Indicazioni obbligatorie sui siti web

I soggetti che gestiscono professionalmente un sito web, siano essi aziende (individuali o societarie) o freelance, devono sempre tenere presenti quelle che sono le indicazioni obbligatorie da fornire sul sito web, quando lo stesso è strumentale all’esercizio di un’attività commerciale su internet, al fine di garantire la migliore garanzie e informazione per il visitatore, e potenziale cliente, del sito web.

Oggi il commercio elettronico su internet è in continua crescita e le aziende e i professionisti che si affacciano sul mondo del web alla ricerca di nuovi clienti stanno aumentando, per questo motivo, fin dal momento di apertura del sito web è fondamentale conoscere le principali tematiche riguardanti gli aspetti legali e fiscali concernenti la gestione di un sito web con fini commerciali.

Non sono rari i casi in cui si vedono siti internet che ignorano completamente queste normative, con il rischio di incorrere in sanzioni amministrative, a carico dell’azienda e della web agency che cura la gestione del sito stesso. Al fine di evitare questi spiacevoli inconvenienti abbiamo deciso di raccogliere tutte le indicazioni obbligatorie da inserire (compresi i siti di E-commerce).

La legge prevede degli oneri di pubblicazione dei dati all’art. 35 comma 1 del DPR n. 633/72. In tal contesto, specificamente si richiede che sia pubblicato il numero di partita IVA, in modo tale da essere facilmente individuabile. Proprio per tal ragione che consigliamo di pubblicarlo sulla home page, a piè pagina, come espressamente richiesto dalla legge. Per tutti gli altri dati non sono imposti dei vincoli, in termini di modalità di pubblicazione. Tuttavia, si consiglia sempre di facilitare l’accesso alle informazioni, raccogliendole in un’unica pagina, ad esempio quella dedicata ai contatti. Diverse sono poi le categorie che sono assoggettato all’onere di indicazione dei dati, tra queste ricordiamo: professionisti, freelancer, associazioni, società.

La pubblicazione dei dati obbligatori sul sito web

Gli obblighi di pubblicazione dei dati della società (o di ditta individuale) si differenziano a seconda della tipologia (società di capitali, di persone o impresa individuale). I riferimenti legislativi sono i seguenti:

• Articolo 2199 C.C. – Obbligo di indicare il registro di iscrizione negli atti e nella corrispondenza;
• Articolo 2250 C.C. – Dati obbligatori da pubblicare in atti, corrispondenza e spazi elettronici;
• Articolo 35 DPR n. 633/1972 comma 1 e Risoluzione n. 60 del 16/05/2006 – Obbligo di indicazione della partita Iva.

In pratica, a partire dal 2001, i soggetti titolari di partita Iva (c.d., “soggetti passivi Iva“) che dispongono di un sito web relativo all’attività esercitata, sono tenuti ad indicare il numero di partita Iva sull’home page. La norma che dispone tale obbligo è l’articolo 35, comma 1, del DPR n. 633/72, così come confermato dall’Agenzia delle Entrate, con al Risoluzione n. 60/E/2006. L’articolo 35, comma 1, del DPR n. 633/72, infatti, dispone che:

“I soggetti che intraprendono l’esercizio di un’impresa, arte o professione nel territorio dello Stato, o vi istituiscono una stabile organizzazione, devono farne dichiarazione entro trenta giorni ad uno degli uffici locali dell’Agenzia delle entrate ovvero ad un ufficio provinciale dell’imposta sul valore aggiunto della medesima Agenzia; la dichiarazione è redatta, a pena di nullità, su modelli conformi a quelli approvati con provvedimento del direttore dell’Agenzia delle entrate. L’ufficio attribuisce al contribuente un numero di partita Iva che resterà invariato anche nelle ipotesi di variazioni di domicilio fiscale fino al momento della cessazione dell’attività e che  deve essere indicato nelle dichiarazioni, nella home-page dell’eventuale sito web e in ogni altro documento ove richiesto“

Oltre a questo adempimento tributario vi sono anche gli adempimenti previsti dal codice civile, in particolare, il comma 8, dell’articolo 2250 del codice civile,  prevede per le società per azioni (Spa), le società in accomandita per azioni (Sapa) e le società a responsabilità limitata (Srl) che dispongono di uno spazio elettronico destinato alla comunicazione collegato ad una rete telematica ad accesso pubblico forniscono, attraverso tale mezzo, tutte le informazioni di cui al primo, secondo, terzo e quarto comma, di pubblicare le seguenti indicazioni obbligatorie:

• sede della società;
• ufficio del registro delle imprese presso il quale la Società è iscritta e il relativo numero di iscrizione;
• capitale sociale versato;
• (eventuale) dopo lo scioglimento, indicazione che la Società è in liquidazione;
• (eventuale; solo per Spa e Srl a socio unico) indicazione la Società ha un unico socio.

I dati obbligatori è consigliabile che siano riepilogati in una pagina dedicata e facilmente individuabile, come ad esempio la pagina dei contatti, o la pagina dei dati legali. Per quanto riguarda la partita Iva, è consigliabile inserirla direttamente nel footer della home page.

Siti di E-commerce

Gli imprenditori che effettuano attività di commercio elettronico attraverso il proprio sito web, sia che si tratti di commercio elettronico diretto o indiretto, sono tenuti a fornire alcune indicazioni aggiuntive, al fine di dare la maggiore informativa possibile al cliente che intende acquistare sul sito web.

Il D.Lgs. n. 70/2003 ha imposto regole precise agli imprenditori e ai professionisti che operano sul web, in particolare, le informazioni aggiuntive che devono essere fornite sono le seguenti:

• Prezzi e tariffe – Gli imprenditori che operano sul web hanno un imperativo, indicare in modo chiaro e trasparente i prezzi e le tariffe applicate per i beni o servizi che pubblicizzano. Deve essere indicato esplicitamente se si tratta di prezzi Iva inclusa o esclusa, e se ci sono altre imposte da pagare (es. dazi doganali);
• Spese di consegna – L’indicazione delle spese di consegna deve essere chiara e separata dall’indicazione del prezzo di vendita del prodotto. Devono essere fornite tutte le informazioni rilevanti per la consegna dei beni;
• Fasi del contratto – Deve essere fornita l’indicazione delle fasi con cui si arriverà alla conclusione del contratto e quindi alla vendita del prodotto o servizio, con le modalità di archiviazione del contratto e dei dati personali. In questo ambito è fondamentale che sia ben chiaro quali sono i mezzi a disposizione del cliente per controllare ed eventualmente correggere errori prima che l’ordine venga inoltrato;
• Contatti – Deve essere ben chiaro quali sono le modalità per contattare direttamente l’azienda che effettua la vendita. I contatti devono essere validi, ponendo attenzione ad indicare l’indirizzo di posta elettronica o posta elettronica certificata (Pec) aggiornato quotidianamente;
• Autorità di vigilanza – Per le attività con licenza, concessione o autorizzazione (ad esempio i siti di giochi e scommesse online, che richiedono l’autorizzazione dell’AAMS) è d’obbligo inserire le indicazioni per una facile individuazione dell’autorità di vigilanza di riferimento.
• Strumenti di composizione dell’e controversie – Deve essere data  indicazione dell’organismo chiamato a dirimere eventuali controversie tra cliente e venditore.

Le informazioni sopra indicate devono essere inserite in una apposita sezione, al fine di garantire una adeguata tutela del consumatore, che deve avere sempre a disposizione tutte le informazioni disponibili, per essere sempre a conoscenza dei diritti, degli obblighi, delle spese e dei benefici ai quali va incontro concludendo un contratto commerciale o un acquisto attraverso un sito di E-commerce.

Professionisti

Sia imprese che professionisti provvedono a dotarsi di sito web. Questo, ovviamente, deve contenere una serie di informazioni, al fine di creare una vetrina efficiente, in modo da potersi relazionare con i clienti. Alcune informazioni devono essere necessariamente riportate, proprio in base a quanto disposto dalla legge. Che tu sia commercialista, avvocato, o medico, devi indicare:

• Cognome e Nome;
• Titolo professionale;
• Indirizzo della sede legale;
• Numero di partita IVA;
• Numero di iscrizione all’Albo.

Ti ricordiamo poi che i professionisti sono tenuti anche ad una serie di obblighi ulteriori. Infatti, il codice deontologico in genere prevede una serie di obblighi di informazione aggiuntivi. Pertanto, dovrai tener presente che l’ordine professionale può richiedere degli adempimenti aggiuntivi.

Proprio per tale ragione devi procedere ad informarti presso il tuo ordine. Talvolta, l’omissione di indicazioni possono comportare delle sanzioni disciplinari, tra cui la sospensione dall’esercizio della professione.

Impresa individuale

I titolari di una ditta individuale devono provvedere all’indicazione dei seguenti dati obbligatori:

• Denominazione della ditta;
• Indirizzo della sede legale;
• Numero di partita IVA;
• Ufficio del registro delle imprese presso il quale è iscritta l’azienda;
• Numero di iscrizione REA.
• L’indicazione della PEC non è un dato obbligatorio, ma ti consigliamo di inserirla, in modo da indicare all’utente che visita il tuo sito un contatto legalmente certificato.

Società

All’art. 2250 del codice civile è prevista poi la regolamentazione per i dati obbligatori da inserire sul sito web delle società di capitali. Tale norma, dunque, trova applicazione alle seguenti tipologie di società:

• Società a Responsabilità Limitata (Srl);
• Società a Responsabilità Limitata Semplificata (Srls);
• Società per Azioni (Spa);
• Società in Accomandita per Azioni (Sapa).

Le informazioni obbligatorie per i siti web di Srl, Srls, Spa e Sapa sono le seguenti:

• Ragione sociale;
• Sede legale;
• Codice Fiscale della società e Partita IVA;
• Ufficio del registro delle imprese presso il quale è iscritta la società (esempio “Ufficio delle imprese di…”);
• Numero d’iscrizione al REA;
• Capitale sociale e quota versata.

Inoltre, è opportuno sapere che per quanto riguarda le SPA e le SRL, se il socio è unico, deve essere appositamente indicato tra i dati obbligatori.

In caso di scioglimento della società, va inserito anche lo stato di liquidazione. L’inserimento della PEC ad oggi non è obbligatoria, ma consigliata. I dati obbligatori devono essere facilmente individuabili. In specie, proprio per aiutare i visitatori, potrebbero essere indicati in una pagina riepilogativa espressamente dedicata e facilmente individuabile, come ad esempio la pagina dei contatti, o la pagina dei dati legali. Per quanto riguarda la partita Iva, è consigliabile inserirla direttamente nel footer della home page.

Freelance

Anche laddove tu sia un freelancer devi indicare una serie di dati. Invero, per questa categoria dovranno essere indicati gli stessi dati che sono riportati sul sito di un’impresa individuale, ovvero:

• Denominazione attività;
• Sede legale;
• Numero di partita IVA;
• Ufficio del registro delle imprese presso il quale è iscritta l’azienda;
• Numero di iscrizione REA.

Associazioni e onlus

Anche i siti delle associazioni devono riportare una serie di dati, in specie nella home page, indicando una serie di informazioni obbligatorie:

• Nome associazione
• Di che tipo di associazione si tratta (per esteso);
• Codice Fiscale o Partita IVA.

Tale previsione opera per diversi enti tra cui:

• ONLUS;
• Associazioni di Promozione Sociale, le cosiddette APS;
• Associazioni sportive dilettantistiche, anche dette ASD (ad esempio palestre, piscine, ecc.);
• Associazioni di volontariato.

Informativa sulla privacy

Come da recente modifica legislativa, è necessario indicare anche la c.d. informativa sulla pravacy.
L’informativa è dovuta ogni qual volta vi sia un trattamento di dati. L’articolo 13 del D.Lgs. n. 196/2003, ovvero il “Codice in materia di protezione dei dati personali” ha imposto ai soggetti titolari di un sito web di pubblicare su di esso l’informativa sulla privacy dei dati personali. Anche all’informativa deve essere dedicata un’apposita pagina del sito web dedicata, facilmente rintracciabile dai visitatori del sito.

Cookie policy: di cosa si tratta?

I cookie sono dei piccoli file di testo necessari affinché il server del sito web che li ha installati possa ottenere informazioni sulla specifica attività che l’utente compie su quelle pagine web. Ogni volta che quel dispositivo si ricollega al sito gli rimanda il cookie e così è possibile riconoscere e tracciare l’attività a distanza di tempo.

Il Regolamento europeo per il trattamento dei dati personali, entrato in vigore il 25 maggio 2018, ha introdotto nuovi obblighi per i siti web. In particolare, ogni sito deve essere dotato di:

• Privacy policy
• Cookie policy

Inoltre, non è più sufficiente avvisare i visitatori della presenza dei cookie, è obbligatorio che ogni utente deve avere la possibilità di decidere se acconsentire o meno al loro uso. Pertanto, è necessario:

• il blocco preventivo di tutti i cookie tranne quelli tecnici
• la presenza di un banner che informi immediatamente il visitatore e  richieda il consenso esplicito al loro utilizzo.

Il 4 maggio scorso l’EDPB ha emanato delle nuove linee guida in materia di consenso e qui le principali novità riguardano i cookie.

In particolare viene stabilito il principio che il consenso ai cookie deve essere libero.

Dove devono essere indicati i dati?

Invero, non vi sono particolari regole su come e dove devono essere pubblicati i predetti dati. Tuttavia, la legge per il numero di partita IVA prevede l’obbligo di pubblicazione sulla homepage del sito web, così come riporta l’articolo 35 del D.P.R. 633/1972:

L’ufficio attribuisce al contribuente un numero di partita I.V.A. che resterà invariato anche nelle ipotesi di variazioni di domicilio fiscale fino al momento della cessazione dell’attività e che deve essere indicato nelle dichiarazioni, nella home-page dell’eventuale sito web e in ogni altro documento ove richiesto.

In genere, quando si crea il sito, si procede ad inserire la partita IVA nel piè di pagina della home page, nel cosiddetto footer.
Ricordiamo, inoltre, che l’indicazione della partita IVA è un obbligo da non scordare, in quanto in caso di violazione è prevista una sanzione che può variare da € 258,23 a € 2.065,83.

Come dicevamo nei precedenti paragrafi, invece, per gli altri dati è possibile creare un’apposita pagina contatti, dove saranno facilmente individuabili dai visitatori.