Spesso si è soliti disfarsi subito di scontrini, multe, bollette, ricevute fiscali e atti, ma in realtà sarebbe bene conservare questi documenti per un determinato periodo di tempo.
Le ragioni sono diverse e la prima tra tutte riguarda i controlli che può effettuare l’Agenzia delle entrate entro cinque anni dalla presentazione della dichiarazione dei redditi.
I dilemmi che affliggono i cittadini riguardano proprio le tempistiche: quanto tempo conservarli? Quando si possono buttare? In soccorso, è arrivata l’Unione Nazionale Consumatori, che ha realizzato un guida riassuntiva dei principali documenti e delle relative scadenze entro le quali può essere utile conservarli.
Non si deve mai sottovalutare questa sorta di adempimento, o meglio, accorgimento, che può far evitare di beccare sanzioni o effettuare due volte lo stesso pagamento.
Indice degli Argomenti
Cos’è l’Unione Nazionale dei consumatori
L’Unione Nazionale dei Consumatori (UNC) è un’associazione di consumatori riconosciuta dal Codice del Consumo e dalla Commissione Europea.
Fa parte del Consiglio Nazionale Consumatori e Utenti (CNCU) presso il Ministero dello Sviluppo Economico. Inoltre, è riconosciuta come organizzazione di promozione sociale, nell’elenco del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali.
Tutte le iniziative portate avanti dall’UNC sono svolte con finalità informativa ed educativa.
Per venire incontro ai cittadini e chiarire ogni dubbio circa la conservazione dei documenti, ricevute, scontrini, multe e atti ha redatto una semplice guida, indicando i tempi e le modalità di conservazione, per non incorrere in qualsivoglia problema futuro.
Perché conservare documenti, atti e ricevute di pagamento
La tentazione di liberarsi di tutti i documenti, i faldoni e, in generale, le scartoffie conservate nei cassetti delle scrivanie è tanta. Chi non ha mai pensato di liberarsene subito?
Probabilmente, in tanti, ma in verità prima di buttare i documenti è bene verificare che, effettivamente, non servano più.
Le bollette, gli scontrini, le fatture e anche le ricevute e gli atti devono essere conservate per i giusti tempi e, alcuni, anche per sempre.
È sempre bene averli a disposizione in caso di eventuali controlli o per non rischiare di doverli pagare due volte. Quante volte sarà capitato di ricevere la stessa bolletta? Ecco, il motivo per cui è bene conservarli per la validità degli stessi.
Nello stesso tempo, per evitare di ritrovarsi la casa stracolma di documenti inutili, è bene sapere per quanto tempo conservarli.
Documenti allegati alla dichiarazione dei redditi
Uno degli aspetti su cui prestare molta attenzione riguarda la documentazione che si allega in fase di presentazione della dichiarazione dei redditi, sia che si tratti del Modello 730 che del Modello Redditi Persone Fisiche.
L’Agenzia delle entrate, infatti, può effettuare verifiche e controlli entro cinque anni. I termini salgono a sette, in caso di mancata presentazione. Quindi, in linea di massima la propria dichiarazione dei redditi e gli allegati dovrebbero essere conservati per almeno cinque anni: scontrini, ricevute, spese condominiali e d’affitto, Certificazioni Uniche e qualsivoglia documento relativo o allegato al modello dichiarativo. Naturalmente, un discorso analogo fa fatto anche in riferimento alle spese portate in detrazione.
Quanto tempo conservare le bollette
Il caso più emblematico riguarda le bollette. Devono essere debitamente conservate per il giusto tempo per evitare di pagare due volte per lo stesso servizio o in caso di contestazioni.
Quindi, le bollette dell’energia elettrica, del gas, telefono e acqua devono essere conservate per cinque anni dalla scadenza.
Per quanto riguarda le bollette dell’energia elettrica, precisiamo che la prescrizione dei controlli si riduce a due anni, in caso di ritardi nella fatturazione per cause da imputare al fornitore.
Quanto tempo conservare gli scontrini
Gli scontrini per l’acquisto di beni di consumo non possono essere buttati prima di due anni. Se vengono buttati prima non sarà più possibile attivare la garanzia.
Invece, per chi abbia acquistato un’estensione della garanzia o se il produttore ne prevede una maggiore durata, è meglio conservare lo scontrino per tutta la durata della garanzia aggiuntiva.
Quanto tempo conservare le multe
Quando si riceve una multa la si vorrebbe buttare subito. In realtà, è molto importante non farsi prendere dalla foga o dalla rabbia del momento. Il primo aspetto da considerare riguarda il termine di prescrizione per il pagamento delle multe che è di cinque anni.
Fatta questa premessa, urge un chiarimento. Il termine di cinque anni è applicabile per le violazioni accertate della polizia stradale o dai carabinieri. Per quanto riguarda, invece, le infrazioni rilevate dal Comune, il termine prescrizione è di due anni.
Quindi, a seconda dei casi, le multe dovrebbero essere conservate per due o cinque anni per poter dimostrare il pagamento, ma anche in caso di vittoria sulla presentazione di un eventuale ricorso per contestare la sanzione, se ritenuta ingiusta.
Quanto tempo conservare estratti conto, polizze e documenti assicurativi
Durata maggiore riguarda la conservazione degli estratti conto, polizze e documenti assicurativi. Il termine per esercitare un diritto connesso all’estratto conto è fissato a 10 anni.
Nel caso, invece, delle polizze e documenti assicurativi bisogna fare alcune precisazioni. Se non si sono verificati sinistri, allora la quietanza di pagamento deve essere conservata per almeno un anno. Entro un anno, infatti, l’assicuratore può fare contestazioni.
Se, invece, si è stati responsabili di un sinistro, la documentazione deve essere conservata fino alla chiusura definitiva.
Bisogna considerare che la prescrizione dei diritti per le polizze scatta dopo due anni. Comunque è sempre bene conservarle per un tempo maggiore.
Infine, nel caso delle polizze vita, la documentazione deve essere conservata per 10 anni dalla fine del contratto.
Quali documenti conservare per sempre
Ci sono, poi, una serie di documenti che sarebbe bene conservare per sempre. Tra questi troviamo, prima di tutto, le certificazioni relative ai titoli di studio, ai corsi e alle abilitazioni.
In caso di smarrimento, è comunque possibile venire in possesso nuovamente di questi documenti, ma non è esente da costi e, soprattutto, richiede del tempo.
Gli atti di proprietà dei beni immobili come rogiti notarili, certificati di proprietà dell’auto, dichiarazioni di successione e di accettazione dell’eredità devono essere sempre accuratamente conservati in un cassetto. Sono quei documenti imprescindibili che devono essere conservati per sempre.
Anche in questo caso, però, in caso di smarrimento o distruzione si può comunque recuperarli, ma sarebbe meglio prestare più attenzione alla loro conservazione, perché il recupero di tali informazioni è molto costoso e non semplicissimo.
Tabella riassuntiva
Nel testo abbiamo elencato i documenti principali e le scadenze di conservazione. Di seguito, una tabella riassuntiva e specifica dei documenti, con accanto le relative scadenze (eccezioni a parte).
| Documenti | Conservazione |
|---|---|
| Scontrini | 2 anni |
| Bollo auto | 3 anni |
| Multe | 5 anni |
| Bollette | 5 anni |
| Dichiarazione dei redditi | 5 anni |
| Imposte sulla casa e sui rifiuti | 5 anni |
| Affitto e spese condominiali | 5 anni |
| Mutui e finanziamenti | 10 anni |
| Sentenze | 10 anni |
| Estratti di conto | 10 anni |
| Polizze e documenti assicurativi | da 1 a 10 anni |
| Ristrutturazioni e bonus | 15 anni |
| Certificato di prestazione energetica | 20 anni |
| Documenti per usucapione | 20 anni |
| Titoli di studio | sempre |
| Contributi previdenziali autonomi e liberi professionisti | sempre |
| Rogiti, documenti di proprietà, referti medici | sempre |
Conclusioni
I documenti devono essere debitamente conservati, per un determinato periodo di tempo, a seconda della loro tipologia.
Le ragioni sono diverse, a partire dagli eventuali controlli, alla prescrizione e anche per non dover pagare due volte la stessa bolletta.
Quindi, è bene che tutti i cittadini abbiano un’idea chiara sui tempi di conservazione di bollette, multe, scontrini, ricevute e atti.
Domande frequenti
Quanto tempo devo conservare le bollette?
Si consiglia di conservarle per 2 anni se sono state emesse dopo il 1° marzo 2018 o per 5 anni se emesse prima di tale data.
Quali documenti conservare per 20 anni?
Tra i documenti da conservare per 20 anni ci sono invece quelli commerciali in ambito immobiliare.
Quali documenti conservare per 15 anni?
Per esempio, devono essere conservati per 15 anni i documenti relativi alle ristrutturazioni o i bonus.
Quanto tempo bisogna tenere le ricevute delle multe?
Le ricevute delle multe devono essere conservate per almeno 5 anni per le violazioni accertate della polizia stradale o dai carabinieri. Per le infrazioni rilevate dal Comune, il termine prescrizione è di 2 anni.
Quando si possono buttare le buste paga?
È opportuno mantenere archiviate le buste paga per almeno dieci anni dal termine del rapporto di lavoro.