Documento di trasporto: cos’è e come si compila

Il Documento di trasporto (DDT) è un documento contabile di consegna emesso in relazione alla movimentazione di beni da parte di soggetti passivi IVA. Questo sia che essi esercitino in forma individuale che collettiva. Tale documento, noto anche come bolla di accompagnamento, è un elemento cruciale nel processo di movimentazione delle merci. Questo documento contabile, emesso dai soggetti passivi IVA, giustifica il trasferimento di un bene da un cedente a un cessionario attraverso il trasporto dello stesso.

L’effettiva operatività di tale documento contabile coincide con l’abrogazione delle disposizioni (DPR n. 627/1978) riguardanti l’obbligo di emissione del documento di accompagnamento dei beni viaggianti (fattura o bolla accompagnatoria). Abrogazione a seguito della quale, i beni viaggianti, in linea di principio, non devono essere più obbligatoriamente assistiti da documento accompagnatorio.

Ai fini fiscali, il Documento di trasporto può essere utilizzato quando il contribuente abbia intenzione di:

• Avvalersi della fatturazione differita (articolo 21, DPR n. 633/72);
• Vincere le presunzioni di acquisto o di vendita previste dalla nostra disciplina (articolo 53, DPR n. 633/72).

Documento di trasporto DDT

Il Documento di Trasporto è un documento fiscale emesso per giustificare il trasferimento di un bene da un cedente a un cessionario attraverso il trasporto dello stesso. Il DDT deve essere presente sia in caso di trasporto in proprio dal mittente o dal destinatario, sia se venga affidato a un trasportatore. Si tratta di un documento previsto dalla legge italiana relativamente al trasporto delle merci, introdotto a sostituzione parziale della bolla di accompagnamento.

Il DPR n. 472/96 ha introdotto il DDT come sostituzione della precedente Bolla di Accompagnamento. Il DDT certifica un trasferimento di merci dal cedente (venditore) al cessionario (acquirente). La consegna avviene presso la sede indicata dal cessionario quale luogo di consegna. Il trasporto può essere effettuato sia dal mittente che dal destinatario, oppure utilizzando un trasportatore che si assume l’incarico della consegna.

Il Documento di trasporto viene emesso almeno in duplice esemplare (uno per il cedente e uno per il cessionario) e in forma libera. Ossia senza vincoli di forma, di dimensioni o di tracciato, prima dell’inizio del trasporto o della consegna della merce. Ovvero prima della consegna diretta o dell’affidamento dei beni al trasportatore, e deve contenere l’indicazione alcuni elementi obbligatori.

Normativa civilistica

I Documenti di trasporto non rispondono solo all’adempimento della normativa fiscale ma ricoprono anche necessità di carattere civilistico. Come ad esempio la tutela e la garanzia per cedente e cessionario dell’avvenuta consegna delle merci. Nonché per una corretta gestione amministrativa. È quindi da valutare caso per caso l’opportunità di certificare con DDT anche operazioni che sarebbero esenti per la legislazione fiscale. Questo anche allo scopo di ottenere dalla controparte ricevuta dell’effettiva consegna dei beni.

Dopo la soppressione della bolla di accompagnamento, l’introduzione del documento di trasporto permette alle imprese di continuare ad emettere la fattura differita.

Caratteristiche del Documento di trasporto

Il DDT deve contenere obbligatoriamente i seguenti elementi, ai sensi dell’articolo 1 del DPR n. 472/96. Questo affinché il documento sia valido fiscalmente. Il DDT ha diverse funzioni. Dal punto di vista fiscale, può essere utilizzato quando il contribuente intende emettere una fattura diversa o bypassare la presunzione di acquisto o di vendita. Inoltre, il DDT documenta l’avvenuto trasferimento di merci dal venditore all’acquirente, garantendo la consegna delle merci presso la sede indicata dal cessionario quale luogo di consegna.

Dal punto di vista civilistico, il DDT offre tutela e garanzia per Cedente e Cessionario dell’avvenuta consegna delle merci, facilitando la corretta gestione del magazzino per lo scarico e il carico delle merci.

Vediamo di seguito gli elementi obbligatori del documento.

Data e numero di emissione

In caso di fatturazione differita, prevista dall’articolo 21, comma 4 del DPR n. 633/72, la data deve essere quella di effettuazione dell’operazione. Inoltre, nella particolare ipotesi in cui non coincidano la data di consegna dei beni e la data di compilazione del documento di trasporto, sulla fattura potrà riportarsi esclusivamente la data di formazione del DDT (su di esso deve indicarsi la diversa data di consegna o di spedizione). Se il DDTviene per la fatturazione differita, si evidenzia che, per quanto concerne le cessioni di beni effettuate nel mese solare precedente fra gli stessi soggetti utilizzando il DDT, è possibile emettere una sola fattura riepilogativa.

Generalità dei soggetti

Sul documento deve essere indicata la ditta, la denominazione o ragione sociale dei soggetti coinvolti (nome e cognome in caso di persone fisiche), residenza o domicilio degli stessi (ubicazione della stabile organizzazione per i non residenti) e, relativamente al soggetto emittente il suo numero di partita IVA. Se il trasporto è affidato a terzi, devono essere indicate le generalità dell’impresa trasportatrice e non quelle della persona che esegue materialmente il trasporto.

Descrizione dei beni

Con riferimento alla descrizione dei beni ceduti, l’indicazione della quantità degli stessi può essere effettuata in cifre, senza che sia necessaria l’indicazione in lettere. I beni oggetto del trasporto non devono necessariamente essere viaggiare assieme al DDT. Il quale può essere inviato anche separatamente, tramite servizio postale, a mezzo corriere oppure mediante strumenti elettronici. Questo purché ciò avvenga entro la mezzanotte del giorno di consegna. Infine, occorre sottolineare che il documento di trasporto è soggetto a specifici obblighi di conservazione (articolo 39, DPR n. 633/72).

Conservazione del Documento di trasporto

Il DDT è soggetto agli obblighi di conservazioni legati ai documenti obbligatori ai fini IVA. Così come previsto dall’articolo 39 del DPR n. 633/72. Tale articolo, rimanda, infatti all’articolo 22 del DPR n. 600/73. Articolo che prevede che tali documenti debbano essere conservati da contribuente fino a quando non siano definiti gli accertamenti relativi al corrispondente periodo di imposta. Questo anche oltre il termine di 10 anni stabilito dall’articolo 2220 c.c.

Trasporto di merci destinate alla vendita

Il DDT, completo di tutti gli elementi sopra descritti, è idoneo a consentire la fatturazione differita sia al cedente sia al cessionario. Questo con la precisazione che, ai fini della fatturazione differita, al documento di trasporto è equiparato qualsiasi altro documento (lettura di vettura, polizza di carico, ecc.), purché esso contenga le informazioni sopra descritte. In presenza di tutti gli elementi previsti, sono idonei a tale scopo anche i documenti postali nonché lo scontrino e la ricevuta fiscale. 

Qualora il cedente invii i beni per alcune lavorazioni ad un’impresa terza, la quale, successivamente, dovrà provvedere direttamente all’invio della merce al cessionario, per poter usufruire della fatturazione differita, sarà necessario che l’impresa che effettua le lavorazioni emetta un DDT. Documento relativo alla movimentazione dall’impresa terza al cessionario. Tale documento deve contenere gli elementi identificativi di tutti i soggetti coinvolti nell’operazione (impresa terza, cedente, cessionario).

Casi particolari

Allo stesso tempo, nell’ipotesi di vendite triangolari (movimentazione dei beni dal cedente direttamente all’acquirente del primo cessionario), il secondo cedente potrà emettere fattura differita a fronte del documento di trasporto emesso dal primo cedente. Ciò, tuttavia, a patto che la cessione dal primo cedente al secondo cessionario senza il transito presso il secondo cedente/primo cessionario risulti da atto scritto, anche sotto forma di ordine commerciale, e che dal DDT emesso dal primo cedente si evinca che la consegna diretta al secondo cessionario viene eseguita su disposizione del secondo cedente.

Infine, nel caso di trasporto di beni ceduti dagli agricoltori esonerati (articolo 34, DPR n. 633/72), l’emissione del DDT, prevista allorché si voglia usufruire della fatturazione differita, spetta al cessionario soggetto Iva. Questo dal momento che, in tale ipotesi, è quest’ultimo ad essere il soggetto tenuto ad emettere la fattura. Pertanto, nella movimentazione dall’agricoltore esonerato al cessionario, i beni possono viaggiare senza DDT. Questo ferma restando la possibilità per quest’ultimo di avvalersi della fatturazione differita.

Il documento di trasporto potrà essere emesso dal cessionario, inoltre, anche con riferimento ai conferimenti di prodotti agricoli da parte di produttori soci o associati ad enti, cooperative o altri organismi associativi.

Trasporto di beni a titolo non traslativo

L’emissione del DDT può avvenire anche al fine di superare le presunzioni acquisto o di vendita previste dalla normativa in materia (articolo 53 del DPR n. 633/72). Ciò accade con riferimento alla movimentazione di beni a titolo non traslativo (deposito o comodato, lavorazione, prova, ecc.). Ciò anche nell’ipotesi, di “tentata vendita“. Vale a dire quando la merce viene consegnata al cliente senza che tale consegna sia supportata da alcun ordine da parte di quest’ultimo.

In questo caso, infatti, all’atto della consegna dei beni viene predisposto un documento di trasporto generale (cd. “documento di automezzo“) per tutti i beni che escono dai locali dell’impresa. In ogni caso, per le movimentazione di beni a titolo non traslativo, per poter assolvere alla propria finalità, il DDT deve contenere l’espressa indicazione della causale non traslativa del trasporto.

Per quanto concerne lo svolgimento di operazioni internazionali, anche in queste situazioni il DDT deve essere utilizzato dagli operatori economici. Questo allo scopo di avvalersi, nei casi consentiti, della fatturazione differita. Nonché come mezzo di prova dell’avvenuta o della mancata effettuazione dell’operazione.

Con riferimento alle cessioni all’esportazione, non è prevista l’emissione del documento di trasporto. Questo dal momento che, da un lato, non è più obbligatorio far scortare i beni viaggianti da un documento accompagnatorio. Mentre, dall’altro, l’operazione doganale di esportazione richiede l’esibizione delle fatture immediate.

In ordine a tale ultima situazione, il DDT potrà, quindi, essere emesso esclusivamente nelle ipotesi in cui sono coinvolti più di due soggetti (esportazioni tramite commissionario ed esportazioni triangolari). In questi casi, infatti, spetterà al commissionario o al promotore della triangolazione presentare la fattura in dogana. Questo al fine di compiere le formalità relative all’esportazione. Sul DDT dovrà aversi cura di annotare anche la destinazione estera dei beni e il tipo di operazione.

Cessioni intracomunitarie

Per quanto concerne, poi, le cessioni intracomunitarie, il documento di trasporto potrà essere emesso sia in funzione della possibilità di avvalersi della fatturazione differita. Questo ai sensi dell’articolo 21, comma 4 del DPR n 633/72, sia come mezzo di prova ai fini della dimostrazione dell’effettività delle cessioni intracomunitarie. Nonché della movimentazione di merci a titolo non oneroso verso Paesi aderenti alla Comunità europea.

In ordine, infine, alle cessioni verso operatori di San Marino, il soggetto nazionale è obbligato ad emettere un documento di trasporto (con indicazione della relativa causale), in tre esemplari (quattro, se il trasporto è tramite vettore). Due dei quali devono scortare i beni, per essere poi esibiti, per i necessari riscontri, all’Ufficio Tributario di San Marino all’entrata del territorio dell’omonima Repubblica.

Ricevuta fiscale

I contribuenti che sono tenuti all’emissione della ricevuta fiscale per la certificazione dei corrispettivi non devono compilare il DDT. L’emissione della ricevuta fiscale (completa dei dati identificativi del cliente) consente di procedere all’emissione della fattura differita e sostituisce di fatto il DDT stesso. Premesso che la fattura differita va emessa solo ed esclusivamente nel caso di cessione di beni, è opportuno chiarire il comportamento da seguire in caso di prestazioni di servizi che presuppongano la consegna del bene finito o lavorato. Innanzitutto il comportamento da tenere cambia se la prestazione viene resa in un locale non aperto al pubblico o presso un’impresa, oppure in un locale aperto al pubblico, in forma ambulante o nell’abitazione di un cliente privato.

• Nel caso di prestazione resa in locale non aperto al pubblico o presso un’impresa l’operazione dovrà essere conclusa con emissione di fattura ordinaria. Il documento di trasporto dovrà essere sempre emesso qualora si renda necessario vincere le presunzioni di cessione, quindi se unitamente alla prestazione vengono fornite merci. Per comprovare la consegna delle merci sarebbe sempre opportuna l’emissione di un documento di trasporto da far controfirmare per ricevuta dal cliente.
• Nel caso invece la prestazione venga resa in un locale aperto al pubblico o nell’abitazione di clienti privati non è obbligatoria l’emissione della fattura. Questo a meno che non a richiesta del cliente e non oltre il momento di effettuazione della prestazione. In questo caso deve essere emessa la Ricevuta Fiscale al momento del suo completamento.

Al fine di vincere la presunzione di cessione all’articolo 53 del DPR n. 633/72 consiglio sempre l’emissione di un DDT. Questo in tutti i casi in cui si prevede che la prestazione venga terminata in una data diversa dalla consegna dei beni.

Beni in conto lavorazione

Nel caso di consegna di beni a terzi (ovvero da parte di terzi):

• In conto lavorazione;
• In conto deposito;
• Beni in comodato ovvero in dipendenza di contratti estimatori o contratti d’opera, appalto, trasporto, mandato, commissione o altra motivazione che non configura il trasferimento di proprietà

Il DDT costituisce una delle prove valide per vincere la presunzione di cessione (ovvero di acquisto nel caso di ricezione merci). Per adempiere correttamente al suo scopo il DDT deve contenere la causale del trasporto e deve essere conservato da entrambe le parti.

Agenti di commercio

Relativamente ai campionari bisogna distinguere fra due ipotesi. La prima è che il campionario non sia altro che un insieme di campioni senza valore, di modico valore, appositamente contrassegnati e non vendibili. Oppure che il campionario sia composto da beni identici o simili a quelli di normale vendita e di valore più o meno rilevante.

Nel primo caso, poiché le cessioni di campioni senza valore non sono considerate cessioni di beni (articolo 2, comma 6, lettera d), DPR n. 633/1972) nessuna formalità è prevista per la loro movimentazione, utilizzo, ecc.

Nella seconda ipotesi, si tratta invece di vincere la presunzione di cessione di beni immessi nel campionario (articolo 53, DPR n. 633/1972). Pertanto, deve essere emesso un documento di trasporto (destinatario l’agente o il rappresentante), con causale “conto campionario“. Documento contenente l’elencazione dei beni che compongono il campionario stesso.

Per quanto riguarda la sostituzione del campionario (o anche la sua variazione), l’agente emetterà per la restituzione del campionario stesso un suo DDT.

Documento cui sarà destinataria la casa mandante (con riferimento al documento precedente) e la stessa casa mandante emetterà ovviamente un nuovo DDT per la consegna del nuovo campionario. Oppure modificherà o integrerà il vecchio documento. Dopo l’abolizione della bolla, non è più obbligatorio che il DDT accompagni il campionario a bordo dell’autoveicolo dell’agente. Il Documento di trasporto emesso dalla Casa mandante dovrà però essere conservato ai sensi dell’articolo 39, DPR n. 633/72.

Fattura elettronica

Con l’introduzione della Fattura Elettronica si assiste ad una generare digitalizzazione del processo di emissione dei documenti. In questo senso mi riferisco sia alla Fattura Immediata che al Documento di Trasporto. A questo scopo vediamo quello che deve essere la digitalizzazione del processo di vendita, da un punto di vista documentale.

• Crei il DDT in PDF, lo stampi e lo predisponi con la merce venduta;
• Compili la Fattura Elettronica XML , inserendo anche i dati relativi alla sezione riferita alla Fattura Accompagnatoria con i dati del trasporto;
• Volendo potresti fare una copia analogica conforme della fattura elettronica XML e fornirla al trasportatore per sicurezza;
• Quando invii la fattura elettronica attraverso lo SDI, ci alleghi nel file XML anche il DDT;
• Conservi in un sistema di conservazione a norma sia la fattura elettronica sia il DDT. E questo non lo puoi fare con il servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate perché ti conserverebbe soltanto la fattura elettronica XML.

L’aspetto che devi tenere a mente è che il momento di emissione della fattura non cambia. Per le cessioni di beni la fattura si emette al momento della consegna o spedizione della merce. Questo ai sensi dell’articolo 21 del DPR n. 633/72. Quindi, in caso di emissione di fattura immediata, la Fattura Elettronica deve essere emessa nelle 24 ore successive alla conclusione dell’operazione. Mentre la fattura differita entro il giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione dell’operazione.

Conclusioni

Il Documento di Trasporto è un elemento essenziale nel processo di movimentazione delle merci. La sua corretta compilazione e utilizzo sono fondamentali per garantire la conformità fiscale e per facilitare la gestione efficiente del magazzino. Prima di emettere un DDT, è importante comprendere appieno i requisiti e le implicazioni legali per garantire una gestione efficace e conforme alla legge del processo di trasporto delle merci.

Domande frequenti