Come fare un preventivo
Come fare un preventivo

Definizione: preventivo: Un preventivo è una stima professionale del costo di implementazione di un lavoro. Si tratta di un’offerta commerciale, una proposta al cliente riguardo un determinato lavoro. È un documento che mostra quali attività verranno svolte per completare il progetto, che definisce prezzi specifici e particolari termini e condizioni.

Hai appena avuto l’autorizzazione da un possibile nuovo cliente per inviargli un preventivo, ma non sai da dove partire? Devi sapere che stilare un preventivo perfetto può essere un valore aggiunto per trovare nuovi clienti, specialmente se lavori online. Tempestività, precisione e attenzione al cliente sono le chiavi per ottenere la sua fiducia e la possibilità che ti affidi il lavoro.

Realizzare un preventivo non è mai semplice ed è anche un’operazione fondamentale per ogni lavoratore autonomo. E’ attraverso il preventivo, infatti, che il cliente deciderà se iniziare la collaborazione con te (o meno). Operare online spesso determina difficoltà nell’acquisire nuovi clienti, in quanto viene a mancare il contatto personale e diretto e diventa più difficile ottenere la fiducia del cliente, e questo aspetto preoccupa molti lavoratori autonomi. Tuttavia il mondo del web presenta una moltitudine di vantaggi che è un vero peccato lasciarsi sfuggire.

Per questo motivo ho pensato di realizzare una breve guida legata alla realizzazione di un preventivo. Si tratta di un documento valido per tutti i lavoratori autonomi che operano nel mondo del web, con l’obiettivo di catturare la fiducia del cliente e quindi ottenere la sua fiducia e la possibilità di ottenere l’incarico professionale.

Che cos è un preventivo?

Il preventivo è un documento scritto, realizzato dal professionista, che contiene i principali elementi che regolano il rapporto con il cliente. Si tratta, essenzialmente, di un documento che raccoglie una serie di voci che determinano il valore della prestazione offerta, le modalità di pagamento, la descrizione delle attività che verranno svolte, la durata del rapporto contrattuale, le possibilità di interrompere anticipatamente il rapporto da parte di entrambe le parti. Inoltre, all’interno del preventivo trovano spazio anche ulteriori elementi, come l’indicazione di eventuali iscrizioni ad albi o elenchi professionali, l’assicurazione professionale, etc.

Redigere un preventivo nel migliore dei modi, sostanzialmente, determina l’accettazione e l’inizio di un rapporto lavorativo con il cliente. Questi, infatti, deciderà di affidarsi al lavoratore autonomo, solo dopo aver visionato ed accettato esplicitamente il preventivo proposto. Non si deve dimenticare che è sempre opportuno redigere il preventivo in forma scritta, a tutela di entrambe le parti in causa. L’errore che commettono in molti è quello di considerare il preventivo solo un documento ove si espone il prezzo al cliente. In realtà, il preventivo realmente fatto bene è legato ai dettagli ivi presenti. E’ attraverso, questi, infatti, che spesso il cliente riconosce la differenza rispetto alla concorrenza. Un professionista esperto sa bene, infatti, che chiarezza e competenza riescono a trasparire in un preventivo correttamente stilato e possono fare la differenza nelle valutazioni che il cliente è chiamato a fare. Infine, non si deve dimenticare di stilare il preventivo in modo accurato ed in base alle effettive esigenze del cliente, in modo da far sembrare che tu gli stia offrendo di un servizio unico e fatto a posta per lui.

Detto questo andiamo ad analizzare quali sono le parti fondamentali per stilare un preventivo completo e perfetto per il cliente.

L’intestazione del preventivo

La prima parte del preventivo riguarda l’intestazione. Si tratta della parte in cui devi indicare i tuoi dati anagrafici ed identificativi (numero di partita IVA ed eventuale iscrizione al Registro Imprese). E’ opportuno anche indicare il tuo indirizzo PEC, utile, come vedremo di seguito per eventuali comunicazioni importanti (es. la comunicazione di un eventuale recesso anticipato). Non devi dimenticare di inserire le stesse informazioni che riguardano il tuo cliente. Anche in questo caso, se si tratta di un’azienda è importante inserire anche il suo indirizzo PEC, per le stesse motivazioni legate alle comunicazioni importanti.

La data del preventivo

Sono sicuro che ti starai chiedendo perché la data è un elemento così importante del tuo preventivo. E’ importante, infatti, che questo documento presenti la data. Si tratta della data in cui decidi di presentare la tua proposta di accordo al cliente. Attraverso la data puoi dimostrare al cliente di essere stato rapido nel rispondere alla sua richiesta. Non solo, attraverso la data avrai creato un riferimento univoco per ottenere una risposta dal cliente.

Il preventivo che andrai a redigere, infatti, è opportuno che rimanga valido solo per un determinato periodo di tempo, che sarai tu a decidere. E’ opportuno, infatti, che la proposta di preventivo rimanga valida solo per un determinato periodo di tempo, per fare in modo che il cliente presti immediatamente attenzione al preventivo, lo analizzi e prenda una decisione nei tempi che tu gli hai indicato. Inoltre, l’elemento temporale, viene sfruttato spesso per rendere il preventivo qualcosa di unico, che rimane valido solo per un determinato lasso di tempo (“prendere o lasciare“). Senza una scadenza di validità del preventivo è possibile che un cliente torni da voi proprio quando i costi di un particolare componente sono appena aumentati, per approfittare della differenza di prezzo.

ESEMPIO:
60 giorni di validità del preventivo: il preventivo ha validità 60 giorni, decorsi i quali il cliente è tenuto a chiedere conferma scritta della validità del preventivo, fatte salve eventuali modifiche legislative sopravvenute che incidano sui costi o sulla tassazione dell’atto.

La durata e l’organizzazione dell’incarico

Le parti fondamentali di un preventivo perfetto sono date dalla cura nella durata e nell’organizzazione del progetto che vuoi realizzare per il cliente. La carta vincente non sta soltanto nella competitività dei costi (di cui parleremo dopo), quanto piuttosto nel modo in cui ti presenti. Devi essere dettagliato ma non troppo prolisso e preciso negli argomenti del progetto da realizzare.

Di seguito ecco alcuni accorgimenti da inserire nel tuo preventivo per quanto riguarda la durata e l’organizzazione del progetto:

La tempistica di realizzazione del progetto

All’interno della parte descrittiva del preventivo devi definire, chiaramente, i tempi di realizzazione del progetto. Se decisi di definire i tempi assicurati di essere in grado di rispettarli, e metti bene in chiaro che il lavoro inizierà soltanto dopo l’approvazione definitiva del preventivo. Sui tempi è necessario porre attenzione a specificare bene tutte le fasi del lavoro dove i tempi dipendono da azioni del cliente. Inoltre, è opportuno definire anche cosa fare in caso di ritardi da imputare al cliente (mancata consegna di materiali, o documenti), indicando che in questo caso si è esonerati dal pagamento di penali.

L’indicazione del progetto da svolgere

Dettagliare il progetto è fondamentale, serve a fare capire al cliente cosa potete fare per lui. Ma soprattutto cosa non puoi fare per lui. Capita sovente che il cliente creda che tu possa risolvergli tutti i problemi sotto ogni punto di vista, ma spesso non è così. Ecco che stilare il progetto in modo dettagliato è fondamentale, per avere prova che stai realizzando esattamente quanto hai indicato nel preventivo. Allo stesso modo devi indicare anche tutte le attività estranee all’incarico. Tutti quegli aspetti non concordati e di cui non ti devi occupare, in quanto non ti tua competenza. Attenzione però, non devi essere troppo prolisso nel preventivo. L’indicazione del progetto da svolgere è fondamentale anche sotto il profilo delle responsabilità. Potrai essere ritenuto responsabile per inadempimento solo per le attività che hai indicato di dover svolgere per il cliente.

Una descrizione troppo accurata e particolareggiata può non essere compresa dal cliente. Questo è un elemento fondamentale per un preventivo efficace. Ricordati che nessuno tende a comprare qualcosa che non capisce. Quindi, la furbizia di scrivere un preventivo criptico solo per cercare di confondere la controparte è semplicemente dannosa per i tuoi interessi.

Le condizioni economiche da inserire nel preventivo

La parte numerica è il fulcro del preventivo che andrai a presentare. L’obiettivo è quello di determinare e mostrare al cliente il preventivo lordo per l’esecuzione dell’incarico. Il valore lordo deve tenere in considerazione che come lavoratore autonomo avrai da sostenere oneri fiscali (le imposte sui redditi) e previdenziali (i contributi). Inoltre, devi dettagliare tutti gli eventuali “costi vivi” che sosterrai per conto del cliente e che saranno oggetto di rimborso. Un aspetto importante, infatti, all’interno della parte numerica del preventivo è quella di fornire in modo dettagliato tutti i costi che sosterrai per conto del cliente, per i quali chiederai un rimborso analitico del costo sostenuto. Ricorda che il rimborso analitico non rappresenta reddito e su questi importi non dovrai pagare imposte (ma presta attenzione al fatto che dovrai avere per ogni voce un giustificativo di spesa, ovvero una fattura, che hai pagato).

Prestazioni fuori preventivo

Nelle condizioni economiche deve essere ben specificato che ogni prestazione non espressamente prevista nella descrizione del progetto deve intendersi come non inclusa nel prezzo. Puoi utilizzare una frase come questa:

Si intendono esclusi da tale importo tutte le prestazioni aggiuntive (acquisto fotografie stock, installazioni, aggiornamenti, produzione video) che non sono esplicitamente segnalate in questo presente contratto. Nonché le eventuali “uscite” fuori sede che saranno trattate a titolo di rimborso spese

Le modalità di fatturazione del compenso

Stilare in modo dettagliato le condizioni economiche servirà ad evitare fraintendimenti sulle modalità di fatturazione. Per avere maggiori informazioni sulle modalità di fatturazione di un professionista ti rimando a questo contributo: “professionista: guida all’emissione della fattura“. Oltre alle modalità di fatturazione è necessario inserire anche le modalità e i termini di pagamento. In questo ambito ogni lavoratore autonomo sceglie le modalità che maggiormente gli aggradano.

Naturalmente lavorando online sarebbe auspicabile chiedere un acconto per l’inizio del lavoro e un saldo alla consegna dello stesso. La cosa importante per i lavoratori autonomi è che l’emissione della fattura avvenga al momento del pagamento e che inviate al cliente il progetto di notula, come monito del pagamento che è chiamato ad effettuare. Questa operazione è molto importante, in quanto ai fini fiscali per un professionista, l’emissione della fattura al massimo al momento del pagamento del corrispettivo da parte del cliente (articolo 21, del DPR n. 633/72). Un esempio di clausola di pagamento da inserire nel preventivo:

Con emissione di fattura e pagamento a mezzo bonifico bancario o rimessa diretta, il 40% a inizio lavori e il 60% alla data di consegna del lavoro ultimato. In caso di ritardato pagamento oltre la scadenza dell’ultima fattura, salvo il diritto del professionista di risolvere il contratto, saranno dovuti gli interessi di mora nella misura prevista dal D.L. n. 231/02

Per approfondire: “Emissione della fattura da parte del professionista“.

La presenza di clausole legate alla risoluzione anticipata dell’accordo

All’interno del preventivo può essere opportuno anche andare a delineare quelle che possono essere delle ipotesi di risoluzione anticipata dell’accordo. Ad esempio, se il cliente non corrisponde l’anticipo richiesto, dopo un determinato periodo di tempo, è possibile prevedere la risoluzione anticipata dell’accordo. Allo stesso modo è possibile prevedere la possibilità di recesso anticipato anche per il cliente, al verificarsi di specifiche ipotesi e sempre con un determinato preavviso da dare. Sono sicuro che l’inserimento di queste clausole può sembrarti eccessivo, ma ti assicuro che definire prima come e quando possono avvenire le interruzioni anticipate dell’accordo, può risolvere in modo semplice potenziali situazioni di conflitto con il cliente. Un minuto di tempo in più dedicato alla redazione del preventivo può comportarti un bel po’ di tempo guadagnato in caso di problemi. So che stai pensando che magari queste clausole potrebbero non essere inserite in un preventivo, ma a seconda della complessità dell’incarico, può essere utile specificare da subito anche questi aspetti.

La firma del preventivo

Il preventivo deve essere sempre firmato da parte del cliente. Al termine del preventivo deve essere lasciare un apposito spazio dedicato alla firma per accettazione del cliente. In assenza di apposizione della firma del cliente il preventivo si deve considerare come non accettato. Naturalmente, una volta ottenuta la firma del cliente, e quindi l’automatica accettazione del preventivo, assicurati che sia tu che il cliente ne abbiate una copia (firmata da entrambi).

Posto che il semplice preventivo non è un contratto, esso è modificabile fino al momento in cui la controparte non lo accetta. Con l’accettazione il preventivo, esso diventa irrevocabile poiché l’accordo si considera concluso, salvo il solo caso di errore.

Cosa vuol dire firma per accettazione?

E’ utile che al momento dell’accettazione del preventivo il cliente apponga la propria firma “per accettazione” sulla nostra copia, così da non poter negare la ricezione della stessa o dei prodotti e servizi in essa descritti.

L’importanza della forma del preventivo

Molto spesso vedo molti lavoratori autonomi che utilizzano per preventivo una bozza di fattura (o un progetto di notula). Ti consiglio di non commettere anche tu questo errore. Questi documenti, infatti, hanno come unico obiettivo quello di legare la proposta al prezzo. Quindi, a meno che tu non stia inviando il preventivo ad un cliente che già ti conosce e sa come lavori, ti consiglio di un utilizzare questo tipo di documento come preventivo. E’ sicuramente più professionale e convincente un preventivo scritto, dettagliato, magari corredato da foto e da elementi che possono convincere il cliente per non portarlo a basare la sua scelta solo sul prezzo.

Consigli finali per la redazione di un preventivo perfetto.

Realizzare un ottimo preventivo richiede esperienza. Bisogna capire chi c’è dall’altra parte, per avere il tipo di comunicazione consono: il segreto è comunicare  la vostra professionalità con un linguaggio adatto alla persona che si ha di fronte.

L’obiettivo è trasmettere degli obiettivi in modo chiaro. Perché gli obiettivi sono misurabili e la persona  che compra il tuo servizio, sa che sta acquistando un obiettivo e  quindi può verificarne l’effettiva realizzazione. Per preparare le offerte in modo tale da portare a casa il lavoro, il fattore vincente è l’onesta. Presenta una proposta onesta e sincera sarà sicuramente apprezzato. Per riuscire ad emergere dalla concorrenza, dimostra che sei una persona che segue un’ etica professionale, di cui si può fidare ciecamente. se sei competente e offri un servizio di qualità il cliente lo capirà.

Ultimo consiglio: la pazienza. Capita sovente di avere a che fare con clienti che non accettano la soluzione prospettata. in questi casi, è fondamentale non perdere mai la pazienza e continuare ad offrire soluzioni alternative.

Tu cosa valuti quando stili il preventivo per un tuo cliente? Quali di questi fattori prendi in considerazione?  Quali sono gli elementi che non possono mancare e quali invece non consideri utili? Che consigli daresti ai meno esperti per creare un preventivo corretto e professionale? Raccontaci la tua esperienza.

Dottore Commercialista, Tax Advisor, Revisore Legale. Aiuto imprenditori e professionisti nella pianificazione fiscale. La Fiscalità internazionale le convenzioni internazionali e l'internazionalizzazione di impresa sono la mia quotidianità. Continuo a studiare perché nella vita non si finisce mai di imparare. Se hai un dubbio o una questione da risolvere, contattami, troverò le risposte. Richiedi una consulenza personalizzata con me.

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