Annotazioni obbligatorie nelle fatture UE o Extra UE

Emetti fatture verso clienti UE o extra-UE e temi di sbagliare le annotazioni obbligatorie? Una dicitura errata può costarti sanzioni e contestazioni da parte dell’Agenzia delle Entrate. Ti spieghiamo quali formule inserire in fattura, quando usarle e come evitare i 5 errori più frequenti che rischiano di invalidare il documento.

I soggetti dotati di partita Iva che emettono fattura nei confronti di soggetti residenti in Paesi esteri (sia UE che extra-UE) sono tenuti ad applicare alcune annotazioni obbligatorie previste dall’articolo 21 del DPR n. 633/72. Tali locuzioni sono indispensabili a livello UE, al fine di definire la territorialità dell’imposta per le operazioni svolte tra soggetti passivi.

Le annotazioni dipendono dalla tipologia di operazione: usa “operazione non imponibile” per cessioni intracomunitarie ed esportazioni, “inversione contabile” per reverse charge interno e operazioni B2B UE, “operazione non soggetta” per servizi territorialmente rilevanti fuori dall’Italia. Ogni dicitura deve essere riportata per esteso con eventuale riferimento normativo.

Con l’intento di uniformare gli adempimenti in ambito comunitario, la Direttiva n. 2010/45/UE, ha modificato i commi 6 e 6-ter dell’articolo 21 del DPR n. 633/72, rendendo applicabili una serie di annotazioni che i soggetti passivi Iva sono tenuti ad inserire in fattura, in caso di effettuazione di operazioni intracomunitarie, o con soggetti extra-UE. Tale Direttiva, con il dichiarato scopo di armonizzare gli obblighi di fatturazione per tutti i soggetti passivi UE, ha introdotto una serie di annotazioni, che andremo di seguito ad analizzare.

Definizione della territorialità dell’imposta

Un aspetto cruciale per comprendere il corretto trattamento dell’IVA è la definizione della territorialità dell’imposta. La territorialità stabilisce se un’operazione è soggetta o meno ad IVA in Italia, in base alla localizzazione del fornitore e del cliente, nonché del luogo in cui viene svolta l’operazione. Le regole sulla territorialità sono disciplinate principalmente dall’articolo 7-ter del DPR n. 633/72, che distingue tra servizi resi a consumatori finali (B2C) e servizi resi a soggetti passivi (B2B).

Ad esempio, i servizi B2B sono generalmente soggetti all’IVA nel paese del cliente, mentre i servizi B2C possono essere soggetti all’IVA del paese del fornitore. Comprendere correttamente la territorialità consente di stabilire se un’operazione è imponibile, esente o non soggetta ad IVA e quale annotazione deve essere riportata in fattura.

Operazioni intracomunitarie: esempi pratici

Le operazioni intracomunitarie, ovvero le cessioni e gli acquisti di beni tra soggetti situati in diversi Stati membri dell’UE, prevedono specifiche regole di fatturazione. Ad esempio, la cessione di un bene a un cliente tedesco è considerata non imponibile ai sensi dell’articolo 41 del D.L. n. 331/93, a condizione che sia dimostrato il trasferimento del bene al di fuori dell’Italia e che il cliente sia un soggetto passivo dotato di partita IVA valida, verificabile tramite il sistema VIES. Analogamente, per un acquisto intracomunitario, l’impresa italiana deve integrare la fattura emessa dal fornitore UE con l’IVA italiana e registrarla sia nel registro degli acquisti che in quello delle vendite. Fornire esempi pratici aiuta a comprendere meglio l’applicazione di queste norme complesse.

Annotazioni obbligatorie da riportare in fattura

Le fatture emesse dai soggetti passivi dell’Imposta sul valore aggiunto che espongono importi non soggetti a Iva, ovvero non imponibili oppure esenti dovranno riportare per esteso le annotazioni virgolettate di seguito analizzate, con eventualmente anche l’indicazione della normativa nazionale o comunitaria di riferimento. Questo è quanto previsto obbligatoriamente dalla Direttiva comunitaria in commento. Le annotazioni da riportare in fattura, ai sensi della Direttiva n. 2010/45/UE, recepita nel nostro ordinamento dal D.L. n. 216/2012 sono le seguenti:

“Operazione non soggetta“

L’annotazione deve essere inserita nelle fatture riguardanti le seguenti operazioni:

• Cessioni di beni e prestazioni di servizi che si considerano effettuate fuori dalla UE;
• Prestazioni di servizi specifici territorialmente non rilevanti in Italia rese a soggetto extra-UE. Ad esempio: operazione effettuata ai sensi dell’articolo 7-quater comma 1 lettera a) per le prestazioni di servizi su beni immobili situati in un paese extra-UE;
• Cessione di beni non territorialmente rilevante in Italia (di cui all’articolo 7-bis del DPR n. 633/72 ). Ad esempio: operazione effettuata ai sensi dell’articolo 7-bis comma 1, per la cessione di beni in transito e depositati in luoghi soggetti a vigilanza doganale.

L’annotazione “operazione non soggetta” si applica solo quando l’operazione è fuori campo IVA per motivi territoriali. Non confonderla con “non imponibile” che riguarda invece operazioni nel campo IVA ma con aliquota zero. Lo scambio tra le due diciture è l’errore più frequente nelle verifiche fiscali.

“Operazione non imponibile“

L’annotazione riguarda le fatture destinate riguardanti le operazioni disciplinate dagli articoli 8 e 8-bis, 9 e 38-quater del DPR n. 633/72, nonché le cessioni di beni intra-UE. Ad esempio: cessioni all’esportazione, operazioni assimilate e servizi internazionali (di cui all’articolo 9 del DPR n. 633/72).

“Inversione contabile“

L’annotazione utilizzabile “inversione contabile” è utilizzabile nei seguenti casi:

• Operazioni Intra-UE – Per le operazioni non soggette ad imposta di cui agli articoli da 7 a 7-septies del DPR 633/72 effettuate nei confronti di soggetti passivi UEche si auto addebitano l’Iva del loro Stato Membro. Ad esempio: Articolo 7-quater, comma 1, lettera a) per le prestazioni di servizi su beni immobili situati in un paese UE, o ancora, per le cessioni di beni ad un paese UE (cessioni intracomunitarie di cui all’articolo 41 del D.L. n. 331/93);
• Operazioni interne – Per le cessioni interne per le quali l’Iva è dovuta dal soggetto passivo acquirente:
  • Oro, oro da investimento (articolo 17, comma 5, del DPR n. 633/72);
  • Rottami, cascami, avanzi di metalli non ferrosi, e poi carta da macero stracci, scarti di ossa, (articolo 74, commi 7-8 del DPR n. 633/72):
  • Sub-appalti in edilizia o cessione di fabbricati abitativi strumentali, cessioni di cellulari, PC.

Prima di emettere fattura con “inversione contabile” verso clienti UE, verifica sempre la validità della loro partita IVA sul sistema VIES. Se il codice risulta non valido al momento della cessione, l’operazione diventa imponibile in Italia con applicazione dell’IVA italiana. Conserva lo screenshot della verifica VIES tra i documenti giustificativi.

“Operazione esente“

L’annotazione riguarda la fatturazione delle operazioni di cui all’articolo 10 del DPR n. 633/72, con esclusione di quelle indicate al n. 6: lotto, lotterie, concorsi pronostici, comprese le raccolte delle giocate. Classico caso è quello relativo ad un operazione riguardante servizi funebri in ambito internazionale.

Le operazioni esenti dell’articolo 10 non danno diritto a detrazione IVA. Se emetti principalmente fatture esenti, valuta attentamente l’impatto sul pro-rata di detraibilità: potresti recuperare solo una percentuale dell’IVA sugli acquisti, rendendo meno conveniente l’apertura della partita IVA rispetto al regime forfettario.

“Operazione soggetta al regime del margine“

L’annotazione riguarda la fatturazione delle operazioni in regime del margine, di cui al D.L. n. 41/95, con ulteriore annotazione:

• Regime del margine per i beni usati;
• Regime del margine per oggetti d’arte;
• Regime del margine per oggetti di antiquariato o da collezione;
• Regime del margine per agenzie di viaggi e turismo.

“Autofatturazione”

L’annotazione riguarda le operazioni fatturate nel caso di acquisti di beni o prestazioni di servizi per i quali la relativa imposta è dovuta dal cessionario o committente, o soggetti passivi Iva con la tecnica dell’autofattura, ai sensi dell’articolo 17 del DPR n. 633/72, ovvero:

• Prestazioni di servizi specifici territorialmente rilevanti in Italia ricevuti da soggetto passivo Extra-UE. Ad esempio: operazione effettuata ai sensi dell’articolo 7-quater, comma 1, lettera a) per le prestazioni di servizi su beni immobili situati in Italia;
• Prestazione di servizi generica ricevuta da soggetto stabilito in un paese Extra-UE.

Tabella riepilogativa delle indicazioni obbligatorie da inserire in fattura

L’art. 21 del PDR n. 633/72 prevede l’utilizzo di indicazioni obbligatorie da inserire in fattura in caso di particolari operazioni Iva. Di seguito una tabella che riassume le principali annotazioni in relazione alla tipologia di attività rendicontata in fattura.

Nella fattura elettronica devono trovare indicazione anche i codici natura Iva dell’operazione, che vengono riepilogati nella tabella seguente.

Tabella codici – Natura Iva

Nella tabella seguente i codici di natura Iva che devono essere utilizzati nei casi di operazioni senza addebito Iva. In questo tipo di documento va dunque inserito nella e-fattura il codice corrispondente al tipo di operazione.

Errori comuni nelle annotazioni obbligatorie

Sbagliare l’annotazione in fattura è più frequente di quanto pensi. Dall’esperienza professionale emergono cinque errori ricorrenti che devi assolutamente evitare.

Il primo riguarda le cessioni intracomunitarie: molti inseriscono “operazione non soggetta” invece di “operazione non imponibile”. Sembrano simili ma hanno effetti fiscali opposti. Le cessioni intra-UE rientrano nel campo di applicazione dell’IVA italiana ma beneficiano dell’aliquota zero, quindi richiedono “non imponibile” con riferimento all’articolo 41 del D.L. 331/93. Se usi “non soggetta” escludi l’operazione dal campo IVA, compromettendo il diritto alla detrazione dell’IVA sugli acquisti correlati.

Il secondo errore riguarda il reverse charge: dimentichi di scrivere “inversione contabile” nelle cessioni B2B verso altri paesi UE. L’acquirente estero deve autofatturarsi l’IVA del suo paese, ma senza la dicitura corretta il meccanismo si blocca. Rischi che il cliente contesti la fattura o che l’amministrazione fiscale del suo paese la consideri irregolare.

Terzo errore critico: verifichi la partita IVA del cliente UE dopo aver emesso la fattura. La verifica VIES deve essere effettuata prima o contestualmente all’operazione. Se il codice risulta invalido al momento della cessione, devi applicare l’IVA italiana anche se hai già scritto “operazione non imponibile” in fattura. Conserva sempre la stampa o lo screenshot del controllo VIES con data e ora, ti tutela in caso di contestazione.

Quarto errore: nelle prestazioni di servizi verso extra-UE usi genericamente “operazione non soggetta” senza specificare il riferimento normativo. L’articolo 21 del DPR 633/72 richiede l’indicazione della norma applicabile. Scrivi sempre “Operazione non soggetta ai sensi dell’articolo 7-ter, comma 1, lettera a) del DPR 633/72” o il riferimento pertinente al tuo caso. La genericità dell’annotazione può far presumere un errore di qualificazione dell’operazione.

Quinto errore: nelle autofatture per acquisti da extra-UE ometti la dicitura “Autofatturazione” oppure la confondi con “inversione contabile“. L’autofattura è un documento che emetti tu per conto del fornitore estero, mentre l’inversione contabile presuppone una fattura emessa dal cedente con l’indicazione che l’IVA è a carico dell’acquirente. Sono due meccanismi diversi che richiedono annotazioni specifiche.

Termine di emissione della fattura

Una volta analizzate le annotazioni da riportare in fattura, riteniamo utile riepilogare i termini di fatturazione per le operazioni UE ed extra UE, ricordando che l’emissione della fattura deve essere effettuata nel momento in cui l’operazione si considera effettuata.

Cessioni intracomunitarie: quando emettere fattura

Emetti la fattura per una cessione intra-UE entro il giorno 15 del mese successivo all’effettuazione dell’operazione. L’operazione si considera effettuata quando inizia il trasporto dei beni dall’Italia verso il cliente UE, non quando arrivano a destinazione. Se spedisci merci il 28 gennaio, hai tempo fino al 15 febbraio per fatturare.

Attenzione però: se emetti la fattura prima della partenza dei beni, l’operazione si considera effettuata alla data della fattura stessa, limitatamente all’importo fatturato. Questo vale anche per acconti: se incassi un acconto del 30% e lo fatturi, devi registrare l’operazione immediatamente per quella quota, anche se i beni non sono ancora partiti. Registra sempre la fattura entro il termine di emissione (15 del mese successivo) ma con riferimento al mese in cui è avvenuto il trasporto, come previsto dall’articolo 47, comma 4 del D.L. 331/93.

Acquisti intracomunitari: integrazione e registrazione

Ricevi una fattura da un fornitore tedesco? Devi integrarla con l’IVA italiana entro il 15 del mese successivo al ricevimento. L’integrazione consiste nell’aggiungere l’IVA italiana calcolata sull’imponibile indicato dal fornitore, usando l’aliquota che applicheresti per un’operazione interna analoga.

Registri poi la fattura integrata in due momenti: prima nel registro delle fatture emesse (per l’IVA a debito) e poi nel registro degli acquisti (per l’IVA a credito se detraibile). Entrambe le registrazioni vanno fatte con riferimento al mese di ricevimento del documento, se questo riporta una data. Se il fornitore non ti invia la fattura entro due mesi dalla partenza dei beni, devi procedere con l’autofattura entro il 15 del terzo mese successivo. Questa è l’unica eccezione che ti permette di attendere prima di regolarizzare l’acquisto.

Per approfondire: “Termine di emissione della fattura elettronica“.

Checklist degli adempimenti per le operazioni con l’estero

Per agevolare il rispetto degli obblighi fiscali, è utile predisporre una checklist degli adempimenti necessari per chi effettua operazioni con l’estero. Tra i punti principali da considerare vi sono:

• Verifica della territorialità: determinare se l’operazione è territorialmente rilevante in Italia.
• Verifica della partita IVA sul VIES per le operazioni intracomunitarie.
• Emissione della fattura con la corretta annotazione obbligatoria (ad esempio, “operazione non imponibile” o “inversione contabile”).
• Indicazione dei codici natura IVA nella fattura elettronica.
• Rispetto dei termini di emissione e registrazione della fattura.
• Conservazione della documentazione per supportare le scelte effettuate, come la verifica VIES o la dichiarazione d’intento ricevuta.

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