Società employer of record: caratteristiche e vantaggi

Le società employer of record stanno diventando sempre più popolari tra le aziende che cercano di espandere la propria presenza in nuovi mercati esteri. Ma cosa significa esattamente il termine “employer of record”? In sintesi, si tratta di una società che assume legalmente i dipendenti di un’azienda cliente e si assume la responsabilità di gestire tutti gli aspetti dell’impiego, come la gestione della busta paga, la sicurezza sociale e le tasse.

Sono sempre di più le aziende non residenti che hanno deciso di assumere lavoratori italiani attraverso le cosiddette “società employer of record”, ovvero attraverso un datore di lavoro nominale, l’employer of order. Molto spesso si parla di “società ombrello” o società che offrono servizi legati all’assunzione di lavoratori per conto di altre aziende.

L’employer of record (EOR) è un’organizzazione che si assume la responsabilità legale di assumere, stipendiare e gestire i dipendenti per conto di un’altra azienda, che è la vera datrice di lavoro. Questa pratica è anche nota come outsourcing delle risorse umane. In questo articolo esploreremo le caratteristiche delle società employer of record e i vantaggi che possono offrire alle aziende che desiderano espandere la propria presenza internazionale.

Quali servizi offrono le società employer of record?

Le società employer of record offrono una serie di servizi per conto dei loro clienti, tra cui:

1. Gestione del personale: le società si occupano di tutte le attività legate alla gestione del personale, inclusa la creazione dei contratti di lavoro, la registrazione presso le autorità fiscali e previdenziali, la gestione della sicurezza sociale e delle tasse.
2. Rispetto della normativa locale: le società garantiscono che tutte le attività di gestione del personale siano conformi alle normative locali in vigore.
3. Flessibilità: le società consentono alle aziende di assumere rapidamente personale in paesi stranieri senza dover creare una propria presenza legale nel paese in questione.
4. Riduzione dei costi: assumere personale attraverso una società di questo tipo può ridurre i costi di avvio e di gestione di una nuova attività in un paese straniero, in quanto la società si assume la maggior parte dei compiti amministrativi e legali.
5. Minimizzazione del rischio: queste società aiutano a minimizzare il rischio legale ed finanziario associato all’assunzione di personale in paesi stranieri.

Vantaggi e svantaggi EOR

In questo caso il datore di lavoro formale si assume tutti i rischi e le responsabilità legali associate all’assunzione di dipendenti, come la conformità fiscale e le normative del lavoro, mentre l’azienda cliente mantiene il controllo sui compiti e sulle responsabilità assegnati ai lavoratori. Ci sono diversi vantaggi nell’utilizzare un EOR, tra cui:

• Risparmio di tempo e risorse: l’azienda cliente non deve dedicare risorse interne per la gestione della forza lavoro, poiché questa responsabilità è gestita dall’EOR;
• Conformità legale: l’EOR si assume la responsabilità della conformità legale per quanto riguarda l’assunzione e la gestione dei dipendenti, riducendo così il rischio di errori e multe;
• Flessibilità: l’utilizzo di un EOR consente all’azienda cliente di assumere rapidamente dipendenti e affacciarsi in nuovi mercati senza dover affrontare le complessità legali e fiscali dell’assunzione di personale.

Tuttavia, l’utilizzo di un EOR ha anche alcuni svantaggi, tra cui:

• Costi aggiuntivi: l’EOR addebita una commissione per i servizi forniti, quindi l’utilizzo di un EOR può essere più costoso dell’assunzione diretta dei dipendenti;
• Perdita di controllo: l’azienda cliente può perdere una certa quantità di controllo sulla gestione dei propri dipendenti quando utilizza un EOR.

Employer of record: caratteristiche generali

Le società employer of record sono società che agiscono come intermediari tra l’azienda che intende assumere il lavoratore e il lavoratore stesso, si tratta di situazioni a volte allettanti per tutte quelle grandi aziende che vogliono mettersi in gioco ed eliminare le barriere della lontananza geografica per poter assumere ottimi candidati di paesi esteri. In pratica, l’azienda non residente assume una società employer of record italiana che diventa il datore di lavoro formale del lavoratore.

Sarà opportuno verificare che il datore di lavoro (EOR) sia un soggetto qualificato, che abbia notevoli conoscenze nell’ambito del diritto internazionale e che abbia già svolto questo tipo di lavoro. Trovare EOR già specializzati ci permette di avere maggiore tranquillità per lo svolgimento di tutte quelle pratiche considerate di back office, garantendo un margine di errore minimo e gestendo al meglio qualsiasi imprevisto che possa scaturirne. 

Il datore di lavoro formale, stipula un contratto di lavoro con il lavoratore e si occupa di tutti gli adempimenti burocratici e fiscali relativi all’assunzione. In particolare, sarà responsabile:

• Della compilazione completa del cedolino paga;
• Della gestione delle imposte e delle detrazioni previste nel Paese di assunzione;
• Della registrazione del lavoratore presso gli enti fiscali e previdenziali;
• Della gestione dei contratti di lavoro e di altri documenti legali.

Come possiamo vedere, il datore di lavoro formale non si sostituisce in alcun modo al datore di lavoro, dell’azienda presso la quale il dipendente dovrà svolgere l’attività lavorativa.

Gestione esterna delle pratiche burocratiche legate al lavoro dipendente

Il lavoro svolto da una società di employer of record consiste esclusivamente nella gestione esterna di tutte le pratiche burocratiche che coinvolgono l’assunzione di un dipendente nel Paese estero, per cui tutte le comunicazioni relative alle assunzioni, proroghe, licenziamenti. Tutte queste pratiche vengono gestite in maniera diversa da Paese a Paese, è per questo importante, che il datore di lavoro (EOR) conosca al meglio la normativa in materia di lavoro dello Stato nel quale si intende assumere il lavoratore. A differenza di quanto previsto per le aziende che aprono all’estero una filiale o  un ufficio di rappresentanza, in questo caso l’azienda non residente, può assumere liberamente dipendenti esteri attraverso l’aiuto di una società employer of record.  Questo tipo di servizio è particolarmente utile per le aziende che intendono assumere solo uno o pochi lavoratori in Italia, senza dover affrontare tutta la complessità della normativa italiana in materia di lavoro.

Ma quali sono i vantaggi per i lavoratori che vengono assunti attraverso una società employer of record?

Innanzitutto, il lavoratore ha la certezza di avere un contratto di lavoro regolare, stipulato con una società italiana. Inoltre, la società employer of record si occupa di tutti gli adempimenti fiscali e previdenziali, garantendo al lavoratore una corretta e puntuale retribuzione e la possibilità di accedere ai benefici previsti dalla legge.

Come già spiegato nei paragrafi precedenti l’employer of record non è il vero datore di lavoro del lavoratore, ma solo un intermediario, per cui l’azienda non residente rimane comunque responsabile nei confronti del lavoratore per tutto ciò che concerne il lavoro svolto e che la società employer of record non può essere considerata responsabile in caso di eventuali problemi o controversie.

Resta fermo che per quanto riguarda la gestione completa del dipendente o dei dipendenti esteri, sarà il datore di lavoro il vero responsabile per quanto concerne tutto quello che non rientri negli adempimenti pratici di back office. Sarà cura del datore di lavoro inserire il lavoratore in azienda, fornendogli la giusta preparazione, gli strumenti utili ai fini di un corretto svolgimento dell’attività lavorativa. 

Soluzione pratica per assumere dipendenti in Italia da parte di aziende non residenti

È responsabilità del datore il risultato finale raggiunto dal lavoratore. In nessun modo il datore di lavoro (EOR) è responsabile per il mancato raggiungimento degli obiettivi aziendali, causati dall’assunzione di personale non efficiente. Un EOR non si assume la proprietà dei lavoratori, che vanno a svolgere l’attività presso l’azienda estera.

Le società employer of record possono essere una soluzione utile per le aziende non residenti che intendono assumere lavoratori italiani, ma è importante conoscere i vantaggi e gli svantaggi di questo tipo di servizio e valutare attentamente la scelta della società intermediaria. Allo stesso modo, anche i lavoratori devono essere consapevoli di ciò che comporta l’essere assunti attraverso una società employer of record e fare attenzione a eventuali clausole del contratto che potrebbero limitare i propri diritti.

I vantaggi per l’azienda che si affida ad un EOR

Un vantaggio potrebbe essere quello economico, in quanto stabilire un ufficio all’estero o far ottenere un permesso di lavoro per il lavoratore sono tutti adempimenti burocratici onerosi e che prevedono tempi di lavoro più o meno lunghi. L’azienda potrebbe avere in questo caso dei ritardi nelle assunzioni e dei disagi in termini lavorativi, che potrebbero essere risolti con l’adozione di un datore di lavoro EOR. Inoltre, è possibile per l’azienda, avere un supporto normativo e legale direttamente da persone qualificate che conoscono molto bene la legislazione in materia di lavoro. 

In sintesi, affidarsi a queste società di intermediazione può portare una serie di vantaggi:

1. Velocità di espansione: queste società consentono alle aziende di assumere rapidamente personale in paesi stranieri, consentendo loro di espandersi più rapidamente rispetto alla creazione di una propria presenza legale.
2. Maggiore flessibilità: assumere personale attraverso una di queste società consente alle aziende di essere più flessibili nell’adattare il proprio personale alle esigenze del mercato locale.
3. Riduzione dei costi: queste società possono ridurre i costi di avvio e di gestione di una nuova attività in un paese straniero, consentendo alle aziende di concentrarsi sulle proprie attività principali.
4. Minimizzazione del rischio: le società aiutano a minimizzare il rischio legale ed finanziario associato all’assunzione di personale in paesi stranieri.

Cercare un EOR

Trovare un EOR con cui lavorare potrebbe non sembrare semplice, perché come abbiamo detto in precedenza, è opportuno cercare persone con referenze che abbiano una conoscenza approfondita delle leggi locali sul lavoro e delle normative sulle risorse umane. Qualora un’azienda estera decida di assumere più lavoratori di Paesi differenti, è consigliato affidarsi ad un EOR globale, che possa avere delle diverse esperienze in campo, che conosca più lingue in modo da poter fronteggiare varie ed eventuali incomprensioni che potrebbero sorgere. 

Conclusioni

Le società employer of record stanno diventando sempre più popolari tra le aziende che cercano di espandersi a livello internazionale o di gestire più facilmente la loro forza lavoro globale. Offrono numerosi vantaggi, tra cui il risparmio di tempo e risorse, la conformità legale, la flessibilità e il risparmio sui costi. Tuttavia, è importante scegliere la società EOR giusta per le proprie esigenze specifiche e assicurarsi che sia in grado di garantire una gestione del personale efficiente e conforme alle normative locali.

Domande frequenti