Codice destinatario della fattura elettronica

Il codice destinatario è l’elemento tecnico che determina dove e come ricevere le fatture elettroniche nel sistema italiano. Una corretta gestione evita mancate consegne e problemi fiscali.

Il codice destinatario rappresenta l’indirizzo digitale univoco che permette al Sistema di Interscambio (SdI) di recapitare correttamente le fatture elettroniche. Non si tratta di un mero dettaglio tecnico, ma dell’elemento che determina se e dove una fattura arriverà a destinazione. La sua corretta comprensione e gestione è fondamentale per evitare problemi operativi e garantire la compliance fiscale.

La natura e il funzionamento del codice destinatario

Il codice destinatario è un codice alfanumerico composto da sette caratteri che identifica il canale telematico di ricezione delle fatture elettroniche. Contrariamente a quanto spesso si pensa, questo codice non identifica necessariamente una specifica partita IVA, ma piuttosto il canale di consegna delle fatture in formato elettronico.

Quando il fornitore emette una fattura elettronica, il Sistema di Interscambio utilizza questo codice per determinare dove consegnare il documento. Il SdI, una volta ricevuta la fattura e superati i controlli previsti, consegna la fattura elettronica all’indirizzo telematico presente nella fattura stessa, che può essere una casella PEC o un canale telematico specifico gestito da intermediari specializzati.

Questa logica di funzionamento comporta una conseguenza pratica importante: l’utilizzo del codice destinatario di un intermediario implica che anche altri clienti dello stesso intermediario utilizzino il medesimo codice. Non si tratta quindi di un identificativo univoco del singolo operatore economico.

Le tre tipologie fondamentali di codice

Nella prassi operativa si incontrano tre tipologie principali di codice destinatario, ciascuna con specifiche funzioni e ambiti di applicazione.

Il codice “0000000” (sette zeri) viene utilizzato quando il destinatario della fattura non dispone di PEC né di un codice specifico. Questa situazione si verifica tipicamente per consumatori finali, operatori in regime di vantaggio o forfettario, e piccoli agricoltori. In questi casi, la fattura viene resa disponibile esclusivamente nell’area riservata “Consultazione Dati rilevanti ai fini IVA” del portale “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate.

Il codice “XXXXXXX” (sette X) è stato previsto dall’Agenzia delle Entrate specificamente per l’emissione facoltativa di fatture elettroniche verso clienti di altri Paesi UE e di Paesi extra-UE. L’utilizzo di questo codice evita l’obbligo di comunicare i dati all’Agenzia per mezzo dell’esterometro, semplificando gli adempimenti per le operazioni internazionali.

I codici alfanumerici a sette caratteri personalizzati rappresentano la tipologia più diffusa nell’operatività quotidiana. Questi codici vengono rilasciati da intermediari, provider di servizi telematici o derivano dalla registrazione di indirizzi PEC presso la Camera di Commercio

La registrazione dell’indirizzo telematico prevalente

Una delle funzionalità più utili ma spesso sottovalutate è la possibilità di registrare preventivamente presso il SdI l’indirizzo telematico dove si desidera ricevere tutte le fatture. Questa operazione può essere effettuata esclusivamente nell’area riservata del portale “Fatture e Corrispettivi“, utilizzando il servizio “Registrazione della modalità di ricezione delle fatture elettroniche”.

Quando si utilizza questo servizio, il SdI ignorerà l’indirizzo riportato in fattura dal fornitore e consegnerà la fattura all’indirizzo abbinato alla partita IVA. Questa soluzione elimina i rischi derivanti da errori di comunicazione tra cliente e fornitore e garantisce un flusso di ricezione centralizzato e controllato.

Dal punto di vista operativo, la registrazione dell’indirizzo prevalente rappresenta una best practice che consiglio sempre ai miei clienti, specialmente quelli che lavorano con numerosi fornitori o che hanno una gestione amministrativa articolata.

I passaggi da seguire

Una volta effettuato l’accesso con le proprie credenziali personali (SPID o Carta Nazionale dei Servizi) è necessario seguire i seguenti passaggi:

• Al momento dell’accesso si deve selezionale l’opzione “incaricato” se si è incaricati da parte di altro soggetto altrimenti si entra nella propria sezione personale;
• Deve essere selezionata la partita Iva dal menù che si apre;
• Una volta arrivati nella pagina di benvenuto si deve cercare la sezione “fatturazione elettronica” (vedi immagine) andando poi a selezionare la voce “Registrazione dell’indirizzo telematico dove ricevere tutte le fatture elettroniche“;
• A questo punto è possibile trovare lo spazio per indicare il codice destinatario nell’apposito campo, ed infine clicca su aggiorna.

A questo punto l’Agenzia delle Entrate è a conoscenza del codice e da questo momento è possibile ricevere le fatture intestate alla partita Iva a quel codice.

Il QRCode: strumento operativo per la comunicazione dei dati

L’Agenzia delle Entrate ha introdotto la possibilità di generare un codice bidimensionale (QRCode) contenente il numero di partita IVA, tutti i dati anagrafici e l’indirizzo telematico. Questo strumento, disponibile attraverso il servizio “Generazione QRCode” del portale “Fatture e Corrispettivi”, rappresenta una soluzione pratica per facilitare la comunicazione dei dati fiscali ai fornitori.

Il QRCode funziona come un “biglietto da visita” digitale che può essere conservato sullo smartphone o stampato su carta. Quando il fornitore utilizza le procedure gratuite dell’Agenzia delle Entrate o altre procedure di mercato compatibili, i dati contenuti nel QRCode vengono automaticamente precompilati nella fattura, eliminando errori di trascrizione.

Questa soluzione si rivela particolarmente utile per professionisti e piccole imprese che hanno frequenti rapporti con nuovi fornitori o che operano in contesti dove la comunicazione rapida e precisa dei dati fiscali rappresenta un vantaggio competitivo.

Più operatori possano avere lo stesso codice destinatario?

È possibile che più operatori economici siano in possesso di uno stesso codice destinatario in quanto il codice viene assegnato in modo univoco a ciascun intermediario (software house) abilitato. Questo significa che il codice SdI non è associato alla singola partita IVA, ma individua la software house utilizzata dall’operatore economico per la ricezione delle fatture. Di fatto, quindi, è probabile che tutti i clienti di una software house abilitata siano tutti in possesso dello stesso codice. Questa fattispecie, ovviamente, non inficia minimamente la sicurezza dei dati perché oltre al codice è il numero di partita Iva a fungere da elemento dirimente per la canalizzazione delle fatture.

È possibile conoscere il codice SdI del cliente?

Il codice destinatario è assegnato dal SDI soltanto ai soggetti accreditati ed utilizzato dalle aziende per ricevere le fattura elettroniche. Il codice che il Provider fornisce alle aziende deve essere registrato presso l’apposita sezione del sito dell’Agenzia delle Entrate. Nel caso in cui non si conosca il codice del cliente a cui inviare la fattura, è possibile chiedere al cliente il rilascio diretto del codice. In alternativa, è possibile risalire al codice individuando la partita Iva del soggetto destinatario della fattura.

Nei programmi utilizzati per la fatturazione elettronica, è possibile risalire al codice destinatario della persona a cui si vuole inviare una fattura, inserendo la partita Iva. Solitamente i programmi hanno in memoria tutte le informazioni relative al cliente. Se il cliente è un soggetto privato il codice SdI è sempre “0000000” (sette volte zero).

Se il cliente fornisce sia PEC che codice SdI quale far prevalere?

La prevalenza è sempre del codice destinatario. Il campo PEC è da inserire nella fattura XML solo e solamente se il valore di codice è uguale a “0000000“. Ottenere comunque la PEC dal nostro cliente è utile per sollecitare alla scadenza i pagamenti o per qualsiasi comunicazione simile. Attraverso la funzione del portale Fatture e Corrispettivi chiamata indirizzo telematico prevalente, è possibile impostare un indirizzo telematico (che può essere la PEC o il codice destinatario) a cui vengano inoltrate tutte le fatture elettroniche. Utilizzando questa funzione, il Sistema di Interscambio legge per prima cosa il codice fiscale o la partita Iva, se trova un indirizzo telematico prevalente collegato al codice fiscale o alla partita Iva ed ignora gli altri campi inseriti nella fattura e la consegna all’indirizzo indicato dal possessore della partita Iva.

Elenco dei principali codici destinatario di software house in essere

Per agevolare l’individuazione del codice univoco di seguito puoi trovare una tabella (non esaustiva) dei principali codici in vigore e dei relativi fornitori.

Il processo di ricezione della fattura elettronica

Il processo di recapito delle fatture elettroniche da parte del Sistema di Interscambio può avvenire:

• Mediante sistema di posta elettronica certificata;
• Tramite un sistema di cooperazione applicativa, su rete internet, sulla base del modello “web service”;
• Mediante un sistema di trasmissione dati basato su protocollo “SFTP”.

L’utilizzo di sistemi “web service” o “SFTP” presuppone un preventivo processo di accreditamento del canale telematico, a conclusione del quale il Sistema di interscambio associa almeno un codice destinatario.

Aspetti critici e problematiche operative

Nella pratica professionale emergono alcune problematiche ricorrenti legate alla gestione del codice destinatario. La mancata comunicazione o la comunicazione errata del codice rappresenta una delle cause più frequenti di mancata ricezione delle fatture elettroniche.

Quando un cliente non registra alcun indirizzo telematico presso il SdI e non comunica alcun codice destinatario al fornitore, quest’ultimo inserisce automaticamente il valore “0000000”. In questo scenario, l’unico modo per recuperare la fattura è accedere all’area riservata del portale “Fatture e Corrispettivi”.

Un altro aspetto critico riguarda la gestione dei rapporti con intermediari e provider di servizi. È fondamentale verificare che l’intermediario scelto garantisca un servizio affidabile e che fornisca strumenti adeguati per la gestione e l’archiviazione delle fatture ricevute.