Un preventivo รจ una stima professionale del costo di implementazione di un lavoro. Si tratta di un’offerta commerciale, una proposta al cliente riguardo un determinato lavoro. ร un documento che mostra quali attivitร verranno svolte per completare il progetto, che definisce prezzi specifici e particolari termini e condizioni.
Hai appena avuto l’autorizzazione da un possibile nuovo cliente per inviargli un preventivo, ma non sai da dove partire? Devi sapere che stilare un preventivo perfetto puรฒ essere un valore aggiunto per trovare nuovi clienti, specialmente se lavori online. Tempestivitร , precisione e attenzione al cliente sono le chiavi per ottenere la sua fiducia e la possibilitร che ti affidi il lavoro.
Realizzare un preventivo non รจ mai semplice ed รจ anche un’operazione fondamentale per ogni lavoratore autonomo. E’ attraverso il preventivo, infatti, che il cliente deciderร se iniziare la collaborazione con te (o meno). Operare online spesso determina difficoltร nell’acquisire nuovi clienti, in quanto viene a mancare il contatto personale e diretto e diventa piรน difficile ottenere la fiducia del cliente, e questo aspetto preoccupa molti lavoratori autonomi. Tuttavia il mondo del web presenta una moltitudine di vantaggi che รจ un vero peccato lasciarsi sfuggire.
Per questo motivo ho pensato di realizzare una breve guida legata alla realizzazione di un preventivo. Si tratta di un documento valido per tutti i lavoratori autonomi che operano nel mondo del web, con l’obiettivo di catturare la fiducia del cliente e quindi ottenere la sua fiducia e la possibilitร di ottenere l’incarico professionale.
Indice degli Argomenti
- Che cos รจ un preventivo?
- L’intestazione del preventivo
- La data del preventivo
- La durata e l’organizzazione dell’incarico
- Le condizioni economiche da inserire nel preventivo
- Le modalitร di fatturazione del compenso
- Preventivo Scritto E Recupero Del Credito
- La presenza di clausole legate alla risoluzione anticipata dell’accordo
- La firma del preventivo
- L’importanza della forma del preventivo
- Consigli per redigere un preventivo perfetto
- Considerazioni finali
Che cos รจ un preventivo?
Il preventivo รจ un documento scritto, realizzato dal professionista, che contiene i principali elementi che regolano il rapporto con il cliente. Si tratta, essenzialmente, di un documento che raccoglie una serie di voci che determinano il valore della prestazione offerta, le modalitร di pagamento, la descrizione delle attivitร che verranno svolte, la durata del rapporto contrattuale, le possibilitร di interrompere anticipatamente il rapporto da parte di entrambe le parti. Inoltre, all’interno del preventivo trovano spazio anche ulteriori elementi, come l’indicazione di eventuali iscrizioni ad albi o elenchi professionali, l’assicurazione professionale, etc.
Redigere un preventivo nel migliore dei modi, sostanzialmente, determina l’accettazione e l’inizio di un rapporto lavorativo con il cliente. Questi, infatti, deciderร di affidarsi al lavoratore autonomo, solo dopo aver visionato ed accettato esplicitamente il preventivo proposto. Non si deve dimenticare che รจ sempre opportuno redigere il preventivo in forma scritta, a tutela di entrambe le parti in causa. L’errore che commettono in molti รจ quello di considerare il preventivo solo un documento ove si espone il prezzo al cliente. In realtร , il preventivo realmente fatto bene รจ legato ai dettagli ivi presenti. E’ attraverso, questi, infatti, che spesso il cliente riconosce la differenza rispetto alla concorrenza. Un professionista esperto sa bene, infatti, che chiarezza e competenza riescono a trasparire in un preventivo correttamente stilato e possono fare la differenza nelle valutazioni che il cliente รจ chiamato a fare. Infine, non si deve dimenticare di stilare il preventivo in modo accurato ed in base alle effettive esigenze del cliente, in modo da far sembrare che tu gli stia offrendo di un servizio unico e fatto a posta per lui.
Obbligo di preventivo scritto per i professionisti iscritti ad albi professionali
L’art. 9, co. 4, del D.L. n. 1/12 prevede che il professionista debba rendere noto obbligatoriamente, in forma scritta o digitale, al cliente il grado di complessitร dell’incarico, fornendo tutte le le informazioni utili circa gli oneri ipotizzabili dal momento del conferimento fino alla conclusione dell’incarico. Nell’incarico devono essere indicati i dati della polizza assicurativa per i danni provocati nell’esercizio dell’attivitร professionale.
La disciplina sullโobbligo di preventivo scritto da parte del professionista non prevede una specifica disciplina sanzionatoria. In pratica la normativa impone esclusivamente la forma scritta per il preventivo, mentre non si sofferma sulla forma degli incarichi professionali. Questo potrebbe indurci a pensare che sia sufficiente rilasciare al cliente un preventivo, ma tale conclusione sarebbe in ogni caso errata, in quanto non terrebbe conto delle disposizioni previste dal codice deontologico. Ad esempio, l’articolo 25 del codice deontologico adottato dal Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili prevede che:
Al di lร delle previsioni del codice deontologico, tuttavia, deve ritenersi sempre opportuno affiancare al preventivo un mandato scritto, o, quantomeno, integrare il preventivo con alcune specifiche previsioni. Riguardanti, ad esempio, la risoluzione del contratto in caso di mancato pagamento: e questo anche e soprattutto a tutela del professionista. ร tuttavia da considerare che il preventivo scritto, seppur richieda, come abbiamo appena visto, una certa attenzione, una volta sottoscritto per accettazione dal cliente, puรฒ rappresentare un utile strumento nellโeventuale fase di recupero giudiziale del credito.
Il preventivo scritto, perรฒ, non porta perรฒ con sรฉ soltanto benefici. Si pensi, ad esempio, ad eventuali controlli fiscali sui professionisti. I verificatori, considerata lโesistenza di un obbligo di legge di redazione dei preventivi scritti, potrebbero facilmente confrontare i compensi riportati nel preventivo con quelli effettivamente fatturati.
Conseguenze Del Mancato Preventivo Scritto
Anche sotto il punto di vista civilistico il legislatore non ha previsto specifiche sanzioni. Pertanto, deve escludersi che la mancata consegna del preventivo scritto possa comportare la nullitร o l’annullabilitร del contratto o la non debenza del compenso stesso. Purtuttavia, essendo previsto un preciso obbligo in capo al professionista, palesemente non rispettato, in contenzioso il giudice potrebbe quantificare i compensi applicando i parametri nella loro misura minima. Ed infatti si ritiene opportuno ricordare che, ai sensi dellโarticolo 1, comma 6, D.M. 140/2012, โlโassenza di prova del preventivo di massima di cui allโarticolo 9, comma 4, terzo periodo, del decreto-legge 24 gennaio 2012, n. 1, convertito, con modificazioni, dalla legge 24 marzo 2012, n. 27, costituisce elemento di valutazione negativa da parte dellโorgano giurisdizionale per la liquidazione del compensoโ.
Il professionista, inoltre, dinanzi al giudice dovrebbe provare lโeffettiva prestazione svolta ed il soddisfacimento delle sue pretese potrebbe presentarsi estremamente difficoltoso nel caso in cui il cliente riuscisse a dimostrare lโesistenza di accordi verbali in forza dei quali il compenso era dovuto in misura minore o, addirittura, non era dovuto.
Detto questo andiamo ad analizzare quali sono le parti fondamentali per stilare un preventivo completo e perfetto per il cliente.
L’intestazione del preventivo
La prima parte del preventivo riguarda l’intestazione. Si tratta della parte in cui devi indicare i tuoi dati anagrafici ed identificativi (numero di partita IVA ed eventuale iscrizione al Registro Imprese). E’ opportuno anche indicare il tuo indirizzo PEC, utile, come vedremo di seguito per eventuali comunicazioni importanti (es. la comunicazione di un eventuale recesso anticipato). Non devi dimenticare di inserire le stesse informazioni che riguardano il tuo cliente. Anche in questo caso, se si tratta di un’azienda รจ importante inserire anche il suo indirizzo PEC, per le stesse motivazioni legate alle comunicazioni importanti.
La data del preventivo
Sono sicuro che ti starai chiedendo perchรฉ la data รจ un elemento cosรฌ importante del tuo preventivo. E’ importante, infatti, che questo documento presenti la data. Si tratta della data in cui decidi di presentare la tua proposta di accordo al cliente. Attraverso la data puoi dimostrare al cliente di essere stato rapido nel rispondere alla sua richiesta. Non solo, attraverso la data avrai creato un riferimento univoco per ottenere una risposta dal cliente.
Il preventivo che andrai a redigere, infatti, รจ opportuno che rimanga valido solo per un determinato periodo di tempo, che sarai tu a decidere. E’ opportuno, infatti, che la proposta di preventivo rimanga valida solo per un determinato periodo di tempo, per fare in modo che il cliente presti immediatamente attenzione al preventivo, lo analizzi e prenda una decisione nei tempi che tu gli hai indicato. Inoltre, l’elemento temporale, viene sfruttato spesso per rendere il preventivo qualcosa di unico, che rimane valido solo per un determinato lasso di tempo (“prendere o lasciare“). Senza una scadenza di validitร del preventivo รจ possibile che un cliente torni da voi proprio quando i costi di un particolare componente sono appena aumentati, per approfittare della differenza di prezzo.
Importante:
60 giorni di validitร del preventivo: il preventivo ha validitร 60 giorni, decorsi i quali il cliente รจ tenuto a chiedere conferma scritta della validitร del preventivo, fatte salve eventuali modifiche legislative sopravvenute che incidano sui costi o sulla tassazione dell’atto.
La durata e l’organizzazione dell’incarico
Le parti fondamentali di un preventivo perfetto sono date dalla cura nella durata e nell’organizzazione del progetto che vuoi realizzare per il cliente. La carta vincente non sta soltanto nella competitivitร dei costi (di cui parleremo dopo), quanto piuttosto nel modo in cui ti presenti. Devi essere dettagliato ma non troppo prolisso e preciso negli argomenti del progetto da realizzare.
Di seguito ecco alcuni accorgimenti da inserire nel tuo preventivo per quanto riguarda la durata e l’organizzazione del progetto:
La tempistica di realizzazione del progetto
All’interno della parte descrittiva del preventivo devi definire, chiaramente, i tempi di realizzazione del progetto. Se decisi di definire i tempi assicurati di essere in grado di rispettarli, e metti bene in chiaro che il lavoro inizierร soltanto dopo l’approvazione definitiva del preventivo. Sui tempi รจ necessario porre attenzione a specificare bene tutte le fasi del lavoro dove i tempi dipendono da azioni del cliente. Inoltre, รจ opportuno definire anche cosa fare in caso di ritardi da imputare al cliente (mancata consegna di materiali, o documenti), indicando che in questo caso si รจ esonerati dal pagamento di penali.
L’indicazione del progetto da svolgere
Dettagliare il progetto รจ fondamentale, serve a fare capire al cliente cosa potete fare per lui. Ma soprattutto cosa non puoi fare per lui. Capita sovente che il cliente creda che tu possa risolvergli tutti i problemi sotto ogni punto di vista, ma spesso non รจ cosรฌ. Ecco che stilare il progetto in modo dettagliato รจ fondamentale, per avere prova che stai realizzando esattamente quanto hai indicato nel preventivo. Allo stesso modo devi indicare anche tutte le attivitร estranee all’incarico. Tutti quegli aspetti non concordati e di cui non ti devi occupare, in quanto non ti tua competenza. Attenzione perรฒ, non devi essere troppo prolisso nel preventivo. L’indicazione del progetto da svolgere รจ fondamentale anche sotto il profilo delle responsabilitร . Potrai essere ritenuto responsabile per inadempimento solo per le attivitร che hai indicato di dover svolgere per il cliente.
Una descrizione troppo accurata e particolareggiata puรฒ non essere compresa dal cliente. Questo รจ un elemento fondamentale per un preventivo efficace. Ricordati che nessuno tende a comprare qualcosa che non capisce. Quindi, la furbizia di scrivere un preventivo criptico solo per cercare di confondere la controparte รจ semplicemente dannosa per i tuoi interessi.
Le condizioni economiche da inserire nel preventivo
La parte numerica รจ il fulcro del preventivo che andrai a presentare. L’obiettivo รจ quello di determinare e mostrare al cliente il preventivo lordo per l’esecuzione dell’incarico. Il valore lordo deve tenere in considerazione che come lavoratore autonomo avrai da sostenere oneri fiscali (le imposte sui redditi) e previdenziali (i contributi). Inoltre, devi dettagliare tutti gli eventuali “costi vivi” che sosterrai per conto del cliente e che saranno oggetto di rimborso. Un aspetto importante, infatti, all’interno della parte numerica del preventivo รจ quella di fornire in modo dettagliato tutti i costi che sosterrai per conto del cliente, per i quali chiederai un rimborso analitico del costo sostenuto. Ricorda che il rimborso analitico non rappresenta reddito e su questi importi non dovrai pagare imposte (ma presta attenzione al fatto che dovrai avere per ogni voce un giustificativo di spesa, ovvero una fattura, che hai pagato).
Prestazioni fuori preventivo
Nelle condizioni economiche deve essere ben specificato che ogni prestazione non espressamente prevista nella descrizione del progetto deve intendersi come non inclusa nel prezzo. Puoi utilizzare una frase come questa:
Le modalitร di fatturazione del compenso
Stilare in modo dettagliato le condizioni economiche servirร ad evitare fraintendimenti sulle modalitร di fatturazione. Per avere maggiori informazioni sulle modalitร di fatturazione di un professionista ti rimando a questo contributo: “professionista: guida all’emissione della fattura“. Oltre alle modalitร di fatturazione รจ necessario inserire anche le modalitร e i termini di pagamento. In questo ambito ogni lavoratore autonomo sceglie le modalitร che maggiormente gli aggradano.
Naturalmente lavorando online sarebbe auspicabile chiedere un acconto per l’inizio del lavoro e un saldo alla consegna dello stesso. La cosa importante per i lavoratori autonomi รจ che l’emissione della fattura avvenga al momento del pagamento e che inviate al cliente il progetto di notula, come monito del pagamento che รจ chiamato ad effettuare. Questa operazione รจ molto importante, in quanto ai fini fiscali per un professionista, l’emissione della fattura al massimo al momento del pagamento del corrispettivo da parte del cliente (articolo 21, del DPR n. 633/72). Un esempio di clausola di pagamento da inserire nel preventivo:
Per approfondire: “Emissione della fattura da parte del professionista“.
Preventivo Scritto E Recupero Del Credito
La normativa che prevede lโutilizzo del preventivo scritto da parte del professionista non serve soltanto a tutelare il cliente in caso di mancata o parziale esecuzione della prestazione professionale. Ma soprattutto il professionista stesso, nel caso in cui il committente non effettui il pagamento del corrispettivo.
Il preventivo scritto, infatti, puรฒ rivelarsi molto utile per il professionista nel caso in cui si trovi a dover avviare le pratiche per il recupero del credito derivante dalla prestazione eseguita. Il preventivo scritto, infatti, firmato dal cliente aiuterร il professionista nellโavere mezzi di prova a sostegno del fatto che la sua prestazione professionale รจ stata concordata con il cliente. In questo modo sarร piรน semplice ottenere un decreto ingiuntivo da parte del Giudice, per il recupero del proprio credito.
Se volete approfondire questi aspetti: โProfessionista e clienti insolventi: cosa fare?โ
La presenza di clausole legate alla risoluzione anticipata dell’accordo
All’interno del preventivo puรฒ essere opportuno anche andare a delineare quelle che possono essere delle ipotesi di risoluzione anticipata dell’accordo. Ad esempio, se il cliente non corrisponde l’anticipo richiesto, dopo un determinato periodo di tempo, รจ possibile prevedere la risoluzione anticipata dell’accordo. Allo stesso modo รจ possibile prevedere la possibilitร di recesso anticipato anche per il cliente, al verificarsi di specifiche ipotesi e sempre con un determinato preavviso da dare. Sono sicuro che l’inserimento di queste clausole puรฒ sembrarti eccessivo, ma ti assicuro che definire prima come e quando possono avvenire le interruzioni anticipate dell’accordo, puรฒ risolvere in modo semplice potenziali situazioni di conflitto con il cliente. Un minuto di tempo in piรน dedicato alla redazione del preventivo puรฒ comportarti un bel po’ di tempo guadagnato in caso di problemi. So che stai pensando che magari queste clausole potrebbero non essere inserite in un preventivo, ma a seconda della complessitร dell’incarico, puรฒ essere utile specificare da subito anche questi aspetti.
La firma del preventivo
Il preventivo deve essere sempre firmato da parte del cliente. Al termine del preventivo deve essere lasciare un apposito spazio dedicato alla firma per accettazione del cliente. In assenza di apposizione della firma del cliente il preventivo si deve considerare come non accettato. Naturalmente, una volta ottenuta la firma del cliente, e quindi l’automatica accettazione del preventivo, assicurati che sia tu che il cliente ne abbiate una copia (firmata da entrambi).
Posto che il semplice preventivo non รจ un contratto, esso รจ modificabile fino al momento in cui la controparte non lo accetta. Con l’accettazione il preventivo, esso diventa irrevocabile poichรฉ l’accordo si considera concluso, salvo il solo caso di errore.
Cosa vuol dire firma per accettazione?
E’ utile che al momento dell’accettazione del preventivo il cliente apponga la propria firma “per accettazione” sulla nostra copia, cosรฌ da non poter negare la ricezione della stessa o dei prodotti e servizi in essa descritti.
L’importanza della forma del preventivo
Molto spesso vedo molti lavoratori autonomi che utilizzano per preventivo una bozza di fattura (o un progetto di notula). Ti consiglio di non commettere anche tu questo errore. Questi documenti, infatti, hanno come unico obiettivo quello di legare la proposta al prezzo. Quindi, a meno che tu non stia inviando il preventivo ad un cliente che giร ti conosce e sa come lavori, ti consiglio di un utilizzare questo tipo di documento come preventivo. E’ sicuramente piรน professionale e convincente un preventivo scritto, dettagliato, magari corredato da foto e da elementi che possono convincere il cliente per non portarlo a basare la sua scelta solo sul prezzo.
Consigli per redigere un preventivo perfetto
Vediamo, nella tabella sottostante, alcuni consigli frutto della nostra esperienza sulla realizzazione del preventivo.
CONSIGLIO | DESCRIZIONE |
---|---|
Tempestivitร | Fornire un preventivo in tempi rapidi e prima della concorrenza รจ un valore aggiunto e puรฒ fare la differenza nell’aggiudicarsi un incarico. |
Precisione | Come hai visto il preventivo รจ un insieme di punti fondamentali nel rapporto con il cliente. Per questo motivo non si deve essere confusionari, ma piuttosto seguire una precisa forma per la predisposizione del preventivo. |
Semplifica | Inserisci nel documento soltanto le informazioni utili al cliente e quelle veramente importanti. Non usare parole troppo tecniche e sfrutta l’effetto grafico (anche quello puรฒ fare la differenza). |
Considerazioni finali
Realizzare un ottimo preventivo richiede esperienza. Bisogna capire chi c’รจ dall’altra parte, per avere il tipo di comunicazione consono: il segreto รจ comunicare la vostra professionalitร con un linguaggio adatto alla persona che si ha di fronte.
L’obiettivo รจ trasmettere degli obiettivi in modo chiaro. Perchรฉ gli obiettivi sono misurabili e la persona che compra il tuo servizio, sa che sta acquistando un obiettivo e quindi puรฒ verificarne l’effettiva realizzazione. Per preparare le offerte in modo tale da portare a casa il lavoro, il fattore vincente รจ l’onesta. Presenta una proposta onesta e sincera sarร sicuramente apprezzato. Per riuscire ad emergere dalla concorrenza, dimostra che sei una persona che segue unโ etica professionale, di cui si puรฒ fidare ciecamente. se sei competente e offri un servizio di qualitร il cliente lo capirร .
Ultimo consiglio: la pazienza. Capita sovente di avere a che fare con clienti che non accettano la soluzione prospettata. in questi casi, รจ fondamentale non perdere mai la pazienza e continuare ad offrire soluzioni alternative.
Tu cosa valuti quando stili il preventivo per un tuo cliente? Quali di questi fattori prendi in considerazione? Quali sono gli elementi che non possono mancare e quali invece non consideri utili? Che consigli daresti ai meno esperti per creare un preventivo corretto e professionale? Raccontaci la tua esperienza.