Dal 1° gennaio 2019, con l’introduzione dell’obbligo generalizzato della fatturazione elettronica, è diventato obbligatorio anche il processo di conservazione digitale delle fatture elettroniche. Questo vale sia per le fatture emesse che per quelle ricevute.
La normativa stabilisce che:
- Il processo di conservazione deve avvenire entro 3 mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi dell’anno di riferimento;
- Le fatture elettroniche devono essere conservate in formato digitale;
- Non è più necessaria né ammessa la stampa e conservazione cartacea ai fini fiscali.
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Fattura elettronica
Per fattura elettronica s’intende la fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico. Il ricorso alla fattura elettronica è subordinato all’accettazione da parte del destinatario (art. 21 co. 1 del DPR n. 633/72).
La conservazione digitale delle fatture elettroniche è un processo fondamentale che permette di mantenere il valore legale e fiscale dei documenti elettronici nel tempo, garantendone l’autenticità, l’integrità, la leggibilità e la reperibilità secondo quanto previsto dalla normativa.
Obbligo normativo
Dal 1° gennaio 2019, con l’introduzione dell’obbligo generalizzato della fatturazione elettronica, è diventata obbligatoria anche la conservazione digitale di questi documenti. La normativa prevede che:
- Tutte le fatture elettroniche (sia emesse che ricevute) devono essere conservate in formato digitale;
- La conservazione deve avvenire entro il termine di 3 mesi dalla scadenza per la presentazione della dichiarazione dei redditi;
- I documenti devono essere conservati per almeno 10 anni.
Come funziona il processo
Il processo di conservazione digitale delle fatture elettroniche si articola in diverse fasi:
- Acquisizione dei documenti nel sistema di conservazione;
- Validazione della conformità ai formati richiesti (XML firmato digitalmente);
- Indicizzazione per facilitare la ricerca e il recupero;
- Apposizione di firma digitale e marca temporale da parte del responsabile della conservazione;
- Creazione del pacchetto di archiviazione secondo gli standard tecnici;
- Memorizzazione su supporti sicuri e non modificabili;
- Esibizione a richiesta in caso di verifiche fiscali.
Modalità di conservazione
Esistono diverse opzioni per adempiere all’obbligo di conservazione digitale:
- Servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate: disponibile per tutte le fatture elettroniche che transitano attraverso il Sistema di Interscambio (SDI);
- Software gestionali interni: molti programmi di contabilità integrano funzionalità di conservazione a norma;
- Servizi in outsourcing: affidamento a conservatori accreditati AgID (Agenzia per l’Italia Digitale);
- Conservazione ibrida: combinazione di soluzioni interne ed esterne.
Fattura elettronica verso la Pubblica Amministrazione
L’emissione, la trasmissione, la conservazione e l’archiviazione delle fatture emesse dagli operatori che hanno relazioni con le Amministrazioni dello Stato, anche ad ordinamento autonomo, e con gli enti pubblici nazionali, deve essere effettuata esclusivamente in forma elettronica.
Dal 6.6.2014 (per Ministeri, Agenzie fiscali ed enti nazionali di previdenza e assistenza sociale individuati dall’ISTAT) e dal 31.3.2015 (per tutti i restanti enti ed organismi della Pubblica amministrazione), non è più possibile conservare in forma cartacea copia delle fatture emesse in formato elettronico nei confronti delle Amministrazioni statali e delle Regioni.
Fattura elettronica PA: ambito soggettivo
In un primo tempo, l’obbligo di fatturazione elettronica era previsto nei confronti:
- Delle Amministrazioni dello Stato, anche ad ordinamento autonomo. A titolo di esempio, si tratta:
- della Presidenza della Repubblica;
- della Presidenza del Consiglio dei Ministri;
- dei Ministeri;
- della Camera dei deputati e del Senato;
- della Corte costituzionale;
- Degli enti pubblici nazionali. A titolo di esempio, si tratta:
- dell’INPS;
- delle Camere di Commercio;
- dei Monopoli di Stato;
- dell’ARAN;
- del CNIPA.
Successivamente, è stato previsto che la disciplina in esame si applica:
- Alle Amministrazioni pubbliche (art. 1 co. 2 della L. 196/2009), cioè agli enti e agli altri soggetti che costituiscono il settore istituzionale delle Amministrazioni Pubbliche individuati dall’ISTAT sulla base delle definizioni di cui agli specifici regolamenti comunitari;
- Alle Amministrazione autonome.
Modalità di trasmissione delle fatture elettroniche
La trasmissione delle fatture elettroniche avviene attraverso il Sistema di interscambio. Quest’ultimo, in particolare, è istituito dal Ministero dell’Economia e delle Finanze e da questi gestito, anche avvalendosi delle proprie strutture societarie.
Si tratta di strutture quali:
- Il Sistema Pubblico di Connettività (SPC), gestito dal CNIPA;
- Il servizio di Posta elettronica certificata (PEC).
Gestore del Sistema di interscambio
L’Agenzia delle Entrate è il gestore del Sistema di interscambio; a tal fine, essa si avvale della SOGEI (Società Generale di Informatica S.p.A.) quale apposita struttura dedicata ai servizi strumentali ed alla conduzione del predetto Sistema.
All’Agenzia delle Entrate sono affidati i compiti di:
- Coordinamento del Sistema di interscambio con il sistema informativo della fiscalità;
- Controllo della gestione tecnica del Sistema di interscambio;
- Gestione dei dati e delle informazioni che transitano attraverso il Sistema di interscambio ed elaborazione di flussi informativi, anche ai fini della loro integrazione nei sistemi di monitoraggio della finanza pubblica;
- Vigilanza in ordine al trattamento dei dati e delle informazioni che transitano attraverso il Sistema di interscambio.
Blocco dei pagamenti per i contribuenti “morosi”
La gestione della fatturazione elettronica tramite il Sistema di interscambio dovrebbe consentire di attivare con maggiore efficacia il blocco dei pagamenti (art. 48-bis del DPR n. 602/73).
È, infatti, previsto che le Pubbliche Amministrazioni e le società a prevalente partecipazione pubblica non possono eseguire pagamenti, a qualunque titolo, d’importo superiore a 10.000,00 euro a favore di soggetti che siano debitori iscritti a ruolo morosi (e dei loro coobbligati).
Le Pubbliche Amministrazioni, prima di procedere ai suddetti pagamenti, devono verificare l’eventuale sussistenza di un debito iscritto a ruolo, discendente dalla notifica di una o più cartelle di pagamento, di ammontare complessivo superiore a 10.000,00 euro. In caso affermativo, le stesse devono astenersi dal pagamento ed informare l’Agente della Riscossione.
Conservazione dei documenti informatici
La procedura di conservazione digitale dei documenti fiscali (art. 3 del DM 17.6.2014):
- Deve rispettare le vigenti disposizioni in materia di tenuta della contabilità;
- Deve consentire le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, e alla data o associazioni logiche di questi ultimi, laddove tali informazioni siano obbligatoriamente previste;
- Termina con l’apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione;
- E’ effettuata entro il termine di tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi (art. 7 co. 4-terdel D.L. n. 357/94), laddove tale termine vale anche per la conservazione delle fatture elettroniche quando, invece, nella disciplina applicabile fino al 26.6.2014, la conservazione dei suddetti documenti doveva avvenire con cadenza almeno quindicinale.
Dematerializzazione di documenti rilevanti ai fini tributari
Ai fini tributari, la generazione delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico di documenti e scritture analogici (art. 4 co. 1 del DM 17.6.2014):
- Avviene in base alla regola che le suddette copie hanno la stessa efficacia probatoria degli originali da cui sono tratte se la loro conformità all’originale non è espressamente disconosciuta (art. 22 co. 3 del DLgs. 82/2005);
- Termina con l’apposizione della firma elettronica qualificata, della firma digitale, ovvero della firma elettronica basata sui certificati rilasciati dalle Agenzie fiscali.
Ai fini fiscali, la conformità all’originale delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico di documenti analogici originali unici è autenticata da un notaio o altro pubblico ufficiale a ciò autorizzata.
Modalità di versamento dell’imposta di bollo
L’imposta di bollo sui libri e sui registri previsti dalla normativa civilistica (art. 16 della Tariffa allegata al DPR 642/72), tenuti su supporto di memorizzazione ottico o con altro mezzo idoneo a garantire la non modificabilità dei dati memorizzati (art. 6 co. 1 e 2 del DM 17.6.2014):
- È dovuta nella misura di 16,00 euro ogni 2.500 registrazioni o frazioni di esse (per i documenti analogici, ogni 100 pagine o frazioni di esse, ai sensi dell’art. 16 della Tabella A, annessa alla Tariffa, Parte I, allegata al DPR n. 642/72);
- È corrisposta, con modalità esclusivamente telematica, mediante versamento con il modello F24 on line (art. 17 del D.Lgs. n. 241/97), in un’unica soluzione, entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio.
Le fatture elettroniche per le quali è obbligatorio l’assolvimento dell’imposta di bollo – ossia quelle di importo addebitato senza Iva superiore a €. 77,47 – devono riportare specifica annotazione di assolvimento dell’imposta.
Metodo di calcolo dell’imposta
Per registrazione deve intendersi ogni singolo accadimento contabile, a prescindere dalle righe di dettaglio (ris. Agenzia delle entrate 161/2007).
Riguardo, per esempio, al libro degli inventari, per accadimento contabile deve intendersi la registrazione relativa a ciascun cespite, nonché la registrazione della nota integrativa; per il libro giornale, invece, il concetto di registrazione va riferito ad ogni singola operazione rilevata in partita doppia, a prescindere dalle righe di dettaglio interessate.
Sottoscrizione dei documenti
La sottoscrizione dei documenti informatici rilevanti ai fini tributari per i quali è prevista la trasmissione alle Agenzie fiscali avviene mediante apposizione della firma digitale ovvero della firma elettronica basata sui certificati rilasciati dalle Agenzie fiscali (art. 7 co. 5 del DM 17.6.2014).
Sanzioni per inadempienza
La mancata conservazione digitale delle fatture elettroniche può comportare:
- Sanzioni amministrative (da 1.000 a 8.000 euro secondo l’art. 9 del D.Lgs. n. 471/97);
- Potenziale disconoscimento della deducibilità dei costi;
- Difficoltà in caso di verifiche fiscali.
Inoltre, qualora le irregolarità commesse in sede di conservazione dei documenti informatici siano tali da rendere inattendibile la contabilità, l’Amministrazione può procedere con l’accertamento induttivo.
Riferimenti normativi
La disciplina in commento è regolata dalle seguenti disposizioni:
- D.Lgs. n. 82/2005 (Codice dell’Amministrazione Digitale)
- D.M. 17 giugno 2014 (Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali)
- D.P.C.M. 3 dicembre 2013 (Regole tecniche in materia di conservazione)
- Linee Guida AgID sulla conservazione dei documenti informatici
- Provvedimento dell’Agenzia delle Entrate del 30 aprile 2018 (e successive modifiche)
