Civis: il canale telematico dedicato agli intermediari

Il canale Civis è un servizio online dell’Agenzia delle Entrate che consente ad un utente di effettuare via Entratel le stesse operazioni effettuabili presso uno sportello fisico. Il canale telematico Civis permette di chiedere assistenza su comunicazioni di irregolarità e avvisi telematici sulla dichiarazione dei redditi. L’obiettivo è quello di fornire di fornire, via web, risposte rapide in materia fiscale contribuente.

Nel testo forniremo una breve guida sul servizio Civis, spiegando come funziona, a cosa serve e come utilizzarlo.

Cos’è il servizio Civis dell’Agenzia delle Entrate

Tra i diversi servizi telematici messi a disposizione dell’Agenzia delle entrate, è presente anche il canale di assistenza fiscale Civis. Il servizio, molto utile, permette di richiedere assistenza e ottenere l’esito delle lavorazioni richieste telematicamente. Il servizio permette l’integrazione contribuente/amministrazione finanziaria sfruttando le potenzialità delle tecnologie informatiche.

Si tratta di un sistema di comunicazione interattivo che permette ai cittadini e alle imprese di interagire con l’Agenzia in modo più diretto e personalizzato. Questo servizio mira a semplificare e velocizzare le procedure, fornendo assistenza e informazioni su vari aspetti fiscali. Attraverso Civis, è possibile ricevere notifiche personalizzate, accedere a servizi dedicati e ottenere risposte a quesiti specifici.

Si tratta di un’ottima alternativa che consente di evitare lunghe file e attese maggiori presso gli sportelli dell’Agenzia delle entrate e ricevere tutte le risposte telematicamente.

Al servizio CIVIS possono accedere gli intermediari abilitati agli uffici interessati attraverso il canale dedicato Entratel. L’utente è autenticato mediante il PIN ed autorizzato all’utilizzo del servizio.

Tabella: i vantaggi del servizio Civis

– Riduzione dei tempi di accesso all’assistenza

– Dal proprio studio senza necessità di appuntamento o attese telefoniche, si ottiene un contatto diretto con l’Agenzia delle Entrate

– Trasparenza delle fasi di lavorazione e dei tempi di risoluzione

– Nella maggior parte dei casi le istanze vengono trattate entro 2 giorni lavorativi

– Nei casi più complessi, riservati alla trattazione presso gli Uffici territoriali, l’intermediario può acquisire, tramite le motivazioni CIVIS o contatti telefonici, chiarimenti utili alla successiva risoluzione

Quando si utilizza?

Il servizio Civis permette di chiedere chiarimenti, esporre le proprie considerazioni su eventuali somme maggiori richieste dal Fisco o effettuare comunicazioni di irregolarità. Attualmente, è possibile utilizzare il servizio per:

• Chiedere assistenza su comunicazioni di irregolarità;
• Chiedere assistenza su avvisi telematici;
• Chiedere assistenza su cartelle di pagamento;
• Richiedere la modifica delle delega di pagamento F24;
• Trasmettere la documentazione chiesta dall’ufficio a seguito di un controllo formale delle dichiarazioni;
• Inviare la documentazione in risposta alle comunicazioni dell’Agenzia delle Entrate, finalizzate a promuovere l’adempimento spontaneo agli obblighi tributari.

Assistenza comunicazioni di irregolarità, avvisi telematici e cartelle di pagamento

Il servizio Civis può essere utilizzato per richiedere assistenza nel caso in cui siano arrivate comunicazioni di irregolarità, avvisi telematici o cartelle di pagamento (art. 36-bis del DPR n. 600/73 e 54-bis DPR n. 633/72).

I contribuenti o gli intermediari possono utilizzare il canale per chiedere chiarimenti e sanare le eventuali anomalie presenti. Inoltre, il canale può essere anche utilizzato per segnalare le ragioni per cui ritengono non dovuto il pagamento, attraverso un’istanza di autotutela. È possibile ricevere l’avviso della conclusione della pratica Civis tramite sms ed e-mail, all’indirizzo di posta elettronica e/o al numero di telefono prescelti. È possibile conoscere l’esito della richiesta e visualizzare e stampare la comunicazione a seguito della lavorazione da parte dell’ufficio.

Richiesta modifica delega F24

Il canale Civis dell’Agenzia delle entrate si consente ai contribuenti e agli intermediari di chiedere la modifica dei dati della delega di pagamento F24. Questo servizio è utile tutte le volte in cui ci ci accorge che un modello F24 è stato compilato in modo errato. Come il precedente, anche in questo caso si può ricevere, gratuitamente, l’avviso della conclusione della pratica Civis tramite sms ed e-mail. Solitamente, la lavorazione della richiesta avviene in tempi rapidi. In conclusione è possibile conoscere l’esito della richiesta, visualizzare e stampare il modello F24 aggiornato.

Per approfondire: “Modello F24 errato: la correzione“.

Istanze autotutela locazioni

I contribuenti o gli intermediari possono richiedere assistenza sugli avvisi di liquidazione relativi ai contratti di locazione per le annualità successive alla prima. Più specificatamente attraverso il servizio è possibile:

• Richiedere assistenza sugli avvisi di liquidazione relativi ai contratti di locazione;
• Conoscere l’esito della lavorazione della propria istanza sempre tramite canale telematico.

Anche in questo caso è possibile conoscere l’esto dell’istanza, stampare l’F24 precompilato contenente gli importi rideterminati a seguito della lavorazione effettuata dall’Ufficio. Non è possibile ricevere assistenza sugli avvisi di liquidazione relativi all’imposta di registro dovuta in sede di registrazione. Non è possibile ricevere assistenza per gli avvisi di liquidazione relativi all’imposta di registro sulla prima registrazione del contratto.

Assistenza controllo formale della dichiarazione

I contribuenti che ricevono una comunicazione a seguito di controllo formale della dichiarazione dei redditi possono inviare, direttamente o tramite intermediario, la documentazione richiesta nella comunicazione tramite Civis.

Come funziona? L’utente seleziona la voce CIVIS presente nel menù dei servizi telematici, sotto la voce “Assistenza Tecnica e Fiscale” e sceglie “Assistenza per controllo formale”.

Si deve cliccare su “Invio documentazione” e poi inserire il codice fiscale e l’identificativo di controllo.

Assistenza comunicazioni per la promozione dell’adempimento spontaneo

I contribuenti che ricevono una comunicazione dall’Agenzia delle Entrate finalizzata a promuovere l’adempimento spontaneo agli obblighi tributari possono inviare con Civis, direttamente o tramite intermediario, la documentazione utile a chiarire la propria posizione fiscale.

Si tratta di diverse tipologie di comunicazioni che, sulla base dei dati in possesso dell’Amministrazione finanziaria, rilevano irregolarità da parte dei contribuenti. Questo, sia in materia di IVA sia in materia di imposte suo redditi (redditi non inseriti in dichiarazione).

Tabella: le principali casistiche risolvibili con Civis

– Ravvedimento operoso

– Abbinamento versamenti (variaz. cod. tributo e/o periodo)

– Conferma maggiori crediti

– Errata indicazione delle perdite sul quadro RS

– Versamenti cumulativi su 770

– Rettifica del credito riportabile in caso di non utilizzo

– Applicazione corretto scadenziario

Come accedere al canale Civis

Accedere al servizio Civis dell’Agenzia delle entrate è molto semplice. Come fare? È possibile accedere al canale telematico autenticandosi con la propria identità digitale: Spid, Cie o Cns.

Una volta effettuata l’autenticazione, bisogna indicare il codice dell’avviso ricevuto per cui si desiderare ricevere assistenza. Successivamente, è possibile visionare la sezione denominata “Consultazione delle richieste”. Nella suddetta sezione, si può prendere visione dell’ufficio che ha preso in carica la pratica, lo stato e l’esito della stessa.

Come si legge sul sito dell’Agenzia delle entrate:

“Previa richiesta dell’ufficio, è possibile utilizzare il servizio Consegna documenti e istanze per inviare la documentazione necessaria ai fini della trattazione dell’istanza”.

Inoltre, si può anche ricevere, senza costi, l’avviso della conclusione della pratica Civis, tramite sms o e-mail.

Come funziona il flusso del servizio?

Il flusso delle informazioni tramite Civis funziona attraverso i seguenti passaggi:

• Richiesta di erogazione del servizio – il professionista compila una form su Entratel;
• Ricezione della richiesta – il sistema distribuisce la richiesta ad un ufficio disponibile, producendo una e-mail indirizzata alla casella funzionale dei gestori dell’ufficio;
• Smistamento della richiesta – il gestore dell’ufficio accede alla funzionalità CIVIS disponibile sull’applicazione Profilo Utente e assegna la richiesta ad un operatore dell’ufficio stesso;
• Presa in carico della richiesta – l’operatore dell’ufficio accede alla funzionalità CIVIS disponibile sull’applicazione Profilo Utente, prende in carico la richiesta e ne effettua la lavorazione utilizzando le specifiche applicazioni (es. DALI);
• Lavorazione e chiusura della richiesta – l’operatore dell’ufficio conclusa la lavorazione, registra l’esito sulla funzionalità CIVIS, disponibile sull’applicazione Profilo Utente dandone comunicazione al professionista (via mail o via fax).

La richiesta di erogazione del servizio

Per la richiesta di erogazione del servizio l’utente compila la form per richiedere assistenza per avvisi e comunicazioni di irregolarità, inserendo le informazioni relative a:

• Codice della comunicazione (indicato sulla stessa);
• Il codice fiscale del contribuente;
• Codice fiscale della persona fisica che sta inviando la richiesta di assistenza

Quindi, invia la richiesta.

Il sistema verifica la correttezza e la congruenza dei dati inseriti, quindi propone all’utente una form per l’inserimento delle informazioni di dettaglio, necessarie per la lavorazione della pratica:

• Motivazione della richiesta di assistenza, selezionandola tra quelle standard proposte in un apposito elenco;
• Informazioni utili per la lavorazione della richiesta. Sul portale è disponibile un link ad una pagina di aiuto in cui sono riportate le informazioni da fornire per le diverse tipologie di motivazione. Si raccomanda di compilare il campo motivazioni in maniera esaustiva in modo da consentire all’Ufficio di comprendere le ragioni della richiesta
• Dati per il contatto da parte dell’ufficio locale: telefono, email e persona di riferimento

Al termine, l’utente conferma l’invio della richiesta di assistenza. Una volta presa in carico la richiesta di assistenza, il sistema assegna un protocollo identificativo e lo comunica all’utente. L’utente può visualizzare la ricevuta dell’invio effettuato, cliccando sul link “Ricevute” presente nel menu della pagina iniziale. In caso di integrazione della documentazione, verranno visualizzate tutte le ricevute relative agli invii effettuati in relazione alla specifica comunicazione.

La gestione delle richieste da parte dell’Agenzia delle Entrate

La ricezione e l’assegnazione delle richieste di assistenza da lavorare è di competenza del Gestore ufficio. Per ogni richiesta da trattare, il Gestore ufficio seleziona (accedendo ad apposita lista) l’operatore a cui assegnare la pratica.

Gli utenti con il ruolo di Operatore, accedendo a CIVIS visualizzano le richieste a loro assegnate dal Gestore Ufficio. Selezionando l’icona nella colonna “Dettagli”, l’operatore visualizza il contenuto della richiesta e può prenderla in carico per la lavorazione. All’interno della maschera di dettaglio sono riportati i riferimenti della richiesta e i dati necessari per contattare l’intermediario:

• E-mail
• Telefono
• Persona di riferimento

La richiesta è lavorata dall’operatore tramite le normali applicazioni utilizzate per il trattamento della pratica. In caso di necessità, l’operatore utilizza i riferimenti riportati nella richiesta di assistenza, per contattare l’intermediario e chiedere eventuali chiarimenti. Per i contatti via e-mail, l’operatore deve utilizzare la casella dedicata di posta dell’ufficio. Se l’operatore ritiene necessario richiedere l’invio di documentazione:

• Contatta l’intermediario e si fa inviare la documentazione via fax o via e-mail (alla casella dedicata di posta dell’ufficio), chiedendo di riportare sull’intestazione del fax o nell’oggetto della e-mail il numero di protocollo della richiesta di assistenza ;
• Archivia la documentazione ricevuta, come da prassi dell’ufficio.

Al termine della lavorazione, l’operatore accede all’applicazione “Profilo utente/CIVIS” e modifica lo stato di lavorazione in “evasa“. Informa l’intermediario dell’esito della lavorazione, inviando una e-mail (dalla casella dedicata di posta dell’ufficio) all’indirizzo riportato nella richiesta di assistenza.

L’esito della richiesta

Terminata la lavorazione, l’operatore ne registra l’esito. Se è necessario rimandare la pratica ad un ufficio locale, l’operatore informa l’intermediario e chiede presso quale ufficio egli desideri recarsi. Gli esiti possibili sono i seguenti:

• Evasa – la lavorazione della pratica è conclusa (ci sarà il distinguo se evasa confermata, o corretta totale o corretta parziale);
• Trasferita a ufficio locale non definito – l’intermediario intende scegliere l’ufficio in autonomia: l’iter di lavorazione presso lo sportello virtuale è considerato chiuso;
• Trasferita a ufficio locale concordato con utente – l‘intermediario ha indicato l’ufficio locale presso il quale si recherà: l’operatore trasferisce la pratica a tale ufficio.

Servizio autotutela tramite Civis

Con la pubblicazione della Risoluzione n. 72/E, pubblicata il 16 dicembre 2021, l’Agenzia delle entrate si sofferma sugli effetti delle istanze di autotutela presentate tramite il canale Civis, quando queste riguardano sanzioni o interessi.

Il documento specifica le regole relative alla domanda di autotutela presentata tramite Civis entro il termine di 30 giorni dal ricevimento o successivamente.

Se la richiesta di autotutela viene presentata entro 30 giorni dalla notifica della comunicazione relativa ai controlli fiscali, accade quanto segue:

• In caso di accoglimento da parte dell’ufficio della richiesta di autotutela per l’intero importo, viene annullata la comunicazione;
• Viene rideterminata la pretesa e aggiornata la comunicazione in caso di accoglimento parziale;
• Viene confermata l’irregolarità in caso di richiesta respinta e, a seconda del giorno di effettuazione del versamento sarà possibile o meno beneficiare della riduzione.

Conclusioni

Il servizio Civis dell’Agenzia delle entrate ha l’obiettivo di consentire ad un utente (intermediario) di effettuare online le stesse operazioni che effettuerebbe presso uno sportello fisico dell’Ente.

Il canale consente il trattamento sia delle comunicazioni di irregolarità inviate ai contribuenti e affidate alla gestione dell’intermediario che degli avvisi di irregolarità inviati agli intermediari. Tuttavia, gli intermediari riscontrano diverse problematiche (vedi la relazione della Fondazione Nazionale dei Commercialisti) che, di fatto, rendono questo canale migliorabile. Questo, soprattutto in relazione alla possibilità di gestire meglio le motivazioni di diniego e la mancanza di una possibilità di replica. Soprattutto, in relazione alle situazioni in cui la pratica viene archiviata come “non elaborabile” per incomprensioni o elementi che potrebbero essere chiariti con una replica. La problematica in questi casi è che per fornire ulteriori chiarimenti è necessario che l’intermediario si rechi obbligatoriamente presso uno degli sportelli dell’Agenzia. Pertanto, sarebbe opportuna una revisione/aggiornamento del servizio per renderlo maggiormente fruibile dagli intermediari.

Domande frequenti