Fattura del professionista: software di calcolo ed esempi

Gli elementi obbligatori da inserire nella fattura del professionista. I termini di emissione e le diverse modalità di compilazione, applicazione della ritenuta e dei contributi. Esempi pratici di compilazione della fattura del professionista.

Se stai leggendo questo articolo sicuramente sei un freelance. Come ogni professionista anche tu hai dei problemi riguardanti la corretta predisposizione ed emissione della tua fattura elettronica. Ho deciso di realizzare questo report per aiutarti proprio su questo aspetto, attraverso degli esempi pratici.

Tutti i professionisti che svolgono la propria attività devono, al momento dell’incasso del corrispettivo, ovvero alla conclusione della prestazione svolta, redigere la fattura da consegnare al cliente. La fattura, o in questo caso parcella (se sei un professionista), è un documento fiscale obbligatorio. Si tratta di un documento che attesta la prestazione di un servizio professionale emesso da un soggetto appartenente a una categoria abilitata allo svolgimento di attività di libera professione. Sono tenuti all’emissione di questo documento tutte le figure che abitualmente chiamiamo “professionisti“. Requisito indispensabile per poter emettere la fattura è la presenza di una partita Iva per lo svolgimento di una attività professionale.

I professionisti possono essere appartenenti ad un Albo professionale (notai, architetti, avvocati, geometri, commercialisti, medici, etc). Tuttavia, potrebbero anche non esserlo (l’esempio più immediato è quello degli amministratori di condominio, o i consulenti informatici, etc). In entrambi i casi tutti questi professionisti sono tenuti all’emissione del progetto di notula e poi della fattura nei confronti del proprio cliente. Vediamo, quindi, maggiori informazioni sull’emissione della fattura del professionista.

A cosa serve la fattura e perché si emette?

La fattura è lo strumento mediante il quale il professionista, dotato di partita Iva adempie l’obbligo di cui all’art. 21 del DPR n. 633/72, che impone di documentare le operazioni effettuate. La fattura del professionista costituisce attestazione necessaria ai fini dei controlli e consente:

• L’esercizio del diritto di rivalsa (Iva) da parte del professionista;
• L’esercizio del diritto alla detrazione Iva da parte del committente.

La fattura deve essere emessa per ciascuna operazione che rientra nel campo di applicazione dell’Iva (imponibile, non imponibile, esente). Essa deve essere emessa, inoltre, anche in alcuni casi in cui l’operazione non è soggetta ad Iva o in cui l’Iva non deve essere evidenziata sul documento. Si tratta, principalmente, di operazioni non soggette o non imponibili Iva (come per le operazioni con l’estero). Per approfondire questi aspetti ti lascio all’articolo di seguito.

Per approfondire: “Prestazioni di servizi: iva nelle operazioni estere“.

Il termine di emissione della fattura per il professionista

L’emissione della fattura del professionista è un obbligo Iva disposto dall’articolo 6 del DPR n. 633/72. Il professionista è chiamato ad emettere la fattura al termine della prestazione professionale, ovvero al momento dell’effettivo pagamento da parte del cliente. Per questo motivo è pratica comune che dopo la prestazione del servizio venga rilasciata una “fattura pro-forma” o progetto di notula“.

La fattura pro-forma è un documento senza alcuna valenza fiscale, utilizzato quando si rende necessario presentare al cliente un fac-simile della fattura finale. Il vantaggio è quello di emettere un documento senza incorrere negli obblighi fiscali (pagamento dell’Iva). Allo stesso tempo si ha la certezza che il documento non possa far insorgere, in caso di controlli, la presunzione di fatturazione.

Emettere una fattura pro forma, quindi, consente al professionista di evitare il pagamento dell’Iva su una fattura non ancora riscossa. Infatti, per ogni fattura emessa, l’Iva diventa esigibile, indipendentemente, dall’incasso (o meno) della stessa. Per quanto riguarda i redditi, invece, rimane valido il principio di cassa per la determinazione del reddito.

Per questo consiglio sempre ai miei clienti professionisti, di emettere sempre una fattura pro-forma, prima dell’emissione vera e propria della fattura (che avverrà al momento del pagamento). Infatti, la fattura deve essere emessa al momento dell’incasso del compenso e deve prevedere l’esposizione dell’Iva in fattura (cosa che non avviene nella fattura pro-forma).

Trasmissione della fattura elettronica

Abbiamo detto che la fattura del professionista deve essere emessa al termine della prestazione o, al più tardi, al momento del pagamento. La fattura, una volta emessa deve riportare tale data, avendo poi la possibilità di trasmissione del documento elettronico di fattura in formato Xml, nei 12 giorni successivi. Pertanto, è opportuno ricordare che si deve indicare sulla fattura la data di effettuazione o di pagamento (art. 21 co. 2 lett. g-bis del DPR n. 633/72, inserita dall’art. 11 del D.L. n. 119/2018, conv. Legge n. 136/2018). Questo, in relazione al fatto che la data di emissione coincide con quella di trasmissione al SdI (Circolare n. 14/E/2019).

La fattura pro-forma o avviso di parcella

La fattura pro-forma può essere emessa soltanto in formato analogico o elettronico fuori dal SdI. Infatti, il Sistema di Interscambio non è in grado di gestire questo tipo di documenti (non fiscali). Sul punto vedasi il provvedimento Agenzia delle Entrate n. 89757/2018).Il progetto di notula non è soggetto ad imposta di bollo a condizione che sul documento sia indicato che la sua emissione è relativa ad operazioni soggette ad Iva (art. 6 della Tabella n. B del DPR n. 642/72).

Elementi obbligatori ai fini della validità della fattura del professionista

La normativa vigente non prevede uno schema obbligatorio per redigere una fattura. È sufficiente, infatti, che la stessa contenga alcuni elementi essenziali che andremo ad esaminare e che sono indicati dall’art. 21 del DPR n. 633/72. Di seguito vedremo quali sono questi elementi obbligatori e come devono essere indicati in fattura. La fattura del professionista è composta da una parte descrittiva e una parte tabellare.

Fattura del professionista: la parte descrittiva

La prima parte della fattura elettronica del professionista è quella descrittiva, la cui compilazione è comunque fondamentale per la corretta validità del documento fiscale. La parte descrittiva della fattura del professionista deve contenere:

• I dati identificativi del prestatore (indirizzo, partita Iva, nome, cognome, ditta, ecc.);
• I dati identificativi del committente (non dimenticare di inserire il numero di partita IVA del committente e quando invii la fattura elettronica ricorda di inserire sempre la PEC o il codice destinatario del committente);
• Il numero progressivo, la data di emissione, e le condizioni generali della prestazione professionale (durata, modalità di pagamento, etc). La data è quella in cui emetti il documento (che solitamente è quella del pagamento del corrispettivo), mentre la data effettiva della fattura sarà quella di invio al Sistema di Interscambio della fattura. La numerazione della fattura deve essere progressiva (anche non per anno). Per quanto riguarda la descrizione, ricorda, di descrivere con quanto dettaglio possibile la prestazione professionale che hai svolto (non deve trattarsi di una descrizione generica della prestazione).

Fattura del professionista: la parte tabellare

La parte tabellare della fattura del professionista deve, invece, contenere:

• I dati identificativi della prestazione professionale offerta (quantità e descrizione);
• Il valore della prestazione professionale unitario e complessivo di ciascun bene venduto, oltre ad eventuali sconti praticati e oneri accessori a carico del compratore;
• La base imponibile ai fini Iva della prestazione;
• L’aliquota Iva applicabile (generalmente il 22%);
• L’eventuale presenza della ritenuta di acconto;
• Il totale della fattura, che corrisponde al valore corrisposto dal committente.

Importi in valuta estera nella fattura

Secondo quanto previsto dall’art. 21, comma 2 lett. l) del DPR n. 633/72, gli importi indicati in fattura dovrebbero poter essere espressi soltanto in euro (vedasi la Circolare n. 12/E/2013). Gli importi in valuta estera devono essere computati secondo il cambio del giorno di effettuazione dell’operazione ex art. 6 del DPR n. 633/72 pubblicato dalla BCE. In assenza del cambio di riferimento, andrà utilizzato il cambio del giorno antecedente più prossimo al momento di effettuazione dell’operazione o alla data di emissione della fattura (art. 13 co, 4 del DPR n. 633/72).

Esempi di compilazione della fattura del professionista

Vediamo adesso alcuni esempi pratici di come deve essere compilata la fattura del professionista. Le due principali variabili da tenere in considerazioni sono la corretta applicazione dell’Iva in fattura e l’applicazione della ritenuta di acconto. Variabili che devono essere gestite in modo diverso a seconda del tipo di soggetto tenuto all’emissione della fattura. In relazione a queste variabili possono esserci una serie di possibilità diverse di emissione della fattura del professionista, ovvero le seguenti:

1. Il professionista iscritto alla cassa professionale di appartenenza;
2. Il professionista senza cassa professionale, ovvero iscritto alla gestione separata INPS;
3. Gli agenti di commercio iscritti all’ENASARCO;
4. I contribuenti che aderiscono al regime di forfettario.

Fattura professionista iscritto a cassa professionale

Il classico esempio dei professionisti iscritti cassa previdenziale di categoria è quello degli avvocati, degli architetti o dei geometri. Ma anche dei commercialisti, degli psicologi, dei medici e dei notai, e così via. In linea generale questa fattispecie riguarda i professionisti iscritti a tutte le professioni ordinistiche.

In questo caso il professionista deve addebitare il 2%/4% (a seconda di quanto è previsto dalla propria cassa professionale) del compenso al cliente come contributo integrativo alla casa professionale, includendo tale valore all’interno della base imponibile Iva. Vediamo di chiarire meglio la situazione con un esempio pratico.

Supponiamo che sia stata effettuata una prestazione professionale per un valore di € 1.000 alla quale deve essere aggiunto il contributo integrativo alla cassa di previdenza pari a € 20,00 (2% di €. 1.000). Il totale imponibile è pari ad € 1.020. A questo punto abbiamo trovato la base imponibile Iva. Su questo valore deve essere applicata l’imposta del 22%. In questo modo si giunge al totale fattura, per un valore di € 224,40.

A questo punto deve essere calcolata al ritenuta di acconto del 20% da applicare sul valore imponibile della prestazione (esclusa quindi la cassa previdenziale). Nell’esempio la ritenuta è pari a € 200,00 (ovvero il 20% di € 1.000,00). Come evidenziato dalla tabella seguente il calcolo del netto a pagare, pari a € 1.024,00, è presto fatto:

Fattura del professionista iscritto alla gestione separata INPS

I professionisti che non devono iscriversi ad un ordine professionale, non hanno una cassa previdenziale di appartenenza. Questo vuol dire che questi professionisti devono, obbligatoriamente, iscriversi alla Gestione separata INPS. Per completezza di informazione si segnala che un professionista iscritto ad un ordine può cancellarsi dall’iscrizione alla propria cassa professionale di appartenenza. Nel caso diventa obbligatoria l’iscrizione alla gestione separata INPS.

Il professionista iscritto alla gestione separata deve applicare in fattura la rivalsa INPS del 4%, con inclusione di quest’ultima sia nel calcolo dell’imponibile (IVA) sia nel calcolo della ritenuta di acconto. Rientrano in questa categoria, ad esempio gli amministratori di condominio, i consulenti del settore informatico e così via. Vediamo un esempio pratico di compilazione della fattura anche in questo caso.

Supponiamo sempre che sia stata effettuata una prestazione professionale per un valore ipotetico di € 1.000 al quale dobbiamo aggiungere la rivalsa INPS pari a € 40,00 (4% di € 1.000), per un totale imponibile di € 1.040. Si calcola l’IVA al 22% che è pari a € 228,80.

A questo punto deve essere calcolata al ritenuta di acconto del 20% sul totale imponibile (rivalsa INPS inclusa), pari a € 208,00 (20% di € 1.040,00). La tabella qui sotto ci aiuta a determinare il netto a pagare, pari a € 1.040,00.

Fattura dell’agente di commercio iscritto all’ENASARCO

Altra categoria professionale che prendiamo in considerazione per la compilazione della fattura del professionista è quella degli agenti di commercio. Questi professionisti devono versare i contributi ad una cassa professionale, l’ENASARCO, che prevede una gestione dei contributi totalmente diversa da quanto visto sinora.

Supponiamo che l’agente abbia maturato provvigioni di vendita per un valore di € 1.000. Questo importo rappresenta l’Imponibile da indicare in fattura. A questo punto può essere calcolata l’IVA al 22%, pari a € 220. A questo punto deve essere calcolata la ritenuta ENASARCO. Questa è pari al 50% del contributo previsto, che è pari al 13,75% ed è quindi pari a € 68,75 (6,875% di € 1.000,00).

Infine, calcoliamo la ritenuta di acconto, pari al 23% del 50% dell’imponibile, quindi € 115 (23% di € 500). Il netto a pagare della fattura risulta pari a € 2.035,00. A questo punto ripercorriamo la fattura del professionista nella tabella seguente.

Fattura dei contribuenti che aderiscono al regime forfettario

I contribuenti che aderiscono al regime di forfettario, di cui all’articolo 1, commi da 54 a 89 della Legge n. 190/2014, e articolo 1, commi da 111 a 113, della Legge n 208/2015, e Legge n. 145/18 possono usufruire di alcuni vantaggi fiscali. Vantaggi che si riflettono anche nella compilazione della fattura del professionista. Infatti, questi contribuenti sono esonerati sia dagli obblighi Iva, che dall’applicazione della ritenuta d’acconto sui compensi.

L’unico aspetto da sottolineare riguarda il contributo alla Cassa professionale di appartenenza, oppure alla gestione separata INPS, come abbiamo visto in precedenza. Questo significa che l’importo lordo della fattura corrisponde direttamente al netto a pagare, come possiamo vedere dalla tabella sottostante:

In calce alla fattura dovranno essere riportati i seguenti riferimenti:

• “Operazione effettuata ai sensi dell’art. 1, commi da 54 a 89, della Legge n. 190/2014, e articolo 1, commi da 111  a 113, della Legge n. 208/2015 e Legge n 145/18 – Regime forfetario“;
• Si richiede la non applicazione della ritenuta d’acconto ai sensi e per gli effetti del Provv. Agenzia delle Entrate del 22/12/2011 n. 185820.

Inoltre, per le prestazioni professionali aventi importi superiori alle €. 77,47 dovrà essere applicata in fattura una marca da bollo da €. 2,00. Marca da bollo che può essere chiesta a rimborso al cliente.

Per i contribuenti in regime forfettario la marca da bollo è applicata direttamente sull’originale della fattura in contrassegno. Se si utilizza la fattura elettronica la marca da bollo è pagata trimestralmente in modo virtuale.

La conservazione della fattura del professionista

Le fatture emesse e ricevute dal professionista devono essere conservate ai sensi dell’art. 39 co. 3 del DPR n. 633/72. La conservazione con modalità elettronica (conservazione elettronica) rappresenta un obbligo per le fatture elettroniche e una facoltà per quelle cartacee. Il relativo processo si intende concluso con l’apposizione di una data “opponibile a terzi” sul pacchetto di archiviazione, entro tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione annuale dei redditi.

Sanzioni legate all’emissione della fattura del professionista

La violazione delle disposizioni che riguardano la corretta documentazione e registrazione di operazioni imponibili Iva è punita con la sanzione amministrativa che va dal 90% al 180% dell’imposta relativa all’imponibile non correttamente documentato o registrato nell’anno. Questo è quanto prevede l’art. 6, comma 1, del D.Lgs. n. 471/97. Tuttavia, secondo quanto indicato da questa stessa norma, è necessario precisare anche che:

• La sanzione è dovuta nella misura da 250 euro a 2.000 euro quando la violazione non ha inciso sulla corretta liquidazione del tributo (co. 1);
• Nel caso di violazione di più obblighi inerenti alla documentazione e alla registrazione di una medesima operazione, la sanzione è applicata una sola volta (co. 5);
• La sanzione non può essere inferiore a 500 euro (co. 4).

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