Regime IVA per cassa: come funziona?

Una guida completa al regime dell’IVA per cassa: vantaggi, requisiti e esempi pratici per i professionisti e le PMI.

L’IVA per cassa è un regime speciale introdotto per supportare le piccole e medie imprese (PMI) e i professionisti che desiderano migliorare la gestione della propria liquidità. Questo meccanismo consente di posticipare il versamento dell’IVA al momento dell’incasso delle fatture (criterio di cassa), piuttosto che al momento della loro emissione.

In questo modo si deroga, quindi, al principio che vede come esigibile l’IVA di un documento registrato in contabilità. Il vantaggio di questo regime è proprio quello di operare in deroga e rendere esigibile l’IVA al momento dell’incasso dei corrispettivi.

In questa guida esamineremo nel dettaglio cos’è l’IVA per cassa, chi può utilizzarla e quali vantaggi offre. Scopriremo inoltre esempi pratici e le condizioni necessarie per aderire a questo regime.

Cos’è l’IVA per cassa?

L’IVA per cassa, o “regime di IVA per cassa“, è una modalità di gestione dell’Imposta sul Valore Aggiunto che permette al contribuente di differire il pagamento dell’IVA fino al momento dell’effettivo incasso del corrispettivo. Questo sistema è regolamentato dall’articolo 32-bis del D.L. n. 83/2012¹ e è rivolto principalmente a professionisti e piccole medie imprese con un fatturato annuo non superiore a 2 milioni di euro.

L’obiettivo è quello di evitare che le aziende e i professionisti debbano anticipare all’erario l’IVA su vendite o prestazioni che non sono ancora state incassate, riducendo così il rischio di problemi di liquidità. Il regime consente il versamento dell’IVA a debito sulle cessioni o sulle prestazioni di servizi solo al momento del pagamento della fattura da parte del cliente. Ed allo stesso tempo consente la detrazione dell’IVA sugli acquisti solo al momento in cui il soggetto pagherà la fattura al fornitore. In ogni caso, la liquidazione dell’IVA deve avvenire entro un anno dalla vendita o dalla prestazione del servizio, fatta eccezione per i casi di fallimento o di coinvolgimento del concessionario o del committente di una procedura concorsuale.

Come funziona il meccanismo

Con il regime dell’IVA per cassa, il contribuente versa l’IVA solo quando incassa effettivamente l’importo dal cliente. Allo stesso modo, il diritto alla detrazione dell’IVA sugli acquisti è posticipato fino al pagamento ai fornitori.

Esempio pratico

Supponiamo che l’azienda “Alfa Srl” emetta una fattura da 10.000 euro (IVA inclusa) a un cliente il 1° febbraio 2024. Se il cliente paga la fattura il 15 marzo 2024, “Alfa Srl” sarà tenuta a versare l’IVA relativa a quella fattura solo dopo il pagamento, quindi nel mese di marzo.

Se invece l’azienda non avesse optato per il regime di IVA per cassa, sarebbe stata obbligata a versare l’IVA relativa alla fattura già a febbraio, indipendentemente dall’effettivo incasso.

Confronto con il regime IVA ordinario

Valutazioni di convenienza del regime

Prima di optare per il regime IVA per cassa, è fondamentale valutare con attenzione se questa scelta sia effettivamente vantaggiosa per la tua situazione specifica. Non esiste una risposta univoca valida per tutti, poiché la convenienza dipende da diversi fattori legati alla struttura dei tuoi incassi e pagamenti.

Il primo elemento da analizzare è il rapporto tra tempi medi di incasso e tempi medi di pagamento. Se i tuoi clienti pagano mediamente dopo 60-90 giorni mentre tu devi saldare i fornitori entro 30 giorni, il regime per cassa genera uno svantaggio temporaneo. Infatti, dovrai attendere l’incasso delle fatture attive per versare l’IVA a debito, ma potrai detrarre l’IVA sugli acquisti solo dopo aver pagato i fornitori. Questo significa che nei primi mesi potresti trovarti con una liquidità IVA negativa maggiore rispetto al regime ordinario.

Al contrario, se lavori prevalentemente con pagamenti anticipati o a breve termine (entro 30 giorni) mentre dilazioni i pagamenti ai fornitori, il regime per cassa diventa particolarmente vantaggioso. In questo scenario riesci a incassare rapidamente le fatture attive e quindi a versare l’IVA solo su quanto effettivamente riscosso, mentre mantieni la possibilità di dilazionare i pagamenti passivi.

Un altro aspetto cruciale riguarda la percentuale di crediti inesigibili o di difficile riscossione. Se storicamente una parte significativa dei tuoi clienti paga con ritardi superiori ai 12 mesi o non paga affatto, il regime per cassa rappresenta una protezione importante. Ricorda infatti che decorso un anno dall’emissione della fattura, l’IVA diventa comunque esigibile anche se non hai incassato, salvo che il cliente sia stato assoggettato a procedure concorsuali. In quest’ultimo caso, l’esigibilità resta sospesa fino all’effettivo incasso.

Simulazione numerica

Per valutare concretamente la convenienza, ti suggeriamo di simulare le liquidazioni IVA degli ultimi 12 mesi applicando il criterio di cassa anziché quello di competenza. Prendi le fatture emesse e ricevute mese per mese, ma considera come esigibile/detraibile solo l’IVA relativa alle fatture effettivamente incassate o pagate in ciascun periodo. Confronta poi i versamenti IVA risultanti con quelli effettivamente eseguiti nel regime ordinario. Questo esercizio ti fornirà una proiezione realistica dell’impatto finanziario del regime.

Considera anche che il regime vincola per almeno tre anni, salvo superamento del limite di 2 milioni di euro. Una volta esercitata l’opzione, non potrai tornare al regime ordinario prima del triennio, quindi è essenziale essere certi della scelta. Se la tua attività è in forte crescita e prevedi di superare la soglia dei 2 milioni di euro entro i prossimi anni, valuta attentamente se vale la pena gestire la complessità del passaggio da un regime all’altro.

Chi può aderire al regime dell’IVA per cassa

Il regime dell’IVA per cassa è disponibile per i soggetti passivi IVA con un volume d’affari annuo non superiore a 2 milioni di euro. In particolare, possono usufruire di questo regime:

• Le piccole e medie imprese;
• I professionisti e lavoratori autonomi;
• Le società di persone e ditte individuali.

Possono optare per questo regime i contribuenti che operando nell’esercizio di impresa, arti o professioni, effettuano cessioni o prestazioni imponibili nel territorio dello Stato nei confronti di acquirenti che, a loro volta, agiscono nell’esercizio di impresa, arti o professioni. Sono comprese anche le operazioni effettuate a favore di soggetti passivi non residenti, se rilevanti territorialmente in Italia.

Esistono, tuttavia, alcune eccezioni: non possono adottare il regime dell’IVA per cassa coloro che operano in regimi speciali IVA, come il regime agricolo o le agenzie di viaggi.

Limite al volume d’affari

Sono autorizzati a differire il versamento dell’Iva solo i soggetti sopra indicati che nell’anno solare precedente hanno realizzato un volume d’affari non superiore a 2 milioni di euro. Nel calcolo del volume d’affari vanno considerate sia le operazioni assoggettate al regime dell’IVA per cassa sia le operazioni escluse da tale regime (es: operazioni soggette a reverse charge, ecc).

In caso di inizio di attività, sono ammessi coloro che prevedono di realizzare, nell’anno in corso, un volume d’affari superiore al suddetto limine. Non ragguagliato all’anno.

In caso di superamento del limite in corso d’anno, la possibilità di emettere fatture con imposta ad esigibilità differita cessa a partire dalle operazioni effettuate dal mese o trimestre successivo a quello in cui il limite è stato superato. In pratica le operazioni effettuate successivamente al mese/trimestre di superamento del limite sono esigibili immediatamente con le regole ordinarie. Mentre per le operazioni passive, le regole ordinarie si applicano alle fatture ricevute dal mese/trimestre successivo al superamento del limite.

Come si deve calcolare il volume d’affari?

Il calcolo del volume d’affari deve comprendere tutte le operazioni attive effettuate dal contribuente e quindi sia:

• Le operazioni assoggettate al regime dell’Iva per cassa;
• Le operazioni escluse da tale regime, come ad esempio quelle soggette alla disciplina del reverse charge.

Operazioni escluse dal regime

Le operazioni escluse dal regime sono soggette alle disposizioni ordinarie in materia di esigibilità dell’imposta. In particolare, bisogna distinguere fra le esclusioni riguardanti le operazioni attive e passive ai fini IVA, secondo il seguente schema:

Operazioni attive escluse da Iva per cassa

• Operazioni effettuate nei confronti di privati;
• Le operazioni effettuate da soggetti che applicano i regimi speciali Iva (produttori agricoli, agenzie di viaggio, beni usati, tabacchi, telefonia, ecc);
• Operazioni effettuate nei confronti di acquirenti che assolvono l’Iva con il sistema del reverse charge (cessioni intracomunitarie, cessioni all’esportazione, servizi internazionali o connessi agli scambi internazionali);
• Infine, operazioni effettuate nei confronti di soggetti per i quali l’Iva è ad esigibilità differita in via ordinaria (enti pubblici, ASL, università ecc).

Operazioni passive

• Acquisto di beni e servizi soggetti ad Iva con il sistema del reverse charge;
• Acquisti intracomunitari di beni;
• Importazioni di beni;
• Esportazioni di beni dai depositi Iva.

Funzionamento del regime

Per quanto riguarda il funzionamento del regime occorre tenere in considerazione che:

• L’IVA relativa alle cessioni di beni e prestazioni di servizi effettuate nei confronti di soggetti passivi IVA diviene esigibile nel momento in cui il corrispettivo viene effettivamente incassato, e in ogni caso, trascorso un anno dall’effettuazione dell’operazione, salvo che il cessionario o committente, in tale arco di tempo, sia stato sottoposto a procedure concorsuali (nel qual caso l’esigibilità è differita al momento dell’incasso);
• L’IVA assolta sugli acquisti di beni e servizi diventa detraibile solo a partire dal momento in cui avviene il pagamento del corrispettivo nei confronti del fornitore, e in ogni caso decorso un anno dal momento di effettuazione dell’operazione.

Attraverso il regime in commento il soggetto passivo IVA determina l’imposta da versare dalle proprie liquidazioni periodiche solo in relazione all’imposta effettivamente riscossa nel periodo (e non in relazione all’Iva fatturata).

Esempio

Ad esempio, ipotizziamo che vi sia l’impresa Gamma SRL che decide di applicare il regime per cassa ai fini IVA. L’azienda effettua una cessione di beni all’azienda Delta, emettendo fattura per 1.000 euro oltre IVA nel mese di gennaio. Delta effettua il pagamento nel successivo mese di maggio. Gamma deve considerare l’IVA della fattura nella liquidazione IVA relativa al mese di pagamento, e quindi maggio, e non nel mese di emissione della fattura (effettuazione dell’operazione) che sarebbe gennaio.

Per quanto riguarda l’azienda Delta non vi sono effetti relativi all’IVA. Il cessionario dell’operazione, infatti, non riceve effetti derivanti dall’esercizio di questo regime IVA da parte del cedente. Questo significa che il cessionario che ha ricevuto fattura con l’indicazione “IVA per cassa” ha la possibilità di detrarsi l’IVA dal momento di effettuazione dell’acquisto, ex art. 6 del DPR n. 633/72 (Circolare n. 44 del 26/11/12 dell’Agenzia delle Entrate).

Detrazione IVA allungata fino ad un anno

Per i soggetti che aderiscono al regime l’imposta diviene esigibile, limitatamente a tutte le operazioni effettuate con altre imprese o professionisti, nel momento del pagamento della fattura da parte dei clienti. Indipendentemente dal pagamento, l’IVA diviene esigibile al decorso di un anno dal momento di effettuazione dell’operazione. Se il corrispettivo è incassato solo in parte, l’imposta diventa esigibile per un importo corrispondente al rapporto tra la somma incassata ed il corrispettivo complessivo.

Per quanto riguarda le operazioni passive, coloro che aderiscono al regime possono detrarre l’IVA corrisposta ai propri fornitori solo al momento in cui viene pagato il corrispettivo. O comunque, indipendentemente dal pagamento dell’IVA, decorso un anno dal momento in cui l’IVA è divenuta esigibile per il fornitore. Naturalmente resta valida la regola generale secondo cui, la detrazione può essere esercitata al più tardi con la dichiarazione relativa all’anno nel corso del quale è sorto il diritto alla detrazione.

Ai fini del decorso del periodo di un anno, nelle ipotesi di fatturazione differita, come ad esempio per le cessioni di beni la cui consegna o spedizione risulti da documento di trasporto, rileva in ogni caso il momento di effettuazione dell’operazione (consegna o spedizione) a prescindere dalla successiva data di fatturazione dell’operazione.

Come si individua il momento di incasso o pagamento?

Il momento dell’incasso/pagamento deve essere così individuato:

• Pagamento in contanti: momento della consegna del denaro;
• Ri.BA., RID, bonifico bancario: deve essere fatto riferimento alle risultanze dei propri conti dai quali risulta l’accreditamento del corrispettivo.

Esercizio dell’opzione per l’adesione al regime

Per l’applicazione del regime dell’IVA per cassa non è necessaria alcuna comunicazione preventiva. L’adesione si desume dal comportamento concludente del contribuente (valgono le annotazioni in fattura, o nelle liquidazioni Iva). Inoltre, è necessario fare una specifica annotazione nel quadro VO della dichiarazione Iva annuale.

Si tratta della Dichiarazione IVA relativa all’anno in cui è esercitata l’opzione. Ad esempio per l’esercizio dell’opzione nell’anno 2025, si tratta della dichiarazione Iva da presentare nel 2026 (relativa al 2025) L’applicazione del regime ha generalmente effetto dal primo gennaio dell’anno in corso del quale è esercitata. Oppure dal momento dell’inizio dell’attività se è esercitata in tale sede.

Le comunicazioni effettuate con la dichiarazione annuale IVA (quadro VO) presentata entro 90 giorni dalla scadenza del termine, sono comunque considerate valide anche se comportano l’applicazione della sanzione amministrativa per irregolarità formale (ex art. 8 co. 1 del D.Lgs. n. 471/97).

Durata e revoca

L’opzione vincola il contribuente per almeno un triennio salvo il caso di superamento della soglia di 2 milioni di euro di volume d’affari, che comporta la cessazione dal regime. In questo caso la cessazione avviene a partire dal mese o trimestre successivo a quello di superamento del limite. Trascorso il triennio, l’opzione resta valida per ciascun anno successivo, a meno che non sia effettuata la revoca, con le stesse modalità previste per l’opzione.

Ad esempio, ipotizziamo che un soggetto eserciti l’opzione per il periodo di imposta 2025. Tale opzione deve essere esplicitata nella dichiarazione Iva 2025, da presentare nel 2026. A questo punto l’opzione è valida per il triennio fino al 2027, con possibilità di optare di nuovo per l’applicazione del regime ordinario a partire dal 2028. Il tutto, ipotizzando che l’impresa non superi la soglia dei 2 milioni di euro di volume di affari, che farebbe cessare il regime.

Nella liquidazione IVA che riguarda l’ultimo mese o trimestre in cui è stata applicata l’IVA per cassa deve essere computato a debito l’ammontare dell’imposta non ancora versata in applicazione del regime, in quanto non più spettante. Nella stessa liquidazione può essere esercitato, ex art. 19 del DPR n. 633/72, il diritto alla detrazione dell’imposta non ancora detratta relativa agli acquisti effettuati e non ancora pagati. In questo modo il soggetto è idoneo a riprendere l’ordinario regime di applicazione e liquidazione dell’IVA.

Indicazione in fattura

Il soggetto che intende aderire al regime IVA per cassa, come detto, deve evidenziarne la volontà in fattura. Tale documento deve, necessariamente, prevedere la seguente annotazione:

Il soggetto deve poi computare l’imposta nella liquidazione periodica relativa al mese o trimestre nel corso del quale è incassato il corrispettivo. L’emissione della fattura elettronica tramite il Sistema di Interscambio, richiede al compilazione del campo relativo al regime fiscale utilizzando lo specifico codice “RF17“.

La mancata indicazione della predetta frase sulle fatture emesse costituisce una mera violazione formale che non preclude il diritto di avvalersi del regime.

Vantaggi del regime dell’IVA per cassa

Il regime offre numerosi vantaggi alle PMI e ai professionisti che lo adottano:

• Migliore gestione della liquidità: Posticipando il versamento dell’IVA al momento dell’incasso, l’azienda non si trova nella posizione di dover anticipare somme non ancora ricevute;
• Riduzione del rischio finanziario: Questo sistema è particolarmente vantaggioso per chi ha clienti che pagano con ritardi significativi, evitando di dover anticipare l’IVA su crediti difficilmente esigibili;
• Maggiore controllo sui flussi di cassa: La corrispondenza tra incassi e pagamenti dell’IVA permette una gestione più efficiente del flusso di cassa, che è fondamentale per la stabilità finanziaria dell’azienda.

Svantaggi e limiti del regime

Nonostante i vantaggi, il regime presenta anche alcune limitazioni:

• Obbligo di attendere per la detrazione dell’IVA: Chi adotta questo regime può detrarre l’IVA sugli acquisti solo nel momento in cui effettua il pagamento ai propri fornitori;
• Maggiore complessità gestionale: È necessario tenere traccia degli incassi e pagamenti per ogni fattura, aumentando la complessità della contabilità.

Incassi e pagamenti parziali: il criterio proporzionale

Una delle situazioni più comuni riguarda gli incassi parziali delle fatture. Quando un cliente paga solo una parte del corrispettivo dovuto, l’IVA diventa esigibile proporzionalmente alla somma incassata rispetto al totale della fattura. Secondo quanto stabilito dalla Circolare n. 44/E del 2012, il calcolo si effettua applicando questa formula:

Facciamo un esempio concreto. Hai emesso una fattura di 10.000 euro più 2.200 euro di IVA, per un totale di 12.200 euro. Il cliente paga un acconto di 6.100 euro, pari esattamente al 50% del totale fattura. In questo caso, l’IVA esigibile nel mese dell’incasso sarà di 1.100 euro (il 50% di 2.200 euro). Il restante 50% dell’IVA diventerà esigibile quando il cliente salderà la parte rimanente, oppure allo scadere di un anno dall’emissione della fattura se il saldo non fosse ancora pervenuto.

Lo stesso principio si applica simmetricamente per i pagamenti parziali ai fornitori. Se paghi solo una parte di una fattura di acquisto, potrai detrarre proporzionalmente solo la quota parte di IVA corrispondente all’importo effettivamente versato. Questo meccanismo garantisce la coerenza tra flussi finanziari e trattamento IVA, ma richiede un’attenzione particolare nella contabilizzazione.

Consulenza fiscale online

Il regime dell’IVA per cassa rappresenta un’opportunità importante per migliorare la gestione della liquidità per piccole e medie imprese e per i professionisti. Nonostante la maggiore complessità nella gestione amministrativa, i benefici in termini di controllo dei flussi di cassa e riduzione del rischio finanziario possono risultare decisivi, soprattutto per le realtà con clienti che tendono a ritardare i pagamenti. Prima di scegliere questo regime, è fondamentale valutare con attenzione i pro e i contro e, se necessario, consultare un esperto per un’analisi più approfondita.

Hai bisogno di ulteriori informazioni o di un supporto per valutare questo regime IVA è adatto alla tua attività? Non esitare a contattarci per una consulenza personalizzata.

Note

1 –  Articolo 32-bis del Decreto-legge n. 83/2012, introdotto a seguito del recepimento della Direttiva 2006/112/CE, come modificata dalla Direttiva 2010/45/UE del 13 luglio 2010.