Pec: cos’è e come attivarla

Con l’acronimo PEC ci si riferisce in genere alla posta elettronica certificata. In quest’epoca di digitalizzazione, la pec è ormai diventata uno strumento indispensabile per i cittadini. Vediamo cos’è e come attivarla.

La PEC è come una sorta di raccomandata con ricevuta di ritorno, che viaggia su canali di comunicazione digitale. Si tratta di una casella ad elettroni a tutti gli effetti, con la differenza che l’invio e la ricezione di un messaggio di pec vengono certificati.

Il ricorso a questo strumento ad oggi è divenuto di fondamentale rilevanza, in molteplici settori. In molti casi essa è indispensabile anche per comunicare con la pubblica amministrazione. Sia per ricevere informazioni che per inviarle, è, in molti casi, richiesta, l’attivazione della pec.

Grazie all’intercessione del gestore di posta, infatti, il mittente riceve una ricevuta che costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio e dell’eventuale documentazione allegata. Essa, allora, assume rilievo proprio per il valore probatorio spendibile in numerosi contesti.

Anche per accedere a concorsi pubblici ed esami potrebbe risultarti indispensabili.

Una casella di posta elettronica certificata può inviare messaggi acnhe con una casella di posta elettronica ordinaria, tuttavia, il messaggio non genera alcuna ricevuta di accettazione al mittente.

Nel prossimo futuro sembra che tali strumenti di digitalizzazione diventeranno sempre più necessaria per svolgere le attività quotidiane. Invero, proprio uno degli obiettivi del Recovery plan è quello di favorire la digitalizzazione delle amministrazioni, soprattutto alla luce delle esigenze evidenziate dalla emergenza sanitaria.

Allora, possiamo a ben ragione affermare che l’apertura di una pec ti risulterà di fondamentale importanza, sia per espletare le attività che sono proprie della tua professione, ma anche al fine di adempiere ai più comuni doveri.

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Come si attiva una pec?

Passiamo ora all’interrogativo principale.

Come attivare una pec? 

Oggi il sistema di attivazione di una pec è semplicissimo, nella maggior parte dei casi non occorre neanche recarsi in un ufficio, giacché ormai sono stati introdotti sistemi semplificati, accessibili a chiunque.

Infatti, oramai si prevede una procedura che si può seguire in autonomia utilizzando semplicemente il proprio computer da casa o in ufficio.

Per attivare una casella di posta elettronica, basta seguire la procedura guidata. Ti sarai in più occasioni trovato ad aprire una casella di posta elettronica non certificata, quindi già la metà della procedura ti sarà ben nota.

Prima di tutto devi scegliere il nome per la casella di posta elettronica

Il sistema ti consente di adottare un nome che non sia già in utilizzo ad altri, quindi potrai essere totalmente sicuro della scelta che stai andando ad effettuare. Ove il nome non sarà disponibile, infatti, il sistema ti segnalerà la necessità di apportare delle modifiche.

Dopo di che, dovrai registrarti nel portale del gestore

In questa fase di registrazione dovrai fornire alcuni dati, oltre a nome e cognome, in particolare:

• esprimere il consenso dati personali;
• indicare una mail di posta ordinaria.

Successivamente, ove sia aperta a fini professionali, quindi per la tua impresa, e non per ragioni personali, è necessario compilare una sezione con i dati dell’impresa. Devi inserire i dati relativi al professionista o persona fisica a cui sarà intestata la casella PEC a cui si è dato il nome nel primo passaggio.

I campi da compilare sono:

• attività – impresa, professionista, privato, pa, associazione di categoria, altro;
• settore – la scelta precedente attiva o meno un ventaglio di possibilità di scelta sul settore;
• ragione sociale;
• codice Fiscale;
• indirizzo;
• mail per recupero dati e per ricevere gli avvisi di attivazione account;
• recapito telefonico.

Al termine di questa prima fase dovrai concedere l’autorizzazione al trattamento dei dati personali.

Firmare la richiesta di attivazione

La prima fase di registrazione, come avrai notato, è molto semplice e non diverge da qualsiasi altra modalità di registrazione ad una casella di posta elettronica. La fase successiva è invece richiesta ai fini dell’autenticazione.

In questa fase la procedura differisce da un semplice account di posta elettronica ordinaria, perché sarà necessario effettuare la richiesta di attivazione di una casella di posta elettronica certificata tramite apposizione di una necessaria firma.

L’apposizione della firma può essere realizzata in due modi:

• firmare digitalmente la richiesta di attivazione generata dal portale utilizzando un software apposito;
• stampare, firmare e inviare al gestore tramite fax o e-mail la richiesta di attivazione allegando il documento di identità fronte/retro della persona che presenta la domanda per ottenere una casella pec.

Una volta consegnata la richiesta di attivazione, la casella pec dovrebbe essere attiva entro tre giorni lavorativi.

Per attivare un account e inviare messaggi di posta elettronica certificata è necessario procedere secondo i passaggi appena descritti, che possono variare secondo le specificità del gestore a cui ci si affida.

Quali sono i costi di attivazione?

La pec è, in genere, fornita da un portale online che eroga il presente servizio. Quindi inevitabilmente per accedere ad esso, sarà necessario versare una piccola quota di adesione.

Il gestore che eroga il servizio, a partire dal 2017, deve essere autorizzato tramite la Certification Authority Pubblica AgID, denominata AgID CA1, ad emettere:

• certificati di firma e di autenticazione per gli attori del circuito PEC;
• certificati per siti web per domini sui quali Agid ha il controllo.

Sul sito dell’Agenzia in questione potrai visionare l’elenco di tutti i gestori di posta che si possono utilizzare per attivare una casella pec.

Come abbiamo già asserito, ovviamente il servizio è a pagamento, ma per lo più la somma da erogare è piuttosto bassa e parte da circa 5 euro più IVA annuali. Dovrai tener presente che ogni gestore ha un proprio tariffario che varia anche in base ai servizi e allo spazio di memoria che mette a disposizione.

In molti casi, il servizio potrebbe anche essere in prova gratuita per un mese o più.

Quando è necessario utilizzare la pec? 

La PEC ha valore legale, in altre parole, grazie all’intercessione del gestore di posta, il mittente riceve una ricevuta che costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio e dell’eventuale documentazione allegata. Essa, allora, assume rilievo proprio per il valore probatorio spendibile in numerosi contesti.

Tuttavia è necessario precisare che soltanto il testo del messaggio ha valore legale, mentre gli allegati possono acquisire lo stesso valore solo se c’è la firma digitale.

Si può utilizzare per inviare documenti a enti e Pubbliche Amministrazioni, ecc.

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