Indicazioni obbligatorie sui siti web: regole da rispettare

Come adeguare il proprio sito web alle normative vigenti e proteggere la propria attività da sanzioni amministrative.

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I soggetti che gestiscono professionalmente un sito web, siano essi aziende (individuali o societarie) o freelance, devono sempre tenere presenti quelle che sono le indicazioni obbligatorie da fornire sul sito web, quando lo stesso è strumentale all’esercizio di un’attività commerciale su internet, al fine di garantire la migliore garanzie e informazione per il visitatore, e potenziale cliente, del sito web.

La mancata pubblicazione dei dati obbligatori sul proprio sito web (compresi i siti di E-commerce) può comportare sanzioni amministrative che vanno da 258,23 euro fino a 2.065,83 euro, senza considerare le possibili conseguenze reputazionali e la perdita di fiducia da parte dei clienti.

L’evoluzione normativa degli ultimi anni, culminata con il rafforzamento del GDPR e le nuove linee guida dell’EDPB del maggio 2024, ha reso ancora più stringenti gli obblighi di pubblicazione. Ogni soggetto che gestisce professionalmente un sito web deve considerare questi adempimenti non come un mero onere burocratico, ma come un’opportunità per costruire un rapporto di fiducia con i propri visitatori e potenziali clienti.

Il quadro normativo di riferimento: le fonti legislative

La disciplina delle indicazioni obbligatorie sui siti web trova il suo fondamento in un articolato sistema normativo che coinvolge sia il diritto tributario che quello civile e commerciale.

Gli obblighi fiscali: articolo 35 del DPR n. 633/72

L’articolo 35, comma 1, del DPR n. 633/1972 rappresenta il pilastro fondamentale per quanto riguarda gli obblighi di natura fiscale. La norma stabilisce espressamente che il numero di partita IVA “deve essere indicato nelle dichiarazioni, nella home-page dell’eventuale sito web e in ogni altro documento ove richiesto“. Questo obbligo, confermato dalla Risoluzione n. 60/E del 16 maggio 2006 dell’Agenzia delle Entrate, si applica a tutti i soggetti passivi IVA che dispongono di un sito web relativo all’attività esercitata.

La specificità della collocazione richiesta – direttamente sulla homepage – non è casuale ma risponde all’esigenza di garantire la massima trasparenza e l’immediata identificabilità del soggetto economico che opera attraverso il sito web.

“I soggetti che intraprendono l’esercizio di un’impresa, arte o professione nel territorio dello Stato, o vi istituiscono una stabile organizzazione, devono farne dichiarazione entro trenta giorni ad uno degli uffici locali dell’Agenzia delle entrate ovvero ad un ufficio provinciale dell’imposta sul valore aggiunto della medesima Agenzia; la dichiarazione è redatta, a pena di nullità, su modelli conformi a quelli approvati con provvedimento del direttore dell’Agenzia delle entrate. L’ufficio attribuisce al contribuente un numero di partita Iva che resterà invariato anche nelle ipotesi di variazioni di domicilio fiscale fino al momento della cessazione dell’attività e che  deve essere indicato nelle dichiarazioni, nella home-page dell’eventuale sito web e in ogni altro documento ove richiesto“

Articolo 35, comma 1, del DPR n. 633/72

Le prescrizioni del Codice Civile per le società

Per le società di capitali, il riferimento normativo principale è l’articolo 2250 del Codice Civile (Dati obbligatori da pubblicare in atti, corrispondenza e spazi elettronici), come modificato dalle successive riforme societarie. Il comma 8 di tale articolo impone alle SpA, SapA e Srl che dispongono di uno spazio elettronico destinato alla comunicazione di fornire attraverso tale mezzo tutte le informazioni societarie essenziali.

Parallelamente, l’articolo 2199 del Codice Civile stabilisce l’obbligo generale di indicare il registro di iscrizione negli atti e nella corrispondenza, principio che si estende naturalmente anche alle comunicazioni digitali.

Analisi dettagliata per tipologia di soggetto: chi deve pubblicare cosa

La complessità del panorama normativo richiede un’analisi differenziata per categoria di operatore economico, poiché ogni tipologia di soggetto è tenuta a pubblicare informazioni specifiche in base alla propria natura giuridica e all’attività svolta.

Società di capitali: il regime più articolato

Le società di capitali (Srl, Srls, SpA, SapA) sono soggette al regime di pubblicità più articolato. Oltre alla partita IVA in homepage, devono pubblicare:

La ragione sociale completa e la forma giuridica della società devono essere chiaramente indicate, permettendo l’immediata identificazione del soggetto. L’indicazione della sede legale deve essere completa di indirizzo, CAP, città e provincia, elemento fondamentale per la corretta individuazione territoriale della società.

Il capitale sociale deve essere indicato con la specifica della quota effettivamente versata. Per le Srl e le SpA a socio unico, è obbligatorio indicare espressamente questa circostanza, in quanto rileva ai fini della responsabilità patrimoniale. L’ufficio del Registro delle Imprese presso cui la società è iscritta e il relativo numero di iscrizione REA costituiscono elementi essenziali per la verifica della regolare costituzione e dell’effettiva esistenza della società.

In caso di società in liquidazione, tale stato deve essere espressamente indicato, rappresentando un’informazione fondamentale per i terzi che intendono instaurare rapporti commerciali.

I dati obbligatori è consigliabile che siano riepilogati in una pagina dedicata e facilmente individuabile, come ad esempio la pagina dei contatti, o la pagina dei dati legali. Per quanto riguarda la partita Iva, è consigliabile inserirla direttamente nel footer della home page.

Imprese individuali e freelance: gli adempimenti essenziali

Per le ditte individuali e i freelance con partita IVA, gli obblighi si concentrano su un nucleo essenziale di informazioni che devono garantire la piena identificabilità dell’operatore economico.

La denominazione della ditta o dell’attività professionale deve essere indicata in modo chiaro e completo. L’indirizzo della sede legale rappresenta il riferimento territoriale principale per ogni comunicazione ufficiale. Il numero di partita IVA deve essere pubblicato in homepage come per tutti i soggetti passivi d’imposta.

L’indicazione dell’ufficio del Registro delle Imprese e del numero REA completa il quadro identificativo, permettendo la verifica della regolare iscrizione camerale.

Professionisti iscritti ad Albi: obblighi aggiuntivi

I professionisti iscritti ad albi professionali (avvocati, commercialisti, medici, architetti, ingegneri) devono rispettare, oltre agli obblighi generali, anche le prescrizioni dei rispettivi codici deontologici.

Il cognome e nome del professionista devono essere indicati per esteso, insieme al titolo professionale legittimamente utilizzabile. Il numero di iscrizione all’albo professionale rappresenta un elemento essenziale per la verifica dell’abilitazione all’esercizio della professione.

Particolare attenzione va prestata agli obblighi deontologici specifici di ciascun ordine professionale, che possono prevedere ulteriori informazioni obbligatorie. La violazione di tali prescrizioni può comportare sanzioni disciplinari che vanno dal richiamo fino alla sospensione dall’esercizio della professione.

Associazioni e terzo settore: specificità e obblighi

Le associazioni, ONLUS, APS e ASD sono soggette a obblighi di pubblicazione specifici che riflettono la loro natura non lucrativa ma comunque rilevante dal punto di vista fiscale.

Il nome completo dell’associazione e la tipologia specifica (ONLUS, APS, ASD) devono essere chiaramente indicati. Il codice fiscale o la partita IVA, se posseduta, rappresentano elementi identificativi essenziali per le verifiche fiscali e per l’accesso alle agevolazioni previste.

Per le associazioni che beneficiano del 5×1000, è opportuno pubblicare anche il codice specifico per la destinazione, facilitando così i sostenitori nella compilazione della dichiarazione dei redditi.

E-commerce e commercio elettronico: il D.Lgs. n. 70/2003 e gli obblighi rafforzati

Il settore del commercio elettronico è soggetto a obblighi informativi particolarmente stringenti, disciplinati dal D.Lgs. n. 70/2003 di attuazione della Direttiva sul commercio elettronico.

Trasparenza sui prezzi e costi accessori

I prezzi devono essere indicati in modo chiaro, inequivocabile e facilmente individuabile prima che il consumatore proceda all’acquisto. È obbligatorio specificare se i prezzi sono comprensivi o al netto dell’IVA e di eventuali altre imposte applicabili. Le spese di consegna devono essere indicate separatamente e in modo trasparente, specificando modalità e tempi di consegna.

Eventuali costi aggiuntivi (dazi doganali, spese di gestione pratica, commissioni) devono essere chiaramente evidenziati prima della conclusione del contratto.

Il processo di acquisto e la tutela del consumatore

La normativa impone la descrizione dettagliata di tutte le fasi che conducono alla conclusione del contratto, con particolare attenzione ai meccanismi di correzione degli errori prima dell’invio definitivo dell’ordine.

Le modalità di archiviazione del contratto e il periodo di conservazione dei dati devono essere espressamente indicate. Il consumatore deve poter accedere facilmente alle condizioni generali di vendita e alle informazioni sul diritto di recesso, che per i contratti a distanza è di 14 giorni.

Contatti e risoluzione delle controversie

L’indicazione di contatti diretti e facilmente utilizzabili è fondamentale. Oltre all’indirizzo email ordinario, è consigliabile pubblicare anche l’indirizzo PEC per le comunicazioni ufficiali. Il numero di telefono del servizio clienti deve essere chiaramente indicato, specificando orari e costi della chiamata.

Per la risoluzione delle controversie, è obbligatorio indicare l’organismo di mediazione competente e fornire il link alla piattaforma ODR (Online Dispute Resolution) europea per le controversie transfrontaliere.

Le informazioni sopra indicate devono essere inserite in una apposita sezione, al fine di garantire una adeguata tutela del consumatore, che deve avere sempre a disposizione tutte le informazioni disponibili, per essere sempre a conoscenza dei diritti, degli obblighi, delle spese e dei benefici ai quali va incontro concludendo un contratto commerciale o un acquisto attraverso un sito di E-commerce.

società, va inserito anche lo stato di liquidazione. L’inserimento della PEC ad oggi non è obbligatoria, ma consigliata. I dati obbligatori devono essere facilmente individuabili. In specie, proprio per aiutare i visitatori, potrebbero essere indicati in una pagina riepilogativa espressamente dedicata e facilmente individuabile, come ad esempio la pagina dei contatti, o la pagina dei dati legali. Per quanto riguarda la partita Iva, è consigliabile inserirla direttamente nel footer della home page.

Privacy e Cookie Policy: il GDPR e le nuove linee guida EDPB 2024

L’entrata in vigore del GDPR e le successive interpretazioni hanno profondamente modificato il panorama della privacy online. Le linee guida EDPB di maggio 2024 hanno ulteriormente rafforzato i requisiti per il consenso ai cookie.

L’informativa privacy: contenuti essenziali

L’informativa sul trattamento dei dati personali ex articolo 13 del GDPR deve contenere informazioni complete su:

L’identità e i dati di contatto del titolare del trattamento devono essere immediatamente individuabili. Le finalità del trattamento e la relativa base giuridica devono essere specificate per ogni categoria di dati raccolti. I destinatari dei dati e l’eventuale trasferimento in paesi terzi richiedono una descrizione dettagliata delle garanzie adottate.

Il periodo di conservazione dei dati o i criteri per determinarlo devono essere indicati con precisione. I diritti dell’interessato (accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità, opposizione) devono essere elencati con le modalità per esercitarli.

Cookie policy e banner: le nuove regole sul consenso

Il principio fondamentale stabilito dalle linee guida 2024 è che il consenso ai cookie deve essere libero, specifico, informato e inequivocabile. Questo si traduce in requisiti pratici stringenti:

Il blocco preventivo di tutti i cookie non tecnici è obbligatorio fino all’ottenimento del consenso esplicito. Il banner deve apparire al primo accesso e contenere informazioni essenziali sulla presenza dei cookie, con link all’informativa completa. La granularità del consenso deve permettere all’utente di accettare o rifiutare singole categorie di cookie.

Il meccanismo di rifiuto deve essere semplice quanto quello di accettazione (simmetria del consenso). La registrazione e conservazione della prova del consenso è obbligatoria per dimostrare la conformità al GDPR.

Posizionamento e visibilità delle informazioni

La mera pubblicazione delle informazioni obbligatorie non è sufficiente: la legge richiede che tali dati siano facilmente individuabili e accessibili.

La partita IVA deve essere pubblicata direttamente sulla homepage, preferibilmente nel footer che rimane visibile in tutte le pagine del sito. Questa collocazione garantisce la costante visibilità del dato fiscale principale.

Il footer dovrebbe contenere anche i link alle pagine con le informazioni complete (dati societari, privacy policy, cookie policy, termini e condizioni), creando una struttura di navigazione coerente e intuitiva.

La pagina “informazioni legali”

È consigliabile creare una pagina dedicata alle informazioni legali che raccolga in modo organizzato tutti i dati obbligatori. Questa pagina dovrebbe essere raggiungibile con un solo click dalla homepage e contenere:

• Sezione “Dati Societari” con tutte le informazioni richieste dal codice civile;
• Sezione “Dati Fiscali” con partita IVA e codice fiscale;
• Sezione “Contatti” con tutti i riferimenti per comunicazioni ordinarie e ufficiali;
• Link alle policy privacy e cookie;
• Per gli e-commerce, link alle condizioni generali di vendita e informazioni sul recesso.

Sanzioni e conseguenze del mancato adempimento

Il sistema sanzionatorio per la violazione degli obblighi di pubblicazione è articolato e può comportare conseguenze significative sotto diversi profili.

Sanzioni amministrative pecuniarie

La mancata indicazione della partita IVA in homepage comporta una sanzione da 258,23 a 2.065,83 euro, come previsto dall’articolo 35 del DPR n. 633/72. L’importo viene determinato in base alla gravità della violazione e all’eventuale recidiva.

Per le violazioni relative ai dati societari ex articolo 2250 c.c., le sanzioni possono arrivare fino a 2.065 euro, con possibile responsabilità personale degli amministratori.

Conseguenze sulla validità degli atti e sulla tutela dei consumatori

La mancata pubblicazione delle informazioni obbligatorie negli e-commerce può comportare:

• Nullità o annullabilità dei contratti conclusi online;
• Applicazione delle sanzioni previste dal Codice del Consumo;
• Intervento dell’AGCM per pratiche commerciali scorrette;
• Risarcimento danni ai consumatori pregiudicati.

Responsabilità della Web Agency

Un aspetto spesso sottovalutato riguarda la corresponsabilità della web agency che realizza e gestisce il sito. L’agenzia può essere chiamata a rispondere:

• In via contrattuale verso il cliente per inadempimento professionale;
• In via extracontrattuale verso terzi danneggiati;
• Amministrativamente come concorrente nella violazione.

Consulenza online

La corretta pubblicazione delle indicazioni obbligatorie sui siti web aziendali non rappresenta solo un adempimento normativo, ma costituisce un elemento fondamentale per costruire credibilità e fiducia nel mercato digitale. In un contesto dove la trasparenza è sempre più valorizzata dai consumatori e dai partner commerciali, la piena conformità alle normative vigenti diventa un vero e proprio vantaggio competitivo.

L’investimento nella compliance digitale, supportato da una consulenza professionale qualificata, previene non solo costose sanzioni ma protegge l’azienda da rischi reputazionali e legali ben più gravi. In questo scenario, il ruolo del commercialista evolve verso una consulenza integrata che abbraccia fiscalità tradizionale e digitale.

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FAQ – Domande frequenti

Fonti normative

• DPR n. 633/1972, articolo 35
• Codice Civile, articoli 2199 e 2250
• D.Lgs. n. 70/2003
• D.Lgs. n. 196/2003 e Regolamento UE 2016/679 (GDPR)
• D.Lgs. n. 206/2005
• Risoluzione Agenzia delle Entrate n. 60/E del 16/05/2006
• Linee Guida EDPB sul consenso
• Provvedimenti Garante Privacy su cookie e consenso
• Orientamenti AGCM su pratiche commerciali scorrette online