Spese sostenute all’estero: deduzione per imprenditori e professionisti

Quali sono i criteri di deducibilità per le spese sostenute all’estero da parte di imprenditori o professionisti? Certezza ed inerenza sono i principi chiave da tenere presenti per dedursi un costo sostenuto all’estero per l’attività.

Una delle domande che maggiormente mi viene fatta dai clienti di studio riguarda i criteri utili per potersi dedurre una spesa sostenuta all’estero per l’esercizio della propria attività.

Pensa al caso di un imprenditore individuale che si reca per lavoro all’estero e si trova a sostenere spese come, vitto e alloggio, taxi, etc.

Capire come potersi dedurre correttamente queste spese può fare la differenza perché può avere un impatto sul proprio tax planning.

Più in generale possiamo dire che gli imprenditori italiano che si recano all’estero sostengono, normalmente, direttamente o tramite i loro dipendenti, per conto e nel diretto interesse dell’azienda, alcune spese tipiche.

Esempi di queste spese possono essere quelle relative al pagamento di carburante per rifornire le autovetture proprie o a noleggio, ai servizi di vitto e alloggio con i conti rilasciati da ristoranti ed alberghi, spese per taxi, etc.

Queste spese, ovviamente, sono documentate secondo le regole individuate dalla legislazione prevista nello Stato estero ove sono state sostenute. Tali normative non sempre risultano essere conformi alle disposizioni previste dalla disciplina italiana.

Per questo motivo occorre individuare in modo corretto i criteri per definire la deducibilità delle spese sostenute all’estero.

Cominciamo!

Deducibilità dal reddito di imprese delle spese sostenute dall’estero

Il punto di partenza di questa analisi non può che partire dai principi generali che regolano la deduzione dei costi nel regime di impresa.

La deducibilità dal reddito di impresa degli oneri sostenuti all’estero è subordinata alla sussistenza dei requisiti di:

• Certezza;
• Inerenza;
• Competenza economica;
• Congruità e qualità della spesa.

Con questi requisiti e successivamente con la registrazione contabile delle spese sostenute all’estero è possibile dedurre la spesa.

In termini generali, la deducibilità dal reddito d’impresa di questi oneri sostenuti all’estero è subordinata alla sussistenza dei requisiti di certezza, dell’inerenza, della competenza, della congruità e della qualità della spesa, nonché alla condizione che le stesse siano regolarmente registrate nelle scritture contabili imposte dalla normativa vigente.

Per quanto riguarda i professionisti, valgono i principi di:

• Certezza;
• Inerenza;
• Congruità della spesa.

Per i professionisti non si fa riferimento al principio di competenza economica, ma piuttosto, al principio di cassa.

Deducibilità dei costi documentati sostenuti all’estero dall’imprenditore o dal professionista

Per la deduzione dei costi documentati sostenuti all’estero dall’imprenditore o dal professionista occorre rispettare le condizioni indicate nella tabella seguente, con l’indicazione obbligatoria nel documento di alcuni elementi.

Deducibilità dei costi NON documentati all’estero da parte di dipendenti di un’impresa italiana

Per la deduzione dei costi NON documentati sostenuti all’estero da parte di dipendenti di un’impresa italiana occorre rispettare le condizioni indicate nella tabella seguente, con l’indicazione obbligatoria nel documento di alcuni elementi.

Caso pratico di deducibilità delle spese sostenute all’estero

Ipotizza il caso di un imprenditore che si reca in Germania per lavoro. Nel corso della sua permanenza all’estero sostiene alcune spese per alberghi, ristoranti, noleggi di auto, conferenze, fiere, corsi di formazione, carburante, pedaggi autostradali, manutenzioni su autovettura, spese per omaggi a terzi.
Queste spese risultano documentate secondo la legislazione vigente in quello Stato.

Le spese estere deducibili dal reddito di impresa in Italia

Rivediamo i principi generali che regolano la deducibilità delle spese sostenute all’estero.

La deducibilità delle spese dal reddito di impresa è subordinata alla sussistenza dei requisiti della certezza, inerenza, competenza e dell’esistenza di idonea documentazione che attesti il sostenimento del costo da parte dell’impresa che intende dedurlo.

L’Amministrazione Finanziaria, infatti, ritiene che in ogni caso la deducibilità dei costi, sia di acquisizione di beni sia di acquisizione di servizi, è condizionata al requisito della certezza, comprovata da idonea documentazione.

Documentazione idonea alla deducibilità delle spese sostenute in Italia

Il documento valido come prova delle spese sostenute nel territorio italiano deve contenere normalmente:

• La ditta, la denominazione sociale o la ragione sociale e la residenza o domicilio o, comunque, il nome e cognome dei soggetti fra i quali è effettuata l’operazione economica da cui traggono origine le spese;
• La natura e quantità dei beni e dei servizi formanti oggetto dell’operazione ed i relativi corrispettivi;
• Inoltre, la data in cui l’operazione stessa è stata posta in essere.

Documentazione idonea alla deducibilità delle spese sostenute all’estero

Può essere riconosciuta idonea la documentazione rilasciata nello Stato estero secondo la legislazione ivi in vigore, ancorché non conforme a quella prescritta dalla disciplina italiana.

Tale idoneità deve essere riconosciuta anche quando il documento di spesa sia sprovvisto degli estremi di identificazione del cliente, a condizione però che esso contenga:

• L’indicazione dei beni acquistati o delle prestazioni di servizi cui la spesa si riferisce;
• L’indicazione della ditta fornitrice.

La legislazione dello Stato estero non deve prevedere l’obbligatorietà della contestuale emissione, su esplicita richiesta del cliente italiano, di un documento contenente tutti i requisiti richiesti dalla normativa italiana.

La valorizzazione delle spese estere

Si ritiene che le spese sostenute in valuta estera in uno dei Paesi non aderenti all’Unione Europea debbano essere valutate secondo il cambio del giorno in cui sono stati sostenuti o del giorno antecedente più prossimo.

In mancanza di tali riferimenti, può essere utilizzato il cambio del mese in cui sono state sostenute.

Controlli dell’Amministrazione Finanziaria

Oltre all’esistenza dei requisiti di inerenza, di certezza, di qualità e congruità della spesa, l’Amministrazione Finanziaria verifica il nesso causale fra la documentazione di riferimento ed il viaggio estero.

Fattispecie di oneri

Vediamo adesso le principali fattispecie di oneri.

Ristoranti ed alberghi

Il documento che è rilasciato non individua, normalmente, l’indicazione del fruitore del  servizio. Pertanto, sarà opportuno che il documento certificativo della spesa indichi il nominativo del fruitore del servizio, se dipendente aziendale, o dell’imprenditore cui deve essere imputato il costo.

Il costo potrà essere documentato solo dalla fattura se la legislazione vigente nel Paese estero prevede, a richiesta del cliente, l’emissione obbligatoria di un documento assimilabile alla nostra fattura.

Taxi

Se il tassista operante nel territorio estero non rilascia spontaneamente documentazione idonea, è consigliabile richiedere un documento contenente le generalità del prestatore, il numero di targa e l’importo pagato.

Spese per il carburante

Se il gestore del distributore estero non è obbligato ad emettere fattura su richiesta del cliente, l’unica possibilità di certificare il costo è la dichiarazione scritta dell’acquirente, dalla quale risulti che la spesa si riferisce ad attività da cui derivano ricavi o proventi che concorrono a formare il reddito.

Le spese sostenute per carburanti deducibili possono essere calcolate sulla base del presumibile costo chilometrico, in vigore nel Paese straniero, per una determinata autovettura.

Mance ed erogazioni

In ogni caso, non possono essere ammesse in deduzione le mance ed eventuali altre erogazioni liberali non rientranti fra quelle espressamente previste dalla legislazione italiana.

Caso pratico di deducibilità delle spese sostenute all’estero da parte di dipendenti

Un imprenditore residente nella Provincia di Bologna incarica i propri dipendenti di svolgere una prestazione di servizio in Francia. Nel corso della permanenza all’estero Consumazione pasti, ticket per i dipendenti aziendali sostengono, per mezzi di trasporto urbani, gettoni dell’impresa, alcune spese, telefonici, ecc.
Ipotizziamo che a fronte delle spese sostenute non sia rilasciata alcuna documentazione.

Documentazione probatoria

Spese non documentate

A particolari condizioni le spese non documentate, sostenute per conto dell’azienda, possono ritenersi documentate sulla base delle sole dichiarazioni sottoscritte dai dipendenti e quietanzate dal venditore non tenuto ad emettere un regolare documento.

Il rimborso di spese non documentabili, fino ad un importo di € 25,82 (per le trasferte all’estero) non concorre a formare reddito per il dipendente nel caso di rimborso analitico.

La dichiarazione redatta dal dipendente, relativa ai costi sostenuti per conto dell’impresa, deve ritenersi veritiera e, in quanto tale, idonea ai fini della deducibilità del costo.

L’efficacia probatoria della dichiarazione sottoscritta dal dipendente non può essere riconosciuta se trattasi di costi per i quali la normativa italiana impone l’emissione di specifici documenti (ricevuta fiscale).

Le spese di viaggio e di trasporto con mezzi pubblici possono essere documentate attraverso i relativi biglietti, anche se anonimi. Anche ai fini della documentazione delle altre spese sostenute in occasione delle trasferte, quali quelle di vitto e alloggio e quelle rimborsabili in esenzione d’imposta fino ad un importo massimo giornaliero € 25,82, non è necessaria l’intestazione al dipendente dei documenti stessi, essendo sufficiente che le spese stesse risultino sostenute nei luoghi e nel tempo di svolgimento delle trasferte stesse e che siano attestate dal dipendente mediante nota riepilogativa (C.M. 188/E/1998).

Condizioni per la deduzione

Affinché i costi non documentati possano assumere rilevanza ai fini della determinazione del reddito d’impresa occorre:

• La regolare contabilizzazione con la conseguente imputazione dell’onere al conto economico;
• Il rispetto dei requisiti della competenza, dell’inerenza e della congruità della spesa;
• Il preventivo controllo del costo, da parte dell’imprenditore, sulla base della dichiarazione redatta dal dipendente.

La dichiarazione potrà anche essere redatta in lingua straniera, onde consentire alle imprese straniere di prenderne atto. 

Limite – Le spese di vitto e alloggio, sostenute per trasferte effettuate all’estero dai lavoratori dipendenti, sono ammesse in deduzione per un ammontare giornaliero non superiore a € 258,23.

I controlli della Amministrazione Finanziaria

Anche per tali spese il controllo è finalizzato alla verifica dell’esistenza dei requisiti di inerenza, di certezza, di qualità e congruità della spesa, oltre alla ricerca del nesso causale fra la documentazione di riferimento ed il viaggio estero.

Spese sostenute all’estero e criteri di deducibilità in Italia: conclusioni

Volendo provare a riassumere quanto detto sinora, per poter dedurre una spesa sostenuta all’estero da parte di un imprenditore italiano che si è recato in altro Paese per esigenze proprie dell’impresa è necessario:

• Verificare prima di tutto se sia possibile ottenere, per quella spesa, nel Paese estero un documento assimilabile alla fattura che viene emessa in Italia;
• Farsi rilasciare un documento giustificativo di spesa che possa contenere quante più informazioni possibili, come i dati del fornitore, quelli del cliente, la data di emissione e la descrizione dei beni e servizi acquistati.

In definitiva, la possibilità di dedurre un costo senza una documentazione assimilabile ad una fattura è consentita solo nel caso in cui nello Stato estero la legislazione non preveda per quella prestazione il rilascio di un documento assimilabile ad una fattura.

Solo in questo caso la deduzione può avvenire anche con un “semplice” giustificativo di spesa.

Conoscere questi aspetti può essere molto importante perché la deduzione delle spese permette di ridurre il carico fiscale. Per questo motivo è opportuno avere un quadro chiaro di cosa sia possibile dedurre prima della partenza per l’estero.

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