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Depositario scritture contabili: nuova procedura 2024

Fisco NazionaleDepositario scritture contabili: nuova procedura 2024

Il ruolo del soggetto depositario delle scritture (ex art. 35 del DPR n. 633/72) contabili e la nuova procedura semplificata di cessazione dell'incarico.

Il ruolo del depositario delle scritture contabili di imprese e professionisti, gli obblighi di comunicazione e variazione dei dati e la nuova procedura semplificata per la cessazione del depositario. Novità, questa, introdotta a cura del D.Lgs. n. 01/2024 Razionalizzazione e semplificazione delle norme in materia di adempimenti tributari”. Questa disposizione ha introdotto il comma 3-bis dell’art. 35 del DPR n. 633/72.

Luogo di tenuta e conservazione delle scritture contabili: avvio e variazione

Ai sensi dell’art. 35 del DPR n. 633/72, un soggetto che avvia l’esercizio di attività di impresa, di un’arte o di una professione deve, entro trenta giorni, darne comunicazione all’Agenzia delle Entrate, precisando tutta una serie di dati obbligatori, tra cui il luogo o i luoghi dove sono tenute e conservate le proprie scritture contabili.

Al comma 3 dello stesso articolo, è previsto altresì l’obbligo di comunicare eventuali variazioni nei dati precedentemente comunicati, da cui deriva l’obbligo di comunicare l’eventuale variazione del depositario dei documenti contabili.

Tutte queste comunicazioni devono essere effettuate utilizzando appositi modelli messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate, ovvero:

  • Il modello AA9/12 per i lavoratori autonomi e le imprese individuali;
  • Il modello AA7/10 per tutti gli altri soggetti.

Questi modelli devono essere trasmessi agli uffici tributari entro 30 giorni e nelle seguenti modalità:

  • Mediante Comunicazione Unica per soggetti tenuti ad iscriversi al Registro Imprese o a denunciarsi presso il REA;
  • Mediante consegna manuale, per posta raccomandata o telematicamente da parte di apposito intermediario delegato, in tutti gli altri casi.

Il depositario delle scritture contabili

La normativa prevede che le imprese ed i professionisti debbano assolvere l’obbligo di comunicazione del luogo di deposito delle scritture contabili. In particolare l’obbligo di comunicazione (e delle eventuali successive comunicazioni) è posto in capo all’azienda o al professionista ed non in capo al depositario.

Allo stesso modo, l’obbligo di comunicare l’eventuale variazione del luogo ove sono tenute le scritture contabili grava sempre e in ogni caso sul contribuente e non sul depositario. Questo, neanche nel caso in cui sia stato quest’ultimo a decidere di rinunciare all’incarico, riconsegnando le scritture contabili e cessando quindi il rapporto di deposito (Risoluzione n. 65/E/2011 dell’Agenzia delle Entrate).

In pratica, questo significa che, nei casi in cui il depositario delle scritture è il commercialista, in caso di chiusura del rapporto con il cliente (per cessazione volontaria da parte del cliente, rinuncia all’incarico da parte del professionista, irreperibilità del cliente, ecc.), il commercialista non ha possibilità comunque effettuare autonomamente la comunicazione di cessazione del deposito dei documenti presso il proprio studio, in quanto l’onere spetta sempre e comunque al cliente. Per risolvere questo problema è stato introdotto il co. 3-bis dell’art. 35 del DPR n. 633/72.

La procedura di cessazione dell’incarico di depositario delle scritture contabili

Con l’introduzione del nuovo comma 3-bis all’articolo 35 del DPR n. 633/72 stabilisce chiaramente le azioni da intraprendere in caso di variazione del luogo di custodia dei documenti contabili e mancata comunicazione da parte del contribuente. Se il contribuente non notifica la modifica entro sessanta giorni dalla fine dell’incarico, il custode è tenuto a informarlo e successivamente ad avvisare l’Agenzia delle Entrate.

Un esempio pratico illustra questa procedura: se un cliente revoca l’incarico il 20 aprile, deve comunicare la variazione entro il 19 maggio. In mancanza di tale comunicazione, il custode deve agire entro sessanta giorni per garantire la notifica all’Agenzia delle Entrate.

È importante notare che questa procedura è applicabile anche in situazioni in cui non vi sia una revoca formale dell’incarico, ma il cliente diventa irreperibile o inadempiente.

Tempistiche e provvedimenti attuativi

È fondamentale attenersi alle tempistiche stabilite, tuttavia, il mancato rispetto dei sessanta giorni da parte del custode non pregiudica l’efficacia della comunicazione. Resta, comunque, nell’interesse del custode agire prontamente.

Per ora, è necessario attendere il provvedimento attuativo previsto entro metà aprile. In situazioni di urgenza, il custode può informare l’Agenzia tramite PEC sulla cessazione del rapporto di custodia dei documenti.

Questa procedura richiede tempo per diventare pienamente operativa, in quanto il modello di comunicazione e le modalità telematiche devono essere definite attraverso un provvedimento specifico dell’Agenzia delle Entrate, previsto entro novanta giorni dall’entrata in vigore del decreto “Adempimenti“.

Seguire attentamente queste direttive è fondamentale per garantire la corretta gestione della cessazione degli incarichi di custodia dei documenti contabili, rispettando le normative vigenti e agevolando il processo per tutti gli attori coinvolti.

Domande frequenti

Qual è l’importanza della nuova procedura di cessazione dell’incarico di custodia dei documenti contabili per gli intermediari?

Questa procedura è cruciale poiché riguarda la revoca dell’incarico di custodia dei libri, registri e documenti contabili, e può essere attuata quando il cliente non comunica le modifiche entro trenta giorni successivi alla revoca.

Quali sono le principali azioni da intraprendere in caso di variazione del luogo di custodia dei documenti contabili e mancata comunicazione da parte del contribuente? 

In caso di mancata comunicazione entro sessanta giorni dalla fine dell’incarico, il custode è tenuto ad informare il cliente e successivamente ad avvisare l’Agenzia delle Entrate.

Quali sono le scadenze da rispettare secondo la nuova normativa del 2024?

Secondo la nuova normativa, se un cliente revoca l’incarico, deve comunicare la variazione entro trenta giorni. In mancanza di tale comunicazione, il custode deve agire entro sessanta giorni per garantire la notifica all’Agenzia delle Entrate.

Cosa succede se il cliente diventa irreperibile o inadempiente senza revocare formalmente l’incarico?

Anche in situazioni di mancanza di revoca formale, il custode deve seguire la procedura stabilita, informando il cliente e successivamente avvisando l’Agenzia delle Entrate.

Quali sono le prossime fasi da aspettarsi riguardo alla piena operatività della procedura?

È necessario attendere il provvedimento attuativo previsto entro metà aprile e il successivo delineamento del modello di comunicazione e delle modalità telematiche da parte dell’Agenzia delle Entrate, previsto entro novanta giorni dall’entrata in vigore del decreto “Adempimenti“.

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Daniela Sechi
Daniela Sechi
Laurea triennale in Diritto dell'impresa del lavoro e delle Pubbliche amministrazioni. Iscrizione all'albo dei Consulenti del Lavoro. Mi occupo di aspetti giuslavoristici e pratiche contabili.
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