Il nuovo decreto legge fiscale approvato il 12 giugno dal Governo circoscrive gli obblighi di tracciabilità delle spese di trasferta al solo territorio italiano, risolvendo criticità operative.
Il Governo ha approvato il 12 giugno 2025 il nuovo decreto legge fiscale che interviene sulla problematica operativa legata alla tracciabilità delle spese di trasferta sostenute all’estero. L’obbligo di tracciabilità riguarderà soltanto le spese sostenute sul territorio nazionale. Le modifiche normative appena approvate mirano a correggere distorsioni interpretative e semplificare gli adempimenti, fornendo maggiore certezza operativa a professionisti e imprese nella gestione degli aspetti fiscali legati alle spese aziendali.
La tracciabilità delle spese di trasferta limitata al territorio nazionale
Il secondo pilastro del decreto fiscale risolve una questione pratica di notevole rilievo: l’applicazione degli obblighi di tracciabilità per le spese di trasferta, introdotti dalla Legge di Bilancio 2025 e operativi dal 2025, viene circoscritta alle sole spese sostenute nel territorio dello Stato.
L’intervento correttivo modifica gli articoli 51, comma 5, e 95, comma 3-bis del TUIR, chiarendo che l’obbligo di pagamento con mezzi tracciabili, ai fini della non imponibilità per i rimborsi dei lavoratori dipendenti in trasferta e della deducibilità per le imprese, si applica esclusivamente alle spese sostenute in Italia. Questa delimitazione risolve le evidenti difficoltà operative che si sarebbero create per le trasferte all’estero, dove spesso risulta impossibile o estremamente complesso utilizzare sistemi di pagamento tracciabili italiani.
Dal punto di vista pratico, la modifica comporta che per le trasferte in territorio italiano sarà necessario utilizzare versamenti bancari o postali, oppure altri sistemi di pagamento previsti dall’art. 23 del D.Lgs. n. 241/97 (carte di credito, debito e prepagate) per garantire la non imponibilità dei rimborsi ai dipendenti o la deducibilità delle spese per l’impresa. Per le trasferte all’estero, invece, rimangono applicabili le regole ordinarie senza l’obbligo specifico di tracciabilità.
L’intervento riguarda specificamente le spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea (taxi e noleggio con conducente) di cui all’art. 1 della L. 21/92. La stessa disciplina viene estesa anche nell’ambito dell’art. 109 del TUIR attraverso l’introduzione del nuovo comma 5-bis.
Novità 2026: Addio ai “documenti del vettore” in città
Come chiarito dalla Circolare n. 15/E/2025, per le trasferte all’interno del territorio comunale è stato eliminato l’obbligo di possedere documenti emessi da un “vettore” (es. biglietto del bus). I rimborsi spese di viaggio sono ora esclusi dal reddito del dipendente purché la spesa sia “comprovata e documentata” anche tramite documentazione interna aziendale che attesti l’effettività della missione.
La Circolare n. 15/E/2025 precisa che per Taxi e NCC utilizzati in Italia, il pagamento in contanti comporta una doppia penalizzazione:
- Per l’azienda: Il costo diventa totalmente indeducibile;
- Per il dipendente: Il rimborso ricevuto concorre interamente a formare il reddito imponibile, venendo tassato in busta paga come compenso in natura. Per evitare questo scenario, è obbligatorio l’uso di carte di credito, debito o app di pagamento tracciabili.
Le modifiche per i lavoratori autonomi
Particolare attenzione merita l’intervento correttivo relativo ai lavoratori autonomi. Il decreto risolve i problemi di coordinamento normativo emersi dall’art. 1, comma 81, lett. b) della L. 207/2024, che aveva introdotto gli obblighi di tracciabilità per gli esercenti arti e professioni basandosi sul previgente testo dell’art. 54 del TUIR, creando evidenti disallineamenti con la normativa attualmente applicabile introdotta dal D.Lgs. 192/2024.
La soluzione adottata prevede l’abrogazione dell’art. 1, comma 81, lett. b) della L. 207/2024 e l’integrazione delle disposizioni attualmente vigenti. Viene così chiarito che i rimborsi delle spese sostenute dal professionista per l’esecuzione di un incarico e addebitate analiticamente al committente, che dal 2025 non sono più imponibili in capo al professionista, torneranno invece a concorrere alla determinazione del reddito di lavoro autonomo qualora i pagamenti non siano eseguiti con strumenti tracciabili. Vedi: Rimborsi spesa del professionista esenti da tassazione.
Analogamente, le spese che diventano deducibili per il professionista nell’ipotesi di inadempimento del committente (secondo le condizioni dell’art. 54-ter, commi 2-5 del TUIR) rimarranno indeducibili se non sostenute originariamente con strumenti tracciabili.
Un aspetto operativo rilevante riguarda l’estensione dell’obbligo di tracciabilità anche alle spese sostenute direttamente dal professionista quale committente di incarichi conferiti ad altri lavoratori autonomi, nonché a quelle rimborsate analiticamente ai dipendenti per trasferte o ad altri autonomi per l’esecuzione di incarichi. Anche in questo caso, l’obbligo si applica solo per le spese sostenute nel territorio dello Stato.
Le spese di rappresentanza e per omaggi: tracciabilità obbligatoria
Dal 2025, per gli esercenti arti e professioni, anche le spese di rappresentanza e per omaggi saranno deducibili nel limite dell’1% dei compensi percepiti nel periodo d’imposta solo se sostenute con strumenti tracciabili. Questa estensione dell’obbligo rappresenta un significativo inasprimento per i professionisti, che dovranno prestare particolare attenzione alla modalità di pagamento di questa tipologia di spese.
La novità assume particolare rilievo considerando che le spese di rappresentanza, per loro natura, spesso vengono sostenute in contesti informali o con modalità di pagamento non sempre facilmente tracciabili. I professionisti dovranno quindi adeguare le proprie procedure operative per garantire il rispetto dell’obbligo, pena la perdita della deducibilità.
Leggi anche: Tracciabilità spese professionisti: guida operativa per partite IVA.
