Smart working e legislazione UE in materia di sicurezza sociale

Lavori da remoto per un’azienda estera o hai dipendenti in smart working transfrontaliero? L’Accordo Quadro multilaterale 2024 ha innalzato al 50% la soglia per mantenere i contributi nello Stato del datore. Scopri quando serve il certificato A1 e come evitare contestazioni fiscali su residenza e doppia imposizione.

• Accordo Quadro 2024: Soglia innalzata al 50% (49,9%) per mantenere contributi Stato datore lavoro;
• 22 Stati firmatari: Italia dal 1° gennaio 2024, richiesta certificato A1 tramite INPS;
• Doppio binario: Contributi (Reg. 883/2004) e tasse (residenza fiscale) seguono regole diverse.

Lavori da remoto per un’azienda estera o gestisci dipendenti in smart working transfrontaliero? Le regole europee sulla sicurezza sociale hanno subìto modifiche significative nel 2024. L’Italia ha aderito all’Accordo Quadro multilaterale che consente di lavorare fino al 49,9% del tempo dal proprio Stato di residenza mantenendo i contributi previdenziali nello Stato del datore di lavoro. Questa novità cambia radicalmente gli scenari per frontalieri e lavoratori da remoto, ma introduce anche nuove complessità sul piano fiscale. La residenza fiscale, infatti, segue regole diverse dalla sicurezza sociale e dal 2024 la presenza fisica in Italia per oltre 183 giorni determina automaticamente la residenza fiscale italiana, anche se lavori per un’azienda estera. Capire dove versi i contributi e dove paghi le tasse diventa cruciale per evitare contestazioni sia dall’INPS che dall’Agenzia delle Entrate.

Il principio di territorialità nel lavoro da remoto

Conta dove ti trovi quando accendi il computer e inizi a lavorare, non dove ha sede l’azienda che ti paga lo stipendio. Questo concetto semplice regola tutta la previdenza europea per i lavoratori subordinati. Il regolamento CE n. 883/2004 stabilisce che la legislazione di sicurezza sociale applicabile è quella dello stato membro dove la persona esercita la propria attività lavorativa. Prima della pandemia il principio era facile da applicare: l’ufficio coincideva con il luogo di lavoro, quindi nessun dubbio sulla contribuzione.

Lo smart working ha complicato tutto. Un dipendente può trovarsi stabilmente in Italia pur lavorando per un datore estero che non ha sedi né filiali sul territorio italiano. L’INPS già nel messaggio 9751 del 2008 aveva affrontato il problema del telelavoro equiparandolo al distacco internazionale. Ma quella soluzione si è rivelata inadeguata per gestire il fenomeno del lavoro da remoto strutturale, non più temporaneo come un distacco classico.

La conseguenza pratica è pesante per le aziende europee. Un’azienda francese con un dipendente che lavora stabilmente dall’Italia dovrebbe aprire una rappresentanza previdenziale presso l’INPS italiana. Dovrebbe registrarsi, ottenere un codice azienda, versare mensilmente i contributi (sia quota datore che quota dipendente), gestire gli adempimenti amministrativi. Tutto questo senza avere un ufficio, una filiale, nemmeno un indirizzo in Italia. Gli oneri amministrativi e i costi aggiuntivi scoraggiano molte aziende dall’assumere dipendenti che lavorano stabilmente da altri paesi. Per questo il framework agreement rappresenta una svolta importante: permette di superare questa rigidità entro determinate soglie.

Framework agreement 2024: la soglia sale al 50%

Il 28 dicembre 2023 l’Italia ha firmato l’accordo quadro europeo sul telelavoro transfrontaliero abituale. L’accordo era già entrato in vigore il primo luglio 2023 per altri 19 stati membri, ma l’Italia aveva ritardato l’adesione. Dal primo gennaio 2024 anche i lavoratori italiani possono beneficiare della nuova soglia del 50%. L’accordo modifica l’applicazione dell’articolo 13 del regolamento n. 883/2004 attraverso l’articolo 16 che permette accordi in deroga alle regole generali.

Il meccanismo funziona così. Normalmente, se lavori abitualmente in due o più stati membri, sei soggetto alla legislazione dello stato di residenza quando svolgi lì almeno il 25% dell’attività. Questa soglia bassa rendeva difficile lo smart working: bastava lavorare un giorno e un quarto su cinque dall’Italia per far scattare l’obbligo contributivo italiano. Il framework agreement alza questa soglia al 49,99% su richiesta del datore di lavoro e con accordo del lavoratore. Puoi quindi lavorare quasi la metà del tempo dal tuo paese mantenendo i contributi esteri.

L’accordo si applica solo ai lavoratori dipendenti che svolgono telelavoro abituale. Deve trattarsi di attività svolta tramite tecnologie che permettono di rimanere connessi con il datore e l’ambiente di lavoro aziendale. Non rientrano i lavoratori che svolgono altre attività oltre al telelavoro nello stato di residenza, né chi lavora abitualmente in un terzo stato. Condizione essenziale: entrambi gli stati coinvolti (quello di residenza e quello del datore) devono aver aderito al framework agreement. Se uno dei due non ha firmato, non puoi beneficiare della soglia del 50%.

Oltre all’Italia, hanno aderito Austria, Belgio, Croazia, Repubblica Ceca, Finlandia, Francia, Germania, Liechtenstein, Lussemburgo, Malta, Norvegia, Polonia, Portogallo, Spagna, Svezia, Svizzera, Paesi Bassi, Slovenia e Slovacchia. L’elenco è in continua evoluzione: ogni stato aderisce con date diverse. Puoi verificare gli stati firmatari sul sito della Commissione europea o sul portale INPS nella sezione dedicata al coordinamento europeo.

Telelavoro abituale

La condizione essenziale è che il telelavoro sia “abituale“, cioè svolto con regolarità e non occasionalmente. L’attività deve basarsi su tecnologie che permettono di rimanere connessi con il datore di lavoro e l’ambiente di lavoro aziendale. Non rientrano nell’accordo i lavoratori che svolgono attività diverse dal telelavoro nello stato di residenza o che lavorano abitualmente in un terzo stato.

Attenzione: il framework agreement è facoltativo. Se non presenti richiesta specifica, si applica la regola base del 25% prevista dall’articolo 13 del regolamento 883/2004. Molti lavoratori commettono l’errore di pensare che la soglia del 50% si applichi automaticamente, ma senza la richiesta formale all’INPS il limite resta al 25%.

Il certificato A1: documento chiave per lo smart working

Il certificato A1 (chiamato anche documento portatile A1) certifica in quale paese versi i contributi previdenziali. Quando lavori in smart working per un’azienda europea rimanendo sotto la soglia del 50%, questo documento diventa essenziale. Dimostra alle autorità di entrambi gli stati che sei coperto dal sistema di sicurezza sociale di uno specifico stato membro e che non devi versare contributi nell’altro.

Per ottenere il certificato A1 nell’ambito del framework agreement, il datore di lavoro presenta domanda all’istituto previdenziale del paese dove ha sede. In Italia, l’INPS ha fornito istruzioni operative con il messaggio 1072 del 13 marzo 2024. La procedura avviene tramite l’applicativo telematico “Rilascio certificazione A1 per attività lavorative in stati UE, SEE e Svizzera“. Il datore o un intermediario abilitato accede con SPID, CIE o CNS, seleziona “Eccezioni art. 16 Reg. CE 883/2004” e sceglie “Accordo Quadro Telelavoro” come tipologia di deroga.

La domanda deve essere corredata dall’accordo scritto di telelavoro tra azienda e dipendente. Questo documento deve specificare chiaramente la percentuale di lavoro da remoto prevista e deve essere firmato da entrambe le parti. L’INPS ha chiarito che senza l’accordo scritto si applicano le disposizioni ordinarie dell’articolo 13, quindi la soglia resta al 25%. L’accordo di telelavoro diventa quindi un documento contrattuale essenziale, non una semplice formalità.

La domanda deve essre presentata prima dell’inizio dell’attività di telelavoro transfrontaliero. Puoi chiedere l’applicazione retroattiva solo in casi limitati. Per i rapporti già attivi al primo gennaio 2024, era possibile presentare richiesta retroattiva fino a 12 mesi se la domanda arrivava entro il 30 giugno 2024. Per i nuovi rapporti, la retroattività massima è di tre mesi dalla data di inizio, e solo se nel periodo i contributi sono già stati versati nello stato del datore di lavoro. Oltre questi termini, devi applicare la legislazione dello stato di residenza per il periodo scoperto.

Il certificato A1 viene rilasciato per un periodo massimo di tre anni. Al termine puoi chiedere il rinnovo presentando una nuova domanda con un nuovo accordo di telelavoro. Durante i tre anni di validità devi monitorare attentamente la percentuale effettiva di smart working. Se la situazione cambia e superi il 50%, devi comunicarlo immediatamente all’istituto previdenziale che ha rilasciato il certificato. La modifica sostanziale della situazione di fatto comporta la decadenza dell’accordo e l’applicazione della legislazione dello stato di residenza dal momento del superamento della soglia.

Regno Unito post-Brexit: regole autonome

Dal primo gennaio 2021 il Regno Unito non fa più parte del sistema di coordinamento previdenziale europeo. Il periodo di transizione è terminato il 31 dicembre 2020 e da quel momento si applica il Trade and Cooperation Agreement (TCA) firmato tra UE e UK. Il TCA contiene un protocollo specifico sulla sicurezza sociale che mantiene alcuni meccanismi di coordinamento ma con regole diverse e più restrittive rispetto al regolamento 883/2004.

Per chi lavora in smart working dall’Italia per un’azienda britannica si applica il principio di territorialità stabilito dal protocollo. I contributi vanno versati dove svolgi fisicamente l’attività lavorativa. Se lavori stabilmente dall’Italia, l’azienda britannica deve aprire una posizione previdenziale in Italia e versare i contributi all’INPS. Non esiste più la possibilità di beneficiare delle soglie del 25% o del 50% previste per gli stati UE. Il framework agreement non si applica al Regno Unito perché richiede che entrambi gli stati abbiano aderito, e il Regno Unito non può aderire non facendo più parte dello spazio economico europeo.

Resta possibile il distacco internazionale con certificato A1. Se l’azienda britannica invia temporaneamente un lavoratore in Italia per esigenze aziendali, può ottenere il certificato A1 che mantiene i contributi nel Regno Unito. Ma il distacco ha una durata massima di 24 mesi e non può essere prorogato oltre, a differenza di quanto previsto per gli stati UE dove erano possibili estensioni fino a cinque anni. Superati i 24 mesi, scatta automaticamente la legislazione previdenziale italiana.

L’azienda britannica che ha un dipendente residente in Italia che lavora in smart working stabilmente deve quindi aprire una rappresentanza previdenziale presso l’INPS. La procedura richiede la raccolta di documentazione sulla società estera (statuto, certificato di incorporazione, visura camerale equivalente), la compilazione di moduli specifici e la gestione mensile degli adempimenti verso INPS e INAIL. L’azienda deve versare sia la quota datore che la quota dipendente (che trattiene dalla busta paga) e pagare anche i premi INAIL per l’assicurazione contro gli infortuni sul lavoro.

Gli oneri amministrativi e i costi sono significativi. Le aliquote contributive italiane possono essere diverse da quelle britanniche, e l’azienda deve gestire un sistema contributivo completamente diverso. Molte aziende britanniche si affidano a consulenti italiani specializzati in rappresentanze previdenziali per gestire questi aspetti. La complessità della situazione ha portato molte aziende del Regno Unito a preferire l’assunzione tramite società intermediarie (employer of record) piuttosto che assumere direttamente dipendenti che lavorano dall’Italia.

Svizzera: doppia soglia previdenziale e fiscale

La Svizzera presenta la situazione più complessa perché combina due accordi distinti con regole diverse. Dal punto di vista previdenziale, la Svizzera ha aderito al framework agreement europeo il primo luglio 2023. Vale quindi la regola del 50%: fino al 49,99% di smart working dall’Italia puoi mantenere i contributi AVS/AI svizzeri presentando la richiesta di deroga con certificato A1. Superata questa soglia, scatta l’obbligo di versare i contributi all’INPS italiana.

Dal punto di vista fiscale, l’accordo Italia-Svizzera del 28 novembre 2023 ha introdotto regole specifiche per i lavoratori frontalieri. I frontalieri residenti nei comuni di confine (entro 20 km dal confine) possono lavorare in smart working fino al 25% del tempo senza perdere lo status di frontaliere fiscale. Superando il 25% di giorni lavorati dall’Italia, perdono il beneficio della tassazione esclusiva in Svizzera e devono dichiarare il reddito anche in Italia.

Questa doppia soglia crea situazioni particolari che richiedono un monitoraggio attento. Immagina di lavorare per un’azienda di Lugano e di risiedere a Como. Se fai smart working per il 40% del tempo: dal punto di vista previdenziale sei sotto il 50%, quindi puoi richiedere di mantenere i contributi AVS svizzeri. Ma dal punto di vista fiscale superi il 25%, quindi perdi lo status di frontaliere e devi dichiarare in Italia con tassazione ordinaria. Paghi quindi le imposte in Italia ma i contributi restano in Svizzera.

Molti frontalieri preferiscono rimanere entro il 25% per evitare complicazioni fiscali, anche se previdenzialmente potrebbero spingersi fino al 50%. La convenienza dipende dalla situazione individuale: le imposte ordinarie italiane sono generalmente più alte dell’imposta sostitutiva del frontaliere, quindi superare il 25% comporta un aumento del carico fiscale complessivo. Solo in casi particolari (detrazioni elevate, redditi bassi) può convenire superare la soglia del 25%.

L’accordo Italia-Svizzera prevede anche disposizioni specifiche per i frontalieri “vecchi” (con contratto attivo prima del 18 luglio 2023) e “nuovi” (con primo contratto dopo tale data). I vecchi frontalieri che superano il 25% perdono completamente lo status per quell’anno d’imposta e devono dichiarare tutto il reddito in Italia. I nuovi frontalieri invece passano alle aliquote ordinarie svizzere alla fonte, perdendo il beneficio dell’aliquota ridotta frontalieri. Le conseguenze fiscali del superamento della soglia variano quindi anche in base alla data del primo contratto di lavoro in Svizzera.

Casi pratici: situazioni reali e soluzioni

Vediamo, di seguito alcuni casi reali visti nella pratica professionale, cercando di individuare la problematica, la possibile contestazione e la difesa (ove possibile).

Caso: Sviluppatore software per azienda tedesca

Marco risiede a Bologna e lavora come sviluppatore software per un’azienda di Monaco dal gennaio 2024. Il contratto prevede 40 ore settimanali con possibilità di smart working. Marco lavora due giorni alla settimana dall’Italia (lunedì e martedì) e tre giorni si reca fisicamente a Monaco (mercoledì, giovedì e venerdì). Percentuale di smart working: 40% dall’Italia. L’azienda tedesca non ha presentato richiesta di certificato A1 perché non era a conoscenza del framework agreement. Marco scopre la situazione a novembre 2024 quando riceve una comunicazione INPS che richiede i contributi arretrati da gennaio 2024.

L’INPS rileva che Marco ha lavorato oltre il 25% del tempo dall’Italia senza certificato A1. Applicando l’articolo 13 del regolamento 883/2004, la legislazione applicabile è quella italiana perché l’attività nello stato di residenza supera la soglia del 25%. L’INPS richiede quindi all’azienda tedesca di versare i contributi arretrati per tutto il 2024 (11 mesi), calcolati secondo le aliquote italiane. L’importo richiesto include sia la quota datore che quella dipendente, più sanzioni e interessi per omesso versamento. Il totale supera 15.000 euro.

L’azienda tedesca, assistita da un consulente italiano, presenta immediatamente domanda di certificato A1 con efficacia retroattiva. Allega l’accordo di telelavoro firmato con Marco che indica 40% di smart working dall’Italia (quindi sotto il 50% previsto dal framework agreement). Dimostra che nel periodo gennaio-novembre 2024 i contributi sono stati regolarmente versati in Germania presso gli enti tedeschi. Presenta anche la documentazione dei viaggi settimanali di Marco a Monaco (biglietti treno, prenotazioni hotel) che confermano la presenza fisica in Germania per tre giorni ogni settimana. Invoca l’applicazione retroattiva consentita per il periodo transitorio, considerando che la richiesta arriva entro l’anno 2024.

Attenzione critica: Marco lavora esattamente al 40%, rimanendo sotto la soglia del 50%. Se avesse lavorato tre giorni dall’Italia invece di due (60%), avrebbe superato il limite e la richiesta di certificato A1 sarebbe stata rigettata. In quel caso l’azienda avrebbe dovuto necessariamente aprire una posizione INPS in Italia e versare tutti i contributi arretrati con sanzioni. La differenza tra lavorare due o tre giorni alla settimana dall’Italia determina quindi conseguenze contributive completamente diverse: nel primo caso contributi tedeschi, nel secondo caso contributi italiani obbligatori.

Consulenza personalizzata su smart working e contributi transfrontalieri

Lavori dall’Italia per un’azienda europea e hai dubbi sulla tua posizione previdenziale? Hai ricevuto una contestazione dall’INPS sui contributi non versati? Ti serve il certificato A1 ma non sai come ottenerlo?

Come posso aiutarti:

• Analizzo la tua situazione lavorativa e verifico se rientri nelle soglie del framework agreement;
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Domande frequenti

Fonti e riferimenti normativi

Normativa:

• Regolamento (CE) n. 883/2004 del Parlamento europeo e del Consiglio, 29 aprile 2004 – Coordinamento dei sistemi di sicurezza sociale
• Regolamento (CE) n. 987/2009 del Parlamento europeo e del Consiglio, 16 settembre 2009 – Modalità di applicazione del regolamento 883/2004
• Framework Agreement on the application of Article 16 (1) of Regulation (EC) No. 883/2004 in cases of habitual cross-border telework – Entrato in vigore 1° luglio 2023
• Trade and Cooperation Agreement tra Unione Europea e Regno Unito, 31 dicembre 2020 – Protocol on Social Security Coordination
• Accordo tra Italia e Svizzera del 28 novembre 2023 – Telelavoro frontalieri e soglie fiscali/previdenziali

Prassi amministrativa:

• INPS, Messaggio n. 9751 del 30 aprile 2008 – Telelavoro e distacco internazionale
• INPS, Messaggio n. 1072 del 13 marzo 2024 – Istruzioni Framework Agreement telelavoro transfrontaliero
• INPS, Circolare n. 136 del 23 dicembre 2022 – Rilascio certificazione A1 per attività in UE, SEE e Svizzera
• Agenzia delle Entrate, Circolare n. 25/E del 18 agosto 2023 – Smart working e frontalieri Italia-Svizzera
• ANPAL, Comunicato stampa del 12 gennaio 2024 – Accordo quadro telelavoro transfrontaliero per l’Italia

Documentazione tecnica:

• Commissione Amministrativa UE, Decisione H 14 del 21 giugno 2023 – Orientamenti telelavoro durante pandemia COVID-19
• Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, Decreto di adesione del 28 dicembre 2023 – Framework Agreement Italia