La prima nota contabile è registro che viene utilizzato per tenere traccia dei movimenti economici che si registrano ogni giorno per lo svolgimento di una qualsiasi attività commerciale. Si tratta di un registro non obbligatorio che non richiede nessuna forma determinata, dove vengono riportate in ordine di data le operazioni e i movimenti finanziari dell’azienda. Si tratta di un registro che traccia le movimentazioni che preparano, completano ed analizzano le scritture complesse della contabilità di un’attività commerciale.
Si tratta di un registro su cui è possibile trovare una traccia di gestione degli eventi esterni. Sia un professionista, che una grande azienda effettua delle operazioni con denaro contante: pagamenti ricevuti e spese in contanti sfuggono al controllo dell’estratto conto bancario.
Se compilato correttamente è un valido aiuto per la preparazione delle scritture contabili all’interno del libro giornale. È una bozza utile per la preparazione, analisi e completamento delle più complesse scritture contabili.
Indice degli Argomenti
Che cos’è la prima nota?
Il registro prima nota di cassa è uno strumento contabile utilizzato per registrare e tracciare tutte le transazioni in contanti effettuate da un’azienda o da un individuo. Questo registro fornisce una registrazione sistematica delle entrate e delle uscite di denaro in modo da poter monitorare e controllare l’utilizzo dei fondi liquidi.
Il registro di cassa è composto da colonne che includono la data della transazione, la descrizione della transazione, l’importo in entrata e l’importo in uscita. Ogni transazione viene registrata in ordine cronologico e numerata progressivamente. Inoltre, viene solitamente incluso un saldo iniziale per riflettere l’importo di denaro inizialmente disponibile nel registro.
Ogni volta che viene effettuata una transazione in contanti, viene compilata una riga nel registro con i dettagli pertinenti, come la data, la descrizione della transazione (ad esempio, vendita di beni o servizi, acquisti, prelievi, depositi), l’importo in entrata o in uscita e il saldo aggiornato dopo la transazione.
Il registro prima nota di cassa è un importante strumento di controllo finanziario e contabile. Consente di monitorare le entrate e le uscite di denaro in modo accurato e di avere una traccia completa delle operazioni finanziarie. È utile per la gestione del budget, per la riconciliazione delle transazioni con le ricevute e per la preparazione di report finanziari.
È importante notare che, sebbene il registro di cassa sia un metodo tradizionale e cartaceo per registrare le transazioni in contanti, negli ultimi anni è diventato sempre più comune l’utilizzo di sistemi e software informatici per gestire e registrare le operazioni di cassa in modo più efficiente e automatizzato.
Normativa fiscale
Il registro prima nota diviene un vero e proprio libro giornale con validità giuridica e fiscale quando è regolarmente numerato e bollato prima dell’uso e contiene tutte le operazioni di gestione di un’impresa. Questo è quanto previsto dalla Risoluzione del Ministero delle Finanze n. 9/101 del 09/08/1979.
Secondo l’articolo 24 del DPR n. 633/1972, il registro prima nota è obbligatorio nei casi in cui i commercianti al minuto sono esonerati dall’obbligo di certificazione dei corrispettivi. Oppure quando hanno il registro dei corrispettivi in un luogo diverso rispetto a quello in cui si svolge l’attività.
Per chi è utile il registro prima nota?
In ogni azienda è buona norma aver sotto controllo le spese e i contanti tenuti in cassa. Queste movimentazioni di denaro, per essere tracciate ed inserite in bilancio, o comunque per i soggetti in contabilità ordinaria, devono essere riepilogate in un registro. In questi casi, infatti, il tuo commercialista ne avrà bisogno per tenere la tua contabilità. Per questo conviene consegnargli periodicamente (mensilmente o trimestralmente) questo registro con le movimentazioni di cassa.
Di seguito sono riportati alcuni aspetti importanti relativi a questo registro:
- Tracciabilità delle transazioni: Il registro consente di registrare e tracciare in modo accurato tutte le transazioni in contanti. Questo offre un’ampia visibilità delle entrate e delle uscite di denaro, consentendo di identificare facilmente l’origine delle transazioni e di risalire a eventuali discrepanze o errori.
- Controllo finanziario: Tenere un registro preciso delle transazioni di cassa aiuta a mantenere un controllo finanziario più efficace. È possibile monitorare il flusso di denaro, identificare eventuali anomalie o frodi, e prendere provvedimenti tempestivi per mitigare eventuali problemi finanziari.
- Riconciliazione delle transazioni: Il registro di cassa fornisce una base solida per la riconciliazione delle transazioni di cassa. Consentendo di confrontare le registrazioni nel registro con le ricevute, le fatture o altri documenti di supporto, si può verificare che tutte le transazioni siano state correttamente registrate e che non siano presenti discrepanze.
- Preparazione di report finanziari: Rappresenta una fonte di informazioni preziosa per la preparazione di report finanziari. I dati registrati nel registro possono essere utilizzati per generare rapporti periodici, come il rendiconto finanziario o il bilancio di cassa, che forniscono una panoramica dettagliata delle transazioni di cassa e della situazione finanziaria complessiva.
- Conformità fiscale: Le informazioni registrate nel registro sono fondamentali per determinare l’imposta sul reddito e per fornire documentazione di supporto in caso di controlli fiscali. Mantenere un registro accurato e completo può contribuire a evitare problemi con le autorità fiscali e a dimostrare la corretta gestione finanziaria.
- Archiviazione dei dati: Rappresenta una forma di archiviazione dei dati contabili. È importante conservare il registro per un periodo di tempo specificato dalle normative fiscali e contabili, in modo da poter accedere ai dati in futuro e dimostrare la conformità legale.
Tenuta del registro
Tenere una prima nota in modo corretto può rivelarsi fondamentale per tenere traccia correttamente dell’andamento della gestione aziendale, in tempo reale o quasi. Non essendo un documento obbligatorio, non esiste un modello standard predefinito da utilizzare ma ci sono alcune regole da seguire per effettuare una corretta compilazione.
Così, per esempio, questo registro potrebbe essere tenuta anche con un semplice foglio excel. Né vi sono regole particolari per la sua compilazione. Nel registro sono ammesse correzioni e cancellazioni ma è sempre opportuno non perdere di vista il rigore e la precisione.
Compilare tutti i giorni il registro aiuta a mantenere sotto controllo i flussi finanziari dell’impresa e per questo bisogna seguire un tempestivo ordine cronologico. La prima nota è un record cronologico in cui, pertanto, sono presentate le operazioni in ordine di data poiché lo scopo di questo registro è quello di registrare tutte le transazioni che devono essere riportati sul libro giornale, e raccogli tutti gli eventi di gestione esterni.
La struttura del registro
La struttura tipica di prima nota deve contenere i seguenti campi:
- Numero progressivo per indicare la sequenzialità delle operazioni;
- Il periodo di riferimento (ad esempio: gennaio, febbraio, etc);
- Numero operazione;
- Data operazione;
- Descrizione con riferimento al documento collegato (ad esempio: Pagamento Fattura numero xxx);
- I movimenti di cassa (entrate e uscite);
- I movimenti bancari (entrate e uscite);
- Il saldo che dovrà poi corrispondere a quanto presente in cassa/banca.
Per ciascuno di essi è indicata la data, i riferimenti ai documenti originali, la descrizione, l’importo e qualsiasi altra informazione che possa essere utili per la registrazione in partita doppia.
Cosa si deve inserire nella prima nota di cassa?
Affinché il registro prima nota sia il più completo possibile potete riportarvi tutte le seguenti operazioni sotto indicate:
- Incasso fattura;
- Incasso corrispettivi giornalieri;
- Pagamento fattura di acquisto;
- Il pagamento retribuzioni;
- Pagamento di un costo (condominio, affitto locale, premio di assicurazione, etc…);
- Erogazione di un finanziamento;
- Accreditamento di un finanziamento;
- Versamento bancario;
- Prelevamento bancario;
- Prelievo bancomat;
- Pagamento F24;
- Il pagamento F23;
- Pagamento imposte e tasse diverse.
Attraverso la corretta compilazione di questo registro è infatti possibile tenere traccia di tutti i movimenti in entrata e in uscita di cassa e banca, rendendo più semplice il controllo di gestione ed il lavoro del vostro commercialista.
Consegna della documentazione
Una volta compilato il registro prima nota, occorre predisporre preparare e consegnare periodicamente tutta la documentazione al tuo commercialista. Attraverso di essa costui potrà integrarla con tutte le altre operazioni di gestione intervenute nel corso del periodo oggetto di rendicontazione. In particolare, per una corretta documentazione contabile occorre predisporre i seguenti documenti:
- Elenco delle fatture emesse, ordinate secondo la data della loro emissione;
- Elenco delle fatture di acquisto ricevute, in ordine di data;
- Altri documenti (buste paga, ricevute, quietanze di pagamento, estratti conto, ecc), in ordine di data.
- Registro prima nota.
Redigere il documento nel modo corretto è il primo passo per ottenere una contabilità attendibile e ordinata, presupposto fondamentale per una corretta determinazione del carico fiscale. Non dimenticate che le tasse si calcolano sul risultato d’esercizio che è dato dalla contabilità.
Una buona contabilità è il primo passo sia per individuare possibili andamenti positivi o negativi dell’andamento della gestione, ma anche il primo passo per effettuare la migliore pianificazione fiscale possibile.
Prima nota e libro giornale
La prima nota non è un documento fiscale, il libro giornale sì, quindi la registrazione delle operazioni nel libro giornale è più rigida. Questa, “Diviene un vero e proprio libro giornale con validità giuridica e fiscale quando è regolarmente numerato e bollato prima dell’uso e contiene tutte le operazioni di gestione di un’impresa”. (Ris. Min.Fin. n.9/101 del 9.08.79)
