Vat number: cos’è e come si verifica

Il VAT number è un codice univoco identificativo necessario per lo scambio di beni e servizi con l’estero, sia con paesi UE che extra-UE. Il codice può essere verificato online gratuitamente attraverso il servizio messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate.

Chi acquista o importa dall’estero, sicuramente avrà già familiarità con il termine VAT. Al contrario, chi si appresta per la prima volta ad effettuare una transazione internazionale potrebbe trovarsi spiazzato di fronte alla richiesta del cosiddetto VAT number.

Sebbene possa sembrare qualcosa di oscuro, in realtà tanti di noi conoscono bene il significato di questa sigla. Questo acronimo sta infatti per Value-Added Tax, vale a dire l’imposta sul valore aggiunto. Quella che da noi si chiama IVA.

VAT number: che cos’è

Il VAT number, conosciuto anche come partita IVA, è un codice univoco assegnato alle imprese e ai professionisti che operano nell’Unione Europea ai fini IVA. Con questo acronimo si fa riferimento al numero univoco che identifica un soggetto passivo (impresa) o una persona giuridica registrata ai fini del Value Added Tax. Tale codice serve a:

• Identificare univocamente un’impresa o un professionista ai fini IVA;
• Assicurare il corretto pagamento dell’IVA sulle transazioni commerciali;
• Permettere lo scambio di informazioni tra le autorità fiscali degli Stati membri dell’UE.

In particolare, l’impresa è tenuta all’iscrizione IVA quando effettua:

• Cessioni di beni o servizi soggetti ad IVA;
• Acquisti di beni all’interno dell’UE;

Ogni paese dell’UE rilascia il proprio VAT identification number (numero di partita IVA nazionale), quindi, questo comporta che le imprese, fornitrici di beni o servizi, in diversi Paesi dell’UE potrebbero essere tenute a ottenere un numero di partita IVA in ciascuno di questi Paesi.

Ogni numero di identificazione IVA deve iniziare con il codice del Paese (ISO 3166-1) interessato e seguito da un blocco di cifre o caratteri e deve essere menzionato sui documenti fiscali (ad eccezione delle fatture semplificate in alcuni paesi dell’UE).

Non bisogna confondere, però, tutto questo con il VAT number, talvolta chiamato anche VAT identification number: questo, infatti, rappresenta uno strumento elettronico, o per meglio dire un protocollo, che identifica le Partite IVA e le imprese di autonomi operanti nell’Unione Europea ai fini IVA.

Questo identificativo, pertanto, è necessario per tutti gli operatori commerciali e privati che hanno la necessità di effettuare transazioni intracomunitarie. Ogni paese provvede a trasmettere i numeri di Partita IVA e i dati delle altre aziende registrate. Nel caso dell’Italia, questa attività viene svolta dall’Agenzia delle Entrate. In questo modo, sul VIES sono disponibili i dati di tutte le imprese che operano in Europa per le verifiche.

La struttura

Il VAT number è composto da una serie di caratteri numerici e/o alfanumerici. Nei paesi dell’Unione Europea, questo numero include un prefisso di due lettere (ad esempio, “IT” per l’Italia o “FR” per la Francia) che indica il paese di registrazione, seguito da una serie di cifre che identificano in modo univoco l’impresa. Tale struttura è necessaria per garantire una corretta identificazione delle imprese nei diversi paesi europei, semplificando i processi di controllo e verifica fiscale.

A cosa serve il VAT number

Grazie a questo sistema, le amministrazioni dei singoli Stati dell’Unione europea hanno costante controllo degli scambi effettuati. Inoltre, l’identificativo VAT permette a tutti quelli che operano un acquisto oppure una cessione con un operatore estero di verificare direttamente online la validità dei dati forniti dall’altro soggetto.

Il servizio di verifica, inoltre, è gratuito: sul sito dell’Agenzia delle Entrate, nel pannello a cascata della mappa si seleziona lo Stato di interesse. Cliccando sul pulsante “Cambia”, si avrà un ulteriore pannello coi dati del Paese, come la moneta corrente e l’anno di adesione all’Unione europea.

Sotto questo, vi sarà un altro riquadro all’interno del quale è possibile inserire il VAT identification number. Se il dato inserito è corretto, il sistema fornirà la denominazione e l’indirizzo dell’operatore commerciale corrispondente a quel numero. In ogni caso, non è mai possibile risalire all’identificazione numerica (id) conoscendo solamente la denominazione dell’operatore.

Come registrare il VAT

Le aziende che operano nell’Unione Europea sono tenute a far registrare e comunicare al sistema centrale del proprio stato tutti i dati fiscali. In Italia ovviamente di ciò se ne occupa l’Agenzia delle Entrate.

Il meccanismo funziona molto semplicemente: l’Agenzia dell’Entrate provvede ad informare il sistema elettronico di scambio dati sull’IVA (conosciuto comunemente come VIES), i numeri di p.iva e i dati delle aziende registrate nel Paese. Così come fa l’Agenzia dell’Entrate nel nostro Paese, anche per gli altri Stati EU funzionerà allo stesso modo. Saranno quindi le PA addette a registrare e ad inviare al VIES tutti i dati del commerciante.

In questo modo viene a crearsi un sistema (il VIES, appunto) in cui sono disponibili tutti i dati sugli operatori commerciali che dispongono di partita IVA. Questo sistema di scambio di dati è in vigore dal 1993.

Come verificare il codice IVA

Per verificare una partita IVA estera, devi per prima cosa sapere se è di un paese UE o extra UE. I paesi dell’Unione Europea e l’Irlanda del Nord hanno un archivio comune che si chiama VIES, è consultabile on line e raccoglie tutte le partite IVA delle attività che commerciano con paesi esteri.

Se la partita IVA che si intende controllare è di un paese extra UE, non esiste un archivio unico che si può consultare.

Ѐ possibile usare il servizio VAT-search per controllare la partita IVA di 30 paesi extracomunitari. Previa registrazione gratuita al portale vat-search.co.uk si può controllare la validità di una Partita IVA in diversi paesi del mondo tra cui Svizzera, Regno Unito, Australia, Brasile, Marocco e altri.

Dopo avere selezionato il paese, si può effettuare la ricerca sia partendo dal numero di Partita IVA, sia dal nome dell’attività e risalire a tutti gli altri dati. Se il paese in cui ha sede la Partita IVA che cerchi non è tra quei 30, occorre usare gli archivi nazionali. Ad esempio la Cina non rientra nei paesi in cui è possibile controllare una partita IVA occorre accedere ai servizi online del corrispettivo nazionale della nostra agenzia delle entrate.

Questa procedura non è impossibile ma potrebbe essere molto complicata a causa delle barriere linguistiche: se infatti non si conosce la lingua o l’alfabeto con cui comunica un determinato stato, si potrebbero avere difficoltà ad orientarsi negli archivi nazionali.

Esiste anche un modo per delegare questo compito. Il commercialista può eseguire il controllo al posto tuo e può utilizzare le proprie risorse per aggirare eventuali problemi linguistici o di interpretazione delle diciture fiscali.

Struttura del VAT number in Europa

Il VAT number ha una struttura standard. Si tratta infatti di un codice alfanumerico, nella cui prima parte si trova il codice identificativo dello Stato membro e nella seconda parte l’identificativo alfanumerico del soggetto. In particolare, di seguito è possibile trovare la tabella:

Esempi pratici di utilizzo del VAT number nelle operazioni quotidiane

Inserire il VAT number nelle fatture

Quando si emettono fatture per transazioni intracomunitarie, è obbligatorio includere il VAT Number sia del fornitore che del cliente, in modo da chiarire il trattamento fiscale da applicare. Ecco un esempio di come dovrebbe apparire una fattura:

Il reverse charge è applicabile solo quando entrambe le parti sono in possesso di un VAT Number valido. Questo sistema evita il pagamento dell’IVA nel paese d’origine, ma richiede che il cliente applichi autonomamente l’IVA in base alla normativa del proprio paese.

Acquisti e vendite intracomunitarie

Per un’azienda italiana che acquista beni da un fornitore tedesco, inserendo i rispettivi VAT Number, la fattura non includerà l’IVA, applicando il Reverse Charge. Questo permette di spostare l’obbligo di versamento dell’IVA dal venditore al compratore, migliorando la gestione finanziaria della transazione.

Servizi resi a clienti UE

Nel caso di servizi resi a clienti dell’Unione Europea, il VAT Number permette di applicare la normativa sulla localizzazione del servizio, evitando l’IVA in fase di emissione fattura. Le normative variano in base al tipo di servizio e alla sede del cliente, e una consulenza con esperti fiscali può semplificare l’applicazione delle leggi specifiche.

Conclusioni

Il VAT number altro non è che un codice univoco identificativo necessario per poter compiere la vendita di beni e servizi con l’estero. Si tratta di un sistema di scambio introdotto dal 1993, e tutt’oggi in vigore, che consente alle varie amministrazioni statali di controllare le compravendite.

Questo codice può essere verificato in ogni momento avvalendosi del portale dell’Agenzia delle Entrate. Il servizio è completamente gratuito e se ne può usufruire autonomamente oppure avvalendosi dell’aiuto di un commercialista.

Domande frequenti