Sistema Tessera Sanitaria: come funziona?

Che cos’è il Sistema Tessera Sanitaria

Il Sistema Tessera Sanitaria o “SistemaTS” è stato istituito ai sensi dell’art. 50 della Legge n. 326/03. Si tratta di un sistema finalizzato alla rilevazione telematica nazionale delle prescrizioni mediche e farmaceutiche e delle prestazioni specialistiche ambulatoriali erogate a carico del SSN.

Ogni anno gli operatori sanitari sono tenuti a presentare una apposita comunicazione dei dati dei contribuenti al Sistema TS. La comunicazione delle spese sanitarie al Sistema TS è un adempimento introdotto dall’art. 3, co. 3 del D.Lgs. n. 175/14. Secondo questa disposizione, i soggetti che erogano prestazioni sanitarie devono rendere disponibili all’Agenzia delle Entrate alcune informazioni inerenti a tali spese. Tali informazioni sono utilizzate dall’Amministrazione Finanziaria al fine di rendere disponibili ai contribuenti i propri modelli 730 e Redditi PF precompilati.

Come funziona la trasmissione dei dati

Quando un soggetto effettua il pagamento di una prestazione sanitaria, riceve un documento fiscale attestante la spesa sostenuta (ricevuta, fattura o documento commerciale “parlante“). Da quel momento si attiva il processo di registrazione e messa a disposizione del dato relativo alla spesa sostenuta dal singolo cittadino. Infatti, la procedura che deve seguire l’operatore sanitario è la seguente:

• L’erogatore del servizio sanitario, tenuto per legge all’invio dei dati del documento fiscale al Sistema TS con modalità telematica entro le scadenze previste (che vediamo di seguito);
• Il Sistema TS raccoglie tutti i dati pervenuti ed invia all’Agenzia delle Entrate, per ogni cittadino, le somme suddivise per tipologia di spesa;
• L’Agenzia delle entrate mette a disposizione del cittadino i dati ricevuti nell’apposita sezione della dichiarazione dei redditi recante l’importo delle spese sanitarie sostenute ai fini della detrazione IRPEF;
• Infine, dal mese di febbraio il cittadino può prendere visione delle spese inviate dall’erogatore a suo nome e manifestare il suo diniego (funzione di Consultazione sul Sistema TS) all’invio dei dati all’Agenzia delle entrate per la precompilazione della dichiarazione dei redditi relativamente ai dati di competenza dell’anno precedente.

Calendario trasmissione dati al Sistema TS

Il calendario di trasmissione dei dati per il 2025 è il seguente:

• Entro il 30 settembre 2025, per le spese sostenute nel primo semestre (gennaio-giugno) 2025;
• Entro il 2 febbraio 2026, per le spese sostenute nel secondo semestre (luglio-dicembre) 2025.

Possibilità di optare comunque per l’invio facoltativo mensile dei dati

Le modalità di invio prevedono la trasmissione dei dati delle ricette sia prescritte sia erogate, nel formato previsto dall’Extensible Markup Language (XML) 1.0 (raccomandazione W3C 10 febbraio 1998). Inoltre, deve essere evidenziato che all’interno del portale web del Sistema tessera sanitaria viene riportato che la possibilità di trasmissione dei dati è fruibile 24 ore su 24.

Di fatto, quindi, è possibile scegliere, facoltativamente, di poter optare per la trasmissione dei dati con la cadenza che si ritiene maggiormente opportuna, anche in relazione alle dimensioni dell’azienda e della mole di dati da trasmettere. Questo significa che è possibile anche una trasmissione in tempo reale dei singoli dati memorizzati.

La richiesta di cancellazione dei dati da parte del cittadino

In relazione alla comunicazione dei dati deve essere evidenziato che nel periodo compreso tra il 1° ed il 28 febbraio i cittadini hanno la possibilità di chiedere, accedendo al portale Sistema Tessera Sanitaria, la cancellazione di singole spese sanitarie sostenute. In questo modo, i singoli oneri per cui è richiesta la cancellazione non possono essere oggetto di comunicazione all’Agenzia delle Entrate per l’inserimento nei modelli 730 e Redditi precompilati. Tali spese, nel caso, potranno essere comunque inserite dal contribuente nella propria dichiarazione dei redditi. Tuttavia, dovrà essere conservata la documentazione che dimostra che la spesa rientra tra quelle detraibili e nel caso la prova del pagamento con mezzi tracciabili. Tutto questo per essere pronti ad eventuali controlli documentali.

Gli operatori sanitari tenuti alla comunicazione delle spese sanitarie

Ai sensi del comma 3 dell’articolo 3, del D.Lgs. n. 175/2014, oltre ai soggetti obbligati dall’anno 2015 (farmacie, strutture specialistiche pubbliche e private accreditate, gli iscritti all’ordine dei medici chirurghi e odontoiatri) e quelli obbligati dall’anno 2016 (strutture autorizzate ai sensi dell’ articolo 8-ter D.Lgs. n. 502/92  e strutture autorizzate alla vendita al dettaglio dei medicinali veterinari ai sensi dell’articolo 70, co. 2, D.Lgs. n. 193/06, parafarmacie, ottici, iscritti agli albi professionali degli psicologi, infermieri, ostetrici, medici veterinari, tecnici sanitari di radiologia medica), a partire dal 2019 sono tenuti all’invio dei dati di spesa sanitaria privata anche:

• Le strutture della sanità militare;
• La farmacia assistenziale dei mutilati e invalidi di guerra e del lavoro (ANMIG);
• Gli iscritti all’albo dei biologi;
• Gli iscritti ai nuovi Albi delle professioni sanitarie istituiti dal decreto del Ministero della salute del 13 marzo 2018:
  • Tecnico sanitario di laboratorio biomedico;
  • Tecnico audiometrista;
  • Il Tecnico audioprotesista;
  • Tecnico ortopedico;
  • Dietista;
  • Tecnico di neurofisiopatologia;
  • Tecnico fisiopatologia cardiocircolatoria e perfusione cardiovascolare;
  • Igienista dentale;
  • Fisioterapista;
  • Logopedista;
  • Podologo;
  • Ortottista e assistente di oftalmologia;
  • Terapista della neuro e psicomotricità dell’età evolutiva;
  • Tecnico della riabilitazione psichiatrica;
  • Terapista occupazionale;
  • Educatore professionale;
  • Tecnico della prevenzione nell’ambiente e nei luoghi di lavoro;
  • Assistente sanitario.

I soggetti obbligati all’invio dei dati

I dati delle spese sanitarie sostenute dalle persone fisiche, a partire dal 1° gennaio 2019, diverse da quelle già previste dall’art. 3, comma 3, del D.Lgs. 21 novembre 2014, n. 175 devono essere trasmessi al Sistema Tessera Sanitaria da parte dei seguenti soggetti:

• a. gli iscritti all’albo della professione sanitaria di tecnico sanitario di laboratorio biomedico;
• b. gli iscritti all’albo della professione sanitaria di tecnico audiometrista;
• c. gli iscritti all’albo della professione sanitaria di tecnico audioprotesista;
• d. gli iscritti all’albo della professione sanitaria di tecnico ortopedico;
• e. gli iscritti all’albo della professione sanitaria di dietista;
• f. gli iscritti all’albo della professione sanitaria di tecnico di neurofisiopatologia;
• g. gli iscritti all’albo della professione sanitaria di tecnico fisiopatologia cardiocircolatoria e perfusione cardiovascolare;
• h. gli iscritti all’albo della professione sanitaria di igienista dentale;
• i. gli iscritti all’albo della professione sanitaria di fisioterapista;
• j. gli iscritti all’albo della professione sanitaria di logopedista;
• k. gli iscritti all’albo della professione sanitaria di podologo;
• l. gli iscritti all’albo della professione sanitaria di ortottista e assistente di oftalmologia;
• m. gli iscritti all’albo della professione sanitaria di terapista della neuro e psicomotricità dell’età evolutiva;
• n. gli iscritti all’albo della professione sanitaria di tecnico della riabilitazione psichiatrica;
• o. gli iscritti all’albo della professione sanitaria di terapista occupazionale;
• p. gli iscritti all’albo della professione sanitaria di educatore professionale;
• q. gli iscritti all’albo della professione sanitaria di tecnico della prevenzione nell’ambiente e nei luoghi di lavoro;
• r. gli iscritti all’albo della professione sanitaria di assistente sanitario;
• s. gli iscritti all’albo dei biologi.

Documenti di spesa

L’obbligo riguarda i dati dei documenti di spesa (scontrini, fatture, ricevute) rilevanti per la detrazione delle spese sanitarie del cittadino. In particolare, devono essere inviate tutte le fatture relative a prestazioni sanitarie, certificative, a carattere peritale rilasciate a persone fisiche. Nel caso dell’attività del medico competente, non vanno inviate le fatture rilasciate al datore di lavoro anche se persona fisica. Ai fini dell’invio non rileva il fatto che la fattura sia gravata o meno da IVA.

Le spese relative a perizie medico legali e le spese relative all’emissione di certificati attinenti aspetti che riguardano lo stato di salute dell’assistito, documentate mediante fatture intestate all’assistito stesso, vanno comunicate al Sistema TS con il codice “SR”, a prescindere dall’applicazione dell’IVA. Vanno inviate cioè tutte le fatture relative a prestazioni sanitarie, certificative, a carattere peritale rilasciate a persone fisiche.

Abrogazione dell’obbligo di invio dei corrispettivi

È stato abrogato in via definitiva l’obbligo di trasmissione dei corrispettivi giornalieri al Sistema Tessera Sanitaria, da parte dei soggetti che effettuano operazioni di cui all’art. 22 del DPR n. 633/72 e che sono tenuti all’invio dei dati delle spese sanitarie e veterinarie a detto Sistema (ad es. farmacie parafarmacie, ottici). L’obbligo avrebbe dovuto entrare in vigore a decorrere dall’1.1.2024 (art. 4-quinquies co. 3 del D.L. n. 145/23 convertito). La trasmissione resta possibile in via facoltativa.

Soggetti dispensati dagli obblighi di fatturazione e registrazione

I soggetti dispensati ex art. 36-bis del DPR n. 633/72 dagli obblighi di fatturazione e di registrazione sono esclusi dall’obbligo di trasmettere i dati relativi alle prestazioni per le quali non siano stati emessi fatture o ricevute fiscali (Risoluzione n. 7/E/18). Tuttavia, resta fermo che l’obbligo di trasmissione sussiste:

• Per le prestazioni esenti per le quali il contribuente abbia richiesto l’emissione dei documenti fiscali;
• Per particolari tipologie di prestazioni sanitarie di diagnosi, cura e riabilitazione e di ricovero e cura rese da enti ospedalieri o da cliniche e case di cura convenzionate, di cui all’art. 10 co. 1 nn. 18) e 19) del DPR n. 633/72, per le quali non è possibile beneficiare della dispensa dai suddetti obblighi.

Comunicazione spese sanitarie: i dati da comunicare

Come emerge dal Provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle Entrate n. 103408/2015 del 31 luglio 2015, per ciascuna spesa o rimborso i dati da comunicare al Sistema Tessera Sanitaria sono:

• Codice fiscale del contribuente o del familiare a carico cui si riferisce la spesa o il rimborso;
• Codice fiscale o partita Iva e cognome e nome o denominazione del soggetto di cui all’articolo 3, comma 3  D.Lgs. n. 175/2014;
• Data del documento fiscale che attesta la spesa;
• Tipologia della spesa;
• Importo della spesa o del rimborso;
• Data del rimborso.

Iscrizione al Sistema Tessera Sanitaria

Per poter adempiere al nuovo obbligo di invio dei dati, ogni soggetto che emette fattura a privati cittadini italiani, come prima cosa deve iscriversi al Sistema Tessera Sanitaria attraverso il sito www.sistemats.it. In particolare, dalla home page del sito, per procedere alla propria iscrizione, è necessario cliccare sul link “730-spese sanitarie” riportato nella colonna di sinistra del sito.

Attraverso questo link si accede ad una seconda pagina web riepilogante le principali norme che hanno disciplinato l’obbligo di invio dei dati al Sistema TS. All’interno di tale pagina si trova un secondo link intitolato “Registrazione/accreditamento al Sistema TS”. Si apre quindi un’ulteriore pagina web all’interno della quale occorre cliccare sul link “Registrazione per la richiesta delle credenziali”. Si entra a questo punto nel vivo della registrazione al sistema. Come prima cosa apparirà un menù a tendina all’interno del quale, tra le diverse opzioni proposte. Successivamente, cliccando sul pulsante conferma, si viene portati in un’ulteriore pagina web all’intero della quale verranno richiesti tutti i dati del Professionista. La pagina è divisa in due sezioni. Nella prima sezione dovranno essere inseriti i dati del richiedente la registrazione, quali:

• Partita Iva: deve essere indicata la partita iva del professionista;
• Codice fiscale richiedente: deve essere indicato il codice fiscale del professionista;
• Numero Tessera Sanitaria e data di scadenza: deve essere indicato il numero della tessera sanitaria del Professionista e la relativa data di scadenza.

Tali dati, possono essere reperiti sul retro della Tessera Sanitaria.

Invio dei dati

L’invio dei dati al sistema può avvenire con due modalità:

1. “Modalità sincrona“. Vengono trasmessi individualmente i dati di ogni singola fattura;
2. “Modalità asincrona“. Viene trasmesso un unico file contenente i dati di una molteplicità di fatture. Tale file deve essere predisposto secondo specifiche tecniche previste dal sistema TS.

La modalità sincrona, ossia l’invio dei dati di ogni singola fattura, viene solitamente utilizzato dal professionista che provvede in via autonoma all’invio dei dati delle proprie fatture. Per far ciò, il professionista può utilizzare la specifica funzione presente all’interno della propria area riservata del sito www.sistemats.it e che analizzeremo in seguito.

La modalità asincrona, invece, viene utilizzata principalmente dai consulenti fiscali dei singoli professionisti che, gestendo la contabilità del professionista, attraverso specifici software gestionali sono in grado di generare un unico file contenente i dati di tutte le fatture emesse dal professionista. In tal caso, provvede il consulente fiscale ad inviare al sistema quest’unico file contenente tutte le informazioni.

Comunicazione spese sanitarie tramite consulente

Per attribuire al consulente fiscale l’onere dell’invio dei dati, per prima cosa occorre delegarlo attraverso la specifica funzione “Deleghe” presente all’interno dell’area personale del sito. Successivamente, nell’attribuire la delega al consulente fiscale, occorre indicare l’indirizzo di posta elettronica certificata del consulente, il codice fiscale del consulente e nel codice sede tendenzialmente si inserisce il valore “000”. A questo punto, il consulente riceverà sul proprio indirizzo di posta elettronica certificata un’email con la quale il Sistema lo informerà della delega ricevuta. Il professionista non dovrà quindi fare null’altro, se non avere l’accortezza di informare il proprio consulente e di verificare che quest’ultimo abbia ottenuto la delega da parte del Sistema TS.

Comunicazione spese sanitarie in proprio

Qualora invece il professionista voglia provvedere in via autonoma all’invio dei propri dati, utilizzando la cosiddetta modalità sincrona, dovrà accedere alla specifica funzione “Inserimento spese sanitarie” presente all’interno della propria area riservata.

Dati da comunicare nella Comunicazione spese sanitarie

In particolare, i dati richiesti dal sistema in questa prima videata, con riferimento ad ogni singola fattura, sono i seguenti:

1. Partita Iva erogatore. Occorre inserire la partita Iva del professionista che ha erogato il servizio sanitario;
2. Data emissione. Occorre inserire la data di emissione della fattura;
3. Dispositivo. Convenzionalmente occorre indicare il N. 1. Su ogni fattura caricata dovrà sempre essere inserito il numero 1. Non è ben chiaro a cosa serva tale campo;
4. Numero documento. Occorre indicare il numero della fattura;
5. Pagamento anticipato. Da compilare in caso di pagamento da parte del cliente in un momento anticipato rispetto all’emissione della fattura..
6. Data pagamento. Occorre indicare la data del pagamento della fattura. Solitamente tale data corrisponde alla data di emissione della fattura. Può però accadere che il professionista emetta la fattura prima di incassare il corrispettivo;
7. Codice fiscale assistito. Occorre indicare il codice fiscale del paziente a cui è stata emessa la fattura. Si ricorda che devono essere comunicati al Sistema TS solo i dati delle fatture emesse nei confronti di consumatori privati, dotati quindi del tradizionale codice fiscale alfanumerico. Non devono invece essere comunicati i dati delle fatture emesse ad enti, società o associazioni dotate del codice fiscale numerico;
8. Aliquota Iva. Deve essere indicata l’aliquota Iva applicata in fattura.
9. Natura Iva. Per il documento commerciale (scontrino e ricevuta fiscale) il campo “Natura” è da due caratteri e assume i valori da N1 a N6. Per la fattura, il campo va da 2 a 4 caratteri e assume i valori da N1 a N7 con i relativi sottocodici, ove previsti.

Ulteriori dati

Successivamente si deve cliccare sul pulsante “avanti“. Vengono riproposti i dati inseriti nella pagina precedente ed occorre inserire gli ulteriori dati:

1. Tipo di spesa. È prevista un’unica tipologia di spesa da selezionare “SP – Prestazioni sanitarie”.
2. Importo. Occorre inserire il totale fattura.

Cliccando sul tasto “Aggiungi” il totale fattura e la tipologia di spesa vengono memorizzati.

Trasmissione dei dati

A questo punto occorre cliccare sul pulsante “Avanti” per l’invio definitivo dei dati al Sistema. Si apre un’ultima pagina riepilogativa di tutti i dati inseriti. Per rendere definitivo il caricamento della fattura, occorre ancora una volta cliccare sul pulsante “Conferma”. Per ogni singola fattura inviata, il Sistema rilascerà un numero di protocollo. I protocolli sono consultabili all’interno della sezione “Gestione spese sanitarie”.

Regime sanzionatorio

In relazione agli obblighi di trasmissione telematica dei dati relativi agli oneri deducibili e detraibili, è previsto che in caso di omessa, tardiva o errata trasmissione dei dati si applica una sanzione di 100,00 euro per ogni comunicazione:

• Senza possibilità, in caso di violazioni plurime, di applicare il “cumulo giuridico” ex art. 12 del D.Lgs. n. 472/97;
• Con un massimo di 50.000,00 euro.

In merito, la Risoluzione n. 22/E/22 dell’Agenzia delle Entrate ha fornito i seguenti chiarimenti:

• La sanzione di 100,00 euro è da applicare a ogni singolo documento di spesa errato, omesso o tardivamente inviato al Sistema tessera sanitaria;
• È ammesso l’utilizzo dell’istituto del ravvedimento operoso e il codice tributo da utilizzare ai fini del versamento della sanzione ridotta è “8912“.

Nei casi di errata comunicazione dei dati, la sanzione non si applica se la trasmissione dei dati corretti è effettuata entro i cinque giorni successivi alla scadenza, ovvero, in caso di segnalazione da parte dell’Agenzia delle Entrate, entro i cinque successivi alla segnalazione stessa. Se la comunicazione è correttamente trasmessa entro sessanta giorni dalla scadenza prevista, la sanzione è ridotta a un terzo con un massimo di euro 20.000.

Entro i sessanta giorni dalla scadenza originaria la sanzione base è ridotta a un terzo, con un massimo di 20mila euro: per gli invii entro il 60° giorno si pagheranno 3,7 euro per ogni errore (con massimale 2.222,22 euro), che salgono a 11,11 euro dal 61° al 90° giorno e a 12,5 euro dal 91° sino all’anno, e così via secondo le percentuali previste dall’articolo 13 calcolate sui 100 euro.