Fattura elettronica scartata: guida a correzione e riemissione

Quando il Sistema di Interscambio scarta una fattura elettronica, hai 5 giorni per correggerla e reinviarla. Ecco come evitare sanzioni e gestire correttamente la procedura di riemissione.

Quando invii una fattura elettronica al Sistema di Interscambio (SdI), il documento viene sottoposto a rigorosi controlli automatici. Se la fattura non supera questi controlli, riceverai una notifica di scarto entro 5 giorni dalla trasmissione. In questo caso, la fattura viene considerata “non emessa“ secondo quanto stabilito dall’Agenzia delle Entrate.

La buona notizia è che esiste una procedura chiara per rimediare: devi correggere l’errore e reinviare la fattura entro 5 giorni dalla ricezione della notifica di scarto, mantenendo preferibilmente lo stesso numero e data del documento originario. Questa tempestività è fondamentale per evitare le sanzioni previste per la tardiva emissione della fattura elettronica.

I controlli del Sistema di Interscambio

Il Sistema di Interscambio effettua controlli formali e sostanziali prima di inoltrare la fattura al destinatario. Questi controlli sono propedeutici al corretto recapito del documento e mirano a verificare:

• Presenza delle informazioni minime obbligatorie previste dall’articolo 21 del DPR n. 633/1972, inclusi i dati identificativi del fornitore e del cliente, numero e data della fattura, descrizione della natura, quantità e qualità dei beni o servizi, imponibile, aliquota e IVA;
• Validità dei dati anagrafici fiscali: il sistema verifica che i valori della partita IVA del cedente/prestatore e della partita IVA o codice fiscale del cessionario/committente siano validi e presenti nell’anagrafe tributaria;
• Presenza dell’indirizzo telematico per il recapito del file, che può essere il codice destinatario o l’indirizzo PEC del cliente;
• Coerenza matematica tra i valori dell’imponibile, dell’aliquota e dell’IVA applicata.

Fattura elettronica non corretta: la ricevuta di scarto

Se i controlli svolti dal sistema sono positivi l’invio va a buon fine. Se invece uno o più dei controlli non fossero superati il SdI “scarta” la fattura elettronica in oggetto e invia al soggetto che ha trasmesso il file una ricevuta di scarto in cui sono anche indicati il codice e una breve descrizione del motivo dello scarto.

La ricevuta di scarto viene trasmessa dal SdI alla stessa PEC o allo stesso canale telematico (FTP o Web Service) da cui ha ricevuto la fattura elettronica. Inoltre, la ricevuta di scarto viene sempre messa a disposizione nell’area autenticata “Consultazione – Monitoraggio dei file trasmessi” del portale “Fatture e Corrispettivi”, sia quando viene inviata con il servizio online del medesimo portale, sia quando viene inviata con la procedura web o l’App Fatturae gratuite sia quando la fattura viene inviata con PEC o canale telematico.

In questo caso non occorrerà fare altro che andare a correggere l’errore e inviare nuovamente la fattura elettronica. Il consiglio è quello di provvedere a datare e numerare la fattura in maniera identica rispetto a quella scartata. Al riguardo si era già espressa l’Agenzia delle Entrate con la circolare 13/E del 2 luglio 2018.

Per approfondire: Ricevute fattura elettronica: consegna, mancato recapito, scarto.

I codici di errore più frequenti: riconoscere e risolvere i problemi

Nella notifica di scarto troverai sempre un codice specifico che identifica l’errore rilevato dal SdI. Ecco i più comuni nella pratica professionale:

Errore 00324: incoerenza tra partita IVA e codice fiscale

Questo errore indica problemi nell’identificazione del destinatario. Le cause più frequenti sono:

• Inserimento della sigla “IT” davanti al codice fiscale (da rimuovere);
• Utilizzo del codice fiscale di una persona fisica per una società;
• Per ditte individuali o liberi professionisti, inserimento dello stesso valore per codice fiscale e partita IVA.

Errore 00404: fattura duplicata

Si verifica quando utilizzi lo stesso numero di documento per più fatture. Questo accade spesso quando si utilizzano canali di trasmissione diversi non sincronizzati tra loro. La soluzione richiede la riemissione con un nuovo numero progressivo.

Errore 00423: calcolo errato del prezzo totale

Questo errore emerge quando il valore del campo prezzo totale non è calcolato correttamente, spesso per l’inserimento di percentuali di sconto con più di due valori decimali.

Le tre modalità di riemissione: la procedura corretta secondo l’Agenzia delle Entrate

La Circolare n. 13 del 2 luglio 2018 dell’Agenzia delle Entrate stabilisce tre modalità alternative per la riemissione di una fattura elettronica scartata:

Prima modalità: riemissione con stesso numero e data (Preferibile)

Emetti la fattura con lo stesso numero e data del documento originario entro 5 giorni dalla notifica di scarto. Questa è la modalità espressamente preferita dalla Circolare di riferimento e quella che ti consiglio di utilizzare sempre quando possibile.

Seconda modalità: nuovo numero e data con collegamento

Emetti una fattura con nuovo numero e data, coerenti con i documenti emessi successivamente al primo invio. È necessario che dalla fattura risulti un collegamento alla precedente fattura scartata e che venga effettuato lo storno con variazione contabile interna.

Terza modalità: numerazione specifica rettificativa

Utilizza una numerazione specifica che evidenzi trattarsi di un documento rettificativo. Ad esempio, se la fattura n. 1 del 2/01/2025 è stata scartata, puoi emettere la nuova fattura come n. 1/R del 10/01/2025.

Aspetti contabili: come gestire la registrazione della fattura scartata

Dal punto di vista contabile, la gestione dipende dal momento in cui ricevi la notifica di scarto:

Se la fattura non è ancora stata contabilizzata, procedi semplicemente con la correzione e il reinvio entro i 5 giorni previsti.

Se hai già effettuato la registrazione contabile, dovrai eseguire una variazione contabile valida ai soli fini interni, senza trasmettere alcuna nota di variazione al SdI, dato che la fattura originaria è considerata non emessa.

Le sanzioni per tardiva emissione

Il rispetto dei tempi di correzione è cruciale per evitare le sanzioni amministrative previste dall’articolo 6 del D.L. n. 471/1997. Se non correggi e reinvii la fattura nei termini previsti, rischi:

• Sanzione del 70% dell’imposta relativa all’imponibile non correttamente documentato, con un minimo di 500 euro;
• Sanzione da 250 a 2.000 euro quando la violazione non incide sulla corretta liquidazione del tributo.

Per operazioni non imponibili, esenti, non soggette a IVA o soggette a reverse charge, la sanzione varia dal 5% al 10% del valore omesso o non registrato.

Per approfondire: Sanzioni per operazioni soggette a reverse charge.

I recenti chiarimenti dell’Agenzia delle Entrate

Di recente l’Ade è intervenuta con risposta n. 140/2024 per occuparsi sempre della tematica dello scarto della fattura elettronica.

Il caso, attraverso cui è stata interpellata l’Ade stessa, riguardava una società che aveva inviato fattura elettronica a un privato in data 28 dicembre 2023, scartata ma ritrasmessa con stessa data e stesso numero nei 5 giorni successivi. La fattura aveva ad oggetto il superbonus 110 per cento con totale a pagare pari a zero. Nel cassetto fiscale dello scrivente la fattura elettronica compariva nel mese di dicembre.

In merito dunque alla vicenda, occorsa a cavallo tra il 2023 e il 2024, l’istante aveva chiesto all’Agenzia delle entrate se la fattura andasse considerata emessa nel 2023 e quindi oggetto di detrazione con la percentuale del 110 per cento o con la percentuale ridotta al 70 per cento come previsto per l’anno 2024.

L’Ade ha chiarito che la fattura elettronica può considerarsi tempestivamente emessa nel mese di dicembre 2023, quindi godendo dello sconto del 110 per cento. Inoltre la stessa ha precisato che, nel caso in cui l’emissione della fattura non è contestuale al pagamento dei servizi effettuati, per cui il documento indica due date una del pagamento e una di invio allo Sdi, se sono rispettati i termini di legge, ovvero 5 giorni dallo scarto, la fattura è corretta e il contribuente può fruire dello sconto in fattura. In definitiva, la nuova emissione non pregiudica la validità della data del primo invio al Sdi che rende applicabile il Superbonus nella misura piena, pari al 110 per cento.

Consigli pratici per evitare gli scarti

Nella pratica quotidiana, ho osservato che la maggior parte degli scarti deriva da errori di compilazione facilmente evitabili:

• Verifica sempre la correttezza dei dati anagrafici prima dell’invio, utilizzando strumenti di controllo della partita IVA e del codice fiscale;
• Mantieni aggiornato l’archivio clienti con i codici destinatario corretti e gli indirizzi PEC verificati;
• Utilizza software di fatturazione elettronica che effettuino controlli preliminari prima della trasmissione al SdI;
• Monitora costantemente lo stato delle fatture inviate per accorgerti tempestivamente di eventuali scarti.