Collegio sindacale nelle SPA: composizione e nomina

Il collegio sindacale riveste un ruolo cruciale all’interno delle società per azioni (SPA), fungendo da organo di controllo e garanzia della trasparenza e della correttezza nella gestione aziendale. La nomina di questo organo societario nelle SPA è sempre obbligatoria, in quanto prevista dalla legge, art. 2397 c.c.

Quale funziona ha il collegio sindacale?

La funzione di controllo nella società per azioni, che hanno optato per il sistema tradizionale, è affidato al collegio sindacale (art. 2397 c.c.). Si tratta di un organo collegiale, composto da tre o cinque membri effettivi e due supplenti, nominati (dall’atto costitutivo e successivamente dall’assemblea ordinaria) tra i soci o tra persone estranee. 

La sua funzione principale è quella di essere l’organo di controllo della società. Tuttavia, questo organo può svolgere anche compiti di amministrazione attiva nei casi stabiliti dalla legge, in sostituzione di altri organi societari, come la convocazione dell’assemblea, oppure la riduzione del capitale per perdite, etc.

I membri del collegio sindacale devono possedere particolari requisiti di idoneità (art. 2382 c.c.), di indipendenza e di onorabilità (art. 2399 c.c.), restano in carica per tre anni e possono essere revocati solo per giusta causa. In pratica, al fine di assicurarsi che i sindaci possano svolgere efficacemente le funzioni attribuite, la legge prevede determinate condizioni per garantire la loro competenza e la loro indipendenza.  

Composizione del collegio sindacale

Il collegio sindacale ha funzioni di controllo e di vigilanza sull’amministrazione e talune funzioni di amministrazione attiva con carattere suppletivo. Possono essere nominati membri solo persone fisiche che si trovano in condizioni di compatibilità con l’assunzione dell’incarico.

L’art. 2400 c.c., prevede che i sindaci vengono individuati per la prima volta dai soci all’interno dell’atto costitutivo (è esclusa la possibilità di nominare un numero pari di sindaci). Per le nomine successive, tale compito viene affidato esclusivamente all’assemblea dei soci.

L’organo deve essere composto da una pluralità di membri. Accanto a quelli effettivi, infatti, vi sono anche i membri supplenti che non fanno parte del collegio ma che sono in grado di sostituire, quando occorra, un membro effettivo.

Il regime della composizione del collegio sindacale è differente per le società quotate e non quotate.

Società non quotate

Per le società non quotate, il collegio sindacale, deve essere composto da 3 o 5 sindaci effettivi e da 2 sindaci supplenti (art. 2397 c.c.). Il numero lo stabiliscono i soci all’interno dell’atto costitutivo e soltanto a seguito di una delibera dell’assemblea straordinaria e con la modifica dell’atto costitutivo è possibile modificare il numero dei membri effettivi.

Società quotate

Per le società quotate, l’art. 148 del D.Lgs. n. 58/1998, mantiene a 3 il numero minimo di sindaci ed a 2 il numero di supplenti, tuttavia non pone limiti in relazione al numero massimo di sindaci, che può essere liberamente determinato dai soci nell’atto costitutivo in relazione alla complessità della struttura societaria. Inoltre, nell’atto costitutivo di quest’ultime deve essere espressamente previsto che almeno 1 dei sindaci all’interno del collegio debba essere eletto dalla minoranza.

Peculiarità della nomina

L’art. 2937 c.c. mostra apertura, stabilendo che per essere nominato sindaco, essere o meno soci non ha alcuna rilevanza, dall’altra parte, pone comunque dei limiti di natura soggettiva e professionale per i quali:

• Almeno 1 dei membri effettivi ed 1 supplente devono essere scelti tra i revisori legali iscritti nell’apposito registro;
• I restanti membri non iscritti in tale registro devono essere scelti fra gli iscritti negli albi professionali individuati con il decreto del Ministro della giustizia, il M. 320/2004, ovvero: avvocati, dottori commercialisti, ragionieri e periti commerciali, consulenti del lavoro, o fra professori universitari di ruolo in materie economiche e giuridiche.

L’art. 2399 c.c. delinea quali sono le cause per cui un soggetto, seppur dotato dei requisiti di professionalità, non può essere nominato sindaco o, se eletto, decade dall’incarico (anche qualora una di queste cause sopravvenga successivamente alla nomina).

Il ruolo dei supplenti

I sindaci supplenti (art. 2397 e 2401 c.c.) sono previsti dalla norma al fine di garantire il continuo funzionamento del collegio. I sindaci supplenti sono due ed il loro ruolo è quello di essere pronti a sostituire i sindaci effettivi in caso di loro mancanza. Questo significa che i supplenti non esercitano alcuna funzione. Questi entrano in gioco soltanto alle seguenti condizioni:

• Sostituzione del sindaco – il supplente entra in gioco solo in sostituzione del sindaco effettivo quando questi cessa le proprie funzioni (morte, rinuncia o decadenza). Deve ritenersi esclusa la sostituzione del sindaco effettivo in caso di impedimento provvisorio, assenza alle riunioni, ritardi o inadempienze che non comportino decadenza;
• Periodo di tempo limitato – la carica viene assunta a tempo, ovvero sino alla prima assemblea dei soci.

Cause di ineleggibilità e di decadenza della nomina di sindaco

Costituiscono causa di ineleggibilità e di decadenza per i sindaci, le seguenti situazioni:

• Interdizione giudiziale, inabilitazione, fallimento o la condanna a pena che importa l’interdizione, anche temporanea, dai pubblici uffici o l’incapacità ad esercitare uffici direttivi ai sensi dell’art. 2382 c.c.;
• Avere il coniuge, parente o affine entro il quarto grado degli amministratori della società;
• Amministratore, coniuge, parente e affine entro il quarto grado degli amministratori delle società controllate dalla società che deve eleggere il sindaco, delle società che controllano quest’ultima e di quelle sottoposte a comune controllo;
• Essere legati alla società o alle società da questa controllate, alle società che la controllano, o a quelle sottoposte a comune controllo, da un rapporto di lavoro o da un rapporto continuativo di consulenza o di prestazione d’opera retribuita, o da qualsiasi altro rapporto di natura patrimoniale che ne possa compromettere l’indipendenza
• Cancellazione o sospensione dal registro dei revisori legali o perdita dei requisiti professionali richiesti dall’art. 2397, co. 2, c.c.

Per espressa disposizione di legge non possono essere inoltre nominati sindaci:

• Gli impiegati civili dello Stato;
• I parlamentari, nelle società che gestiscono servizi per conto dello Stato, (art. 2, Legge n. 60/1953);
• I componenti del Consiglio Superiore della Magistratura, se eletti dal Parlamento (art.33 L. n. 195/1958).

Oltre alle cause previste dalla legge, al fine di assicurare la più assoluta indipendenza dei sindaci, i soci possono decidere di includere direttamente nello statuto altre cause di ineleggibilità o di decadenza, come pure altre cause di incompatibilità e criteri e limiti per il cumulo degli incarichi.

Società per azioni chiuse

Per le società per azioni chiuse (che non fanno ricorso al mercato del capitale di rischio) e che non sono obbligate alla redazione del bilancio consolidato:

• Se lo statuto affida il controllo contabile al collegio sindacale, tutti i sindaci devono obbligatoriamente essere iscritti nel registro dei revisori legali;
• Se lo statuto nulla dice, la revisione legale dei conti è affidata a revisori esterni, con la conseguenza che è sufficiente che un solo membro effettivo (ed uno supplente) del collegio sindacale sia iscritto nel registro dei revisori legali. Tutti i restanti componenti dell’organo devono essere scelti tra gli iscritti negli albi professionali individuati con decreto del Ministero della Giustizia tra i professori universitari di ruolo in materie economiche o giuridiche.

Modalità di nomina

Le modalità di nomina differiscono a seconda che si tratti della nomina al momento della costituzione della società, ovvero nomina successiva nel corso della vita della società.

Deve essere precisato che i sindaci non possono essere nominati dall’organo amministrativo. La loro nomina, successivamente alla costituzione della società deve passare, necessariamente da delibera dell’assemblea dei soci. In particolare, sono previste le stesse maggioranze richieste per la nomina degli amministratori. La delibera di nomina deve essere unitaria ed assunta con una sola votazione.

Accettazione della carica

La nomina dei sindaci è soggetta a pubblicità, ex art. 2400, co. 3 ed art. 2448 c.c. La nomina deve, infatti, essere accettata dagli interessati e poi iscritta nel registro delle imprese. Tale comunicazione, infatti, adempie agli obblighi di pubblicità della nomina.

Tale iscrizione deve essere effettuata a cura dell’organo amministrativo, nel termine di 30 giorni (dall’accettazione della nomina). Si tratta di pubblicità dichiarativa che ha l’obiettivo di rendere la nomina opponibile a terzi (i quali non possono opporre alla società la loro ignoranza). L’art. 2630 c.c. prevede che in caso di violazione degli obblighi pubblicitari siano previste sanzioni amministrative.

Durata della carica

I sindaci durano in carica per tre esercizi e scadono alla data dell’assemblea convocata per l’approvazione del bilancio relativo al terzo esercizio della carica. L’atto costitutivo o l’assemblea non possono stabilire periodi superiori o inferiori a tale durata. Alla scadenza i sindaci possono essere rieletti dall’assemblea. I sindaci supplenti nominati in sostituzione di quelli effettivi scadono contemporaneamente a quelli in carica.

Funzioni del collegio sindacale

Ispettive e di controllo

Il collegio sindacale ha il compito di:

• Vigilare sull’osservanza della legge e dello statuto, sul rispetto dei principi di corretta amministrazione e sull’adeguatezza dell’assetto organizzativo, amministrativo e contabile della società;
• Deve assistere obbligatoriamente alle riunioni del consiglio di amministrazione e dell’eventuale comitato esecutivo;
• Ogni sindaco o l’intero collegio possono chiedere agli amministratori notizie sull’andamento delle operazioni sociali o su determinati affari (potere di informazione);
• Controlla l’attività dell’assemblea, assistendo alle adunanze (art. 2405 c.c.) ed avendo la facoltà di impugnare le deliberazioni prese in difformità della legge o dell’atto costitutivo (art. 2377 c.c.).

Di amministrazione attiva

Il collegio sindacale ha la funzione di:

• Convocare l’assemblea, se tale convocazione è obbligatoria, quando non vi abbiano provveduto gli amministratori (art. 2406 c.c.).
• Richiedere la riduzione del capitale sociale per perdite, qualora non vi abbia provveduto l’assemblea (art. 2446 c.c.).
• Compiere gli atti di ordinaria amministrazione, in caso di cessazione dalla carica di tutti gli amministratori e fino alla nomina dei nuovi (art. 2386 c.c.).

La disciplina dell’organo di controllo nella spa è stata oggetto di una rilevante riforma nel corso del 2012. La legge di stabilità per il 2012 (Legge n. 183/2011) aveva introdotto un 3 comma all’art. 2397 c.c. il quale consentiva la previsione del sindaco unico negli statuti di Spa aventi ricavi o patrimonio netto inferiori ad un milione di euro. Successivamente, la L. n. 35/2012, di conversione del D.L. n. 5/2012 ha nuovamente abrogato tale 3° comma. Si è ritornati, così, alla disciplina che vede la necessaria presenza del collegio sindacale pluripersonale in tutte le SPA, a prescindere da qualsiasi soglia dimensionale, ed al quale, in assenza dell’obbligo di redazione del bilancio consolidato, lo statuto può anche affidare la revisione legale.

Responsabilità personale dei sindaci nel collegio sindacale

I sindaci sono personalmente responsabili nei confronti della società per:

• Negligenza nell’adempimento dei loro doveri;
• Falsità nelle attestazioni;
• Violazione del segreto di ufficio.

Essi, sono, anche solidalmente responsabili con gli amministratori per i fatti e le omissioni da questi ultimi compiuti, qualora il danno avrebbe potuto evitarsi con la loro vigilanza (art. 2407 c.c.).

Consiglio di sorveglianza

Nel sistema dualistico l’organo deputato al controllo sulla gestione è il consiglio di sorveglianza. Esso è costituito da un numero di componenti, anche non soci, non inferiore a 3, che rimangono in carica per un triennio, sono rieleggibili e revocabili dall’assemblea. La funzione preminente del consiglio di sorveglianza è quella di controllo e vigilanza tipica del collegio sindacale, ma le sue funzioni sono anche altre. In particolare, ad esso spetta, tra le altre attribuzioni, quella, di approvare il bilancio di esercizio e, se previsto, quello consolidato.

Nel sistema monistico, le funzioni di controllo sono svolte da un comitato per il controllo sulla gestione, nominato all’interno dello stesso consiglio di amministrazione. È un organo composto da amministratori che non svolgono funzioni gestionali, di cui almeno uno deve essere scelto tra i revisori legali iscritti nell’apposito registro. Quanto ai compiti del comitato per il controllo, ad esso sono attribuite funzioni di vigilanza inerenti alla adeguatezza della struttura organizzativa societaria, del sistema di controllo interno, amministrativo e contabile, oltre agli ulteriori compiti che gli affida il consiglio di amministrazione.