IVA per cassa vs IVA ordinaria: guida alla scelta

• Regime IVA ordinario: applicazione dell’IVA alla fatturazione indipendentemente dal pagamento ricevuto.
• Regime IVA per cassa: IVA dovuta solo al momento del pagamento effettivo.
• Scegliere il regime giusto: dipende dal flusso di cassa e dalle esigenze di liquidità.

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Quando si parla di IVA, imprenditori e professionisti si trovano spesso a dover scegliere tra il regime IVA ordinario e il regime IVA per cassa (o cash accounting). Questa decisione ha implicazioni importanti sulla gestione della liquidità aziendale e sull’adempimento degli obblighi fiscali. Ogni regime comporta vantaggi e svantaggi che devono essere valutati attentamente in base alle caratteristiche specifiche dell’attività.

Nell’attuale contesto economico, scegliere il regime fiscale giusto può fare la differenza nella competitività e nella capacità di gestire con efficacia le risorse finanziarie. L’obiettivo di questo articolo è quello di fornire una guida chiara e completa per comprendere meglio le caratteristiche dei due regimi e per supportarti nella scelta più adatta.

Che cos’è il regime IVA ordinario

Il regime IVA ordinario prevede che l’imposta sul valore aggiunto venga liquidata in base alla data di emissione della fattura, indipendentemente dal fatto che il cliente abbia effettuato il pagamento. Questo meccanismo si applica a prescindere dalle tempistiche degli incassi e presenta caratteristiche che possono essere vantaggiose o svantaggiose a seconda del contesto aziendale.

• Liquidazione IVA: l’IVA deve essere versata entro il termine previsto anche se non si è ricevuto il pagamento dal cliente;
• Periodicità: la liquidazione può essere mensile o trimestrale, a seconda del volume d’affari. Le imprese di dimensioni maggiori tendono a optare per la liquidazione mensile, mentre quelle di dimensioni più ridotte spesso scelgono quella trimestrale.

Vantaggi del regime IVA ordinario

• Semplicità amministrativa: gestione standardizzata e meno vincolata al monitoraggio degli incassi.
• Tempistica vantaggiosa: possibilità di detrarre immediatamente l’IVA sugli acquisti senza dover attendere il pagamento del cliente.
• Adatto a flussi di cassa stabili: indicato per aziende che non incontrano difficoltà nel garantire liquidità sufficiente a coprire i versamenti fiscali.

Svantaggi del regime IVA ordinario

• Impatto sulla liquidità: rischio di difficoltà finanziarie in caso di ritardi significativi nei pagamenti dei clienti.
• Gestione degli incassi: necessita un monitoraggio costante per evitare squilibri finanziari e sanzioni per ritardi nei versamenti IVA.

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Che cos’è il regime IVA per cassa

Il regime IVA per cassa, introdotto dall’art. 32-bis del D.L. 83/2012, rappresenta una soluzione alternativa per quelle imprese che desiderano collegare l’obbligo di versamento dell’IVA ai tempi di pagamento effettivi. Questo regime consente di liquidare l’IVA solo nel momento in cui il cliente effettua il pagamento, e si applica a:

• Imprese e professionisti: con un fatturato annuo non superiore a 2 milioni di euro.
• Tempi limitati: l’IVA diventa comunque esigibile trascorso un anno dalla data di emissione della fattura, anche in caso di mancato pagamento del cliente.

Vantaggi del regime IVA per cassa

• Migliore gestione della liquidità: l’IVA viene versata solo quando si incassa il pagamento dal cliente, riducendo l’impatto dei ritardi.
• Riduzione del rischio di insolvenze: il regime protegge le imprese da situazioni in cui si trovano a dover anticipare somme consistenti in mancanza di incassi.
• Adattabilità: ideale per settori caratterizzati da pagamenti dilazionati o irregolari, come il commercio all’ingrosso e i servizi professionali.

Svantaggi del regime IVA per cassa

• Maggiore complessità gestionale: richiede un’attenta tracciatura di tutti gli incassi e pagamenti, oltre a una contabilità dettagliata.
• Scadenza temporale: l’obbligo di versare l’IVA entro un anno dalla fattura non elimina completamente il rischio di dover anticipare l’imposta.
• Limitazioni di applicazione: non tutti i tipi di attività possono accedere a questo regime, il che rende fondamentale una verifica preliminare.

Differenze principali tra regime IVA ordinario e regime IVA per cassa

La tabella seguente evidenzia le differenze principali tra i due regimi, aiutando a comprendere quale potrebbe essere più adatto alle proprie esigenze:

Aspetto	IVA Ordinario	IVA per Cassa
Base di calcolo	Data di emissione della fattura	Data di incasso del pagamento
Adatto per	Flussi di cassa regolari	Pagamenti dilazionati
Semplicità di gestione	Più semplice	Più complesso
Rischio di liquidità	Più alto	Più basso
Limiti di applicazione	Nessuno	Fatturato < 2 milioni di euro

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IVA per cassa vs IVA ordinaria: la finestra temporale

I due regimi IVA in commento presentano un diverso momento impositivo/esigibilità: per IVA ordinaria diventa la data di registrazione, in genere la data del documento, mentre per IVA per cassa la data di incasso o di pagamento.

Tradotto in altri termini, questo vuol dire che per il contribuente che adotta l’IVA per cassa abbiamo uno “slittamento temporale” ovvero abbiamo una diversa e più ampia finestra temporale: non versa o detrae l’IVA al momento del ricevimento/emissione fattura e quindi poi al momento della registrazione del documento ai fini contabili ma versa l’IVA o detrae l’IVA solo quando incassa la fattura del cliente o paga la fattura del fornitore.

Questo fatto può essere un vantaggio tutte le volte in cui l’incasso è successivo e non immediato rispetto all’emissione della fattura. Nel regime ordinario il contribuente si trova costretto a versare l’IVA anticipando dei soldi che recupererà di fatto in un momento successivo (ad incasso fattura).

Il ragionamento, a maggior ragione, trova conferma in tutte quelle situazioni in cui il pagamento avviene in maniera segmentata o in più tranches. Con l’IVA per cassa la liquidazione del tributo avviene sempre alla data di incasso pro-quota in base agli importi pagati (la dilazione IVA è simmetrica agli incassi).

IVA per cassa vs IVA ordinaria: operazioni entro l’anno

Il termine ultimo di applicazione dell’IVA per cassa, ovvero dell’anno di riferimento delle operazioni attive o passive è di un anno dall’operazione (data documento). Ciò vuol dire che anche se la fattura risulta ancora scoperta (non è stata incassata o pagata), noi siamo obbligati a liquidare il tributo perché è passato un anno dall’operazione.

Sembrerebbe che decorso l’anno l’IVA per cassa perde la sua efficacia od in altre parole l’IVA per cassa ha tutta la sua utilità nel solo primo anno di applicazione per l’azienda ma ciò non è vero, perché innanzitutto la scadenza di un anno fa la fotografia di ogni singola operazione attiva o passiva, quindi per dire se l’operazione attiva aveva data 01/03/25 e dopo un anno la fattura non è ancora incassata, allora il tributo su quella fattura viene liquidato ma se nello stesso tempo ho un fattura attiva datata 01/02/25, il mio termine ultimo di scadenza è 01/02/26 indipendentemente dall’altra operazione e da tutte le altre operazioni attive o passive (l’anno decorre fattura per fattura e si trasla di periodo in periodo).

In secondo luogo, rimanendo sempre sul piano pratico/applicativo, il termine che pone il legislatore è anche un termine più che congruo per la scadenza del tributo poiché dobbiamo pensare che, se da un lato entro l’anno ci obbliga a liquidare il tributo, dall’altro lato ciò vuol dire che dopo un anno non abbiamo ancora incassato la fattura ma allora non è un più un problema di IVA, ma di gestione della liquidità e di programmazione finanziaria/gestionale.

IVA per cassa vs IVA ordinaria: struttura incassi/pagamenti non ottimale

Un altro caso in cui è utile applicare il regime IVA per cassa è quello in cui a monte disponiamo di una struttura per scadenza di incassi/pagamenti non ottimale, ovvero: siamo in presenza di una dilazione media o media ponderata lato attivo (cliente) ben più alta di una dilazione media o media ponderata lato passivo (fornitore) e ci troviamo nella situazione di pagare molto prima di quello che incassiamo. Il tutto tradotto in termini di IVA per cassa, andremo a detrarre molta IVA perché paghiamo le fatture fornitore prima delle fatture cliente ed andremo a versare IVA similmente solo in un momento successivo perché concediamo ampia dilazione ai nostri clienti.

Ovviamente, una situazione del tipo quella descritta, anche se molto riscontrabile nella realtà, almeno per certi settori, sul medio/lungo termine non è sostenibile in termini finanziari e di pianificazione/programmazione dei flussi finanziari. Tuttavia, tale situazione ci permette, perlomeno per quanto riguardo l’aspetto dei flussi tributari, adottando IVA per cassa, di compensare l’aspetto negativo di un’inefficiente liquidità gestionale con un’efficiente liquidità dal punto di vista IVA e tributario, in quanto pur pagando prima i nostri fornitori e detraendo la rispettiva IVA, non andremo a peggiorare il saldo IVA versando l’IVA vendite pur non avendo incassato le fatture o ricevendo l’incasso a distanza di mesi (in altre parole, un palliativo per non peggiorare ulteriormente il flusso di cassa disponibile).

IVA per cassa vs IVA ordinaria: struttura incassi/pagamenti ottimale

Parliamo ora invece dei casi in cui risulta sconveniente adottare il regime IVA per cassa. Uno di questi è il caso speculare al precedente: esistenza di una struttura per scadenza ottimale, ovvero di una dilazione fornitore maggiore della dilazione cliente. Si tratta di un business solido, finanziariamente efficiente, di un’ottima programmazione finanziaria come dovrebbe sempre essere (mediamente prima incassiamo e poi paghiamo).

È evidente che con questi presupposti, l’IVA per cassa va a peggiorare il saldo IVA e poi il flusso di cassa disponibile: incassando prima andremo a versare l’IVA e pagando dopo, avremo del credito IVA da portare in detrazione ma in un secondo momento. Invece, restando nel regime ordinario, noi potremo recuperare in ogni caso l’IVA sugli acquisti, pur non avendo pagato le fatture fornitore o pur pagandole successivamente, liquidando il tributo per competenza e per data registrazione e comunque non avremo lo stesso problemi nel versare l’IVA a debito per competenza, perché disponendo a monte di un’ottima struttura per scadenza, l’IVA da versare l’avremo molto probabilmente incassata tutta o quasi.

IVA per cassa vs IVA ordinaria: operazioni con IVA non esposta ed altri casi esclusi/da escludere dal perimetro di applicazione

Un’altra fattispecie in cui è sconveniente adottare il regime IVA per cassa è quella in cui sono presenti molte operazioni attive caratterizzate da IVA non esposta in fattura ma soprattutto da IVA non da liquidare in capo al contribuente. Si pensi al classico caso del reverse charge (con tutte le sue particolarità), al caso di fatturazione verso privati, al caso di fatturazione nei confronti della Pubblica Amministrazione in regime di split payment e più in generale a tutte quelle operazioni esenti, non imponibili, per le quali l’IVA non è esposta in fattura e non dovuta.

È ovvio che se sul totale delle operazioni attive, i casi citati occupano la quasi totalità o totalità del volume d’affari, l’IVA per cassa è oltremodo sconveniente. Questo, perché oltre ad essere esclusa per evidenti ragioni insite e normative (sono i classici casi in cui non si può adottare per la natura dell’operazione), è da escludere perché non porta con sé alcun vantaggio effettivo.

Tradotto in altre parole, è una valutazione sempre di convenienza del saldo IVA a credito: quel credito IVA che scaturisce fin da subito non solo è un credito immediato ma potrebbe essere anche utilizzato per altri scopi, per compensarlo con altri tributi F24 (classico caso dei rimborsi infrannuali IVA ecc…) e portarlo in detrazione/compensazione futura, migliorando così la liquidità disponibile.

Il caso menzionato non solo è correlato direttamente alla particolare natura delle operazioni ma appunto perché c’è una specifica natura IVA delle operazioni in essere, diventa così anche settoriale/merceologico.

Il settore edile

Un primo esempio è il settore edile perché per sua natura e per tipo di operazioni, fattura molto spesso sia nei confronti di privati (ristrutturazioni edilizie private, di tipo abitativo, bonifici fiscali ecc…), sia nei confronti della Pubblica Amministrazione (opere stradali, di pubblica utilità e via dicendo), sia nei confronti di molte altre aziende edili o di settori affini (classici contratti di subappalto, di manutenzione, opere cantieristiche, di completamento di edifici, installazione impianti di vario genere ecc…).

Questo, per il settore edile l’IVA per cassa è assolutamente sconveniente perché è strutturalmente a credito IVA, acquistando molto materiale ed altri servizi con IVA esposta al 22% ed emettendo con IVA “ad aliquota zero” ed adottando il cash accounting si troverebbe solo un saldo IVA a credito molto più esiguo (detraendo IVA solo all’atto del pagamento) e non sfruttando a pieno il credito IVA per compensazioni ed altre esigenze future ma anche immediate.

Settore alberghiero

un secondo esempio è il settore alberghiero ed affine il quale per sua natura è strutturalmente a debito IVA, gli incassi lato cliente sono immediati o quasi immediati trattandosi di pasti e soggiorni, la struttura per scadenza è già ottimale di suo ed è chiaro che IVA per cassa non ha ragion d’esistere perché non ottimizza ma anzi peggiora il saldo di IVA a credito (le fatture fornitore hanno una scadenza di 30gg o più, a fronte di incassi immediati).

Quelli presentati sono solo due fattispecie settoriali ma gli esempi possono essere molti di più, quello che è importante capire come IVA per cassa e IVA ordinaria devono essere contestualizzate ed applicate in giusta misura, a seconda della natura dell’operazione, a seconda del settore di riferimento, a seconda della struttura finanziaria, a seconda del saldo IVA e dalle differenti aliquote lato attivo e passivo e più in generale a seconda delle esigenze specifiche, non perdendo mai l’obiettivo finale, ovvero quello di ottimizzare il flusso finanziario tributario e poi anche il flusso di cassa disponibile.

Consulenza fiscale: il valore di un esperto

Abbiamo concluso tutto il percorso, esponendo pro e contro nell’adozione del regime IVA per cassa, partendo dal fattore principale, il fattore tempo nella determinazione del tributo, liquidazione e versamento, per passare poi all’esposizione di casi concreti ed applicazioni specifiche, prima descrivendo fattispecie più a favore e poi casistiche meno a favore del cash accounting, argomentando il più possibile ed adottando le migliori strategie per raggiungere l’ottimo nel flusso di cassa tributario, più nello specifico gestione del saldo IVA a credito ed IVA a debito.

Per concludere, appunto sull’ultima questione vorrei soffermarmi: la scelta di un regime IVA ordinario o di un regime IVA per cassa dovrebbe essere sempre ragionata, analizzata in termini quantitativi/qualitativi e contestualizzata caso per caso, azienda per azienda, anche proponendo scenari alternativi e impostando modelli/ipotesi che nascono da un’analisi di sensitività.

La scelta del regime IVA adatto non è solo una questione di conformità normativa, ma rappresenta un elemento chiave per la strategia aziendale. Affidarsi a un esperto fiscale consente di:

• Ottimizzare la gestione finanziaria: ridurre i costi e migliorare il flusso di cassa.
• Analizzare le esigenze aziendali: identificare opportunità fiscali e ridurre i rischi.
• Gestire la complessità: evitare errori che potrebbero comportare sanzioni o inefficienze.

Un consulente qualificato può inoltre supportare l’azienda nella transizione tra i regimi, garantendo che tutti gli obblighi vengano rispettati.

Riferimenti normativi

• Art. 32-bis del D.L. 22 giugno 2012, n. 83: Disciplina del regime IVA per cassa (cash accounting).
• Agenzia delle Entrate: Linee guida sulla periodicità delle liquidazioni (mensili o trimestrali) in base al volume d’affari.
• Normativa sulla Fatturazione Elettronica: Regole per l’esposizione dell’imposta e casi di esclusione (Reverse Charge, Split Payment).