Il welfare aziendale 2024: cos’è e come funziona

Il welfare aziendale è uno strumento prezioso per migliorare il clima lavorativo e il benessere dei dipendenti. Garantire servizi di welfare in linea con le nuove esigenze dei lavoratori, è oggi una delle sfide principali di chi si occupa di gestione delle risorse umane.

Che cos’è il welfare aziendale?

Il welfare aziendale è l’insieme delle iniziative messe a disposizione dalle aziende per i dipendenti. Letteralmente “benessere aziendale” indica l’insieme di benefit e prestazioni non monetarie erogate a favore dei dipendenti, con l’obiettivo di migliorare la qualità della vita e il benessere dei lavoratori e dei loro familiari. In questo modo si incrementa il potere d’acquisto delle famiglie senza aumentare il loro reddito imponibile e il peso dell’erario sul datore di lavoro.

Questo genere di servizi favorisce dunque il miglioramento della produttività, senza però compromettere la sostenibilità dell’impresa: da una parte si crea un clima lavorativo positivo e si premia la produttività dei lavoratori, dall’altra si ottengono rilevanti benefici fiscali e migliori risultati di business. In particolare, vi rientrano:

• I benefit ed i servizi che un’azienda offre ai propri dipendenti al fine di incrementare il loro benessere;
• Le differenti modalità di svolgimento del lavoro in termini di flessibilità.

I servizi di welfare possono essere distinti in base ai bisogni socialmente rilevanti.

Come funziona il welfare aziendale?

I piani di welfare di un’azienda possono essere strutturati “on top” alla retribuzione fissa e variabile, cioè a prescindere da queste, come elargizione liberale da parte della proprietà o anche come frutto di accordo sindacale, con agevolazioni fiscali entro certi tetti di spesa per l’azienda.

Oppure i piani welfare aziendali possono essere associati alla parte variabile delle retribuzioni, nel qual caso vanno regolati da accordi sindacali aziendali o di categoria. In questo modo la redazione di un piano di welfare riesce a coniugare la responsabilità sociale d’impresa con i piani di incentivazione della forza lavoro, associando direttamente i benefit al tema della compensation.

Ma in entrambi i casi, sia come investimento on top da parte dell’azienda, sia come conversione parziale o integrale del premio di risultato, entro certi limiti di spesa si tratta di servizi detassati per i lavoratori dipendenti, perché rientrano tra quei beni e servizi che non concorrono a formare reddito imponibile (e quindi neppure da indicare in dichiarazione dei redditi se rimborsati nello stesso anno, né soggetti a detrazione IRPEF), in quanto volti a soddisfare esigenze e interessi meritevoli di tutela, come il miglioramento delle loro condizioni di vita e dei loro familiari (art. 51, secondo comma, TUIR). In pratica, non costituendo reddito, la loro corresponsione è esente da tassazione fiscale e contributiva ed è deducibile per l’azienda (entro certi limiti).

Fringe benefit e flexible benefit

Nello specifico cosa rientra nel welfare aziendale? Tra gli strumenti che oggi le organizzazioni hanno a disposizione per garantire il welfare dei propri collaboratori, ci sono i benefit, raggruppabili in due categorie: i fringe benefit e i flexible benefit. Ecco, di seguito, le caratteristiche e i vantaggi di queste due tipologie di benefit per i dipendenti.

Fringe benefit

Sono i benefici accessori, forniti ai collaboratori tramite beni o servizi finalizzati allo svolgimento dell’attività lavorativa. Non si tratta, quindi, di un compenso in denaro e per questo vengono definiti spesso come compensi in natura. Tra i più comuni ci sono il telefono cellulare, il computer, i buoni pasto e l’automobile in concessione privata.

I fringe benefit sono solitamente regolati mediante il contratto individuale che l’azienda stipula con il lavoratore e sono parte integrante del reddito da lavoro dipendente. Essendo, quindi, parte della retribuzione, sono oggetto di tassazione. Tuttavia, con il Decreto legge n. 48/2023, noto anche come decreto Lavoro, è stato introdotto un regime transitorio più favorevole riguardo all’esenzione dal reddito imponibile dei lavoratori dipendenti per i fringe benefit. È incluso nel regime di esenzione il rimborso delle spese sostenute per utenze domestiche, quali gas, acqua e corrente elettrica.

Flexible benefit

Sono benefici flessibili, ossia beni o servizi che l’azienda decide di erogare al dipendente affiancandoli alla retribuzione. Non sono disciplinati all’interno del contratto individuale e, dunque, sono frutto di una scelta aziendale o di una contrattazione collettiva. I flexible benefit sono finalizzati a migliorare il benessere personale e familiare del dipendente: tra i più comuni troviamo asili nido, borse di studio, assicurazioni sanitarie, previdenza complementare, abbonamenti al trasporto pubblico, ecc.

Generalmente il lavoratore può scegliere quelli che più si adattano alle sue esigenze, per questo vengono spesso definiti il “paniere di beni e servizi” del collaboratore. Dal punto di vista fiscale, poi, i flexible benefit, godono di un trattamento agevolato, in quanto non costituiscono parte del reddito da lavoro dipendente. L’art. 51 del TUIR identifica le varie categorie di servizi che possono essere offerti ai collaboratori, le soglie di esenzione e i tassi di esclusione della tassazione riguardo alle agevolazioni per i dipendenti dei diversi settori.

Le tipologie di beni e servizi che l’impresa può mettere a disposizione dei propri dipendenti?

Nella tabella seguente le principali tipologie di beni e servizi che l’impresa può mettere a disposizione dei propri dipendenti e delle loro famiglie.

Chi sono i destinatari dei piani di welfare?

Le attività di welfare aziendale possono essere usufruite da:

• Il lavoratore;
• I familiari del lavoratore.

L’erogazione può avvenire anche per il lavoratore ed i suoi familiari in modo congiunto. I familiari del lavoratore sono quelli indicati dall’art. 12 del TUIR. Si tratta del coniuge non legalmente ed effettivamente separato, i figli naturali ed adottivi, genitori ed in loro mancanza gli ascendenti più prossimi e fratelli e sorelle.

Quali i vantaggi del welfare per le aziende?

Per le aziende l’implementazione di un piano di welfare aziendale è in grado di produrre vantaggi per due ordini di motivi:

• Da una parte può portare all’aumento della produttività aziendale;
• Dall’altro la possibilità di usufruire di vantaggi fiscali;
• La redazione del bilancio di sostenibilità.

L’aumento della produttività aziendale

Le iniziative di welfare aziendale agiscono sul livello di engagement dei dipendenti, cioè sul loro livello di ingaggio, di motivazione al lavoro e, di conseguenza, sulla loro produttività, perché se sono più soddisfatti sono anche più disponibili a impegnarsi e a produrre secondo i tempi e gli obiettivi dati.

I benefici per le aziende sono molteplici: si abbassano anche i livelli di assenteismo, i tempi di rientro dai congedi facoltativi e si riduce il turnover perché l’azienda favorisce la conciliazione dei tempi di cura e tempi di lavoro. Inoltre, il clima che tende a crearsi sul luogo di lavoro, positivo e collaborativo, si riflette anche sull’employer branding, cioè sull’attrattività dell’impresa come posto di lavoro. Godendo di una buona reputazione grazie ai suoi ambassador interni, questa attira più candidati sia per i suoi pacchetti retributivi, sia per l’attenzione che pone al benessere dei dipendenti e si traduce anche in processi più veloci ed efficaci di ricerca e selezione di personale qualificato.

Inoltre, con la conversione dei premi di produttività in servizi di welfare l’impresa viene alleggerita del carico fiscale grazie alla deducibilità dei costi. Infine, la disponibilità oggi di piattaforme digitali, con una gestione da parte di terzi che stipulano gli accordi con i fornitori di servizi, sgrava ulteriormente l’azienda della gestione operativa dei suddetti servizi.

Vantaggi fiscali per le aziende

Il vantaggio fiscale per l’azienda riguarda la possibilità di portare in deduzione dal reddito di impresa tutti gli oneri sostenuti (in denaro o in natura) per il lavoro dipendente. Questo, secondo quanto previsto dall’art. 95, co. 1 del TUIR.

L’unica deroga a questa disposizione è dettata dall’art. 100 del TUIR legato agli oneri di utilità sociale. Si tratta delle spese sostenute per opere e servizi con finalità di educazione, istruzione, ricreazione, assistenza sociale e sanitaria o culto, destinati alla generalità o a categorie di dipendenti. Tali oneri sono deducibili dal reddito di impresa limitatamente al 5 per mille dell’ammontare della spesa.

La redazione del bilancio di sostenibilità

La realizzazione di un piano di welfare aiuta le aziende che devono predisporre il bilancio di sostenibilità. Questo dimostra l’impegno di un’azienda verso il benessere dei suoi dipendenti, aspetto cruciale della responsabilità sociale. Questo impegno può essere evidenziato nel bilancio di sostenibilità, migliorando l’immagine pubblica dell’azienda e rafforzando la sua reputazione come datore di lavoro responsabile e attento ai bisogni del proprio personale.

Quali i vantaggi fiscali del welfare aziendale per i lavoratori?

Il vantaggio fiscale per il lavoratore dipendente consiste nel fatto che sono escluse dalla formazione del reddito da lavoro dipendente (ex art. 51, co. 2 e 3 del TUIR e limitatamente la periodo di imposta 2024):

• Il valore dei beni ceduti e dei servizi prestati ai lavoratori dipendenti;
• Le somme erogate o rimborsate ai medesimi lavoratori dai datori di lavoro per il pagamento delle utenze domestiche di acqua, luce e gas, delle spese per l’affitto della prima casa ovvero per gli interessi sul mutuo relativo alla prima casa.

L’importo escluso dalla formazione del reddito da lavoro dipendente per il 2024 è fissato a 1.000 euro (rispetto alla soglia ordinaria di 258,23 euro). La soglia di esenzione è elevata a 2.000 euro per i lavoratori dipendenti con figli a carico, compresi i figli nati fuori del matrimonio riconosciuti, i figli adottivi o affidati. Il limite di 2.000 euro si applica se il lavoratore dipendente dichiara al datore di lavoro di avervi diritto, indicando il codice fiscale dei figli. Si tratta di uno sgravio fiscale rilevante che interessa tutti i lavoratori dipendenti.

Come si realizza un piano di welfare aziendale?

Prima di redigere il piano di welfare, il datore di lavoro può decidere:

• In modo indipendente le prestazioni da erogare ai propri dipendenti, oppure;
• Di introdurre dei flexible benefit, mettendo a disposizione del lavoratore un budget che può spendere scegliendo liberamente quale prestazione utilizzare nell’ambito di un paniere di prestazioni a disposizione.

L’obiettivo del welfare per l’azienda è quello di incidere positivamente sul benessere dei lavoratori, sia sotto un profilo lavorativo che privato, stimolando ricadute positive dal punto di vista motivazionale e in termini di produttività. Con riferimento alle fonti di istituzione, il welfare si può distinguere in:

• Unilaterale, se istituito esclusivamente per volontà del datore di lavoro nei confronti dei propri dipendenti;
• Bilaterale, se istituito da un accordo collettivo a livello nazionale, territoriale o aziendale, operante nei confronti di tutti i dipendenti di un particolare comparto;
• Distrettuale, istituito mediante accordi che interessano aziende presenti nel medesimo territorio, includendo gli enti bilaterali, gli enti territoriali o le associazioni di rappresentanza dei datori di lavoro.

Infine, sulla base della definizione adottata, il welfare aziendale può distinguersi in:

• Individuale, se destinato ad un singolo dipendente;
• Collettivo, con servizi di welfare diretti ad una parte consistente dell’organico aziendale.

Il legislatore, mediante la definizione di una specifica disciplina fiscale e previdenziale, ha inteso sviluppare le politiche di welfare dell’azienda.

Costruzione e gestione del piano

Nella costruzione del piano di welfare occorre tener conto di una serie di elementi per:

• Raggiungere gli obiettivi finali in termini di produttività e benessere;
• Usufruire dei connessi benefici contributivi e fiscali.

Preliminare ad ogni azione è l’individuazione delle risorse economiche destinabili e un’attenta verifica delle necessità dei dipendenti. In particolare, fermo restando che ogni individuo possiede bisogni differenti e personalizzati sulla base delle caratteristiche di età, sesso, situazione economica, nucleo familiare, occorre analizzare:

• Bisogni;
• Capacità di spesa;
• Percezione del welfare quale valore aggiunto rispetto ad un premio in denaro.

È inoltre essenziale cercare di rendere il processo partecipativo e trasmettere la filosofia aziendale di vicinanza al personale. Se nelle piccole realtà il controllo dei bisogni è semplificato, nelle grandi occorre utilizzare particolari strumenti di rilevazione, quali questionari, incontri di gruppo. Raccolti i dati, la fase successiva consiste nella progettazione del piano di welfare. 

Modalità di erogazione e di gestione

Le erogazioni possono riguardare:

• Servizi interni, che consistono nelle misure messe in atto direttamente dall’azienda (ad es., asilo nido aziendale, trasporto collettivo gestito con mezzi propri dell’azienda, erogazione diretta della mensa);
• Servizi esterni (anche gestiti attraverso voucher);
• Servizi rimborsati.

La gestione del piano di welfare può essere:

• Diretta da parte dell’azienda, ma richiede un rilevante sforzo organizzativo;
• Indiretta, attraverso i provider, soggetti che hanno la funzione specifica di gestire le erogazioni del welfare. Attualmente quasi la totalità dei provider si affida, per il supporto alle aziende, ad una piattaforma tecnologica all’interno della quale il lavoratore ha a disposizione un paniere con una serie di servizi.

Le piattaforme si differenziano sostanzialmente per la varietà del paniere di servizi offerti e per la semplicità di utilizzo da parte dei dipendenti. Il funzionamento standard prevede che l’azienda carichi, per ogni dipendente, un credito welfare che verrà poi speso dal dipendente. Il provider si occupa anche dei flussi verso il payroll e delle rendicontazioni contabili. 

Gestione dei residui

È importante definire nel piano cosa accade in caso di mancato utilizzo da parte del lavoratore dell’intero valore delle prestazioni di welfare previste. Nel caso di premio welfarizzato non si crea un vero e proprio residuo; allo scadere del piano, l’importo non ancora utilizzato verrà erogato in denaro entro la fine dell’anno, con l’applicazione dell’aliquota sostitutiva del 10%. Per i residui di welfare on top, il piano può prevedere l’estinzione del residuo o l’assegnazione dei residui a forme di welfare collettivo, a posizioni individuali di previdenza o assistenza sanitaria integrativa.

Monitoraggio del piano

Il piano di welfare deve essere monitorato, verificando eventuali anomalie e correggendole. Il monitoraggio è suddiviso in varie fasi:

• Osservazione sull’utilizzo delle prestazioni;
• Controllo della coerenza tra obiettivi prefissati e raggiunti;
• Integrazione nuove prestazioni;
• Report conclusivo

Il monitoraggio è un procedimento che deve riproporsi più volte nel corso della durata del piano di welfare. Più controlli nel corso dell’anno consentono di adeguare in modo migliore il piano di welfare ai bisogni e al benessere dei dipendenti.

Regolamento aziendale

Il regolamento aziendale definisce le regole applicabili in materia di welfare aziendale. Se stilato in maniera corretta e nei limiti normativi, consente l’applicazione dei benefici contributivi e fiscali. Non esiste un unico modello di regolamento aziendale, è possibile organizzarlo come segue:

• Premessa;
• Regolamento tecnico;
• Istruzioni per la gestione del portale che consente ai lavoratori di usufruire delle prestazioni.

La premessa, oltre a giustificare l’introduzione del piano di welfare, cita le normative di riferimento tra cui le ordinanze del contratto collettivo di lavoro adoperato, il TUIR, le leggi di bilancio, i decreti e le circolari di riferimento. Esistono delle componenti che un regolamento aziendale deve assolutamente disciplinare, quali:

• La definizione del piano, accompagnata dagli obiettivi per l’indicazione del budget welfare individuale;
• Le categorie di lavoratori destinatari;
• Gli importi messi a disposizione ed eventuali modalità di determinazione;
• L’elenco dei beni e servizi a disposizione;
• La durata del regolamento;
• La gestione del piano e dei residui, specificando la procedura di realizzazione e descrivendo le piattaforme utilizzate e la tempistica necessaria.

Ogni regolamento aziendale, in coda, include le clausole finali, in cui vengono esposte le clausole di salvaguardia nei casi di successive modifiche della normativa.

Quali le principali aziende che erogano servizi di welfare aziendale in Italia?

In Italia, ci sono diverse aziende leader nel settore del welfare aziendale, che offrono una varietà di servizi per migliorare il benessere dei dipendenti e delle loro famiglie. Ecco alcune delle principali aziende e i servizi che offrono:

1. Edenred Italia – Edenred è un’azienda di spicco nel campo del welfare per le aziende, offrendo soluzioni che migliorano il benessere delle persone e delle loro famiglie. I servizi includono l’accesso a benefit quotidiani tramite piattaforme digitali e app, soluzioni di mobilità, engagement, people care ed employee saving. Edenred si occupa anche di consulenza per lo sviluppo della parità di genere nei luoghi di lavoro​​;
2. Edudaimo – è nota come piattaforma di welfare per le aziende. Edudaimon è una società italiana specializzata nella consulenza e nell’implementazione di piani di welfare per le aziende, operativa da oltre 20 anni. Si concentra sul miglioramento della qualità della vita dei dipendenti attraverso un’ampia gamma di servizi e prestazioni.

Queste sono soltanto due aziende ma il panorama delle aziende che offrono portali e servizi di welfare sono molte con caratteristiche diverse.

Conclusioni

Il welfare aziendale comprende una serie di iniziative e benefici a favore dei lavoratori dipendenti, volti a migliorare non solo il benessere degli stessi ma anche il potere d’acquisto dei familiari. Negli anni il novero di strumenti a carattere liberale inclusi nel piano di welfare è stato via via allargato per andare incontro alle nuove esigenze dei lavoratori e alla trasformazione della società.

I principali benefici del welfare per le società sono i flexible benefit e i fringe benefit, e i vantaggi che ne conseguono non sono solo per i dipendenti ma anche per le stesse aziende, che possono guadagnarci anche in termini di produttività.