La trasferta del personale dipendente rispetto ad altri istituti simili, come il distacco, la sospensione del contratto italiano e l’avvio di un contratto estero o la localizzazione, si caratterizza per la temporaneità dello spostamento. In particolare nella trasferta si assiste a:

  • La sussistenza di esigenze occasionali del datore di lavoro;
  • L’assoluta eccezionalità dello spostamento;
  • La precarietà della permanenza in una sede diversa da quella originaria.

L’unico riferimento normativo della disciplina della trasferta del lavoratore può essere riscontrato nell’art. 51, co. 5 e 6 del TUIR, che disciplina gli aspetti fiscali dei compensi erogati nella trasferta del lavoratore.

Da un punto di vista economico, con la trasferta le ore di lavoro sono regolate in modo diverso rispetto alle ore lavorative svolte nella sede abituale. Il lavoratore in trasferta ha diritto a un rimborso forfettario, a un rimborso a piè di lista o a un rimborso ibrido. Vediamo, in questo articolo, le caratteristiche principali della trasferta del lavoratore dipendente.

Trasferta del lavoratore

Come si identifica la fattispecie di trasferta del lavoratore?

Da un punto di vista pratico la trasferta consiste in un mutamento temporaneo del luogo di esecuzione della prestazione lavorativa per il sopravvenire di esigenze di servizio che rendano necessario il dislocamento del lavoratore ne luogo dove tali esigenze siano sorte e per il tempo necessario al loro soddisfacimento.

Il cambiamento non ha una durata minima o massima, ma in ogni caso la natura della trasferta deve essere temporanea e occasionale.

Per poter configurare una trasferta del lavoratore è necessaria la permanenza del legame del prestatore di lavoro con il luogo del lavoro definito al momento dell’assunzione. Sono, invece, irrilevanti il protrarsi dello spostamento nel tempo e la coincidenza del luogo della trasferta e quello di un eventuale successivo trasferimento al termine della trasferta.

Il principale requisito della trasferta è la temporaneità del rapporto lavorativo in luogo diverso da quello previsto contrattualmente. In questo caso, proprio come nel distacco del lavoratore è il datore di lavoro che nella sua autonomia decisionale individua in quale luogo debba essere eseguita la prestazione lavorativa, indipendentemente dal consenso del lavoratore. Questo significa che, la disciplina della trasferta è sicuramente estranea alle disposizioni di cui all’art. 2103 c.c. Essa, infatti, soggiace alle sole disposizioni previste dalla contrattazione collettiva di settore.

Non si tratta di trasferta per tutti quei lavoratori subordinati tenuti per contratto all’espletamento delle attività lavorative in luogo sempre variabili e diversi. Si tratta dei c.d. “trasfertisti” (per i quali è escluso il diritto a percepire l’indennità di trasferta). Nel caso dei lavoratori trasfertisti manca un carattere essenziale della trasferta: la sua eccezionalità. Lavorando sempre in trasferta, a loro non si applicano le regole stabilite per legge per calcolare il rimborso della trasferta lavorativa.

Nel caso in cui la trasferta di lavoro non presenti più un carattere temporaneo, ossia il lavoratore dipendente è trasferito definitivamente dalla sede lavorativa indicata sul contratto di lavoro ad una nuova sede, non si può più parlare di trasferta di lavoro ma di trasferimento.

La tassazione dei lavoratori in trasferta

La normativa fiscale di riferimento in materia di trasferta è quella contenuta nell’art. 51 comma 5 del TUIR. Mentre, nel comma 6 dello stesso articolo è indicato il trattamento delle somme corrisposte. In particolare, le disposizioni di riferimento sono le seguenti:

5. Le indennità percepite per le trasferte e le missioni fuori del territorio comunale concorrono a formare il reddito per la parte eccedente i 46,48 euro al giorno, elevate a 77,47 euro per le trasferte all’estero, al netto delle spese si viaggio e di trasporto; in caso di rimborso delle spese di alloggio, ovvero quelle di vitto, o di alloggio o vitto fornito gratuitamente il limite è ridotto di un terzo. Il limite è ridotto di due terzi in caso di rimborso sia delle spese di alloggio che di quello di vitto. In caso di rimborso analitico delle spese per trasferte o missioni fuori dal territorio comunale non concorrono a formare reddito i rimborsi di spese documentate relative al vitto, alloggio, al viaggio e al trasporto, nonché i rimborsi di altre spese, anche non documentabili eventualmente sostenute dal dipendente, sempre in occasione di altre trasferte o missioni, fino all’importo massimo giornaliero di 15,49 euro elevate a 25,82 euro per le trasferte all’estero. Le indennità o i rimborsi di spese per le trasferte nell’ambito del territorio comunale, tranne i rimborsi di spese di trasporto comprovate da documenti provenienti dal vettore, concorrono a formare il reddito.

art. 51, co. 5 del tUIR

6. Le indennità e le maggiorazioni di retribuzione spettanti ai lavoratori tenuto per contratto all’espletamento delle attività lavorative in luoghi sempre variabili e diversi, anche se corrisposte con carattere di continuità, le indennità di navigazione e di volo previste dalla legge o dal contratto collettivo, i premi agli ufficiali piloti dell’Esercito italiano, della Marina militare e dell’Aereonautica militare di cui all’art. 1803 del codice dell’ordinamento militare, i premi degli ufficiali della Guardia di finanza di cui all’art. 2161 del citato codice, nonché le indennità di cui all’art. 133 del DPR n. 1229/59 concorrono a formare il reddito nella misura del 50% del loro ammontare.

ART. 51, CO. 6 DEL TUIR

Per quale motivo viene erogata l’indennità di trasferta?

Al lavoratore che viene inviato in trasferta spetta un’indennità aggiuntiva rispetto a quella del suo normale stipendio. In particolare, la finalità dell’indennità di trasferta è quella di compensare il maggior disagio sopportato dal lavoratore per il fatto di essere tenuto ad eseguire la prestazione in luogo diverso da quello abituale. Per tale motivo il legislatore ha introdotto la disposizione secondo cui identificare i limiti entro cui è possibile usufruire di un beneficio fiscale e contributivo in merito alle indennità percepite a tale titolo.

Orario di lavoro e trasferta

Qualora al lavoratore in trasferta viene corrisposta un’indennità di tipo retributivo, il tempo impiegato per raggiungere la sede di lavoro non deve essere sommato al normale orario di lavoro in quanto l’indennità di trasferta è volta anche a compensare il disagio legato allo spostamento. Qualora, invece, l’indennità di trasferta assuma una funzione di mero rimborso delle spese sostenute dal lavoratore, se il tempo di viaggio avviene fuori dall’ordinario orario di lavoro, questo tempo si considera lavorativo.

Questo aspetto è molto importante, in quanto la natura dell’indennità corrisposta al lavoratore dipendente in trasferta è in grado di mutare la considerazione delle sue ore di lavoro in relazione alla trasferta stessa. Per questo motivo, andiamo di seguito a vedere le varie tipologie di indennità di trasferta che spettano al lavoratore dipendente.

Le trasferte occasionali e le missioni con diaria

La trasferta o la missione è il cambiamento temporaneo del luogo in cui viene prestata l’attività lavorativa con la previsione di rientrare in quella che è, sin dall’origine, conosciuta come sede di lavoro. Pertanto, è la sede di lavoro, come indicata nel contratto individuale di lavoro, il punto di riferimento per individuare quando e se un lavoratore si trova in trasferta.

Il lavoratore in trasferta occasionale ha diritto, oltre che alla retribuzione giornaliera anche una specifica indennità, regolata dai contratti collettivi finalizzata in parte alla copertura delle spese sostenute per lo spostamento e in parte, connessa al maggior disagio vissuto dal lavoratore per la diversa sede di lavoro (c.d. “diaria“). Tale indennità viene riconosciuta esclusivamente per quei giorni in cui si verifica lo spostamento, indipendentemente dalle giornate lavorative del mese e, determinata generalmente, in misura forfettaria.

Diverso dal lavoratore in trasferta occasionale è il “trasfertista“. Si tratta di colui che data la particolarità dell’attività lavorativa, è chiamato ad eseguirla tramite continui e successivi spostamento in differenti sedi di lavoro. Per i lavoratori trasfertisti il regime fiscale e contributivo prevede ai sensi del co. 6 dell’art. 51 del TUIR e dall’art. 27 del DPR n. 797/55 che le indennità e le maggiorazioni di retribuzione spettanti ai lavoratori tenuti per contratto all’espletamento delle attività lavorative in luoghi sempre diversi e variabili, anche se corrisposte con continuità, concorrono a formare il reddito nella misura del 50% del loro ammontare.

Come si calcola l’indennità di trasferta?

Come abbiamo visto è possibile distinguere tra due diverse tipologie di trasferta:

  • La trasferta entro i confini del comune in cui è situata la sede di lavoro;
  • La trasferta che porta il lavoratore oltre i confini del comune della propria sede lavorativa.

A seconda del tipo di trasferta, infatti, varia l’importo dell’indennità di trasferta e/o del rimborso spese erogato. In particolare, si possono identificare tre diverse modalità di rimborso:

  • Rimborso forfettario;
  • Rimborso misto;
  • Rimborso analitico.

In tutti e tre questi casi, il lavoratore è tenuto a riportare in modo dettagliato e analitico le spese sostenute durante la trasferta tramite scontrini e fatture. Naturalmente il rimborso è previsto anche per le giornate festive, nel caso in cui in questi giorni il lavoratore si trovi in trasferta.

Il rimborso forfettario

E’ questa l’indennità di trasferta riconosciuta in maniera fissa al dipendente/collaboratore per ogni giorno di lavoro – in trasferta – fuori dal comune dove ha sede l’azienda o dove è stata definita la sede contrattuale. La cifra prestabilita, che prescinde dalle spese effettivamente sostenute dal dipendente, risulta

  • Esente fino a 46,48 euro al giorno, per trasferte all’interno del territorio nazionale;
  • Esente fino a 77,46 euro giornaliere, per le trasferte estero.

Concorrono invece a formare base imponibile ai fini previdenziali e fiscali gli importi erogati che eccedono i tetti citati. Il rimborso è determinato al netto delle spese di viaggio e di trasporto che sono state sostenute dal dipendente e per le quali, presentata idonea documentazione giustificativa, il lavoratore ha diritto al riconoscimento del rimborso.

Il rimborso analitico

Il rimborso analitico, diversamente da quello forfettario, prevede che il rimborso sia stabilito sulla base della rendicontazione analitica di tutte le spese effettuate dal lavoratore nel periodo di trasferta. Sulla base della nota spese che il lavoratore fornisce all’azienda al ritorno dalla trasferta verrà stabilito ed effettuato il rimborso.

Quali sono i documenti che il lavoratore deve raccogliere nella nota spese per giustificare le proprie spese?

  • Gli scontrini fiscali, che devono però riportate i dati fondamentali della transazione come la natura, la qualità e la quantità del bene o del servizio scambiato e l’indicazione del numero di codice fiscale dell’acquirente;
  • I documenti che attestano i costi relativi alla carta di credito professionale;
  • Le fatture (ora in forma di fatture elettroniche);
  • Le ricevute fiscali con i dati identificativi del cliente.

Tutte le spese non giustificate analiticamente non possono essere rimborsate in modo analitico, quindi, l’eventuale rimborso assume la forma del rimborso forfettario.

Il rimborso misto

Il rimborso misto, come indica il nome stesso è una via di mezzo tra il rimborso forfettario e il rimborso analitico. Prevede che sia riconosciuto sia un rimborso spese a piè di lista per vitto e alloggio sia un’indennità di trasferta, ovviamente ridotta. Le spese di viaggio e di trasporto vengono invece rimborsate a parte.

Ma di quanto è ridotta l’indennità di trasferta? Nel caso del rimborso spese sia di alloggio che di vitto è ridotta di due terzi, mentre nel caso del rimborso del solo vitto o del solo alloggio è ridotta di un terzo.

Nel dettaglio:

  •  In caso di rimborso delle spese di alloggio, o di quelle di vitto o di alloggio o di vitto fornito gratuitamente, il limite è ridotto di un terzo;
  •  Il limite è ridotto di due terzi in caso di rimborso sia delle spese di alloggio che di quelle di vitto.

Ne consegue che si possono distinguere tali tipologie di esenzione:

  • Esenzione fino al limite di 30,98 euro giornalieri (riduzione di un terzo), elevato a 51,64 euro per le trasferte estero, nel caso di riconoscimento al dipendente dell’indennità di trasferta più il rimborso spese per il vitto oppure per l’alloggio;
  • Esenzione fino al limite di 15,49 euro giornalieri (riduzione di due terzi), elevato a 25,82 euro per le trasferte estero, nel caso di riconoscimento al dipendente dell’indennità di trasferta più il rimborso spese sia per il vitto che per l’alloggio.

Le spese di viaggio e di trasporto sono rimborsate a parte.

Tabella riassuntiva: calcolo indennità di trasferta

Di seguito sintetizziamo i trattamenti fiscali contributivi per i dipendenti in trasferta in Italia e all’estero. Per l’estero, gli importi saranno maggiori rispetto a quelli previsti per l’Italia.

Tipologia di rimborsoEsenzione fiscale
Rimborso forfettario– 46,48 euro al giorno in Italia
– 77,47 euro al giorno all’estero
Rimborso misto: indennizzo forfettario e spese a piè di lista– 30,99 euro al giorno in Italia
– 51,65 euro al giorno all’estero
Rimborso misto: indennizzo forfettario e spese a piè di lista di tutte le speseEsente fino a:
– 15,49 euro al giorno in Italia
– 25,82 euro al giorno all’estero

Il lavoratore può rifiutarsi di lavorare in trasferta?

Come detto, la caratteristica fondamentale della trasferta è proprio la temporaneità dell’assegnazione del lavoratore ad altra sede su disposizione unilaterale del datore, essendo irrilevante che il dipendente abbia manifestato la propria disponibilità o il proprio consenso. In questo senso è possibile affermare che è legittimo il licenziamento del dipendente che rifiuti sistematicamente di andare in trasferta adducendo come scusa incompatibili condizioni di salute, rivelatesi inidonee a impedire l’allontanamento periodico. Può trattarsi di ipotesi di insubordinazione per ripetuto e ingiustificato contravvenire alle direttive organizzative aziendali a fronte della disponibilità alle trasferte che costituiva un elemento essenziale della prestazione lavorativa.

Per poter rifiutare la trasferta è necessario che un giudice abbia dichiarato illegittima e/o discriminatoria la scelta del datore. Quindi, prima di rinunciare alla trasferta, onde evitare di perdere il posto di lavoro, sarà consigliabile proporre un ricorso al giudice perché accerti la fondatezza della scelta aziendale.

Trasferta del lavoratore dipendente: FAQ

Quando si guadagna in trasferta?

L’indennità di trasferta pari al 50% della retribuzione giornaliera se la trasferta dura da 12 a 24 ore. Se dura di più l’indennità viene calcolata moltiplicando il suddetto 50% per i giorni di trasferta.

Quando si ha diritto alla trasferta?

La trasferta presuppone che al lavoratore venga temporaneamente richiesto di prestare la propria opera in un luogo diverso da quello in cui deve abitualmente eseguirla ( si tratta della sede indicata nel contratto di lavoro quale luogo normale di svolgimento dell’attività lavorativa) anche all’estero.

Cosa comprende la diaria per trasferta?

L’importo dell’indennità deve coprire necessariamente tutte le giornate implicate durante il viaggio e il pernottamento, nonché il vitto e l’alloggio. L’indennità di trasferta, quindi, comprende tutte le spese anticipate dal dipendente durante la trasferta di lavoro.

Quando spetta il rimborso chilometrico al lavoratore dipendente?

Il rimborso chilometrico spetta al dipendente che debba recarsi per ragioni di lavoro (con la sua auto personale o con una appositamente noleggiata), in un luogo diverso dalla sede abituale di lavoro.

Quanto può durare una trasferta di lavoro?

Con il termine trasferta di lavoro si intende un temporaneo cambiamento relativo al luogo in cui il lavoratore performa le sue mansioni. Il cambiamento può durare da un giorno fino a svariate settimane, ciò che conta è che la natura della trasferta sia temporanea e occasionale.

Cos’è l’indennità di trasferta?

L’indennità di trasferta è un rimborso che spetta al dipendente in caso di trasferimento temporaneo in una località diversa. Quando un dipendente di un’azienda deve spostarsi temporaneamente per lavorare in una sede di lavoro diversa da quella abituale, ha diritto a un’indennità di trasferta o a un rimborso spese

Quali sono le modalità di rimborso della trasferta?

Quando il lavoratore si trova in trasferta, ha diritto a essere rimborsato delle spese che sostiene durante il viaggio. Questo rimborso può avvenire secondo diverse modalità. Sono tre le principali tipologie di rimborso spese: l’indennità di trasferta giornaliera, il rimborso spese a piè di lista e il rimborso misto.

Come viene tassata la trasferta del lavoratore dipendente?

L’indennità di trasferta fuori comune non costituisce reddito imponibile, e perciò è esente dall’Irpef, entro il limite di 46,48 euro giornalieri per le trasferte nazionali e di 77,46 euro per quelle all’estero. Oltre questa soglia, verrà tassata solo l’eccedenza.

Cosa vuol dire rimborso a piè di lista?

Rimborso a piè di lista o analitico: prevede la restituzione esatta dell’intera somma di denaro anticipata dal dipendente. Rimborso misto: un risarcimento che prevede in parte sia la modalità analitica che quella mista.

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