Guida al Libro Unico del Lavoro per le aziende

Il Libro Unico del Lavoro, comunemente noto come LUL, rappresenta in Italia un registro obbligatorio per tutti i datori di lavoro, sia del settore privato che pubblico. Introdotto con il Decreto Legislativo n. 112 del 2008, il LUL ha lo scopo di semplificare e unificare in un unico documento tutte le registrazioni relative ai rapporti di lavoro, sostituendo diversi registri precedentemente previsti dalla normativa.

All’interno del LUL vengono annotate informazioni dettagliate relative all’assunzione, alle variazioni contrattuali, alle retribuzioni, alle assenze e alle cessazioni dei rapporti di lavoro. La corretta tenuta del registro è essenziale per garantire la trasparenza e la regolarità dei rapporti di lavoro, nonché per adempiere agli obblighi di legge in materia di lavoro e previdenza sociale.

Che cos’è il Libro Unico del Lavoro?

Il Libro unico del lavoro, o LUL, è il documento che sostituisce (dal 2008) i vecchi libri paga e matricola. Si tratta di un libro obbligatorio nel quale sono indicate anche le presenze del lavoratore dipendente: tutti i datori di lavoro che occupano lavoratori subordinati o parasubordinati sono obbligati alla sua tenuta, ad esclusione dei datori di lavoro domestico. Può provvedere alla tenuta e alla conservazione del LUL anche il consulente del lavoro.

Nella pratica, non ci sono differenze col classico cedolino paga, tranne che per le presenze, che sono riportate obbligatoriamente e dettagliatamente nel LUL, e non in un documento a parte. Possiamo dire, quindi, che la finalità del LUL è quella di documentare lo stato del rapporto di lavoro di ogni dipendente, quindi lo stato occupazionale dell’azienda.

Il LUL deve essere vidimato e numerato in modo unico, sequenziale e continuativo. La vidimazione avviene entro la fine del mese successivo alla registrazione. Il libro può essere conservato presso la sede legale del datore di lavoro o presso un professionista abilitato. Deve essere conservato per 5 anni dall’ultima registrazione.

Il LUL ha sostituito una serie di registri separati che venivano utilizzati in precedenza, con l’obiettivo di semplificare gli adempimenti amministrativi delle aziende e di rendere più efficaci i controlli da parte delle autorità competenti, come l’Ispettorato del Lavoro e l’INPS.

A cosa serve il LUL?

La funzione principale del Libro Unico del Lavoro è quella di documentare l’effettività di ogni singolo rapporto di lavoro tra datore di lavoro e lavoratore, dimostrando così lo stato occupazionale dell’impresa. Ogni datore di lavoro ha un solo libro unico, anche in caso di pluralità di posizioni.

Sono obbligati alla tenuta del LUL tutti i datori di lavoro privati di qualsiasi settore, compresi quelli agricoli, dello spettacolo, dell’autotrasporto, marittimi, che occupano lavoratori subordinati o collaboratori. Sono esclusi i datori di lavoro domestici, le pubbliche amministrazioni, le aziende individuali artigiane senza dipendenti, le società cooperative e altre specifiche categorie.

Le funzioni

Il Libro Unico del Lavoro svolge un ruolo cruciale per garantire la trasparenza delle relazioni di lavoro. Attraverso questo strumento, l’azienda può dimostrare in modo chiaro e documentato che tutti gli obblighi retributivi, previdenziali e assistenziali sono stati rispettati. Questo rappresenta una protezione importante sia per il datore di lavoro sia per il lavoratore, evitando controversie future legate a retribuzioni o contributi mancanti.

Dal punto di vista legale, il LUL è l’unico documento ufficiale che viene preso in considerazione dalle autorità per verificare il corretto adempimento delle obbligazioni contrattuali. L’introduzione del LUL ha portato alla semplificazione delle procedure amministrative, eliminando l’obbligo di tenere più registri separati e consentendo una gestione centralizzata delle informazioni.

Oltre agli aspetti retributivi, il registro contiene anche informazioni sulle presenze dei lavoratori, comprese le ore lavorate, le ferie e i permessi. Questo consente una gestione accurata dei turni di lavoro e facilita la verifica della conformità rispetto alle normative sui tempi di lavoro e di riposo.

Obbligo di istituzione del LUL

L’obbligo di istituire e rendicontare il Libro unico del lavoro è stato previsto dall’art. 39 comma 1) del D.L. 112/2008 convertito con L.133/2008, dove è disposto che:

“Il datore di lavoro privato, con la sola esclusione del datore di lavoro domestico, deve istituire e tenere il libro unico del lavoro nel quale sono iscritti tutti i lavoratori subordinati, i collaboratori coordinati e continuativi e gli associati in partecipazione con apporto lavorativo“.

Dalla norma è evidenziato che non sono obbligati alla redazione della busta paga i datori di lavoro domestici, alle cui dipendenze sono implementate Colf e Badanti, e i datori di lavoro della Pubblica Amministrazione. Ulteriori chiarimenti sono stati forniti in seguito dalla Circolare n. 20/2008 del Ministero del Lavoro, nella quale è stato precisato che oltre ai casi precedenti, sono esclusi dall’obbligo di redazione del Libro Unico del Lavoro:

1. Le società cooperative di produzione e lavoro ed ogni altro tipo di società, anche di fatto, per il lavoro manuale e non manuale dei rispettivi soci;
2. L’impresa familiare per il lavoro, con o senza retribuzione, del coniuge, dei figli e degli altri parenti e affini, che prestino attività manuale o non manuale;
3. I titolari di aziende individuali artigiane che  operino col solo lavoro del titolare avvalendosi esclusivamente di soci o familiari;
4.   Le società e ditte individuali del commercio (terziario) che operino con l’apporto di lavoro del titolare o dei soci.

Ulteriore esclusione è prevista per gli Ordini Professionali poiché considerati enti di interesse non economico. Sono invece tenuti alla redazione del Libro Unico del Lavoro i dipendenti:

• I dipendenti assunti con contratto di somministrazione o distacco;
• I dipendenti in forza presso unità operative site all‘estero.

Modalità di redazione del LUL

Nel LUL si registrano dati sia legati all’azienda che riferiti ad ogni singolo lavoratore. Per il datore di lavoro, vengono registrati dati come la ragione sociale e le posizioni INPS e INAIL. Per ogni lavoratore, vengono indicati i dati anagrafici, la data di assunzione, la qualifica, il livello di inquadramento contrattuale e altri elementi rilevanti.

Le modalità di redazione del Libro Unico del lavoro sono suddivise in tre tipologie:

1. Elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo con la numerazione di ogni pagina e vidimazione prima della messa in uso presso l’Inail;
2. Stampa laser con autorizzazione preventiva dell’Inail alla stampa e generazione della numerazione automatica;
3. Su supporti magnetici, sui quali ogni singola scrittura costituisca documento informatico e sia collegata alle registrazioni in precedenza effettuata, o ad elaborazione automatica dei dati, garantendo, oltre la consultabilità in ogni momento, anche la inalterabilità e la integrità dei dati, nonché la sequenzialità cronologica delle operazioni eseguite.   

Non esiste quindi un modello preciso con cui redigere la busta paga, tuttavia sono richieste tutta una serie di informazioni che in essa vanno inserite. A titolo esemplificativo illustrerò il contenuto minimo avvalendomi del prospetto paga predisposto da Zucchetti, per meglio illustrare il contenuto di un cedolino paga.

Elementi del LUL

Il libro unico del lavoro si compone solitamente di tre aree, dove vengono evidenziati:

• Anagrafici aziendali e dipendente (indicati con il numero “1” nel prospetto d’esempio);
• Vidimazione, posizione assicurativa e filiale d’azienda (indicati con il numero “2”);
• Elementi retributivi e previdenziali (indicati con il numero “3”.

Anagrafici aziendali

Nelle intestazioni relative agli anagrafici aziendali, sono ricomprese le generalità del Datore di Lavoro titolare del rapporto di lavoro che eroga la retribuzione. In questa sezione devono essere indicati:

1. Il codice identificativo dunque il Codice Fiscale o la Partita Iva dell’azienda;
2. Matricola Inps: il numero di posizione assegnato dall’istituto facente capo all’azienda;
3. Pat Inail: il numero assegnato dall’istituto assicurativo in base alla tipologia lavorativa cui il dipendente è destinato all’interno dell’azienda. Il rapporto assicurativo è instaurato con riguardo di eventuali infortuni sul lavoro. L’apertura posizione INAIL deve essere effettuata prima dell’avvio dell’attività lavorativa pena l’erogazione di sanzione pecuniaria in capo all’azienda.

Anagrafici del dipendente

Con riferimento agli anagrafici del dipendente, oltre alle generalità del lavoratore, andranno indicate le generalità del rapporto di lavoro che intercorrono tra quest’ultimo e l’azienda. Il cedolino deve essere, in primis, vidimato progressivamente ed indicare gli estremi di autorizzazione concessi dall’Inail. In secondo luogo, dovranno essere indicati:

1. La data di assunzione e di cessazione del rapporto di lavoro;
2. Elementi di riferimento del rapporto di lavoro instaurato quali: il tipo di contratto (tempo determinato, tempo indeterminato, apprendistato ecc.) la qualifica, livello di inquadramento in riferimento al CCNL applicato ed infine la percentuale del Part-Time applicato;
3. In relazione alla retribuzione, con riferimento al dipendente andranno indicati gli scatti di anzianità maturati e la data del prossimo scatto retributivo.

Elementi retributivi e previdenziali

Sulla base delle giornate lavorative prestate, anche se non è obbligatorio che le stesse siano riportate sul prospetto paga, viene sviluppata la retribuzione che consta di tre macro – aree:

1. Area retributiva, dove saranno evidenziati i compensi degli amministratori, i redditi da lavoro dipendente e assimilati determinati su base oraria o mensile, maggiorazioni per lavoro supplementare, lavoro straordinario, eventuale tredicesima o quattordicesima se erogata in forma mensile, la retribuzione di ferie, permessi e festività. Ulteriori elementi quali l’Assegno per il nucleo familiare e trattenute a qualsiasi titolo effettuate. A questa sezione deve aggiungersi anche la quota di TFR maturata, anche se oggetto di tassazione separata e le Indennità di Trasferta o eventuali rimborsi spese tassati secondo limite di soglia;
2. Area previdenziale, dove si sviluppa il calcolo dei contributi per la previdenza obbligatoria, previdenza degli enti assicurativi previsti dal Contratto Collettivo applicato;
3. Area fiscale, dove si evidenzia la tassazione Irpef dei redditi da lavoro dipendente e assimilati percepiti sulla base degli art. 49, 50, 51 e 52 del T.U.I.R, le addizionali calcolate ed eventuali conguagli fiscali. Rientrano in questa sezione anche i rimborsi del 730 effettuati dal datore di lavoro a titolo di Sostituto d’Imposta.

 Nel cedolino devono essere riportati anche i pignoramenti e l’erogazione di fringe benefit.

Sanzioni collegate al libro unico del lavoro

Consegna del LUL al dipendente

Non sono previste modalità con cui recapitare la busta paga, la stessa, oltre la tradizionale consegna cartacea, può essere recapitata tramite email, o tramite utilizzo di piattaforme informatiche protette da credenziali cui il dipendente può accedere.

Va segnalato che la firma del cedolino paga, come ribadito in numerose sentenze della Corte di Cassazione, prova la consegna del Cedolino al dipendente ma non prova che questi abbia effettivamente percepito la retribuzione spettante. Per la mancata consegna sono previste sanzioni commisurate tra i 150 e i 7.200 euro in caso di mancata o ritardata consegna al lavoratore.

Sanzioni per mancata conservazione

In relazione alle disposizioni del D.L. 112/2008 all’art. 39 sono previste, per la mancata istituzione e rendicontazione del L.U.L., secondo differenti criteri, sanzioni pecuniarie di importo ricompreso tra i 500 e i 2.500 euro.

Per omessa o infedele registrazione (ad esempio erogazioni salariali in nero o trasferte fittizie o rimborsi spese non rendicontati ecc.), l’importo varia tra i 150 e i 1.500 euro. Nel caso di violazione riguardante più di cinque lavoratori o un periodo superiore ai sei mesi, la sanzione varia tra i 500 e i 3.000 euro. Se il numero di dipendenti è superiore ai dieci lavoratori o un periodo superiore i 12 mesi la sanzione varia tra i 1.000 e i 6.000 euro.

Queste sanzioni operano limitatamente alla stesura e conservazione del Libro Unico, senza tener conto delle scadenze e risarcimenti connessi al rapporto di lavoro.

Termine di registrazione

Il LUL deve essere annotato, in conformità agli obblighi di legge, entro la fine del mese successivo. In caso di rilevazione tardiva sono previste sanzioni di importo compreso tra i 150 e i 6.000 euro secondo i commisurati ai parametri prima riportati.

Mancata esibizione del LUL

Nell’ambito di un’ispezione a cura delle autorità ispettive competenti, il datore di lavoro è tenuto, previa richiesta delle autorità, ad esibire il Libro Unico del Lavoro. La mancata esibizione comporta una sanzione pecuniaria amministrativa per un importo compreso tra i 200 e i 2.000 euro.

Viste le diverse configurazioni che un cedolino paga può assumere, risulta fortemente consigliato avvalersi di un professionista per la sua tenuta e verifica periodica.

Ciascun elemento retributivo, infatti, varia periodicamente in funzione del Contratto Collettivo nazionale di Lavoro applicato. Abbinato al libro unico sono poi connessi ulteriori adempimenti previdenziali che necessitano di un’attente valutazione. Se dopo aver letto l’articolo hai notato qualche incongruenza sulla tua busta paga, contattaci per richiedere una verifica della stessa. Sarà premura di un professionista eseguire il controllo degli elementi della stessa e a fornirti un riscontro qualificato.

Consulenza del lavoro

Se hai letto questo articolo e ti stai rendendo conto che necessiti dell’analisi della tua situazione personale, ti invito a contattarci attraverso il form di cui al link seguente. Riceverai il preventivo per una consulenza personalizzata in grado di risolvere i tuoi dubbi sull’argomento.

Soltanto in questo modo, infatti, potrai essere sicuro di evitare di commettere errori, che in futuro possono esserti contestati e quindi sanzionati.

Domande frequenti