Il ruolo del depositario delle scritture contabili di imprese e professionisti, gli obblighi di comunicazione e variazione dei dati e la nuova procedura semplificata per la cessazione del depositario. Novità, questa, introdotta a cura del D.Lgs. n. 01/2024 “Razionalizzazione e semplificazione delle norme in materia di adempimenti tributari”. Questa disposizione ha introdotto il comma 3-bis dell’art. 35 del DPR n. 633/72.
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Luogo di tenuta e conservazione delle scritture contabili: avvio e variazione
Ai sensi dell’art. 35 del DPR n. 633/72, un soggetto che avvia l’esercizio di attività di impresa, di un’arte o di una professione deve, entro trenta giorni, darne comunicazione all’Agenzia delle Entrate, precisando tutta una serie di dati obbligatori, tra cui il luogo o i luoghi dove sono tenute e conservate le proprie scritture contabili.
Al comma 3 dello stesso articolo, è previsto altresì l’obbligo di comunicare eventuali variazioni nei dati precedentemente comunicati, da cui deriva l’obbligo di comunicare l’eventuale variazione del depositario dei documenti contabili.
Tutte queste comunicazioni devono essere effettuate utilizzando appositi modelli messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate, ovvero:
- Il modello AA9/12 per i lavoratori autonomi e le imprese individuali;
- Il modello AA7/10 per tutti gli altri soggetti.
Questi modelli devono essere trasmessi agli uffici tributari entro 30 giorni e nelle seguenti modalità:
- Mediante Comunicazione Unica per soggetti tenuti ad iscriversi al Registro Imprese o a denunciarsi presso il REA;
- Mediante consegna manuale, per posta raccomandata o telematicamente da parte di apposito intermediario delegato, in tutti gli altri casi.
Il depositario delle scritture contabili
La normativa prevede che le imprese ed i professionisti debbano assolvere l’obbligo di comunicazione del luogo di deposito delle scritture contabili. In particolare l’obbligo di comunicazione (e delle eventuali successive comunicazioni) è posto in capo all’azienda o al professionista ed non in capo al depositario.
Allo stesso modo, l’obbligo di comunicare l’eventuale variazione del luogo ove sono tenute le scritture contabili grava sempre e in ogni caso sul contribuente e non sul depositario. Questo, neanche nel caso in cui sia stato quest’ultimo a decidere di rinunciare all’incarico, riconsegnando le scritture contabili e cessando quindi il rapporto di deposito (Risoluzione n. 65/E/2011 dell’Agenzia delle Entrate).
In pratica, questo significa che, nei casi in cui il depositario delle scritture è il commercialista, in caso di chiusura del rapporto con il cliente (per cessazione volontaria da parte del cliente, rinuncia all’incarico da parte del professionista, irreperibilità del cliente, ecc.), il commercialista non ha possibilità comunque effettuare autonomamente la comunicazione di cessazione del deposito dei documenti presso il proprio studio, in quanto l’onere spetta sempre e comunque al cliente. Per risolvere questo problema è stato introdotto il co. 3-bis dell’art. 35 del DPR n. 633/72.
La procedura di cessazione dell’incarico di depositario delle scritture contabili
Con l’introduzione del nuovo comma 3-bis all’articolo 35 del DPR n. 633/72 stabilisce chiaramente le azioni da intraprendere in caso di variazione del luogo di custodia dei documenti contabili e mancata comunicazione da parte del contribuente. Se il contribuente non notifica la modifica entro sessanta giorni dalla fine dell’incarico, il custode è tenuto a informarlo e successivamente ad avvisare l’Agenzia delle Entrate.
| Co. 3-bis art. 35 DPR n. 633/72 |
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| “3-bis. Nel caso di variazione del luogo in cui sono tenuti e conservati i libri, i registri, le scritture e i documenti di cui alla lettera d) del comma 2, se il contribuente ha affidato a terzi l’incarico di tenuta e conservazione dei predetti libri e documenti e non provvede, in caso di cessazione del relativo incarico, alla presentazione della dichiarazione di cui al comma 3, nei successivi sessanta giorni dalla scadenza del termine ivi previsto il depositario avvisa il contribuente, mediante posta elettronica certificata o lettera raccomandata con avviso di ricevimento, che comunicherà all’Agenzia delle entrate la cessazione dell’incarico. Il depositario, assolto l’onere comunicativo di cui al precedente periodo, entro i medesimi sessanta giorni provvede all’invio di tale comunicazione all’Agenzia delle entrate. A decorrere dalla data di invio di quest’ultima comunicazione, il luogo di conservazione si presume coincidere con il domicilio fiscale del contribuente. Con provvedimento del direttore dell’Agenzia delle entrate, da emanarsi entro novanta giorni dalla data di entrata in vigore della presente disposizione, è approvato il modello della comunicazione di cui al primo periodo e sono definite le relative modalità di trasmissione telematica alla medesima Agenzia. La comunicazione di cui al primo periodo è resa disponibile al soggetto passivo nella propria area riservata del sito internet dell’Agenzia delle entrate“ |
Un esempio pratico illustra questa procedura: se un cliente revoca l’incarico il 20 aprile, deve comunicare la variazione entro il 19 maggio. In mancanza di tale comunicazione, il custode deve agire entro sessanta giorni per garantire la notifica all’Agenzia delle Entrate.
È importante notare che questa procedura è applicabile anche in situazioni in cui non vi sia una revoca formale dell’incarico, ma il cliente diventa irreperibile o inadempiente.
Tempistiche e provvedimenti attuativi
È fondamentale attenersi alle tempistiche stabilite, tuttavia, il mancato rispetto dei sessanta giorni da parte del custode non pregiudica l’efficacia della comunicazione. Resta, comunque, nell’interesse del custode agire prontamente.
Per ora, è necessario attendere il provvedimento attuativo previsto entro metà aprile. In situazioni di urgenza, il custode può informare l’Agenzia tramite PEC sulla cessazione del rapporto di custodia dei documenti.
Questa procedura richiede tempo per diventare pienamente operativa, in quanto il modello di comunicazione e le modalità telematiche devono essere definite attraverso un provvedimento specifico dell’Agenzia delle Entrate, previsto entro novanta giorni dall’entrata in vigore del decreto “Adempimenti“.
Seguire attentamente queste direttive è fondamentale per garantire la corretta gestione della cessazione degli incarichi di custodia dei documenti contabili, rispettando le normative vigenti e agevolando il processo per tutti gli attori coinvolti.
Domande frequenti
Questa procedura è cruciale poiché riguarda la revoca dell’incarico di custodia dei libri, registri e documenti contabili, e può essere attuata quando il cliente non comunica le modifiche entro trenta giorni successivi alla revoca.
In caso di mancata comunicazione entro sessanta giorni dalla fine dell’incarico, il custode è tenuto ad informare il cliente e successivamente ad avvisare l’Agenzia delle Entrate.
Secondo la nuova normativa, se un cliente revoca l’incarico, deve comunicare la variazione entro trenta giorni. In mancanza di tale comunicazione, il custode deve agire entro sessanta giorni per garantire la notifica all’Agenzia delle Entrate.
Anche in situazioni di mancanza di revoca formale, il custode deve seguire la procedura stabilita, informando il cliente e successivamente avvisando l’Agenzia delle Entrate.
È necessario attendere il provvedimento attuativo previsto entro metà aprile e il successivo delineamento del modello di comunicazione e delle modalità telematiche da parte dell’Agenzia delle Entrate, previsto entro novanta giorni dall’entrata in vigore del decreto “Adempimenti“.