La chiusura giornaliera di cassa è una procedura fondamentale per la gestione delle vendite e la corretta contabilizzazione delle transazioni in un’attività commerciale. Essa consiste nell’emissione di un documento fiscale, emesso dal registratore telematico di cassa, che riporta le informazioni necessarie per identificare le vendite effettuate durante la giornata.
Questa pratica non solo è obbligatoria per legge, ma rappresenta anche un’importante fase di controllo interno per il business. La procedura è disciplinata dal Decreto Ministeriale del 23.03.1983. Questa comporta l’emissione di un documento fiscale con cui vengono evidenziate informazioni sulle vendite effettuate giornalmente, ed è fondamentale per effettuare correttamente le scritture contabili e la trasmissione telematica dei corrispettivi.
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Il registratore telematico di cassa
Il registratore di cassa o anche più semplicemente “cassa“, è un dispositivo elettronico per calcolare e memorizzare le transazioni di vendita. Il dispositivo è legato, normalmente, ad un cassetto per immagazzinare il denaro ordinato nei vari tagli.
Il registratore telematico di cassa stampa una ricevuta per l’acquirente (c.d. “scontrino fiscale” fino al 2019 “documento commerciale” dal 2020).
Il documento commerciale è un documento cartaceo che deve contenere (ex art. 2 DM 07.12.2016) le seguenti informazioni obbligatorie:
- Data e ora di emissione;
- Numero progressivo;
- Ditta, denominazione o ragione sociale, nome e cognome dell’emittente;
- Numero e partita IVA dell’emittente;
- Ubicazione dell’esercizio;
- Descrizione dei beni ceduti e dei servizi resi; per i prodotti medicinali in luogo della descrizione può essere indicato il numero di autorizzazione alla loro immissione in commercio (AIC);
- Ammontare del corrispettivo complessivo e di quello pagato.
Il documento commerciale non è un documento valido ai fini fiscali. Infatti, a partire dal 1° gennaio 2020 i commercianti al minuto sono tenuti ad effettuare al trasmissione telematica dei corrispettivi. Questa trasmissione può avvenire giornalmente tramite il registratore telematico, o attraverso il servizio web messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate.
Al termine di ogni giornata lavorativa gli esercenti attività di vendita al dettaglio devono effettuare la chiusura giornaliera di cassa. Sostanzialmente, si tratta di andare a stampare il riepilogo delle vendite e degli incassi della giornata. Tale documento deve essere poi verificato con gli incassi di denaro esistenti e con i pagamenti effettuati con POS.
La procedura legata alla chiusura giornaliera di cassa
La chiusura giornaliera di cassa è un adempimento obbligatorio per i tutti i venditori al dettaglio. In sostanza la procedura riguarda tutti gli operatori che certificano le vendite mediante l’utilizzo di registratori di cassa (Decreto Ministeriale 23.03.1983).
Si tratta di un obbligo richiesto ai fini fiscali, e che rimane invariato anche con la certificazione telematica dei corrispettivi di vendita. Ma, che cosa significa, praticamente, effettuare la chiusura di cassa?
Effettuare la chiusura giornaliera di cassa significa, da un punto di vista pratico, emettere uno scontrino. Ovvero, un documento in cui viene visualizzato l’ammontare complessivo dei corrispettivi del giorno. In questo scontino riepilogativo vengono visualizzati alcuni dati importanti per verificare che importo incassato e certificato giornalmente siano allineati.
Il documento riepilogativo emesso dal registratore telematico contiene i seguenti dati:
- La partita IVA del negoziante emittente;
- L’ubicazione dell’esercizio commerciale;
- Eventuali sconti e rettifiche applicate giornalmente;
- Rimborsi per resi di merce venduta o imballaggi cauzionati;
- I corrispettivi in tutto o in parte non riscossi;
- Il numero dei documenti commerciali emessi, la data e l’ora di emissione, il logotipo fiscale e il numero di matricola dell’apparecchio.
La stampa di questo documento è indispensabile per andare ad effettuare il riscontro tra gli importi incassati e quelli certificati giornalmente. Questo controllo rappresenta una forma di controllo interno molto importante per tutti i commercianti al minuto. La procedura di chiusura deve essere eseguita con attenzione e precisione per evitare errori che potrebbero avere ripercussioni sulla contabilità e sulla situazione fiscale dell’azienda.
Chiusura delle operazioni
Inizialmente, è fondamentale assicurarsi che tutte le transazioni siano state completate e che non ci siano operazioni in sospeso. Questo implica controllare che ogni vendita sia stata registrata nel sistema, sia essa effettuata in contante, con carta di credito o attraverso altri metodi di pagamento. Una volta confermata la completezza delle registrazioni, si procede alla stampa dello scontrino di chiusura. Questo documento deve riportare il totale delle vendite effettuate, suddiviso per metodo di pagamento. È importante che lo scontrino contenga anche la data e l’orario della chiusura, nonché il numero identificativo del registratore di cassa.
Verifica dei totali
Dopo aver stampato lo scontrino, si deve confrontare il totale incassato con i dati registrati nel sistema. Questa verifica è fondamentale per identificare eventuali discrepanze tra quanto registrato e quanto effettivamente incassato. Qualora emergano differenze, è necessario investigare le cause, che possono includere errori di inserimento dati, omissioni o problemi tecnici.
Registrazione e archiviazione
Una volta completata la verifica e risolte eventuali anomalie, è essenziale archiviare lo scontrino di chiusura insieme a tutti i documenti giustificativi delle vendite. Questa pratica non solo facilita la gestione interna dell’attività, ma rappresenta anche una protezione in caso di controlli fiscali. La documentazione deve essere conservata in modo ordinato e facilmente accessibile.
La chiusura giornaliera deve essere eseguita da tutti gli operatori che utilizzano registratori di cassa, in quanto è un requisito fiscale essenziale. Essa garantisce che tutte le transazioni, siano esse in contante, con assegni o pagamenti elettronici, vengano registrate e contabilizzate correttamente. Inoltre, permette di mantenere un tracciamento preciso delle vendite e di facilitare eventuali controlli fiscali da parte delle autorità competenti
Gli aspetti operativi legati alla chiusura giornaliera di cassa
La chiusura giornaliera di cassa deve essere effettuata, da un punto di vista operativo, non oltre le ore 24 del giorno di emissione del primo scontrino fiscale. Questo anche qualora l’attività prosegue oltre tale orario.
Nel caso in cui l’attività lavorativa comprenda più turni operativi (come ad esempio per i bar, i negozi, etc) lo scontrino di chiusura giornaliera deve essere emesso al termine del turno che si conclude prima della mezzanotte.
Se invece l’attività si protrae oltre le ore ventiquattro (ad esempio per i locali notturni) il documento riepilogativo deve essere emesso al termine dell’effettivo svolgimento dell’attività, con riferimento alla data di inizio dell’evento.
I dati del documento commerciale di chiusura vengono memorizzati in maniera indelebile nella memoria fiscale del registratore telematico di cassa. Tali dati devono essere conservati sino ad esaurimento dello spazio disponibile.
Ricordo che è necessario effettuare la chiusura giornaliera di cassa anche se l’importo dei corrispettivi è pari a zero. Mentre non è obbligatoria l’emissione nei casi di sospensione dell’attività per cause di forza maggiore (ferie, malattia, infortuni ecc.).
La chiusura fiscale giornaliera deve essere conservata dall’utente per almeno 5 anni.
Esempio di chiusura giornaliera di cassa di un BAR
Ipotizziamo un BAR che effettua la chiusura dell’attività ordinariamente alle ore 02:00 del mattino.
Gli incassi realizzati dalle hh. 24 alle hh. 2.00 del mattino del giorno seguente possono essere annotati tra i corrispettivi del giorno precedente, ovvero quello di apertura dell’attività.
Gli spetti fiscali legati alla chiusura giornaliera di cassa
La procedura che consente di effettuare la chiusura giornaliera del registratore di cassa è un’operazione importante in quanto è richiesta dalla normativa fiscale.
Perché la chiusura del registratore di cassa è così importante da un punto di vista fiscale?
La chiusura giornaliera da un punto di vista fiscale consente di determinare il volume delle vendite giornaliere effettuate dall’esercente. Sostanzialmente si tratta dello stesso volume di vendita certificato elettronicamente all’Agenzia delle Entrate dal registratore di cassa telematico.
Infatti, dal 1° gennaio 2020 i commercianti al minuto sono tenuti alla certificazione telematica dei corrispettivi giornalieri. Ne ho parlato approfonditamente in questo contributo: “Corrispettivi elettronici commercianti: guida pratica“.
Questo adempimento sostituisce l’obbligo di tenuta del registro dei corrispettivi, nel quale dovevano essere annotate le vendite effettuate dagli esercenti vendite al dettaglio.
Da un punto di vista fiscale la procedura di chiusura giornaliera di cassa è utile per verificare che quanto certificato dal registratore corrisponda agli effettivi incassi giornalieri. Quindi, possiamo dire che la chiusura di cassa giornaliera rappresenta un adempimento indispensabile per compilare correttamente le scritture contabili necessarie alla determinazione delle vendite giornaliere.
Dal registratore di cassa, si determinano i corrispettivi lordi di vendita, dai quali dovrà essere scorporata l’IVA secondo le varie aliquote, stabilite in base all’oggetto venduto.
Vediamo adesso alcune particolarità che possono riguardare l’emissione di scontrini e che hanno a che vedere con la chiusura giornaliera di cassa.
Alternatività tra emissione del documento commerciale di vendita e la fattura
Un aspetto importante da conoscere è che vi è una sorta di alternatività tra l’emissione del documento commerciale e la fattura elettronica. L’articolo 22, comma 1, n. 1 del DPR n. 633/72, stabilisce che:
“per le cessioni di beni effettuate da commercianti al minuto autorizzati in locali aperti al pubblico, l’emissione della fattura non è obbligatoria, se non è richiesta dal cliente non oltre il momento di effettuazione dell’operazione“
La norma sopra citata permette ai commercianti al minuto di poter rilasciare il documento commerciale in luogo dell’emissione della fattura. Resta fermo, però, l’obbligo di emissione della fattura nel caso in cui il cliente, anche privato, ne faccia esplicita richiesta.
La richiesta, tuttavia, deve essere effettuata non oltre il momento di effettuazione dell’operazione, così come determinata ai sensi dell’articolo 6 del DPR n. 633/72.
Quindi, nel caso della vendita al dettaglio il cliente può richiedere l’emissione della fattura elettronica al momento della consegna dei beni acquistati. Oppure al momento del pagamento del corrispettivo se il pagamento avviene prima della consegna dei beni.
A tale proposito la C.M. n. 97/E/97 precisa che l’emissione della fattura elettronica può essere richiesta al momento dell’effettuazione dell’operazione, così come disciplinato dall’articolo 6 del DPR n. 633/72 (c.d. “fatturazione immediata“).
In tal caso, l’emissione della fattura, se avviene contestualmente alla consegna del bene o all’ultimazione della prestazione, fa venire meno l’obbligo di rilascio del documento commerciale. Invece, in caso di fattura immediata emessa in un momento successivo, ma entro le ore 24 del giorno in cui è effettuata l’operazione, è necessario rilasciare anche lo scontrino (Circ. Min. 4 aprile 1997 n. 97/E).
Se la richiesta di fattura viene avanzata successivamente, il venditore che all’atto della consegna o del pagamento ha dovuto emettere scontrino può legittimamente rifiutarsi di emettere la fattura.
Il registro dei corrispettivi
Da un punto di vista fiscale se un cliente richiede l’emissione della fattura dopo che è stato emesso lo scontrino fiscale, il registro dei corrispettivi non deve tenere conto di tale operazione. Questo, in quanto, la fattura sarà riepilogata nel tra le operazioni di vendita tramite passaggio dal Sistema di Interscambio. Questo per evitare che una stessa operazione sia iscritta due volte.
L’aspetto che deve essere sempre tenuto in considerazione è che il totale giornaliero derivante dalla chiusura giornaliera di cassa sia uguale al totale dei corrispettivi dello stesso giorno. Al netto delle fatture di vendita emesse.
Infine, ricordo che nella fattura di vendita generata da scontrino viene sempre riportato il numero e data dello scontrino fiscale.
Conseguenze delle Irregolarità
Le irregolarità nella chiusura di cassa possono avere conseguenze significative. In caso di errori nella registrazione delle vendite o nella trasmissione dei corrispettivi, l’Agenzia delle Entrate può avviare controlli approfonditi, con il rischio di accertamenti fiscali e sanzioni. È fondamentale che le aziende adottino procedure interne solide per garantire che tutte le operazioni siano registrate correttamente e che le chiusure siano effettuate in modo puntuale.
Conclusioni e consulenza fiscale online
La chiusura di cassa rappresenta un momento di riflessione sulle performance economiche dell’attività. Analizzare i dati delle vendite giornaliere consente agli imprenditori di identificare tendenze, valutare l’efficacia delle strategie di vendita e apportare eventuali modifiche per migliorare i risultati. Questo processo non solo aiuta a mantenere il controllo sulle finanze aziendali, ma fornisce anche informazioni preziose per la pianificazione futura.
In questo articolo ho cercato di riepilogarti tutte le informazioni utili per effettuare correttamente la procedura legata alla chiusura giornaliera di cassa.
Si tratta di una procedura importante sia per l’azienda, per verificare la “cassa” del giorno, sia da un punto di vista fiscale, sia ai fini reddituali che IVA.
L’arrivo dei corrispettivi telematici cambia, ma non stravolge la metodologia e la procedura della chiusura di cassa. Tuttavia, se hai dei dubbi o vuoi raccontarci la tua esperienza lascia un commento di seguito.
