorio” che vi consentirà di ottenere, in tempi previ il pagamento delle vostre competenze, sempre a condizione di essere in possesso della documentazione idonea (per questo conservare tutta la corrispondenza, anche via email con il cliente, sia nella fase del contratto che in quella di sollecito, diventa un elemento fondamentale, da effettuare sempre).

Decreto ingiuntivo procedura e ratio

E’ una procedura relativamente veloce (i tempi di emissione del decreto possono essere di tre o quattro mesi), e poco dispendiosa economicamente.

I clienti insolenti saranno chiamati a pagare la somma dovuta più gli interessi e le spese legali. Se il cliente non paga o non presenta opposizione nei 40 giorni il decreto ingiuntivo diventa esecutivo e si potrà procedere anche al pignoramento dei beni.

La ratio del decreto ingiuntivo è, infatti, quella di offrire uno strumento a tutela immediata del creditore (in questo caso il professionista), che gli consente di acquisire rapidamente un titolo per agire esecutivamente nei confronti del debitore.

Il vantaggio del decreto ingiuntivo è che viene emanato in assenza di contraddittorio tra le parti.

Nel caso in cui, invece, il professionista non sia munito della suddetta documentazione (ad esempio se è in possesso solo di una fattura proforma), è comunque possibile agire davanti al Giudice, ma questa volta con procedimento ordinario.

 In questo caso, però, a differenza della suddetta procedura, che si svolge senza che la controparte venga chiamata in giudizio, è prevista la citazione del debitore davanti al Giudice designato.

Si tratta quindi di un procedimento più lungo rispetto al primo e che quindi comporta anche costi superiori.

Professionisti ed obbligo di pagamento dei compensi professionali entro 60 giorni

Il DDL. n. 102/2016 approvato dal Governo il 29 gennaio 2016 ha introdotto una sorta di statuto riguardante l’attività dei professionisti, volto a tutelarli fattualmente.

Tra le varie norme, in particolare, ce n’è una che prevede che le fatture emesse dal professionista, e in generale le fatture di tutti i soggetti titolari di partita Iva diversi da imprese debbano essere pagate al massimo entro il termine di 60 giorni dalla loro emissione. Ogni termine superiore eventualmente stabilito dalle parti ed inserito nel contratto sarà automaticamente considerato nullo, in quanto considerato clausola abusiva.

Viene previsto, inoltre, che il contratto tra professionista e committente dovrà avere necessariamente forma scritta e, pertanto, si considera abusivo il rifiuto del committente di stipulare il contratto in forma diversa da quella scritta.

Per quanto riguarda invece la prescrizione delle parcelle dei professionisti, l’articolo 2956 del Codice Civile prevede in 3 anni la prescrizione presuntiva delle stesse. In linea generale, questo termine decorre dal termine della prestazione.

Professionisti e clienti insolventi: le conclusioni per gestire clienti che non pagano

Arrivati a questo punto hai visto quali sono le due procedure (stragiudiziale e giudiziale) per ottenere il pagamento della parcella professionale. Di seguito puoi trovare un piccolo riepilogo degli adempimenti utili per tutti i professionisti, per avere la maggiore tutela possibile in caso di clienti insolventi. Solo in questo modo potrai cercare di evitare le procedure di recupero dei crediti che abbiamo visto sopra.

Ecco i consigli frutto della nostra esperienza professionale:

• Contratto firmato – Abbiamo già visto in precedenza che un contratto firmato è sempre un’ottima garanzia. Dal primo luglio 2017 tutti i professionisti sono obbligati a proporne uno al cliente. Il contratto dove contenere costi, tempi di realizzazione e modalità di pagamento del corrispettivo. Se non hai un modello di contratto da utilizzare, ti suggeriamo il modello proposto da Oscon.it, scaricabile gratuitamente;
• Farsi pagare un anticipo – Definire un anticipo per inizio lavori (di solito il 30% o anche il 50%) e stabilire le modalità di pagamento del saldo residuo. L’anticipo sarà tanto più alto quanto il cliente è occasionale. Per i clienti abituali, solitamente, l’anticipo, è ridotto;
• Emissione della fattura – Consegnare i lavori alla scadenza prefissata nel contratto ed emettere fattura al momento dell’incasso sono adempimenti fondamentali., Questo sempre per ottenere il pagamento della prestazione professionale;
• Conservare lo scambio di corrispondenza – Tutto lo scambio di corrispondenza tra professionista e committente deve essere conservatO. Questo, al fine di provare, che la prestazione professionale era stata stipulata e accettata dalle parti. Ma soprattutto, in caso di mancato pagamento lo scambio di corrispondenza è un modo per provare l’inadempimento del debitore.

Professionisti e clienti insolventi: consulenza

E tu, hai avuto esperienze di mancati pagamenti da parte dei clienti?

Se hai bisogno di un consulente fiscale che possa assisterti nella tua attività contattami al link sottostante. Potrai metterti in contatto con me per avere una consulenza personalizzata in grado di risolvere i tuoi dubbi su questo tipo di attività.