Il sollecito di pagamento è il primo passo da effettuare per il recupero di un credito, permettendo al creditore di richiedere al suo debitore il pagamento di un debito scaduto. Si ricorre all’invio di questa comunicazione ogni qual volta il creditore, intende ricordare al debitore il proprio obbligo di pagamento prima di agire per vie legali (una causa ordinaria, decreto ingiuntivo, etc).
Le imprese e i lavoratori autonomi con partita Iva affrontano una serie di rischi durante lo svolgimento della propria attività, e uno di questi è il mancato pagamento di una o più fatture. Per legge le fatture devono essere pagate da un cliente, che acquista un determinato bene o servizio, entro una certa scadenza, in base al tipo di prodotto o servizio acquistato, o ulteriori disposizioni e accordi.
Se questo non avviene, quindi il credito rimane non saldato, è possibile per il lavoratore autonomo o per l’impresa agire per inviare una comunicazione sollecito di pagamento, e richiedere il saldo del debito. Una comunicazione di questo tipo può essere, prima di tutto, inviata tramite metodi di comunicazione bonari, ovvero si può richiedere al cliente di saldare ciò che deve pagare tramite metodi di comunicazione ordinari.
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Quando scade il pagamento di una fattura
Bisogna prendere in considerazione prima di tutto come funzionano i termini per il pagamento di una fattura, secondo la normativa italiana. Generalmente, se vi è in attivo un contratto tra due soggetti, il cliente deve provvedere al pagamento della fattura sulla base delle tempistiche indicate dal contratto.
Questo può essere valido nel caso per esempio di un contratto di collaborazione tra un’azienda un lavoratore freelance con partita Iva, ma anche in base agli accordi presi tra azienda e fornitori, o per altri casi specifici. Il mancato pagamento entro i termini stabiliti può comportare diverse conseguenze, soprattutto perché vi è un contratto tra le parti che attesta esattamente quali sono termini e modalità di pagamento.
Ma cosa accade se non è previsto un contratto di questo tipo? Generalmente, sia con un contratto che senza contratto, le tempistiche previste per il saldo di una fattura si aggirano intorno ai 30 giorni, che possono anche diventare 60 in particolari casi.
In alcuni casi invece il cliente o acquirente deve pagare subito ciò che ha acquistato, che si tratti di un bene o di un servizio, all’azienda che lo eroga. Secondo le norme italiane queste scadenze vanno rispettate anche se l’accordo è solamente di tipo verbale, ovvero non è presente un contratto scritto. Tuttavia in fattura è possibile indicare al momento dell’emissione qual è il termine per il pagamento, ed in caso in cui non venga rispettato inviare una comunicazione di sollecito.
Cos’è il sollecito di pagamento
Un sollecito di pagamento è una comunicazione formale inviata da un creditore a un debitore con l’obiettivo di richiedere il pagamento di una somma di denaro dovuta. Questo strumento è spesso utilizzato come primo passo nel processo di recupero del credito e serve a ricordare al debitore l’obbligo di pagamento non ancora adempiuto.
Si tratta di una lettera con cui viene indicato al debitore l’obbligo del pagamento di un debito (già scaduto) invitandolo ad adempiere. Il tono della lettera è collaborativo. Tuttavia se ancora questo pagamento non avviene, si può anche optare per le vie legali, inviando prima una comunicazione ufficiale, come vedremo tra poco, e successivamente anche ricorrere ad un avvocato o ad un giudice.
Elementi essenziali di un sollecito formale
Il tono della prima lettera di sollecito è collaborativo, potrebbero esserci diverse ragioni per il quale il debitore non ha adempiuto immediatamente al suo obbligo. Pertanto, non occorre utilizzare, nella prima lettera, un tono perentorio e formale.
L’obiettivo è rendere il debitore a conoscenza del suo debito, il quale dovrà essere indicato, insieme alla fonte da cui deriva, nella lettera. Occorre indicare il numero della fattura e la sua data di scadenza. La lettera di sollecito deve essere precisa e completa, in tal modo ci sono molte più probabilità che il debitore adempia al suo obbligo.
Generalmente, trattandosi ancora di una comunicazione bonaria, non è necessario inserire in questa lettera una data di scadenza dei termini per provvedere al pagamento del debito. Ecco quali informazioni o caratteristiche non possono mancare in una lettera di questo tipo:
- L’invio ufficiale tramite raccomandata o posta elettronica certificata PEC;
- L’indicazione dell’importo da pagare;
- Il riferimento preciso alla fattura che non è stata saldata;
- I soggetti coinvolti;
- L’eventuale contratto in essere tra le parti;
- La data della fattura di riferimento e dell’invio della lettera;
- La firma del creditore;
- Modalità di pagamento (ad esempio l’IBAN).
al punto di vista giuridico il sollecito di pagamento ha gli stessi effetti della diffida (o messa in mora) se viene inviata con raccomandata A.R. o con posta elettronica certificata (PEC), indichi espressamente l’importo da pagare e la specifica fonte di tale obbligo.
Tempistiche per l’invio
Generalmente, è consigliabile attendere almeno una settimana dopo la scadenza della fattura prima di inviare il primo sollecito. Questo offre al cliente un margine di tempo ragionevole nel caso di ritardi fisiologici nei pagamenti. I termini di pagamento di una fattura possono variare: se esiste un contratto tra le parti, valgono i termini stabiliti nell’accordo stesso; in assenza di accordi specifici, solitamente si applicano 30-60 giorni dalla data di emissione della fattura.
Il valore legale
Deve essere evidenziato che questo genere di comunicazione dal punto di vista giudiziario ha un valore legale, per cui se si passerà ad una causa giudiziaria o ad un decreto ingiuntivo, possono essere calcolati gli interessi di mora a partire dal momento in cui è stata inviata la lettera di sollecito.
Inoltre, inviando questo tipo di comunicazione, i termini per un’eventuale prescrizione si interrompono, ricominciando il calcolo del periodo dal momento dell’invio della lettera. Per un soggetto che non ha ricevuto il pagamento di una fattura, procedere in questo modo garantisce quindi una certa quantità di tutele nel caso in cui ancora una volta il soggetto in debito non saldi la fattura. Risulta quindi importante conservare questa documentazione, che attesta l’invio di una comunicazione di sollecito.
Modello lettera di sollecito
Vediamo, di seguito, alcune bozze di lettera che possono essere predisposte.
Esempio a) primo sollecito amichevole
[Intestazione dell’azienda]
[Indirizzo dell’azienda]
[Recapiti telefonici e email]
Spett.le
[Nome dell’azienda cliente]
[Indirizzo dell’azienda cliente]
[Città e CAP]
Raccomandata A.R.
Oggetto: Primo sollecito per il pagamento di fattura scaduta n. [numero] del [data]
Spett.le società, con la presente desideriamo cortesemente ricordarLe che la fattura n. [numero] del [data], per un importo di Euro [importo], risulta ad oggi non ancora saldata. Poiché il termine di pagamento concordato era fissato per il giorno [data di scadenza], Le chiediamo gentilmente di verificare la Sua posizione.
Siamo certi che si tratti di una semplice dimenticanza e che provvederà quanto prima a regolarizzare la Sua posizione. Nel caso in cui il pagamento fosse già stato effettuato nei giorni scorsi, La preghiamo di considerare nulla la presente comunicazione e di accettare le nostre scuse per il disturbo arrecato.
Per Sua comodità, ricordiamo che il pagamento può essere effettuato tramite bonifico bancario alle seguenti coordinate: [inserire IBAN]. Nella causale La preghiamo di indicare il numero della fattura.
Restiamo a disposizione per qualsiasi chiarimento o informazione e La ringraziamo anticipatamente per la Sua collaborazione.
Cordiali saluti,
[Nome e Cognome]
[Posizione aziendale]
[Firma]
Esempio b) secondo sollecito amichevole
[Intestazione dell’azienda]
[Indirizzo dell’azienda]
[Recapiti telefonici e email]
[Luogo e data]
Spett.le
[Nome dell’azienda cliente]
[Indirizzo dell’azienda cliente]
[Città e CAP]
Oggetto: Secondo promemoria pagamento fattura n. [numero] del [data]
Gentile Cliente, facciamo seguito alla nostra precedente comunicazione del [data primo sollecito] per ricordarLe che la fattura n. [numero] del [data], per un importo di Euro [importo], risulta tuttora in sospeso nonostante sia trascorso un considerevole periodo dalla sua scadenza, fissata per il [data di scadenza].
Comprendiamo che possano esserci state difficoltà o imprevisti che hanno causato questo ritardo. Se riscontra problemi o necessita di chiarimenti riguardo alla fattura in questione, La invitiamo a contattarci al più presto al numero [telefono] oppure via email all’indirizzo [email] per discutere della situazione e trovare insieme una soluzione adeguata.
Qualora fosse interessato, siamo disponibili a valutare un piano di pagamento rateale per facilitare il saldo dell’importo dovuto. In caso contrario, Le chiediamo cortesemente di provvedere al pagamento entro e non oltre il [data, 7-10 giorni dalla data del sollecito].
Ricordiamo che il pagamento può essere effettuato tramite bonifico bancario alle seguenti coordinate: [inserire IBAN]. Nella causale La preghiamo di indicare il numero della fattura.
Confidando nella Sua comprensione e collaborazione, restiamo in attesa di un Suo cortese riscontro.
Cordiali saluti,
[Nome e Cognome]
[Posizione aziendale]
[Firma]
Esempio c) ultimo sollecito formale prima di azioni legali
[Intestazione dell’azienda]
[Indirizzo dell’azienda]
[Recapiti telefonici e email]
[Luogo e data]
Spett.le
[Nome dell’azienda cliente]
[Indirizzo dell’azienda cliente]
[Città e CAP]
Oggetto: Ultimo sollecito di pagamento fattura n. [numero] del [data] – Preavviso azioni legali
Egregio Cliente, con la presente siamo a comunicarVi che, nonostante i ripetuti solleciti del [date dei precedenti solleciti], la fattura n. [numero] del [data], per un importo di Euro [importo], risulta a tutt’oggi non pagata. Il termine di pagamento originariamente concordato era fissato per il [data di scadenza], ormai trascorso da [numero] giorni.
La persistente inadempienza nei Vostri obblighi di pagamento costituisce un grave pregiudizio alla nostra azienda. Pertanto, con la presente Vi notifichiamo formalmente che questo costituisce l’ultimo sollecito prima di procedere con azioni legali a tutela del nostro credito.
Vi invitiamo categoricamente a provvedere al pagamento integrale dell’importo dovuto, maggiorato degli interessi di mora calcolati ai sensi del D.Lgs. 231/2002 pari a Euro [importo interessi], entro e non oltre il termine tassativo di 5 (cinque) giorni dal ricevimento della presente.
In caso di mancato pagamento entro il termine sopra indicato, saremo costretti, nostro malgrado, a trasmettere la pratica al nostro studio legale per l’avvio immediato di un procedimento di ingiunzione di pagamento ai sensi degli articoli 633 e seguenti del Codice di Procedura Civile, con addebito di tutte le relative spese legali e di giudizio.
Il pagamento dovrà essere effettuato esclusivamente tramite bonifico bancario alle seguenti coordinate: [inserire IBAN]. Nella causale si dovrà indicare il numero della fattura e “pagamento comprensivo di interessi di mora”.
Confidiamo che vorrete evitare l’instaurarsi di una controversia legale provvedendo immediatamente al saldo di quanto dovuto.
Distinti saluti,
[Nome e Cognome]
[Posizione aziendale]
[Firma]
Esempio d) sollecito con proposta di piano di rientro
[Intestazione dell’azienda]
[Indirizzo dell’azienda]
[Recapiti telefonici e email]
[Luogo e data]
Spett.le
[Nome dell’azienda cliente]
[Indirizzo dell’azienda cliente]
[Città e CAP]
Oggetto: Sollecito di pagamento fattura n. [numero] del [data] e proposta di piano di rientro
Gentile Cliente, con riferimento alla fattura n. [numero] del [data], per un importo di Euro [importo], con scadenza [data di scadenza], siamo a segnalarLe che, nonostante il tempo trascorso, non abbiamo ancora ricevuto il relativo pagamento.
Comprendiamo che in questo periodo molte aziende possano trovarsi a fronteggiare temporanee difficoltà di liquidità. Per questo motivo, nell’ottica di mantenere un rapporto di collaborazione costruttivo e venire incontro alle Vostre eventuali necessità, siamo disponibili a concordare un piano di rientro che possa agevolare il saldo del debito.
A tal fine, Le proponiamo il seguente piano di pagamenti rateali:
Prima rata di Euro [importo] entro il [data]
Seconda rata di Euro [importo] entro il [data]
Terza rata di Euro [importo] entro il [data]
Se questa proposta incontra il Vostro favore, Vi invitiamo a darcene conferma scritta entro e non oltre il [data, 5-7 giorni dalla data del sollecito], con impegno a rispettare scrupolosamente le scadenze indicate. In mancanza di un Vostro riscontro positivo entro tale data, saremo costretti a considerare alternative più formali per il recupero del nostro credito.
I pagamenti potranno essere effettuati tramite bonifico bancario alle seguenti coordinate: [inserire IBAN]. Nella causale si prega di indicare il numero della fattura e il numero della rata corrispondente.
Restiamo a disposizione per qualsiasi chiarimento e per discutere eventuali modifiche al piano proposto, qualora aveste necessità di condizioni diverse.
In attesa di un Vostro cortese riscontro, porgiamo distinti saluti.
[Nome e Cognome]
[Posizione aziendale]
[Firma]
Assistenza legale utile ma non obbligatoria
Anche se generalmente si pensa che potrebbe servire un avvocato per inviare questo tipo di comunicazione, non è così. La valenza legale della comunicazione sussiste sia se si ricorre ad un avvocato per farsi assistere nell’invio della lettera di sollecito, sia se si proceda in modo autonomo.
Tuttavia, inviare una lettera tramite uno studio legale può essere più vantaggioso in termini di ufficialità, e può portare il soggetto a debito a saldare con maggiore rapidità la somma dovuta. Va ricordato comunque che per essere ufficiale una comunicazione deve passare attraverso una raccomandata oppure una lettera tramite PEC, altrimenti si può parlare solo di richiesta bonaria.
Modalità di invio della comunicazione
L’azienda creditrice o il libero professionista ha la facoltà di inviare al debitore la lettera di sollecito pagamento attraverso diverse modalità, ma è essenziale assicurarsi che ci sia prova dell’avvenuta consegna.
La modalità più comune è l’invio tramite raccomandata con ricevuta di ritorno, che permette di accertarsi che la lettera sia effettivamente stata consegnata al destinatario. In alternativa, è possibile utilizzare la posta elettronica certificata (PEC), sempre assicurandosi di ricevere conferma dell’avvenuta consegna e lettura, ad esempio avvalendosi dell’avviso di avvenuta consegna e lettura. L’utilizzo di modalità di invio che forniscono prove dell’avvenuta consegna è fondamentale non solo per assicurarsi che il debitore abbia ricevuto la comunicazione, ma anche per avere un valore legale in caso di successive azioni giudiziarie.
Cosa succede dopo l’invio del sollecito
Se a seguito dell’invio della comunicazione il pagamento viene effettuato, il processo di recupero del credito si conclude. In caso contrario, il creditore può decidere di intraprendere ulteriori azioni, come l’invio di un avvocato o l’inizio di una procedura legale.
Se la prima comunicazione tramite lettera non basta, è possibile agire in diversi modi. Si può per esempio scegliere di inviare una seconda lettera di sollecito, simile alla prima, ma in cui si dichiara la volontà di procedere con le vie legali successive nel caso di mancato saldo del debito. Si può parlare quindi di seconda lettera di sollecito, ma anche di terza lettera. Se ancora il debito non viene saldato, è possibile a questo punto rivolgersi ad un avvocato o ad uno specialista di recupero dei crediti.
Successivamente, si passa al decreto ingiuntivo: la procedura permette di fare richiesta direttamente ad un giudice, presentando tutti i documenti che attestano la sussistenza del debito non saldato. Se l’importo del debito supera i 1.100 euro, è necessario chiedere il supporto di un avvocato.
Bisogna sapere che il mancato pagamento di una fattura già di per sé garantisce il diritto di recuperare il credito, perché è una prova concreta del debito. Tramite ingiunzione di pagamento, si obbliga il soggetto a versare l’importo dovuto entro un periodo piuttosto breve, di 40 giorni. Il soggetto che riceve questa ingiunzione può comunque difendersi se non ritiene di dover pagare la somma.
Quali sono i termini di prescrizione di un credito
Va ricordato che, se il soggetto coinvolto non agisce per recuperare le somme spettanti entro certi termini, è possibile che questo diritto cada in prescrizione. Nello specifico esistono dei termini di cui tenere conto quando si parla di fatture non pagate:
- 10 anni nel caso di contratti terminati con aziende;
- 3 anni per fatture di professionisti come medici, avvocati, notai e così via;
- 5 anni per pagamenti a saldo periodico, come le bollette.
Tenendo presente che una lettera di diffida garantisce il ricalcolo di questo periodo partendo da zero, l’interessato deve comunque valutare quando procedere, per evitare che i termini per poter richiedere il pagamento vadano in prescrizione.
L’atto di pignoramento dei beni
Se, arrivati a questo punto, ancora il soggetto a debito non corrisponde le somme dovute, è possibile agire con un atto di pignoramento, per cui tramite Anagrafe Tributaria è possibile valutare quali sono i beni posseduti dal soggetto che si trova in una situazione di debito.
A questo punto è necessario, garantendo ancora un periodo di 10 giorni di tempo per il saldo del pagamento, avvertire il soggetto che sarà effettuata un’azione forzata. Questa soluzione si utilizza come ultimo passaggio, e soprattutto se le cifre del debito sono piuttosto elevate.
Il creditore può decidere se procedere con un pignoramento di diverso tipo: presso terzi, mobiliare, immobiliare e così via. Questa soluzione è applicata se anche il decreto ingiuntivo non viene rispettato dal debitore, e si vanno a colpire i beni a lui intestati.
Considerazioni sulla gestione dei crediti
Nella lettera di sollecito è possibile includere anche l’indicazione degli interessi di mora e delle spese di recupero che si potrebbero addebitare in caso di ulteriore ritardo nel pagamento. Questo può fungere da ulteriore incentivo per il debitore a saldare quanto dovuto in tempi brevi. È importante considerare che dietro un mancato pagamento possono esserci diverse ragioni, non necessariamente legate alla volontà di non pagare.
Prima di inviare un sollecito formale, può essere utile un approccio più informale, come una telefonata o un’email, per verificare se ci sono problemi o errori che hanno causato il mancato pagamento, come ad esempio errori nella compilazione dei dati in fattura o difficoltà temporanee di liquidità del cliente. Questo approccio preventivo può spesso risolvere la situazione senza necessità di procedure più formali, mantenendo buone relazioni commerciali con il cliente.
Domande frequenti
Dipende dai termini del contratto e dalla legge applicabile, ma generalmente si consiglia di attendere un periodo ragionevole e di tentare più di un metodo di recupero prima di intraprendere azioni legali.
Sì, ma è più complicato e costoso. Le leggi sul recupero del credito variano da paese a paese, e potrebbe essere necessario intraprendere azioni legali nel paese del debitore.
