Accertamento esistenza in vita INPS: cos’è e come funziona

L’INPS (Istituto Nazionale della Previdenza Sociale) svolge l’attività di accertamento dell’esistenza in vita dei pensionati residenti all’estero. Questa attività è volta a verificare che il pensionato sia ancora in vita, in modo da evitare il pagamento di pensioni a persone decedute e prevenire eventuali frodi.

L’accertamento dell’esistenza in vita viene effettuato attraverso l’invio di un apposito modulo al pensionato residente all’estero. Tale documento deve essere compilato e restituito a Citibank unitamente ad una copia di un documento di identità valido. In alcuni casi, l’INPS può richiedere anche una certificazione di vita rilasciata dalle autorità locali.

L’INPS svolge questa attività con cadenza annuale, ma può anche effettuare accertamenti straordinari in caso di situazioni particolari. Ad esempio se sussistono dubbi sulla veridicità delle informazioni fornite dal pensionato o se si verificano anomalie nei pagamenti della pensione.

Cos’è l’accertamento dell’esistenza in vita?

Per assicurare la regolarità dei pagamenti, la banca incaricata del servizio di pagamento delle pensioni all’estero effettua ogni anno l’accertamento dell’esistenza in vita dei pensionati. L’obiettivo è fare il punto dei soggetti che ricevono il pagamento al di fuori del territorio nazionale.

L’accertamento generalizzato dell’esistenza in vita dei pensionati all’estero al momento è effettuato da Citibank, l’istituto bancario che esegue i pagamenti esteri per conto di INPS. Il controllo è finalizzato ad assicurare la correttezza dei pagamenti pensionistici e ad evitare l’erogazione di prestazioni indebite. Lo stesso, viene condotto con diversi sistemi che, utilizzati in modo combinato:

• Garantiscono l’efficacia dell’accertamento;
• Consentono allo stesso tempo di limitare i possibili disagi ai pensionati.

Chi è soggetto al controllo?

L’accertamento generalizzato dell’esistenza in vita è rivolto ai pensionati che ricevono il pagamento della pensione all’estero. Tuttavia, per alcuni gruppi di pensionati la verifica è effettuata attraverso strumenti alternativi o con cadenze diverse.

Infatti, per razionalizzare lo svolgimento dell’attività di verifica è stato ritenuto opportuno escludere dal controllo alcuni pensionati. Si tratta di quelli che risiedono in Paesi in cui operano Istituzioni previdenziali con cui l’INPS ha stipulato accordi di collaborazione per lo scambio di informazioni sui decessi. Ne sono esempi:

• La Deutsche Rentenversicherung (DRV), 
• L’Ufficio Centrale di Compensazione (UCC) e
• Lo Zaklad Ubezpieczen Spolecznych (ZUS),

Si tratta di istituti che nel tempo hanno dato prova di sufficiente affidabilità e che quindi rendono superflue ulteriori verifiche. Tale esclusione non riguarda tutti i pensionati. Tuttavia, soltanto quelli che sono titolari anche di prestazioni a carico delle suddette Istituzioni e per i quali vengono scambiate le informazioni.

Come funziona la procedura?

La verifica dell’esistenza in vita è condotta da Citibank in due fasi, cronologicamente distinte in rapporto ai Paesi di residenza dei beneficiari, come risultanti dall’archivio della banca. Questo in modo tale da tener conto delle specifiche necessità dei pensionati collegate alle condizioni climatiche o sociali. Il tutto al fine di consentire una gestione più ordinata del flusso delle attestazioni di esistenza in vita.

Nella prima fase dell’accertamento sono sottoposti a verifica i pensionati residenti in Africa, Oceania ed Europa. Questo, ad esclusione dei Paesi Scandinavi, e di alcuni Paesi dell’Est Europa. Mentre, nella successiva fase i controlli riguardano i pensionati che negli archivi della banca risultano residenti in:

• Sud America;
• Centro America;
• Nord America;
• Asia;
• Estremo Oriente;
• Paesi Scandinavi;
• Paesi dell’Est Europa e Paesi limitrofi.

Spedizione del plico ai pensionati

La rilevazione dell’esistenza in vita è avviata con la spedizione ai pensionati del plico che contiene la lettera esplicativa e il modello di attestazione. La lettera riporta:

• Le istruzioni per la compilazione del modulo,
• L’indicazione della documentazione di supporto da allegare (fotocopia di un documento d’identità del pensionato con foto) e
• Le indicazioni per contattare il servizio di assistenza che la banca ha reso disponibile ai soggetti interessati.

Per consentire un’ordinata e tempestiva gestione del flusso di rientro delle dichiarazioni, il modulo di attestazione dell’esistenza in vita è personalizzato per ciascun pensionato. Ogni pensionato deve, quindi, utilizzare il modulo inviato da Citibank e non si possono utilizzare moduli in bianco.

Se un pensionato non riceve il modulo o lo smarrisce, deve contattare il servizio di assistenza della banca. Questi provvede a inviare un nuovo modulo personalizzato anche tramite email. Inoltre, è prevista la possibilità di richiedere tale modulo ai patronati abilitati ad accedere al portale di Citibank. Questo, in quanto gli stessi possono produrre e stampare autonomamente il pacchetto per la prova di esistenza in vita.

Conferma del testimone accettabile

Il modello di attestazione deve essere restituito alla banca, controfirmato da un “testimone accettabile”. Per “testimone accettabile” si intende un rappresentante di un’Ambasciata o Consolato Italiano. Oppure, di un’Autorità locale abilitata ad avallare la sottoscrizione dell’attestazione di esistenza in vita. La tipologia di “testimone accettabile” per le diverse aree geografiche è riportata nell’opuscolo “Domande Frequenti“, pubblicato sul sito web di Citibank.

Per i pensionati residenti in Canada, in Australia, negli Stati Uniti e nel Regno Unito, l’INPS ha fornito alla banca che gestisce i pagamenti una lista di operatori dei patronati che, in base alla normativa locale, hanno qualifiche rientranti fra quelle dei testimoni accettabili. Tali soggetti sono autorizzati ad accedere a un portale specificamente predisposto da Citibank al fine di attestare in forma telematica l’esistenza in vita dei pensionati.

Funzionalità telematica

La medesima funzionalità di attestazione dell’esistenza in vita dei pensionati in forma telematica è stata resa disponibile anche ai funzionari delle rappresentanze diplomatiche indicati dal Ministero degli Affari esteri e della cooperazione internazionale.

Inoltre, Citibank ha reso disponibile agli altri operatori di patronati operanti all’estero la facoltà di utilizzare uno strumento di trasmissione telematica dei moduli di attestazione dell’esistenza in vita. L’operatore di patronato abilitato può caricare direttamente sul sistema informatico di Citibank le copie in formato elettronico dei:

• Moduli o certificati di esistenza in vita 
• Documenti di supporto debitamente completati e sottoscritti a seconda dei casi.

Tutto questo, evitando l’invio postale. Per particolari situazioni soggettive (persone inabili, con limitazioni funzionali, ricoverati, detenuti, ecc.) in cui il pensionato non sia in condizione di fornire l’attestazione dell’esistenza in vita secondo le modalità finora descritte, è possibile ricorrere a modalità alternative. Questo, contattando il servizio di assistenza di Citibank.

120 giorni per la trasmissione delle attestazioni

Ai pensionati vengono concessi 120 giorni per trasmettere a Citibank le attestazioni richieste. Inoltre, nei casi in cui il processo di accertamento dell’esistenza in vita non risulta completato alla scadenza del termine fissato per la restituzione a Citibank delle attestazioni di esistenza in vita, il pagamento della pensione viene localizzato per una rata mensile presso gli sportelli di un operatore locale (“partner di appoggio“) per il pagamento in contanti. Se il pensionato riscuote tale rata mensile personalmente, si ritiene concluso positivamente l’accertamento di esistenza in vita. Nel caso in cui il pensionato non riscuote tale rata, il pagamento della pensione viene sospesa a partire dalla rata successiva.

A supporto dei pensionati, delegati e procuratori che necessitino di assistenza riguardo alla procedura di attestazione dell’esistenza in vita, è attivo il Servizio di Citibank. Il servizio può essere raggiunto con le seguenti modalità:

• Visitando la pagina web dedicata;
• Inviando un messaggio di posta elettronica all’indirizzo [email protected]
• Telefonando ad uno dei numeri telefonici indicati nella lettera esplicativa.

Cosa fare se non si riceve il modulo

Se il modulo da compilare, secondo il primo punto visto qui, non viene ricevuto, oppure viene smarrito dal pensionato, lo stesso deve contattare l’assistenza di Citibank NA, che potrà provvedere ad un nuovo invio, anche in modalità digitali tramite email.

Contattare la banca è anche la soluzione ideale per particolari situazioni, in cui per esempio il pensionato non può provvedere in autonomia alla compilazione del modulo, per problemi di inabilità o gravi problemi di salute.

Citibank si può contattare al sito web ufficiale, oppure all’email [email protected]. Risulta possibile anche telefonare al numero +39 02 6943 0693.

Messaggio INPS numero 4071 del 16-11-2023

Tempi della verifica relativa anni 2024 e 2025

Il processo di verifica viene articolato in due fasi cronologicamente distinte. La prima fase, riferita all’anno 2024, che si svolgerà da marzo 2024 a luglio 2024. Questa, riguarderà i pensionati residenti in America, Asia, Estremo Oriente, Paesi scandinavi, Stati dell’Est Europa e Paesi limitrofi. Citibank curerà la spedizione delle richieste di attestazione dell’esistenza in vita a partire dal 20 marzo 2023. I pensionati dovranno far pervenire le attestazioni entro il 18 luglio 2024. Nel caso in cui l’attestazione non sia prodotta, il pagamento della rata di agosto 2024, laddove possibile, avverrà in contanti presso gli sportelli Western Union del Paese di residenza. In caso di mancata riscossione personale o produzione dell’attestazione di esistenza in vita entro il 19 agosto 2024, il pagamento delle pensioni sarà sospeso a partire dalla rata di settembre 2024.

La seconda fase della verifica, che si svolgerà da settembre 2024 a gennaio 2025, riguarderà i pensionati residenti in Europa, Africa e Oceania. Le comunicazioni saranno inviate ai pensionati a partire dal 20 settembre 2024. I pensionati dovranno far pervenire le attestazioni di esistenza in vita entro il 18 gennaio 2025. Nel caso in cui l’attestazione non sia prodotta, il pagamento della rata di febbraio 2025, laddove possibile, avverrà in contanti presso gli sportelli Western Union del Paese di residenza. In caso di mancata riscossione personale o produzione dell’attestazione di esistenza in vita entro il 19 febbraio 2025, il pagamento delle pensioni sarà sospeso a partire dalla rata di marzo 2025.

In relazione a quanto sopra, si evidenzia che, al fine di ridurre il rischio di pagamenti di prestazioni dopo la morte del beneficiario e in una logica di prevenzione delle criticità derivanti dalle eventuali azioni di recupero delle somme indebitamente erogate, alcuni pensionati potranno essere interessati dalla verifica generalizzata dell’esistenza in vita, indipendentemente dalla propria area geografica di residenza o domicilio.

Per una più agevole individuazione della tempistica riferita a tale suddivisione dell’accertamento, si riporta di seguito una tabella sinottica delle Aree geografiche interessate. Tabella suddivisa secondo le scadenze differenziate tra la prima e la seconda fase della verifica relativa agli anni 2024 e 2025:

Criteri di esclusione per gruppi di pensionati dall’accertamento generalizzato dell’esistenza in vita

Per razionalizzare lo svolgimento dell’attività di verifica in un’ottica di semplificazione amministrativa, l’Istituto ha chiesto a Citibank di escludere dall’accertamento che ha inizio a marzo 2024 alcuni gruppi di pensionati:

• A. Pensionati che sono oggetto di scambi mensili di informazioni con lo ZUS polacco. Poiché è operativo l’accordo che l’Istituto ha stipulato con lo Zaklad Ubezpieczen Spolecznych (ZUS) per scambiare telematicamente informazioni relative al decesso di pensionati comuni, si fa presente che sono stati esclusi dalla richiesta di fornire la prova annuale di esistenza in vita i beneficiari di trattamenti pensionistici residenti in Polonia. Questo, a condizione che tali soggetti siano titolari anche di prestazioni pensionistiche a carico dello stesso ZUS;
• B. Pensionati che hanno riscosso personalmente agli sportelli Western Union almeno una rata di pensione in prossimità dell’avvio del processo di verifica. Infatti, la riscossione personale presso il Partner d’appoggio della Banca è stata considerata prova sufficiente dell’esistenza in vita. Questo, poiché gli sportelli Western Union accertano, all’atto dell’incasso, l’identità del beneficiario attraverso documenti validi con foto;       
• C. Pensionati i cui pagamenti sono stati già sospesi da Citibank a seguito del mancato completamento delle precedenti campagne di accertamento dell’esistenza in vita o di riaccrediti consecutivi di rate di pensione.
• Con riferimento ai pensionati residenti in Europa, Africa e Oceania, coinvolti nella seconda fase della campagna di accertamento generalizzato dell’esistenza in vita, occorre evidenziare che, in aggiunta ai gruppi di soggetti di cui ai suindicati punti B e C, è stato ritenuto opportuno non includere nel processo di verifica che la Banca avvierà nel mese di settembre 2024, anche i seguenti gruppi di pensionati:
• D. pensionati che sono oggetto di scambi mensili di informazioni con le Istituzioni previdenziali tedesche e svizzere. Infatti, l’Istituto ha stipulato con Deutsche Rentenversicherung (DRV) e l’Ufficio Centrale di Compensazione (UCC) accordi di scambio telematico delle informazioni di decesso, che riguardano un numero considerevole di pensionati residenti in Germania e in Svizzera, titolari anche di prestazioni a carico delle suddette Istituzioni;
• E. pensionati che sono oggetto di scambi mensili di informazioni con la CNAV francese;
• F. pensionati residenti in Belgio, beneficiari di trattamenti pensionistici comuni con il Service Fédéral des Pensions (SFPD). 

Richiesta delle attestazioni di esistenza in vita per i pensionati coinvolti nella prima fase della verifica anno 2024

Citibank avvierà la verifica dell’esistenza in vita con la spedizione della lettera esplicativa e del modulo standard di attestazione (il fac-simile di cui all’Allegato n. 1)ai pensionati residenti in America, Asia, Estremo Oriente, Paesi scandinavi, Stati dell’Est Europa e Paesi limitrofi. Questo, con le tempistiche descritte nella tabella di cui al paragrafo precedente.  

La modulistica è stata redatta sia in lingua italiana sia in inglese, francese, tedesco, spagnolo o portoghese, tenuto conto del Paese di destinazione. Con riferimento ai pensionati residenti in Canada e Svizzera, Citibank invierà la lettera e il modulo in tre lingue (in Canada in italiano, francese e inglese, in Svizzera in italiano, francese e tedesco).

Nelle suddette lettere esplicative sarà indicata anche la data di restituzione del modulo di attestazione dell’esistenza in vita.

La lettera riporterà le seguenti informazioni:

• Le istruzioni per la compilazione del modulo di esistenza in vita;
• La richiesta di documentazione di supporto (copia di un valido documento d’identità del pensionato con foto);
• Le indicazioni per contattare il Servizio Citibank di assistenza ai pensionati.

Per consentire un’ordinata e tempestiva gestione del flusso di rientro delle attestazioni, il modulo sarà personalizzato per ciascun pensionato. Per questo motivo gli interessati dovranno utilizzare il modulo ricevuto da Citibank e non potranno essere utilizzati moduli in bianco. Il pensionato che non riceva il modulo, o lo smarrisca, dovrà contattare il Servizio di assistenza della Banca. Quest’ultimo provvederà a inviare un nuovo modulo personalizzato.

Le informazioni in merito all’avvio dell’accertamento generalizzato e alle modalità da seguire per il completamento del processo, anche con riguardo alla localizzazione del pagamento agli sportelli del Partner d’appoggio, saranno portate a conoscenza dei pensionati anche attraverso il sito web della Banca (www.inps.citi.com).

Modalità di produzione della prova dell’esistenza in vita

Conformemente alle verifiche generalizzate dell’esistenza in vita condotte negli scorsi anni, Citibank ha reso disponibili ai pensionati coinvolti in tale accertamento le seguenti diverse modalità per fornire la prova dell’esistenza in vita.

A) Modalità cartacea

In via ordinaria, i pensionati dovranno far pervenire il modulo di attestazione dell’esistenza in vita, correttamente compilato, datato, firmato e corredato della documentazione di supporto, alla casella postale PO Box 4873, Worthing BN99 3BG, United Kingdom. Questo, entro il termine indicato nella lettera esplicativa.

Tale modulo dovrà essere restituito a Citibank, controfirmato da un “testimone accettabile”. Per “testimone accettabile” s’intende un rappresentante di un’Ambasciata o Consolato Italiano o un’Autorità locale abilitata ad avallare la sottoscrizione dell’attestazione di esistenza in vita. La tipologia di “testimone accettabile” per le diverse aree geografiche è riportata nell’opuscolo Domande Frequenti, pubblicato sul sito web di Citibank.

Si ricorda che il pensionato, nel caso in cui per qualsiasi motivo non abbia ricevuto il modulo inviato dalla Banca, ha la possibilità di richiedere al Servizio di supporto di Citi un nuovo invio anche a mezzo posta elettronica. Inoltre, è prevista la possibilità di richiedere tale modulo ai Patronati abilitati ad accedere al Portale Agenti di Citibank. Questo, in quanto gli stessi possono produrre e stampare autonomamente il pacchetto per la prova di esistenza in vita.

A.1) Casi particolari

In occasione delle precedenti verifiche generalizzate dell’esistenza in vita è emerso che, talvolta, i pubblici funzionari di alcuni Paesi si rifiutano di sottoscrivere il modulo di Citibank. Per evitare difficoltà ai pensionati, in tali casi la Banca accetterà le certificazioni di esistenza in vita emesse da Enti pubblici locali. Tali certificati devono costituire valida attestazione dell’esistenza in vita; non sono considerate sufficienti le certificazioni rilasciate per altre finalità (ad esempio, certificati di residenza).

In tali casi, per facilitare la gestione delle procedure di validazione dell’attestazione è necessario che le certificazioni rilasciate da Autorità locali siano inviate a Citibank. Questo, unitamente al modulo di attestazione dell’esistenza in vita predisposto dalla stessa Banca, compilato dal pensionato.

Tuttavia, al di fuori dei casi di effettiva impossibilità, è auspicabile l’utilizzo del modulo standard di attestazione di esistenza in vita predisposto dalla Banca. Questo poiché tale modulo viene esaminato e validato automaticamente e tempestivamente dai team operativi di Citibank. Al contrario, nel caso in cui pervengano certificazioni diverse, sarà necessario verificare la sussistenza dei requisiti formali e sostanziali che rendono accettabile la certificazione. Il tutto, con conseguente allungamento dei tempi del processo di accertamento dell’esistenza in vita. Inoltre, qualora il certificato non risulti idoneo, il processo di produzione della prova di esistenza in vita dovrà essere ripetuto secondo modalità diverse.

Nell’eventualità che i pubblici ufficiali locali, pur completando l’attestazione con la sottoscrizione e l’apposizione del timbro, si rifiutino di riportare nel modulo le informazioni riguardanti l’identificazione del funzionario e dell’Istituzione di appartenenza, è stato concordato con Citibank di consentire ai pensionati di completare l’attestazione autenticata dal “testimone accettabile”. Questo, con l’indicazione dell’Istituzione e del nome e cognome del funzionario che ha verificato l’identità del pensionato. Ovviamente, deve essere possibile identificare l’Istituzione e/o il pubblico ufficiale che ha effettuato l’autenticazione.

Per i casi in cui non sia indicato il cognome da coniugata, resta confermata la possibilità che le pensionate aggiungano o sostituiscano, sui moduli di attestazione, tale cognome a quello da nubile, compilando la dichiarazione e sottoscrivendola col proprio cognome esatto. Anche in questo caso, peraltro, è necessaria l’attestazione da parte del “testimone accettabile”.

A.2) Procedure alternative di attestazione dell’esistenza in vita

Nel caso in cui il pensionato si trovi in stato di infermità fisica o mentale, o si tratti di pensionati che risiedono in istituti di riposo o sanitari, pubblici o privati, o di pensionati affetti da patologie che ne impediscano gli spostamenti o di soggetti incapaci o reclusi in istituti di detenzione, è necessario contattare il Servizio di supporto di Citi, che renderà disponibile il modulo alternativo di certificazione di esistenza in vita (il fac-simile di cui all’Allegato n. 2). Tale modulo, su richiesta del pensionato o del patronato, sarà inviato, a mezzo posta elettronica, in formato PDF. Inoltre, è prevista la possibilità, per i soggetti interessati, di richiedere tale modulo ai Patronati abilitati al portale di Citi, in quanto gli stessi possono produrre e stampare autonomamente il pacchetto per la prova alternativa di esistenza in vita. 

Il modulo dovrà essere compilato e sottoscritto da uno dei seguenti soggetti e restituito a Citibank unitamente alla documentazione supplementare sottoelencata:

Citibank, con la diligenza richiesta all’istituto di credito fornitore del servizio, provvederà a verificare le seguenti circostanze: 

• La presenza della firma del soggetto attestante;
• La presenza del timbro del soggetto attestante o del timbro dell’ente coinvolto o rappresentato dal soggetto attestante;
• La presenza del timbro dell’istituzione/ente/persona che ha conferito la procura o tutela al soggetto attestante. Questo, quando il soggetto attestante è una persona designata procuratore o tutore legale del pensionato.

B) Attestazione dell’esistenza in vita dei pensionati tramite il portale web di Citibank

Per i pensionati residenti in Australia, in Canada, nel Regno Unito e negli Stati Uniti, a partire dalla verifica dell’esistenza in vita riferita all’anno 2015, l’INPS ha fornito a Citibank una lista di operatori dei Patronati. Operatori che, in base alla normativa locale, hanno qualifiche che rientrano fra quelle dei “testimoni accettabili”. Tali soggetti, previa verifica da parte della Banca del possesso della qualifica di “testimone accettabile”, sono autorizzati ad accedere al portale specificamente predisposto dalla stessa Citibank, al fine di attestare essi stessi con modalità telematiche l’esistenza in vita dei pensionati. 

La medesima funzionalità di attestazione dell’esistenza in vita dei pensionati in forma telematica è stata resa disponibile anche ai funzionari delle Rappresentanze diplomatiche indicati dal Ministero degli Affari esteri e della cooperazione internazionale.

A questo proposito si ricorda che l’INPS e il Ministero degli Affari esteri e della cooperazione internazionale hanno condiviso un progetto che prevede la possibilità per i pensionati di rapportarsi con gli uffici consolari tramite un servizio di videochiamata. In sintesi, tale accordo consente ai pensionati interessati il completamento del processo di verifica dell’esistenza in vita anche con le seguenti modalità:

• Il pensionato che riceve per posta ordinaria da Citibank il modulo standard di richiesta di attestazione dell’esistenza in vita, contenente tra l’altro le proprie generalità anagrafiche, le codifiche INPS identificative della pensione, il numero INPS e il codice Citibank assegnato al pensionato, dovrà compilare tale modulo aggiungendo, oltre alla propria firma autografa e alla data di sottoscrizione, anche il proprio recapito telefonico e, se in possesso, l’indirizzo e-mail;
• A seguito dell’inoltro, da parte del pensionato, di una copia digitale del suddetto modulo alla locale Autorità consolare, tale ufficio contatta il pensionato interessato utilizzando l’indirizzo e-mail, se presente sul modello, tramite un servizio di videochiamata. Questo, utilizzando gli applicativi a oggi più diffusi. Come, ad esempio, Skype, Zoom, Microsoft Teams, Webex oppure tramite l’applicazione WhatsApp, se sul modello è presente il solo recapito telefonico;   
• L’ufficio consolare, attraverso le modalità sopradescritte, accerta per diretta visione l’esistenza in vita del pensionato ed esegue il controllo dell’identità del soggetto interessato dall’accertamento. Questo, verificando i dati annotati in un valido documento d’identità personale che il pensionato sarà tenuto ad esibire, in originale, nel corso della videochiamata;
• Accertato, secondo le modalità sopradescritte, lo stato di esistenza in vita del pensionato, il funzionario dell’ufficio consolare provvederà ad attestare, tramite le funzionalità informatiche messe a disposizione della Banca, il completamento del processo di verifica dell’esistenza in vita, se accreditato al Portale Agenti di Citibank. Ovvero, qualora non abilitato all’accesso a tale Portale, potrà validare il modulo di richiesta di attestazione dell’esistenza in vita e restituire l’originale alla Banca con le modalità ordinarie (spedizione per posta ordinaria dell’originale del modulo a Citibank, all’indirizzo PO Box 4873, Worthing BN99 3BG, United Kingdom).    

Sottolineato che l’attestazione dell’esistenza in vita tramite il servizio di videochiamata si aggiunge e non sostituisce le consuete modalità che prevedono la presenza fisica del pensionato presso un soggetto qualificato c.d. testimone accettabile, abilitato ad avallare la sottoscrizione del modulo di dichiarazione dell’esistenza in vita. Si evidenzia che tale modalità potrà essere utilizzata anche dagli operatori di Patronato accreditati come testimoni accettabili al Portale Agenti.

Inoltre, Citibank ha reso disponibile agli altri operatori di Patronati all’estero la facoltà di utilizzare uno strumento di trasmissione telematica dei moduli di attestazione dell’esistenza in vita. L’operatore di Patronato abilitato potrà caricare direttamente sul sistema informatico di Citibank le copie in formato elettronico dei moduli o certificati di esistenza in vita e dei documenti di supporto debitamente completati e sottoscritti, evitando l’invio postale.

In relazione a quanto sopra rappresentato, si sottolinea che le sopraindicate funzionalità contenute nel Portale Agenti di Citibank permettono agli operatori di Patronato abilitati la trasmissione elettronica alla Banca delle copie digitali dei moduli di attestazione dell’esistenza in vita. In tale modo, grazie al ruolo svolto nel processo di verifica dagli operatori di Patronato, si riduce notevolmente il rischio di inconvenienti legati ad anomalie dei locali servizi postali (smarrimento del modulo cartaceo ovvero mancata ricezione da parte della Banca) che hanno ripercussioni anche sulla regolarità dei pagamenti.

Si evidenzia altresì che il modulo standard o alternativo di prova dell’esistenza in vita può essere generato sul Portale da tutti gli utenti abilitati.

Per qualsiasi problematica inerente agli accessi al sistema Portale Agenti, gli operatori di Patronato e i funzionari delle Rappresentanze diplomatiche e consolari possono contattare il Servizio di assistenza di Citibank. Assistenza usufruibile all’indirizzo di posta elettronica: [email protected].

Le funzionalità descritte sono accessibili anche agli operatori INPS abilitati al Portale Agenti di Citibank, che, nel caso in cui pervengano alle Strutture territoriali valide prove dell’esistenza in vita, possono procedere direttamente all’attestazione per mezzo delle funzionalità sopra descritte.

Inoltre, gli operatori possono inserire o modificare direttamente sul portale informatico della Banca i seguenti dati:

• La residenza fisica (indirizzo, città, Stato, CAP/ZIP code) e, se conosciuto, il recapito e-mail del pensionato; 
• Le coordinate bancarie espresse con BIC ed IBAN riferite a pagamenti in Paesi compresi nell’Area SEPA oppure con SWIFT e numero di conto, qualora sia necessario disporre un pagamento in accredito diretto in Paesi al di fuori del circuito SEPA.

A questo proposito, si sottolinea che le variazioni dei dati di residenza e/o di pagamento, segnalate con le sopra elencate funzionalità presenti nella procedura on line, hanno effetto esclusivamente nei database della Banca. Conseguentemente, per evitare possibili disagi nella riscossione delle rate correnti o nell’esecuzione di pagamenti vari, è necessario provvedere all’aggiornamento degli archivi istituzionali. Si tratta di “ARCANET” e “Archivio pensioni” con le consuete procedure di gestione.

Deve essere ricordato che il portale informatico della Banca permette la consultazione dei dati di pagamento delle singole rate di pensione erogate all’estero (il manuale operativo trasmesso al momento dell’accreditamento sul Portale) e in particolare:

• Data di pagamento;
• Importo della rata di pensione;
• Numero della transazione;
• Valuta di pagamento;
• Metodo di pagamento; 
• Stato del pagamento.

Si fa presente, inoltre, che, nelle apposite sezioni presenti nel Cassetto previdenziale del cittadino e in Agenda 2.0., è possibile verificare l’inclusione degli interessati nel processo di verifica.

A questo proposito, considerato che i contenuti informativi registrati nelle suindicate procedure informatiche vengono implementati sulla base dei dati che sono periodicamente trasmessi da Citibank, si evidenzia che gli esiti del processo di verifica registrati nel Cassetto previdenziale del cittadino e in Agenda 2.0 si riferiscono allo stato che assumono tali informazioni alla data di conclusione di ognuna delle due fasi in cui è articolata la campagna di esistenza in vita.

Conseguentemente, potranno essere consultate unicamente sul Portale Agenti di Citibank le informazioni relative agli aggiornamenti dello stato di esistenza in vita. Questo, a seguito della trasmissione di una valida prova dell’esistenza in vita pervenuta alla Banca oltre la scadenza dei termini ordinari previsti per le due fasi dell’accertamento.

C) Riscossione personale presso gli sportelli Western Union

Si premette che, nei confronti dei soggetti che hanno ricevuto da Citibank il modello cartaceo di richiesta di attestazione di esistenza in vita, la riscossione personale agli sportelli Western Union di almeno una delle rate. Questo, entro il termine di restituzione dell’attestazione indicato nelle lettere esplicative, costituirà valida prova di esistenza in vita. In questo caso il pensionato è esonerato dall’invio del modulo cartaceo a stessa Citibank.

Come sottolineato al precedente paragrafo 2, il pagamento delle mensilità di agosto 2024 (per i pensionati residenti in America, Asia, Estremo Oriente, Paesi Scandinavi, Stati dell’Est Europa e Paesi limitrofi) e di febbraio 2025 (per i pensionati residenti in Europa, Africa e Oceania) delle pensioni intestate a soggetti che non produrranno la prova di esistenza in vita entro i termini indicati nelle lettere esplicative, sarà localizzato presso gli sportelli Western Union.

Tuttavia, considerato che Citibank provvede mensilmente a predisporre i pagamenti del mese successivo a partire dal giorno 20, per evitare la sospensione dei pagamenti e ottenere automaticamente il ripristino delle ordinarie modalità di pagamento a partire, rispettivamente, dalla rata di settembre 2024 e di marzo 2025, la riscossione personale allo sportello dovrà avvenire entro il giorno 19 dei suddetti mesi di agosto 2024 e febbraio 2025.

In ogni caso, il pensionato avrà la possibilità di riscuotere la rata anche successivamente. Questo, in quanto il mandato ha validità per 90 giorni. Tuttavia, la riscossione di tale rata dopo il giorno 19 produrrà il suddetto effetto di ripristino a partire dalla prima rata utile.

Si ricorda che la riscossione in contanti presso gli sportelli Western Union non costituisce una valida prova dell’esistenza in vita. Questo, nel caso in cui il pagamento delle rate correnti di pensione sia disposto a favore dei legali rappresentanti e dei procuratori dei pensionati. Inoltre, si ricorda che tale modalità non è prevista nei seguenti casi:

• Qualora il pensionato risulti residente in Italia;
• Nei paesi in cui non sono presenti sportelli Western Union;   
• Nel caso in cui l’importo della pensione mensile in pagamento sia superiore a 6.300,00 euro ovvero a 7.300,00 dollari statunitensi.

In questi casi, i pagamenti della rata di agosto 2024 delle pensioni intestate a soggetti che non avranno prodotto la prova di esistenza in vita entro il 18 luglio 2024 saranno sospesi. Analogamente, a febbraio 2025 saranno sospesi i pagamenti delle pensioni intestate a soggetti che non avranno prodotto la prova di esistenza in vita entro il 18 gennaio 2025.   

Si sottolinea che, per conseguire il pagamento allo sportello Western Union, il pensionato, in possesso di un documento d’identità con foto e dati anagrafici corrispondenti a quelli utilizzati dall’INPS per la disposizione del pagamento, dovrà produrre all’operatore di Western Union il codice Money Transfer Control Number (MTCN). Inoltre, deve comunicare sia l’importo della rata che il nominativo dell’ordinante (INPS) del pagamento disposto a sportello.

D) Riemissione delle rate non pagate

L’eventuale riemissione delle rate non corrisposte durante il periodo di sospensione dei pagamenti deve essere richiesta alla Struttura territoriale INPS che gestisce la pensione. Questo, allegando una copia di un documento d’identità e specificando le indicazioni eventualmente necessarie per la corretta canalizzazione del pagamento. Prima di procedere alla riemissione del pagamento delle mensilità pregresse, le Strutture territoriali dovranno eseguire i controlli necessari. In particolare l’avvenuta rendicontazione delle rate come non pagate, e valutare, soprattutto, nei casi in cui la pensione sia stata localizzata all’Ufficio Pagatore di Sede a seguito di reiterate mancate riscossioni, l’opportunità di richiedere un’ulteriore prova di esistenza in vita.

E) Servizio di supporto Citi

Si rammenta che è attivo il Servizio della Banca a supporto dei pensionati, operatori di Consolato, delegati e procuratori che necessitino di assistenza riguardo alla procedura di attestazione dell’esistenza in vita. Il Servizio di supporto Citi può essere contattato dai pensionati con le seguenti modalità:

• Visitando la pagina web www.inps.citi.com;
• Inviando un messaggio di posta elettronica all’indirizzo [email protected];
• Telefonando a uno dei numeri telefonici indicati nella lettera esplicativa.

Per i Patronati e per le Strutture territoriali INPS restano confermati i consueti canali di comunicazione.

Il servizio è attivo dal lunedì al venerdì, dalle ore 8:00 alle ore 20:00 (ora italiana), in lingua italiana, inglese, spagnola, francese, tedesca e portoghese.

È disponibile altresì il Servizio Automatico Interattivo di Citibank. Servizio attraverso il quale, telefonando ai numeri telefonici indicati sul sito della Banca, è possibile verificare la fase di validazione di una o più attestazioni di esistenza in vita, 24 ore su 24, 365 giorni l’anno. Si sottolinea che, per utilizzare il servizio automatico, è necessario disporre del numero di 12 cifre, riportato in alto a destra in tutte le comunicazioni di Citibank. Codice con cui la Banca identifica ciascun pensionato.

Si evidenzia che il servizio automatico (opzione 9, non esplicitata dal risponditore, dedicata esclusivamente ai Patronati, attivabile quando viene selezionata la lingua) consente di ricevere dalla Banca informazioni riguardanti una pluralità di pratiche. Con particolare riferimento allo status dell’attestazione e al rilascio del codice MTCN (riferimento per riscuotere i pagamenti presso gli sportelli Western Union). È, ogni caso, possibile trasferire la chiamata a un operatore.