Corrispettivi telematici

Applicazione con Power Query. Come ottimizzare l’esportazione, l’elaborazione e la contabilizzazione dei corrispettivi telematici dal cassetto fiscale di ogni contribuente (servizio fatturazione e corrispettivi), utilizzando il componente aggiuntivo di Excel, Power Query.

Dall’entrata in vigore dell’articolo 2, c. 1, DLgs 127/15, la normativa ha previsto l’obbligo della memorizzazione e trasmissione dei corrispettivi in modalità telematica, dal 01/01/2020.

Si tratta dei soggetti con volume d’affari inferiore ai 400.000 euro annui, relativo all’anno di imposta 2018. Invece, per i soggetti con volume d’affari superiore, l’obbligo è scattato già dal 01/07/2019.

Questo articolo vuole essere una guida molto pratica ed applicativa per la gestione del flusso informativo riguardante i corrispettivi telematici, i quali hanno un’estensione XML e per questo non sempre facilmente agevole, visto anche ciò che rende disponibile l’Agenzia Delle Entrate, all’interno del portale fatture e corrispettivi.

Cominciamo, procedendo per passi.

Corrispettivi telematici: operazioni preliminari e prerequisiti.

Ai fini della predisposizione di un modello con Power Query per la gestione del flusso informativo, servono:

• Delega attiva e non scaduta per servizio fatturazione e corrispettivi di ogni contribuente, con possibilità di accesso ai dati, per scaricare il flusso massivo degli XML;
• Applicativo Power Query installato su Excel.

In merito al primo punto, si rimanda a quanto già trattato altrove. Di maggiore interesse invece risulta il secondo punto.

Power Query è un componente aggiuntivo di Excel che permette la connessione, la trasformazione, la combinazione e il caricamento di dati da fonti esterne. Il tutto culmina con il reporting.

Tuttavia, nel nostro caso, per rendere più semplice il modello, il risultato finale sarà una sintetica tabella Excel, molto agevole e di facile utilizzo, con imponibili, imposta, aliquota e totali (il vecchio registro dei corrispettivi, per intenderci).

Come già anticipato, l’Agenzia Delle Entrate non predispone di default tale tabella ma solo parzialmente. In secondo luogo, non permette in assoluto l’aggiornamento continuo del flusso dati del modello, con eventuale personalizzazione e/o modifiche successive (Power Query è infatti anche un potente strumento di Business Intelligence e di automation).

Se il vostro Excel non ha già di partenza il componente aggiuntivo Power Query, non è un problema. Al link https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=39379 è possibile scaricarlo facilmente e senza costi: basta scegliere la lingua e la versione a 32 bit o a 64 bit, a seconda del vostro sistema operativo.

A questo punto, aprendo Excel, a seconda della versione, dovreste trovare o nella scheda dati (nuova query, mostra query) od in una scheda apposita (Power Query), quanto installato.

Abbiamo quindi tutto il necessario per procedere.

Corrispettivi telematici: la fonte dei dati.

Come detto, bisogna avere l’accesso al servizio fatturazione e corrispettivi di ogni contribuente, per ottenere i dati in formato XML.

Entrando nella sezione citata, quindi su consultazione e download massivi, su corrispettivi ed infine generare la richiesta, una volta indicato il periodo di rilevazione e la tipologia.

In caso aveste urgenza, consiglio di inviare la richiesta qualche giorno prima perché l’Agenzia Delle Entrate non sempre è tempestiva nell’elaborazione della stessa. A questo punto, una volta elaborata, potete scaricare il massivo dei corrispettivi telematici che altro non è che un file Zip, nella sezione risposte.

Un ulteriore consiglio è quello di estrarre i file XML della cartella citata in una cartella apposita nominata ad hoc, tutte le volte che si fa la richiesta del massivo e dei nuovi dati. In altre parole, occorre mantenere sempre lo stesso percorso dati, la stessa cartella in cui salvare i file XML perché poi sarà più agevole aggiornare il modello Power Query e non avere problemi di fonte dati e collegamento (questo aspetto verrà trattato dopo e si capirà meglio più avanti).

Corrispettivi telematici: l’importazione dei dati.

Come detto precedentemente, dopo aver scaricato la cartella Zip contenente file XML dei corrispettivi, per agevolare il lavoro, estraete i file in una nuova cartella e nominatela con un nome ad hoc: quella cartella sarà sempre il contenitore dei nostri file XML che per ogni flusso dati e richiesta massiva useremo, cancellando i vecchi file ed importando i nuovi file.

A parte, aprite Microsoft Excel, salvate un file e nominatelo ad hoc: questo invece sarà il nostro modello Excel e di Power Query da utilizzare ogni volta per l’elaborazione dati.

Quindi, riaprite il file Excel, nuova query>da file>da cartella (selezionate la famosa cartella contenente i nostri file XML dei corrispettivi). Vi si aprirà una finestra ed in basso selezionate “carica” e salvate sempre il file (ad ogni fase salvate sempre per non perdere il lavoro fatto fino ad ora).

Corrispettivi telematici: query e decodifica dei file xml.

Arrivati a questo punto, importati i dati, occorre “pulire” i dati, ovvero trasformarli in una agevole tabella Excel (quello di cui si parlava prima), entrare nel vivo della query.

Ogni azienda e business dovrebbe avere il suo modello Power Query, avendo a monte un differente flusso dati. Per semplicità, qui esporremo le operazioni basi, adatte ad ogni realtà poi chiaramente ogni modello è personalizzabile, va adattato e modificato nel corso dell’utilizzo.

Per creare un modello, entrare nella scheda query e quindi su modifica e si aprirà l’editor di Power Query.

Una piccola parentesi: prima si è accennato alla fonte dati e poi al percorso dati, a tal proposito in alto a destra selezionare “impostazioni origine dati” e verrà aperta una finestra che riporta di default il percorso del file, la citata cartella contenente gli XML, il nostro contenitore dati. E’ importante che venga sempre mantenuto lo stesso percorso e la stessa cartella (stesso nome) perché questo rappresenta la connessione tra input ed output del nostro modello. Se occorre (comunque è sconsigliato per evitare problemi nell’importazione od altro), selezionare cambia origine in basso, assegnando un nuovo percorso ed una nuova cartella contenente il nostro flusso input dati XML dei corrispettivi.

A questo punto, sempre all’interno dell’editor, questi sono i passaggi basilari, per la decodifica dei file XML:

1. Sulla prima colonna “content”, cliccare sul pulsante con le due frecce in basso (combina file), si aprirà una finestra quindi selezionare “OK”;
2. Sulla prima colonna, cliccare sul pulsante con le due frecce rivolte verso destra e sinistra, estraendo tutti i dati, verrà aperta una finestra, selezionare “carica altro” in modo tale che l’elenco non risulti incompleto, quindi “OK”;
3. Ripetere il processo di cui al punto 2. partendo sempre dalla colonna più a sinistra, finché non vengono estratti/espansi tutti i dati del flusso XML e non compaiono più simboli delle frecce di cui al punto 2.

Molte colonne sono superflue ed in base al contenuto cancellare quelle non utilizzabili: selezionare la colonna specifica, tasto destro e rimuovi ; se per sbaglio viene cancellata una colonna o si effettua un passaggio che non andava applicato, in basso a destra nell’editor, c’è il prompt dei passaggi, selezionarne uno e cancellarlo (simbolo “X”).

Altre colonne invece vanno rinominate, sempre in base al contenuto: selezionare la colonna specifica, tasto destro e rinomina.

Consiglio di mantenere almeno le seguenti colonne: data rilevazione corrispettivo; aliquota; imposta; imponibile; eventuali colonne con i resi ed annulli; il tipo di pagamento (elettronico o contanti), questo servirà come integrazione della contabilità, per tenere traccia degli incassi, prima nota.

Corrispettivi telematici: impostazione di particolari dati/colonne.

Precedentemente, si sono descritte le operazioni basilari nella decodifica del flusso XML, ora soffermiamoci su particolari colonne e loro caratteristiche proprie.

Data rilevazione corrispettivo

Il formato del flusso dati, presenterà di default una stringa piuttosto lunga contenente anche l’ora che interessa poco.

Le operazioni da effettuare sono le seguenti:

• Tasto destro sulla colonna, quindi dividi colonna in base al numero di caratteri, suddividi ripetutamente, indicando 10 caratteri che altro non sono che la data nel formato YYYY-MM-DD;
• Cancellare le altre colonne, create dalla prima, o meglio suddivise dalla prima, contenenti ora ed altri dettagli;
• Formattare i dati nel contesto giusto, nel caso della colonna data rilevazione corrispettivo, il formato corretto chiaramente è data, in alto in cima ad ogni colonna c’è un simbolo, selezionarlo e modificare.

Aliquota, imposta ed imponibile

Il formato della colonna riporterà di default il formato testuale ABC. Però prima di cambiare il formato in numerico, occorre fare la seguente operazione: tasto destro, sostituisci valori al posto del punto (.) mettere la virgola (,) ; questo andrà applicato sempre per discriminare valori testuali e numerici, di default l’editor propone il punto anche se nel formato italiano viene utilizzata la virgola come separatore numerico.

La stessa cosa che è stata eseguita per l’aliquota deve essere fatta sia per imposta che per imponibile.

Ricordarsi di impostare il formato come numero decimale, essendoci dei decimali, soprattutto nel caso di imponibile ed imposta.

Totale del corrispettivo

Chiaramente quello che ci interessa è non solo estrarre le varie aliquote, scorporare in modo automatizzato imponibile ed imposta ma poi avere anche il totale del corrispettivo, ovvero la somma di imponibile ed imposta.

Per questa operazione occorre, come si fa in Excel, impostare una formula solo che anziché operare su numeri, sul contenuto di celle, si opera direttamente su colonne intere e sul contenuto di esse, nel nostro caso la colonna “imponibile” e la colonna “imposta”.

Quindi entrare nella scheda dell’editor, aggiungi colonna, quindi colonna personalizzata: si assegna un nome alla nuova colonna, del tipo “totale”; nel riquadro della formula selezionare ed inserire le due colonne citate, chiaramente intervallate con il segno (+) indicante la somma e cambiare il formato in numerico della colonna creata.

Questa funzione di aggiungere colonne personalizzate, contenente funzioni o colonne da esempi è davvero ottima per rielaborare i dati in pochissimo tempo, per fare customizing ed automatizzare completamente tutto il processo (il dato grezzo fornito dall’Agenzia Entrate purtroppo non implica tutto ciò, a discapito del contabile o società di consulenza che redige e tiene i libri e registri contabili di ogni società-contribuente ; questa di Power Query è un’ottima soluzione a bassissimo costo e con grande impatto/valore aggiunto).

Tipo di pagamento

Per quanto riguarda il tipo di pagamento, come detto in precedenza, in primis, vanno ripuliti i dati: al posto del punto mettere la virgola ; quindi, mettere il formato numerico decimale.

C’è però un ulteriore modifica da apportare: alcune celle contengono il valore “null”, ciò vuol dire che il pagamento non è stato effettuato in contanti (se presente nella colonna contanti) o non è stato effettuato con metodo elettronico (se presente nella colonna elettronico).

Occorre pulire il dato: il solito comando tasto destro sostituisci valore, al posto del “null” mettere 0 ; in tal modo è possibile formattare tutto in modo numerico, numero decimale (l’operazione del sostituisci valore deve precedere la formattazione, chiaramente).

Centro di ricavo

Questa è una piccola parentesi, in relazione a quanto descritto nel paragrafo precedente, sul tipo di pagamento.

Il tipo di pagamento come detto può risultare uno strumento di supporto notevole alla contabilità ed all’amministrativo. Tuttavia, se impostata in un certo modo, può diventare uno strumento di controllo di gestione a tutti gli effetti.

Pensiamo al caso dei corrispettivi ed agli incassi, sullo stesso piano: da un lato avremo una cassa contanti identificata dalla sua colonna relativa ed allo stesso modo, dall’altra parte, avremo una cassa “POS” o cassa moneta elettronica o come volete chiamarla, con la sua rispettiva colonna.

Le due casse altro non sono che due rispettivi centri di ricavo per l’azienda (se si scoporano i corrispettivi dall’imposta ; a tal proposito, è possibile implementare una formula, adottando l’aggiungi colonna personalizzata sulla colonna) o centri di flusso finanziario, se si tiene conto anche dell’imposta, traslando il tutto sul piano finanziario e sul budgeting di cassa.

La cosa vista sotto questo punto di vista è alquanto semplificata. Il concetto appena esposto raggiunge la sua massima utilità e contestualizzazione se si pensa ad un contribuente dotato di multi-cassa (cosa non affatto rara). Nel flusso dei corrispettivi XML avremo una colonna con numero identificativo del registratore di cassa e di ogni registratore di cassa, per ogni punto vendita, anche perché questo è già quanto viene fornito dall’Agenzia Delle Entrate, nel flusso informativo. Noi dobbiamo solo rielaborare il dato ed automatizzare il processo, semplificando il tutto.

Per concludere, nella colonna riportante il numero del registratore di cassa, basterà eseguire la seguente operazione: tasto destro sulla colonna, sostituisci valori ed al posto del numero indentificativo del registratore di cassa, metteremo un identificativo del punto vendita, del tipo “A”, “B” e via dicendo.

In altre parole, con una banale operazione, avremo riclassificato il ricavo identificato dal corrispettivo o il flusso di cassa associandolo ad un punto vendita o centro di ricavo/di cassa. In questi termini, Power Query diventa un sistema non solo di automation, reporting ma anche di controlling molto utile.

Corrispettivi telematici: ultime operazioni.

Tutte le modifiche ed operazioni precedenti devono essere salvate, per poterle riutilizzare in un secondo momento.

Quindi sempre dall’editor di Power Query, tasto in cima a sinistra “chiudi e carica”: a questo punto ci riporta sul foglio Excel dove al posto di un flusso dati e stringhe dati poco comprensibili abbiamo una comoda tabella Excel con tutte le colonne data, imponibile, imposta, aliquota, totale ecc… come fosse il vecchio registro dei corrispettivi, su carta.

E’ importante salvare anche il foglio Excel, prima di chiuderlo, per non vanificare le modifiche apportate di volta in volta.

Ci sono degli aspetti importanti ed utili:

1. In cima alla tabella, ci sono i classici filtri di Excel che ci permettono di visualizzare in modo rapido ciò di cui abbiamo bisogno;
2. Se scorriamo in fondo alla tabella, è possibile inserire funzioni in una riga vuota, come la classica somma, per poter conoscere in un dato mese/giorno/anno quanto è stato il totale del corrispettivo, utile sia ai fini del controllo di gestione ma anche ai fini contabili e tenuta registri (in altre parole, questi dati serviranno anche per liquidare l’IVA mensile o trimestrale del contribuente);
3. I punti 1. e 2. devono lavorare assieme ed a seconda dei casi si possono personalizzare a proprio piacere;
4. Un’altra cosa interessante è dovuta al fatto che Power Query è anche uno strumento molto flessibile e fluido ; ipotizziamo che ci siano settori simili od addirittura contribuenti simili, del tipo due farmacie della stessa provincia, due ristoranti e via dicendo, basterà cambiare l’origine dati e mantere lo stesso file Excel, che rappresenta il nostro modello, adattabile a più realtà senza dovere impostare un nuovo modello con il flusso dati XML dell’altro contribuente;
5. Ultima cosa ma non meno importante e legata al punto precedente, se occorre in una seconda fase chiudere l’IVA per dire del mese o trimestre successivo, basterà importare nella cartella relativa i nuovi file XML scaricati dall’Agenzia Delle Entrate, cancellando i vecchi file XML oppure anche mantenerli, quindi entrare nella scheda query e cliccare sul tasto “aggiorna”, in modo automatico e rapido, verranno letti i nuovi dati e il nostro modello verrà aggiornato di conseguenza senza dover far nulla o perdere altro tempo.

Corrispettivi telematici: considerazioni finali.

Come si è povuto vedere, Power Query possiede ottime caratteristiche e funzionalità.

In primo luogo, è un potentissimo strumento di reporting e di automation: con banali operazioni è possibile rielaborare i dati dei corrispettivi in pochissimo tempo e personalizzare i modelli ; questo non è affatto possibile con i dati grezzi forniti dall’Agenzia Delle Entrate, se non attraverso una decodifica manuale degli stessi, la quale però presuppone notevole perdita di tempo ed errori da parte dell’utente.

In secondo luogo, oltre ad essere un utile strumento, è una validissima alternativa a costo zero: in altri casi, occorrerebbe implementare gestionali di fatturazione od altri applicativi non sempre così performanti/personalizzabili e sicuramente non a costo zero.

In terzo ed ultimo luogo, offre infinite possibilità nel contesto del reporting, importazione-esportazione dati ma anche del controllo di gestione, aspetto molto spesso sottovalutato ma molto importante.