La conservazione digitale dei documenti fiscali. Guida pratica per professionisti ed imprese. I passaggi del processo di conservazione digitale dei documenti contabili delle imprese. Firma digitale e apposizione all’indice del pacchetto di archiviazione (SInCRO).
Perché si ricorre alla stampa quando la formazione dei documenti avviene esclusivamente mediante sistemi di elaborazione elettronica?
Rispondere a questa domanda è sicuramente l’obiettivo di questo contributo. Arrivati a questo punto del processo di digitalizzazione e fatturazione elettronica, è opportuno andare a delineare dei nuovi processi di emissione dei documenti.
La sfida per imprese e professionisti, in questo ambito, è quella di implementare processi di digitalizzazione senza timore di incorrere in errori o fuorvianti interpretazioni oltre che di poter meglio valutare software e soluzioni operative.
La conservazione digitale, infatti, rappresenta l’evoluzione dei processi amministrativi delle imprese. C’è in ballo la possibilità di soluzioni di “supply chain collaboration” tra fornitori e clienti. Ovvero, la possibilità di fornire soluzioni in grado di ridurre i costi amministrativi per le imprese e al contempo velocizzare l’attività di verifica da parte dell’Agenzia delle Entrate.
Vediamo, quindi, come gestire correttamente il processo di conservazione digitale dei documenti fiscali.
Indice degli Argomenti
La conservazione digitale dei documenti
La fonte normativa che consente di conservare soltanto in formato digitale i documenti, le scritture contabili, la corrispondenza ed ogni altro documento, è contenuta nel D.lgs n. 82/05 (Codice dell’Amministrazione Digitale CAD).
Normativa che all’articolo 39 recita:
“i libri, i repertori e le scritture, ivi compressi quelli previsti dalla legge sull’ordinamento del notariato e degli archivi notarili, di cui sia obbligatoria la tenuta possono essere formati e conservati su supporti informativi in conformità alle disposizioni del presente codice e secondo le regole tecniche stabilite dall’articolo 71”
mentre all’articolo 43 primo comma è riportato che:
“i documenti degli archivi, le scritture contabili, la corrispondenza ed ogni atto, dato o documento di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, ove riprodotti su supporti informatici sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge. Se la riproduzione e la conservazione nel tempo sono effettuate in modo da garantire la conformità dei documento agli originali, nel rispetto delle regole tecniche stabilite dall’articolo 71”
Lo stesso codice civile ammette la possibilità di conservare documenti e scritture contabili in solo formato digitale. Ed infatti, l’articolo 2220, terzo comma del codice civile, riporta:
“le scritture e i documenti di cui al presente articolo possono essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagini, sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momenti essere rese leggibili con i mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza detti supporti”
Con Decreto del 23 gennaio 2004 e della deliberazione CNIPA n. 11/2004, è possibile conservare in solo formato digitale, sia ai fini civili che fiscali, documenti e scritture contabili. Siano essi originali cartacei, siano essi prodotti già come documenti informatici.
Definizione di conservazione digitale
Con il termine conservazione digitale, quindi, si intende quel processo che applicando pedissequamente le regole di cui al DPCM 3 dicembre 2013 e DMEF 17 giugno 2014, consente di conservare in sola modalità digitale i documenti.
Documenti, scritture contabili corrispondenza e qualsiasi atto o dato, sia ai fini fiscali che civili, potranno essere conservati soltanto digitalmente.
Questo sia nel caso in cui il documento di origine sia cartaceo (conservazione digitale di documento analogico), sia nel caso in cui il documento sia prodotti già come documento informatico (conservazione digitale di documento informatico).
In pratica nelle imprese ed in qualsiasi organizzazione, la conservazione digitale dei documenti impiegando le regole sui sistemi di conservazione, consente di creare una vera e propria “cassaforte digitale“. Il cui unico obiettivo è quello di preservare per gli anni richiesti dalla normativa di riferimento i documenti necessari.
Conservazione digitale: i benefici
I benefici ed i vantaggi che le aziende possono conseguire adottando processi di digitalizzazione dei documenti possono essere sintetizzati nei seguenti:
- Conservazione digitale delle fatture di vendita. Risparmi compresi tra 1-2 euro per fattura;
- Conservazione digitale delle fatture di acquisto. Risparmi compresi tra 0,5-1,2 euro per singola fattura (al netto della scansione);
- Fatturazione elettronica non strutturata (PDF). Risparmi compresi tra 0,6-4 euro per singola fattura;
- Fatturazione elettronica strutturata (XML). Risparmi compresi tra 5,5-8,5 euro per singola fattura;
- Completa integrazione ordine-pagamento. Risparmi compresi tra 25-65 euro per ciclo.
Allo stesso modo, per i professionisti i vantaggi conseguibili dall’implementazione dei processi di digitalizzazione dei documenti derivano da una riduzione dei tempi di ricerca dei documenti. Ma anche riduzione degli spazi dedicati agli archivi e una riduzione dei costi di stampa.
Quali documenti posso conservare in formato digitale?
La conservazione digitale dei documenti tributari può riguardare sia i documenti cartacei (documenti di anni pregressi conservati su carta) ed in questo caso si adotterà una conservazione digitale di documenti analogici. Sia documenti prodotti da sistemi informativi già come documenti informatici e, in questi casi, si adotterà una conservazione digitale di documenti informatici.
Sebbene i suddetti processi di conservazione digitale siano i medesimi, in caso di conservazione digitale di documenti analogici vi è la necessità di produrre una copia per immagine su supporto informatico di documento analogico tramite l’ausilio di un processo di scansione.
La conservazione in solo formato digitale di documenti tributari, può essere svolta, ad esclusione di qualche eccezione, con riguardo a tutti i documenti. Come scritture contabili e libri sociali. Per un elenco più completo vedasi il provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle Entrate del 25 ottobre 2010.
Processo di conservazione digitale: i passaggi
Il processo di conservazione digitale dei documenti tributari si svolge secondo i seguenti passaggi:
- Il produttore trasferisce nel sistema di conservazione i pacchetti di versamento (PdV);
- Il sistema di conservazione verifica il contenuto dei pacchetti di versamento. E se coerente con quanto previsto nel manuale della conservazione lo prende in carico. Diversamente viene rifiutato;
- Generazione del rapporto di versamento con eventuale apposizione di firma digitale;
- Produzione dell’indice del pacchetto di archiviazione (IPdA) secondo lo standard SInCRO con apposizione della firma digitale (FD) del responsabile della conservazione e della marca temporale (MT);
- Produzione del pacchetto di archiviazione (PdA) contenente gli oggetti da conservare compreso l’IPdAM;
- Conservazione dei documenti digitali su appositi sistemi di memorizzazione per gli anni richiesti dalla normativa di riferimento;
- In caso di esibizione, accesso dell’utente al sistema di conservazione con produzione ed estrazione del pacchetto di distribuzione (PdD).
Conservazione digitale: contabilità ordinaria
Come visto in precedenza l’articolo 2219 del codice civile ammette la possibilità di conservazione digitale di documenti.
Se si sceglie per la conservazione digitale dei documenti, le scritture contabili devono essere tenute “secondo le norme di un’ordinata contabilità“.
Questo significa che è necessario conservare per tipologia documentale e per periodo di imposta. In pratica, nel corso di un medesimo periodo di imposta la medesima tipologia documentale (es. fatture di vendita, acquisto, etc), dovrà essere conservata tutta in formato digitale. Oppure tutta su carta. Sicuramente, impiegando sezionali diversi.
Chiusura del processo di conservazione digitale
Il processo di conservazione dei documenti fiscali termina con l’apposizione del pacchetto di archiviazione (SInCRO) della firma digitale del responsabile della conservazione, e di un riferimento temporale opponibile a terzi. Ovvero l’apposizione di una marca temporale.
Tempistica di conservazione
Il processo di conservazione dei documenti fiscali, comprese anche le fatture elettroniche emesse e ricevute, va effettuato entro il termine previsto dall’articolo 7, comma 4-ter, D.L. n. 357/94.
Cioè nei tre mesi successivi dal termine ultimo di presentazione delle dichiarazioni annuali.
Esempio: termine di conservazione delle fatture di vendita
La società Alfa Spa ha deciso di conservare tutti i documenti aziendali in formato digitale.
Con riguardo alle fatture di vendita si è adottata la seguente procedura:
- Produzione dal sistema ERP delle fatture di vendita in formato PDF (XML se il cliente è una PA);
- Apposizione su ciascuna fattura PDF (oppure XML) della firma digitale del legale rappresentante congiuntamente al riferimento temporale. Senza alcuna stampa cartacea delle fatture di vendita;
- Trasmissione ai clienti tramite e-mail delle fatture informato PDF (XML se è una PA);
- Chiusura del processo di conservazione digitale di tutte le fatture emesse nell’anno. Con apposizione all’indice del pacchetto di archiviazione (SInCRO) della firma digitale del responsabile della conservazione (legale rappresentante) e della marca temporale entro i tre mesi successivi al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi riferita a quella annualità.
Esempio: conservazione del libro verbali assemblee
Di seguito si riportano le tre fasi in cui è possibile scomporre l’intero processo sia di tenuta informatica sia di conservazione sostitutiva, del libro verbale delle assemblee:
- Fase 1: produzione del verbale con apposizione della firma digitale del presidente e del segretario;
- Fase 2: apposizione della firma digitale e della marca temporale sull’evidenza informatica che contiene le impronte dei documenti, così come richiesto dall’art. 2215-bis c.c.;
- Fase 3: chiusura del processo di conservazione sostitutiva, con apposizione sull’evidenza informatica della firma digitale del responsabile della conservazione sostitutiva e della marca temporale, così come richiesto dal d.m. 23 gennaio 2004.
Conservazione di documenti analogici
La conservazione dei documenti analogici (cartacei) in solo formato digitale prevede due fasi:
- Procedimento di generazione delle copie informatiche dei documenti analogici. Procedura che prevede l’impiego di scanner e che termina con l’apposizione della firma digitale;
- Procedimento di conservazione digitale. Procedimento che prevede l’apposizione sull’indice del pacchetto di archiviazione (SInCRO) della firma digitale del responsabile della conservazione e della marca temporale.
Comunicazione in dichiarazione dei redditi
Il contribuente che adotta una conservazione digitale dei documenti rilevanti ai fini tributari, lo dovrà comunicare in dichiarazione dei redditi.
Dichiarazione relativa al periodo di imposta di riferimento dei documenti digitali.
Esibizione in caso di verifiche fiscali
In caso di verifiche, controlli, e ispezioni fiscali è necessario che il documento informatico conservato:
- Sia reso leggibile. Deve essere possibile la lettura a video in un formato leggibile dall’occhio umano;
- Sia disponibile su supporto cartaceo o informatico presso la sede del contribuente o presso il luogo di conservazione delle scritture contabili dichiarato ai sensi dell’articolo 35 del DPR n. 633/72.
Apposizione dell’imposta di bollo
L’imposta di bollo sui documenti informatici rilevanti ai fini fiscali, quali le fatture elettroniche, le scritture contabili ed altri atti, viene assolta con F24.
Versamento da effettuarsi entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio.
Con riguardo alle scritture contabili, quali libro giornale e inventari, tenute con modalità meccanografica e conservate digitalmente, l’imposta di bollo è dovuta ogni 2.500 registrazioni o frazioni di esse.
