Contabilità semplificata o ordinaria: le differenze

La contabilità semplificata è il regime naturale (non c’è bisogno di opzione) per le imprese individuali (che non possono applicare il regime forfettario) e per le società di persone quando i ricavi riferiti all’anno precedente o quelli previsti per le nuove imprese non superano determinati limiti. In tutti gli altri casi si applica la contabilità ordinaria.

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Quando si avvia una nuova attività professionale o imprenditoriale si cerca sempre di ottenere il massimo risparmio possibile. Questo si ottiene molto spesso attraverso un’attenta gestione della propria attività, ma anche attraverso un’ottima gestione fiscale.

La gestione fiscale non passa soltanto dalla scelta del regime fiscale, ma anche dalla scelta relativa al tipo di contabilità da adottare. Certamente, regime fiscale e contabile vanno di pari passo, ma in alcuni casi è possibile scegliere tra quello che maggiormente può soddisfare le esigenze dell’attività che vogliamo svolgere.

La contabilità semplificata è un regime contabile relativamente snello che prevede la sola tenuta dei registri Iva e del registro cespiti. E’ sufficiente, quindi, conservare questi registri e le fatture e tutti i documenti rilevanti ai fini Iva.

La contabilità ordinaria, invece, è un regime contabile più complesso, in quanto prevede anche una gestione legata non solo a costi e ricavi, ma anche ad attività e passività.

Vediamo, le variabili che ci inducono alla scelta del corretto regime fiscale. E nel caso, come effettuare il passaggio dalla contabilità semplificata a quella ordinaria.

Contabilità semplificata

L’articolo 18 del DPR n. 600/73 prevede la possibilità per le imprese individuali, le società di persone e gli enti non commerciali di adottare il regime di contabilità semplificata. Questo qualora siano rispettati determinati limiti di ricavi conseguiti nel periodo di imposta, differenziati a seconda del tipo di attività esercitata. In linea generale, la contabilità semplificata è la contabilità che possono applicare:

• I professionisti;
• Le persone fisiche;
• Le società di persone e assimiliate che esercitano attività commerciali

tutte con ricavi, conseguiti nell’anno precedente, non superiori a:

• €. 500.000 se esercenti attività di prestazione di servizi, e
• €. 800.000 se esercenti attività di cessione di beni.

Tuttavia, vi sono comunque alcuni soggetti che non possono, a seguito di specifico obbligo, adottare le semplificazioni previste dalla contabilità semplificata.

Contabilità ordinaria per obbligo

Il regime di contabilità ordinaria si applica obbligatoriamente ai seguenti soggetti. Indipendentemente dal volume di ricavi conseguito:

• Le Spa, le Srl, le Sapa, le cooperative e le mutue assicuratrici;
• gli enti pubblici e privati, diversi dalle società, che hanno per oggetto esclusivo o principale l’esercizio di attività commerciali;
• I trust, se hanno per oggetto esclusivo o principale l’esercizio di attività commerciali;
• Le stabili organizzazioni di società ed enti non residenti nel territorio dello Stato;
• Le associazioni non riconosciute, i consorzi e le altre organizzazioni non appartenenti ad altri soggetti passivi, che hanno per oggetto esclusivo o principale l’esercizio di attività commerciali.

Le imprese in contabilità ordinaria sono soggette a maggiori obblighi, sia amministrativi che fiscali. Inoltre, tenute ad aggiornare i seguenti libri contabili:

• Libro Giornale, dove vengono registrate tutte le operazioni economico-patrimoniali in ordine cronologico;
• Libro inventari all’interno del quale vengono riportati la consistenza dei beni raggruppati in categorie omogenee per natura e valore;
• Registri Iva integrati con il registro delle fatture emesse e/o dei corrispettivi, il registro degli acquisti, e altri obbligatori in base all’attività esercitata;
• Registro dei cespiti, non più obbligatorio ma utile dove vengono annotati gli acquisti dei beni ammortizzabili indicandone il costo originario, rivalutazioni e svalutazioni, fondo ammortamento, quota ammortamento, e coefficiente di ammortamento.

Soggetti in contabilità semplificata

Per gli altri titolari di reddito d’impresa, invece, il regime di contabilità ordinaria si applica obbligatoriamente soltanto se i ricavi eccedono i limiti quantitativi previsti per l’accesso al regime di contabilità semplificata. Tali soggetti sono i seguenti:

• Le persone fisiche che esercitano imprese commerciali ai sensi dell’articolo 55 del DPR n. 917/86;
• Alle Snc, Sas e i soggetti ad esse equiparati ai sensi dell’articolo 5 del DPR n. 917/86;
• Gli enti non commerciali che, a latere dell’attività istituzionale principale, esercitano un’attività commerciale in via non prevalente;
• I trust, se esercitano un’attività commerciale in via non prevalente.

I citati soggetti adottano “naturalmente” il regime della contabilità semplificata qualora i ricavi conseguiti in un anno intero non siano superiori a (articolo 18 del DPR n. 600/73, così come modificato dall’articolo 7 comma 2, lettera m) del D.L. n. 13.5.2011 n. 70, c.d. “decreto sviluppo“, convertito in Legge n. 106/2011):

• €. 500.000 per le imprese aventi per oggetto prestazioni di servizi;
• €. 800.000 per le imprese aventi per oggetto altre attività.

Il regime di contabilità semplificata si estende di anno in anno qualora gli ammontari precedentemente indicati non vengano superati.

Il contribuente, comunque, ha facoltà di optare per il regime ordinario. L’opzione ha effetto dall’inizio del periodo d’imposta nel corso del quale è esercitata fino a quando non è revocata e in ogni caso per il periodo stesso e per i due successivi.

Scritture contabili contabilità semplificata

Le società, gli enti e gli imprenditori commerciali in contabilità semplificata sono tenuti, in ogni caso a tenere i seguenti libri e registri:

• Il libro giornale e il libro degli inventari;
• I registri prescritti ai fini dell’imposta sul valore aggiunto;
• Scritture ausiliarie nelle quali devono essere registrati gli elementi patrimoniali e reddituali, raggruppati in categorie omogenee, in modo da consentire di desumerne chiaramente e distintamente i componenti positivi e negativi che concorrono alla determinazione del reddito;
• Scritture ausiliarie di magazzino, tenute in forma sistematica e secondo norme di ordinata contabilità, dirette a seguire le variazioni intervenute tra le consistenze negli inventari annuali.

Nelle scritture ausiliarie di magazzino devono essere registrate le quantità entrate ed uscite delle merci destinate alla vendita; dei semilavorati, se distintamente classificati in inventario, esclusi i prodotti in corso di lavorazione. Dei prodotti finiti nonché delle materie prime e degli altri beni destinati ad essere in essi fisicamente incorporati. Degli imballaggi utilizzati per il confezionamento dei singoli prodotti. Delle materie prime tipicamente consumate nella fase produttiva dei servizi. Nonché delle materie prime e degli altri beni incorporati durante la lavorazione dei beni del committente.

I soggetti stessi devono inoltre tenere, in quanto ne ricorrano i presupposti, il registro dei beni ammortizzabili e il registro riepilogativo di magazzino.

Le società e gli enti il cui bilancio o rendiconto è soggetto per legge o per statuto all’approvazione dell’assemblea o di altri organi possono effettuare nelle scritture contabili gli aggiornamenti conseguenziali all’approvazione stessa fino al termine stabilito per la presentazione della dichiarazione dei redditi.

Stabile organizzazione all’estero

Le società, gli enti e gli imprenditori che esercitano attività commerciali all’estero mediante stabili organizzazioni. Ed anche quelli non residenti che esercitano attività commerciali in Italia mediante stabili organizzazioni, devono rilevare nella contabilità distintamente i fatti di gestione che interessano le stabili organizzazioni. Determinando separatamente i risultati dell’esercizio relativi a ciascuna di esse.

Bilancio e inventario

Le società, gli enti e gli imprenditori commerciali in contabilità semplificata devono in ogni caso redigere l’inventario e il bilancio con il conto dei profitti e delle perdite, entro tre mesi dal termine per la presentazione della dichiarazione dei redditi ai fini delle imposte dirette.

L’inventario, oltre agli elementi prescritti dal codice civile o da leggi speciali, deve indicare la consistenza dei beni raggruppati in categorie omogenee per natura e valore e il valore attribuito a ciascun gruppo. Ove dall’inventario non si rilevino gli elementi che costituiscono ciascun gruppo e la loro ubicazione, devono essere tenute a disposizione dell’ufficio delle imposte le distinte che sono servite per la compilazione dell’inventario. Nell’inventario degli imprenditori individuali devono essere distintamente indicate e valutate le attività e le passività relative all’impresa.

Il bilancio e il conto dei profitti e delle perdite, salve le disposizioni del codice civile e delle leggi speciali, possono essere redatti con qualsiasi metodo e secondo qualsiasi schema, purché conformi ai principi della tecnica contabile.

Registro dei beni ammortizzabili

Le società, gli enti e gli imprenditori commerciali, in contabilità semplificata devono compilare il registro dei beni ammortizzabili entro il termine stabilito per la presentazione della dichiarazione dei redditi. Nel registro devono essere indicati, per ciascun immobile e per ciascuno dei beni iscritti in pubblici registri:

• L’anno di acquisizione;
• Il costo originario;
• Le rivalutazioni;
• Le svalutazioni;
• Il fondo di ammortamento nella misura raggiunta al termine del periodo d’imposta precedente;
• Il coefficiente di ammortamento effettivamente praticato nel periodo d’imposta;
• La quota annuale di ammortamento e
• Le eliminazioni dal processo produttivo.

Per i beni diversi da quelli indicati nel comma precedente le indicazioni ivi richieste possono essere effettuate con riferimento a categorie di beni omogenee per anno di acquisizione e coefficiente di ammortamento.

Se le quote annuali di ammortamento sono inferiori alla metà di quelle risultanti dall’applicazione dei coefficienti stabiliti ai sensi del secondo comma dell’articolo 68 del DPR n. 597/73, il minor ammontare deve essere distintamente indicato nel registro dei beni ammortizzabili.

I costi di manutenzione, riparazione, ammodernamento e trasformazione, che non siano immediatamente deducibili, non si sommano al valore dei beni cui si riferiscono ma sono iscritti in voci separate del registro dei beni ammortizzabili a seconda dell’anno di formazione.

Passaggio alla contabilità ordinaria

Ogni anno i soggetti che svolgono attività d’impresa sono tenuti a verificare i limiti, relativi ai ricavi dell’anno precedente, al fine di confermare la tenuta della contabilità semplificata, o in caso contrario, effettuare il passaggio verso la contabilità ordinaria. In questo caso, infatti, esiste un particolare iter da seguire specificatamente previsto dalla normativa fiscale. Per gli imprenditori il passaggio al regime di contabilità ordinaria avviene all’inizio dell’anno solare e si verifica:

• A causa del superamento del limite dei ricavi nell’anno precedente. Superamento del limite di €. 500.000 per le prestazioni di servizi o di €. 800.000 per le altre attività;
• In caso di trasformazione da società di persone in contabilità semplificata a società di capitali. In tal caso dalla data di effetto della trasformazione e non dal 1° gennaio;
• Su opzione del contribuente.

Per la verifica del superamento del limite vanno considerati i ricavi secondo il principio di competenza economica.

Adempimenti per la contabilità ordinaria

Il regime contabile di provenienza è normalmente quello di contabilità semplificata. È possibile, anche se non frequente, che il regime precedente sia un regime minore (regime dei minimi di cui al D.L. n. 98/2011 o regime forfettario Legge n. 190/2014).

Gli adempimenti da porre in essere quando si effettua il passaggio alla contabilità ordinaria sono i seguenti:

Istituzione del libro giornale e degli inventari dal 1° gennaio

In pratica, in assenza dell’obbligo di bollatura preventiva, è sufficiente effettuare le registrazioni contabili anche delle movimentazioni finanziarie, idonee alla successiva stampa dei libri contabili obbligatori. Di fatto il libro giornale e il libro degli inventari verrà stampato (o conservato in via sostitutiva) entro il 30 dicembre dell’anno successivo.

Situazione dei conti al 1° gennaio

È obbligo, entro il 30 settembre dell’anno in cui avviene il passaggio (ossia entro il termine per la presentazione della dichiarazione dei redditi dell’anno precedente), di riportare sul libro degli inventari o di redigere un apposito prospetto, nel quale è rappresentata la situazione iniziale dei conti al 1° gennaio. È infatti stabilito dall’articolo 1 del DPR n. 126/03 che:

Art. 1 DPR n. 126/03

“Nei casi di passaggio dal regime della contabilità semplificata a quello di contabilità ordinaria, le attività e le passività esistenti all’inizio del periodo di imposta sono valutate con i criteri di cui al DPR n. 689/74 e riportate sul libro degli inventari. Oppure, su apposito prospetto da redigere entro il termine di presentazione della dichiarazione dei redditi relativa al periodo di imposta precedente“

Comunicazione in dichiarazione Iva

Solo nel caso in cui il passaggio avvenga su opzione del contribuente, è necessario effettuare la comunicazione nel quadro VO della dichiarazione Iva. Dichiarazione relativa all’anno in cui è stata adottata la contabilità ordinaria, della scelta effettuata, già efficace per effetto del comportamento adottato.

Situazione delle attività e delle passività

Si riepilogano, di seguito, i criteri di valutazione delle attività e passività previsti dalla norma (DPR n. 689/74) in caso di passaggio alla contabilità ordinaria:

VOCE	DESCRIZIONE
Cassa	Valore del denaro fisicamente esistente al primo gennaio dell’anno di passaggio
Banche	Importo a credito risultante dai c/c bancari
Crediti	Valore nominale dei crediti, elencati nominativamente, al netto delle perdite verificatesi prima del 01/01
Ratei e risconti attivi	Importo di competenza dell’esercizio
Rimanenze	Valore iniziale delle rimanenze corrispondente al valore finale al 31/12 dell’anno precedente
Beni strumentali	Deve essere indicato il valore di tutti i beni strumentali. Sia quelli ammortizzati che quelli in corso di ammortamento. Vanno indicati anche gli acquisti di beni strumentali di importo non superiore a €. 516,46 dedotti interamente nell’esercizio. Iscrivendo nel fondo ammortamento un valore di ammontare pari a quello del bene
Debiti	I debiti vanno iscritti al valore nominale. I debiti verso fornitori vanno rilevati singolarmente sulla base della documentazione in possesso dell’impresa e vanno indicati al netto degli sconti commerciali. Si deve tener conto anche dei debiti relativi alla merce pervenuta ma per la quale ancora non è stata ricevuta la relativa fattura (fatture da ricevere). Vanno riportati anche i debiti nei confronti degli enti previdenziali e assistenziali, dell’Erario e delle banche
Fondo T.F.R.	L’importo da iscrivere nel fondo è determinato dagli accantonamenti effettuati sino a tale data
Patrimonio netto	Per le imprese individuali corrisponde al saldo risultante dalla differenza tra attività e passività. Per le società di persone tale voce va suddivisa nelle sue componenti: capitale sociale, riserve e risultato d’esercizio

Tabella: differenze tra contabilità semplificata ed ordinaria

Aspetto	Contabilità Ordinaria	Contabilità Semplificata
Ambito di Applicazione	Obbligatoria per società di capitali e soggetti con ricavi elevati.	Per piccoli imprenditori, professionisti e società di persone sotto certi limiti di ricavo.
Registrazione Operazioni	Registrazioni analitiche dettagliate (Prima Nota, Libro Giornale, Libro degli Inventari).	Registrazione semplificata (Registro dei corrispettivi, Registro acquisti e vendite).
Bilancio	Richiesto un bilancio completo (stato patrimoniale, conto economico, nota integrativa).	Non richiede un bilancio formale completo.
Determinazione del Reddito	Basata su criteri di competenza economica (considera il momento in cui nasce il diritto a incassare o a pagare).	Basata su criteri di cassa (considera il momento di effettivo incasso o pagamento).
Adempimenti Fiscali	Maggiori adempimenti (registri IVA, spesometro, comunicazioni varie alle autorità fiscali).	Minori adempimenti fiscali rispetto alla contabilità ordinaria.
Limiti di Ricavi/Compensi	Nessun limite specifico, ma obbligatoria per soggetti con ricavi/compensi oltre certe soglie.	Applicabile fino a certi limiti di ricavo o compensi, variabili in base a normative e aggiornamenti.

Conclusioni

La scelta tra contabilità ordinaria e contabilità semplificata è un aspetto fondamentale della gestione aziendale in Italia. La contabilità ordinaria, con la sua dettagliata registrazione delle operazioni e l’obbligo di bilancio completo, si adatta meglio a imprese di maggiori dimensioni o con elevati volumi di affari. D’altra parte, la contabilità semplificata offre una gestione contabile più agevole e meno onerosa per i piccoli imprenditori e professionisti, grazie a minori adempimenti fiscali e una modalità di registrazione meno complessa.

La scelta tra queste due forme contabili non deve basarsi solo sui limiti di fatturato, ma anche sulle specifiche esigenze di gestione aziendale, pianificazione fiscale, e sulla capacità di gestire gli adempimenti contabili e fiscali. È fondamentale consultare un esperto contabile o fiscale per una scelta informata e appropriata alla realtà aziendale.

Domande frequenti