Contabilità semplificata: cos’è e come funziona?

Gli imprenditori individuali e le società di persone possono applicare il regime c.d. della “contabilità semplificata” nel caso in cui rientrino in alcuni limiti relativi all’ammontare dei ricavi. Il limite ammonta ad 500.000 euro per chi svolge prestazioni di servizi oppure a 800.000 euro per chi esercita altre attività.

La contabilità semplificata è il regime fiscale ordinario per le imprese minori, che non hanno la possibilità di applicare regimi di vantaggio come il regime forfettario. Si tratta di un regime fiscale applicabile dalle persone fisiche (che esercitano attività di impresa o di lavoro autonomo), dalle società di persone (e assimilate) e dagli enti non commerciali.

L’applicazione del regime fiscale della contabilità semplificata si attiva per opzione o per comportamento concludente da parte del soggetto. Tuttavia, per poter accedere a questo regime fiscale è necessario rispettare specifici limiti di fatturato annuo, differenziati a seconda dell’attività svolta (cessione di beni o prestazione di servizi).

La caratteristica principale di questo regime fiscale è l’applicazione del criterio “di cassa” (al posto di quello di competenza), già previsto per gli esercenti arti e professioni. In forza di tale criterio di determinazione del reddito i componenti rilevanti concorrono alla formazione del reddito nel momento della loro manifestazione numeraria. Vale a dire al momento del loro:

• Incasso (se positivi);
• Pagamento (se negativi).

Applicare la contabilità semplificata non è banale. Anche se questo regime fiscale prevede alcune agevolazioni nella tenuta dei libri e dei registri contabili, in ogni caso occorre rispettare precisi adempimenti fiscali che andremo ad analizzare in questo contributo. Di seguito puoi trovare moltissime informazioni che riguardano il funzionamento della contabilità semplificata e che possono esserti utili se stai pensando di applicare questo regime fiscale per la tua attività professionale o di impresa.

In ogni caso, se tutto questo non dovesse esserti sufficiente, al termine dell’articolo puoi trovare i riferimenti per contattarci direttamente e ricevere una consulenza personalizzata utile ad indirizzarti nel modo giusto verso questo regime fiscale.

Come funziona il regime della contabilità semplificata?

La contabilità semplificata è un regime fiscale disciplinato dall’art. 18 del DPR n. 600/73 che consente ai soggetti che ne usufruiscono di avere delle semplificazioni nella tenuta di libri e registri contabili rispetto alla contabilità ordinaria. Tuttavia, questo regime fiscale è applicabile solo a specifiche categorie di contribuenti e solo rispettando specifici limiti di fatturato.

Quali soggetti possono applicare la contabilità semplificata?

Possono applicare il regime fiscale della contabilità semplificata:

• Persone fisiche che esercitano imprese commerciali ai sensi dell’art. 55 del TUIR;
• Snc, Sas e soggetti ad esse equiparati ai sensi dell’art. 5 del TUIR;
• Enti non commerciali che, a latere dell’attività istituzionale principale, esercitano un’attività commerciale in via non prevalente;
• Trust, se esercitano un’attività commerciale in via non prevalente

Rispetto alle attività d’impresa, il regime contabile semplificato è applicabile naturalmente da determinate categorie di soggetti che non abbiano superato nell’anno precedente, oppure prevedano di non superare nell’anno in cui iniziano l’attività, determinati limiti di ricavi.

L’articolo 3, comma 2 del DPR n. 695/1996 definisce la disciplina del regime contabile degli esercenti arti e professioni, nonché delle società e associazioni fra artisti e professionisti, stabilendo che per tali soggetti il regime naturale è quello della contabilità semplificata, a prescindere dal volume di compensi conseguito. Tuttavia, è consentito, ai soggetti menzionati, di avvalersi del regime di contabilità ordinaria previa espressa opzione.

Quali sono i limiti di ricavi annui per la contabilità semplificata?

L’art. 18 del DPR n. 600/73, come modificato dalla Legge n. 197/2022 (a partire dal 2023), prevede l’applicazione della contabilità semplificata per il titolare dell’attività non superi nell’annualità precedente il seguente limite di ricavi:

• 500.000 euro, per imprese con oggetto prestazioni di servizi;
• 800.000 euro, per imprese esercenti altre attività (cessione di beni).

Rientrano tra i soggetti che possono applicare il regime contabile semplificato gli imprenditori individuali che siano privi dei requisiti per beneficiare del regime forfetario di cui alla Legge n. 190/2014. Nonché quelli che, pur possedendo tali requisiti, abbiano esercitato apposita opzione per l’utilizzo del regime ordinario. L’opzione per la contabilità semplificata deve essere esercitata dai soggetti titolari di reddito di impresa in sede di prima dichiarazione IVA annuale.

Precisazioni per il calcolo del limite di ricavi per la contabilità semplificata

Per accedere al regime delle imprese in contabilità semplificata per cassa, le predette soglie di ricavi devono essere computate tenendo conto dei ricavi che sono:

• “percepiti in un intero anno” (o che si presume di percepire per i soggetti che iniziano l’attività);
• “conseguiti nell’ultimo anno di applicazione dei criteri previsti dall’articolo 109, comma 2 del medesimo testo unico” (art. 18 co. 1 del DPR n. 600/73 come modificato dalla Legge n. 232/2016).

Se non sono superati i limiti sopra indicati, il regime semplificato si protrae anno per anno, salva l’opzione per il regime ordinario. La verifica del mancato superamento dei limiti deve essere effettuata all’inizio di ogni anno, con riferimento ai ricavi dell’anno precedente. Nell’ipotesi di inizio di attività in corso d’anno, i limiti di ricavi o compensi devono essere ragguagliati all’anno.

Funzionamento del regime di cassa

Il regime di cassa applicabile alle imprese minori può essere adottato attraverso 3 diversi alternativi metodi contabili:

• Registro cronologico dei ricavi percepiti e delle spese sostenute (registro incassi e pagamenti);
• Applicazione dei registri Iva integrati;
• Registri Iva senza indicazione degli incassi e pagamenti (regime del documento registrato o regime della registrazione).

In caso di opzione per il regime della registrazione i contribuenti possono tenere i registri Iva senza operare annotazioni relative a incassi e pagamenti, fermo restando l’obbligo della separata annotazione delle operazioni non soggette a registrazione ai fini Iva (rilevanti ai fini delle imposte dirette).

Come si calcola il reddito in contabilità semplificata?

Le registrazioni contabili devono essere effettuate rispettando il criterio cronologico sulla base di incassi e pagamenti (ricevuti o effettuati). Per ciascuna operazione occorre indicare:

• L’importo incassato/pagato;
• L’indicazione del cliente/fornitore con cui è stata conclusa l’operazione;
• Gli estremi del documento (generalmente una fattura elettronica, una fattura o una ricevuta) incassato/pagato.

La norma di riferimento per il calcolo del reddito delle imprese in contabilità semplificata per cassa è l’articolo 66 del TUIR. Questo principio di registrazione cronologia deve prendere in considerazione la data che indica il giorno dal quale la somma di denaro accreditata può essere effettivamente utilizzata. Al posto del criterio cronologico di registrazione è possibile indicare incassi e pagamenti sui registri IVA (comma 4 art. 18 DPR n. 600/73). Si tratta di un regime in cui la registrazione contabile del documento equivale all’incasso o pagamento dello stesso. Chiaramente questa opzione semplifica parecchio il meccanismo di funzionamento del nuovo regime delle contabilità semplificate per cassa.

Per effetto della riforma operata con la Legge n. 232/2016 il reddito delle imprese minori (art. 66 co. 1 primo periodo del DPR n. 917/86):

Tale risultato è poi aumentato e diminuito degli altri componenti positivi e negativi di reddito espressamente richiamati dall’articolo 66 comma 1 secondo periodo del DPR n. 917/86 (ossia ricavi da destinazione a finalità estranee all’esercizio dell’impresa ex art. 57 del TUIR, proventi immobiliari ex art. 90 co. 1 del TUIR, plusvalenze e sopravvenienze attive ex artt. 86 e 88 del TUIR, minusvalenze e sopravvenienze passive ex art. 101 del TUIR).

Continuano a concorre alla formazione del reddito gli altri componenti indicati ai co. 2 (quote di ammortamento, perdite su crediti e di beni strumentali, accantonamenti di previdenza e quiescenza) e 3 primo e secondo periodo (spese di lavoro dipendente, oneri di utilità sociale, spese relative a più esercizi, oneri fiscali e contributivi) dell’art. 66 del DPR n. 917/86.

Criterio di imputazione temporale

Come conseguenza dell’abrogazione del criterio di competenza (art. 109 co. 1 e 2 del DPR n. 917/86), l’imputazione temporale dei componenti reddituali per le imprese minori avviene in base al principio di cassa (piuttosto un criterio misto “cassa-competenza”).

Si osserva, infatti, che il nuovo co. 1 dell’art. 66 del DPR n. 917/86 riferisce il principio di cassa, utilizzando il riferimento alla “percezione”/”sostenimento”, solo ai componenti positivi e negativi espressamente indicati al primo periodo (ricavi, dividendi, interessi attivi e spese sostenute nell’esercizio dell’attività d’impresa).

Per gli ulteriori componenti reddituali indicati nell’art. 66 del DPR n. 917/86, invece, tale riferimento espresso non viene effettuato. Fatti salvi alcuni elementi, come ammortamenti ed accantonamenti di previdenza e quiescenza per cui l’imputazione necessariamente prescinde dalla manifestazione numeraria, non risulta pacifico se:

• Il principio di cassa operi in via generalizzata in conseguenza dell’abrogazione del criterio di competenza;
• Oppure, considerato che i vari componenti positivi e negativi vengono richiamati tramite specifico riferimento agli articoli del TUIR, continui ad applicarsi la disciplina in essi contenuta e, quindi, l’imputazione per competenza laddove previsto.

Componenti positivi di reddito

Secondo l’articolo 66 del DPR n. 917/86, nella determinazione del reddito d’impresa delle imprese in contabilità semplificata per cassa, rilevano i componenti positivi riepilogati nella seguente tabella.

• Art. 85 del TUIR – Ricavi tipici
• Art. 57 del TUIR – Ricavi da destinazione a finalità estranee all’impresa
• Art. 89 del TUIR – Interessi attivi e utili derivanti da società semplici, snc e sas
• Art. 90 co. 1 del TUIR – Proventi degli immobili che non beni strumentali
• Art. 86 del TUIR- Plusvalenze dei beni relativi all’impresa
• Art. 88 del TUIR – Sopravvenienze attive

Componenti negativi di reddito

Secondo l’articolo 66 del DPR n. 917/86, nella determinazione del reddito d’impresa delle imprese in contabilità semplificata per cassa, rilevano i componenti negativi riepilogati nella tabella seguente.

• Art. 66 del TUIR – Spese sostenute  dell’attività d’impresa
• Art. 95 del TUIR – Spese per prestazioni di lavoro
• Artt. 95 e 109 co. 5 del TUIR – Compensi erogati agli amministratori o lavoratori dipendenti
• Art. 105 del TUIR – Accantonamenti per le indennità di fine rapporto
• Art. 61 del TUIR – Interessi passivi
• Art. 99 co. 1 e 3 del TUIR – Oneri fiscali e contributivi
• Art. 100 del TUIR – Oneri di utilità sociale
• Art. 101 del TUIR – Minusvalenze, sopravvenienze passive e perdite su crediti
• Artt. 64 co. 2, 102 e 103 del TUIR- Quote di ammortamento di beni materiali e immateriali
• Art. 102 co. 6 del TUIR – Spese di manutenzione, riparazione, ammodernamento
• Art. 108 del TUIR – Spese di pubblicità, rappresentanza
• Art. 102 co. 7 del TUIR – Canoni di locazione anche finanziaria e di noleggio

Rimanenze finali deducibili nel primo anno

Come anticipato, ai fini della determinazione del reddito per le imprese in contabilità semplificata per cassa non assumono più rilevanza le rimanenze finali e iniziali di cui agli artt. 92, 93 e 94 del DPR n. 917/86. Infatti, in applicazione del principio di cassa, le spese per le merci acquistate diventano deducibili nel periodo di sostenimento del costo.

Perdite fiscali

Non è mutato il regime delle perdite fiscali che restano utilizzabili in riduzione del reddito complessivo, nel limite del loro ammontare; ove risultasse un’eccedenza, essa non può essere riportata ai periodi d’imposta successivi (art. 56 co. 2 del DPR n. 917/86).

Possibilità di entrata ed uscita dal regime

L’Agenzia delle Entrate, con la Risoluzione n. 64/E/2018, ha chiarito che è consentita l’uscita dalla contabilità semplificata per accedere al regime forfetario anche in presenza dell’opzione per il metodo della registrazione. Inoltre, la scelta per comportamento concludente di avvalersi del regime contabile semplificato di cui all’articolo 18 del DPR n. 600/73 (determinazione del reddito secondo i criteri di cui all’articolo 66 TUIR), in luogo del regime forfettario non vincola alla permanenza triennale nel regime scelto, trattandosi comunque di un regime “naturale” proprio dei contribuenti minori.

L’opzione per l’esercizio del regime si esercita seguendo quanto previsto dal DPR n. 442/97:

• L’opzione e la revoca di regimi di determinazione dell’imposta o di regimi contabili si desumono da comportamenti concludenti del contribuente o dalle modalità di tenuta delle scritture contabili;
• Il contribuente è, tuttavia, tenuto a comunicare l’opzione nella prima dichiarazione annuale Iva da presentare successivamente alla scelta operata;
• Il contribuente che, effettuando esclusivamente operazioni esenti, è esonerato dalla prestazione della dichiarazione annuale Iva, comunica l’opzione presentando il quadro VO unitamente alla dichiarazione dei redditi.

Passaggio dal regime semplificato al forfettario

Il passaggio dal regime semplificato al forfettario può essere sempre effettuato se il contribuente è in possesso dei requisiti per la sua applicazione. Non è necessario attendere il decorso del triennio per il passaggio da un regime naturale all’altro. Il vincolo triennale di permanenza nel regime rileva soltanto per coloro che scelgono di rimanere nel regime semplificato e non anche per coloro che, avendone i requisiti, scelgono di aderire al regime forfettario. Quindi, in presenza dei requisiti previsti dalla norma il contribuente può transitare dal regime semplificato al forfettario senza dover attendere un vincolo triennale di permanenza.

Passaggio dal regime semplificato alla contabilità ordinaria

Il contribuente che nell’esercizio in corso applica la contabilità semplificata può applicare la contabilità ordinaria dall’esercizio successivo:

• Per opzione, se in possesso dei requisiti per la contabilità semplifica o per il regime forfettario. In questo caso, come detto sopra, l’opzione del regime ordinario comporta il vincolo di permanenza triennale. Ad esempio, l’opzione esercitata nell’anno “n”, vincola il contribuente fino al termine dell’anno “n+2”;
• Per obbligo, se non verifica più i requisiti per restare nella contabilità semplificata.

Il passaggio dalla contabilità semplificata alla contabilità ordinaria deve avvenire attraverso comunicazione nel quadro VO della dichiarazione Iva. Si tratta della dichiarazione Iva relativa al primo anno di applicazione del nuovo regime.

Contabilità semplificata per cassa: profili contabili

Al fine di adeguare alle nuove modalità di determinazione del reddito gli adempimenti contabili a carico delle imprese in contabilità semplificata per cassa, la Legge n. 232/2016 ha sostituito integralmente l’art. 18 del DPR n. 600/73.

È stato già messo in evidenza come restano immutati i limiti di ricavi per accedere al regime di contabilità semplificata che, dal 2017, salvo casi particolari di passaggio tra regimi, sono computati in base al principio di cassa. Invece, le modifiche più rilevanti si registrano nella tenuta dei registri contabili.

Registri obbligatori in contabilità semplificata

I registri obbligatori da tenere in caso di utilizzo del regime contabile semplificato differiscono tra esercenti arti e professioni ed esercenti attività commerciali.

Professionisti

I professionisti devono tenere:

Imprenditori

Gli imprenditori devono tenere:

Entrambe le categorie di soggetti devono tenere, ove necessario, il libro unico del lavoro di cui all’art. 39 del D.L. n. 112/2008.

Esonero dalla tenuta dei registri IVA

A partire dalle operazioni IVA effettuate dall’1.1.2021, in via sperimentale, nell’ambito di un programma di assistenza on line basato sui dati delle operazioni acquisiti con le fatture elettroniche, con le comunicazioni delle operazioni transfrontaliere, nonché sui dati dei corrispettivi acquisiti telematicamente e degli altri dati fiscali presenti nel sistema dell’Anagrafe tributaria, l’Agenzia delle Entrate mette a disposizione di tutti i soggetti passivi dell’IVA residenti e stabiliti in Italia le bozze dei seguenti documenti:

• Registri IVA degli acquisti e delle vendite;
• Liquidazione periodica dell’IVA;
• Dichiarazione annuale dell’IVA (art. 4 del D.Lgs. n. 127/2015).

La convalida o l’integrazione dei dati contenuti nei predetti registri IVA proposti dall’Agenzia delle Entrate comporta l’esonero dalla tenuta degli stessi. Limitatamente alle imprese in contabilità semplificata, è previsto che:

• Resti comunque ferma la tenuta dei registri cronologici dei ricavi e delle spese (art. 18 co. 2 del DPR n. 600/73);
• L’esonero dalla tenuta dei registri non operi per i soggetti che hanno optato per il “regime delle registrazioni IVA“(art. 18 co. 5 del DPR 600/73).

Registrazioni per determinare il reddito d’impresa

Nei registri cronologici devono essere annotati, entro il termine di presentazione della dichiarazione dei redditi, i componenti positivi e negativi di reddito, diversi da ricavi e spese, rilevanti ai fini della determinazione del reddito d’impresa (art. 18 co. 3 del DPR n. 600/73).

Nei limiti della compatibilità con il nuovo principio di cassa preposto alla determinazione del reddito d’impresa, il riferimento dovrebbe rimanere ai componenti indicati nell’art. 9 co. 1 del DL 69/89 e nel DM 2.5.89.

Registri Iva

Analogamente al sistema precedente resta obbligatoria, per le imprese in contabilità semplificata per cassa, la tenuta dei registri IVA delle vendite, degli acquisti e dei corrispettivi.

Sostituzione dei registri cronologici con quelli IVA

L’art. 18 co. 4 del DPR n. 600/73 prevede una semplificazione degli adempimenti contabili, consentendo di sostituire i registri cronologici dei ricavi e delle spese mediante la tenuta dei soli registri IVA, a condizione che vengano rispettate alcune condizioni necessarie a garantire l’osservanza del principio di cassa nella determinazione del reddito.

La semplificazione comporta:

• La separata annotazione sui registri IVA delle operazioni non soggette a registrazione ai fini dell’imposta;
• L’annotazione su detti registri dell’importo complessivo dei mancati incassi o pagamenti con l’indicazione delle fatture cui le operazioni si riferiscono, nell’ipotesi in cui alle registrazioni effettuate ai fini IVA non corrisponda l’incasso del corrispettivo o il pagamento della spesa nello stesso anno; i ricavi e le spese saranno poi separatamente annotati nei registri IVA relativi al periodo d’imposta in cui avviene l’incasso o il pagamento, indicando il documento contabile già registrato ai fini IVA.

Sia nel caso di tenuta dei registri cronologici sia nell’ipotesi in cui si tengano esclusivamente i registri IVA “integrati“, laddove la contabilità dell’impresa minore sia tenuta da un soggetto terzo, potrebbe essere opportuno predisporre una prima nota di cassa al fine di indicare al tenutario della contabilità le date degli incassi e dei pagamenti.

Presunzione di incasso e pagamento

Un’ulteriore semplificazione contabile è prevista dall’art. 18 co. 5 del DPR n. 600/73 che consente ai contribuenti in contabilità semplificata per cassa di esercitare apposita opzione, vincolante per almeno un triennio, per tenere i registri IVA senza operare annotazioni relative ad incassi e pagamenti, fermo restando l’obbligo della separata annotazione delle operazioni non soggette a registrazione IVA.

In tal caso, per finalità di semplificazione, opera una presunzione legale secondo cui la data di registrazione dei documenti coincide con quella di incasso o pagamento.

Esempio

Si consideri il caso di un’impresa, che, a fine 2023, provvede alla consegna di un bene con emissione di fattura ad inizio 2024. La fattura viene pagata nel 2023. La tabella seguente indica quando il ricavo concorre alla determinazione del reddito in base ai diversi regimi applicabili.

Si consideri, inoltre, che la stessa impresa paghi, nel 2023, un anticipo per merce che le verrà consegnata l’anno successivo. La fattura viene ricevuta nel 2024. La tabella seguente indica quando la spesa concorre alla determinazione del reddito in base ai diversi regimi applicabili.

Rapporto con il regime di cassa ai fini Iva

L’adeguamento del sistema contabile delle imprese alla contabilità semplificata per cassa non ha ricadute sull’Iva. Infatti, indipendentemente dagli effettivi incassi e pagamenti, le liquidazioni periodiche ai fini di tale imposta sono eseguite con le consuete modalità in base ai documenti registrati.

Una soluzione per l’eventuale disallineamento Iva-imposte dirette potrebbe essere rappresentata dall’adozione del regime di Iva per cassa (c.d. “cash accounting“), di cui all’art. 32-bis del D.L. n. 83/2012, che consentirebbe di rendere esigibile l’imposta al momento dell’incasso del corrispettivo dal cliente e detraibile in funzione del pagamento al fornitore.

Conclusioni e consulenza fiscale

Concludiamo questo approfondimento con un consiglio di carattere operativo: per le nuove contabilità semplificate per cassa è possibile seguire lo stesso iter oggi normalmente utilizzato per i professionisti, che già oggi determinano il reddito con il regime di cassa. Ecco i passaggi che possono essere seguiti per una corretta tenuta della nuova contabilità per cassa dei semplificati:

• Adottare il sistema dei registri iva integrati;
• Alla fine del periodo d’imposta considerato stampare l’elenco dei documenti annotati e consegnarlo al cliente per una verifica;
• Compilazione – da parte del cliente – di un elenco/report barrato con i ricavi ed i costi non incassati/pagati;
• Acquisire tale documento sottoscritto dal cliente ed effettuare le rettifiche ai fini delle imposte sui redditi.

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