Come funziona la trasferta del lavoratore?

La trasferta del personale dipendente rispetto ad altri istituti simili, come il distacco, la sospensione del contratto italiano e l’avvio di un contratto estero o la localizzazione, si caratterizza per la temporaneità dello spostamento. In particolare nella trasferta si assiste a:

• La sussistenza di esigenze occasionali del datore di lavoro;
• L’assoluta eccezionalità dello spostamento;
• La precarietà della permanenza in una sede diversa da quella originaria.

L’unico riferimento normativo della disciplina della trasferta del lavoratore può essere riscontrato nell’art. 51, co. 5 e 6 del TUIR, che disciplina gli aspetti fiscali dei compensi erogati nella trasferta del lavoratore. Da un punto di vista economico, con la trasferta le ore di lavoro sono regolate in modo diverso rispetto alle ore lavorative svolte nella sede abituale. Il lavoratore in trasferta ha diritto a un rimborso forfettario, a un rimborso a piè di lista o a un rimborso ibrido. Vediamo, in questo articolo, le caratteristiche principali della trasferta del lavoratore dipendente.

Come si identifica la fattispecie di trasferta del lavoratore?

La trasferta una situazione lavorativa in cui il dipendente viene inviato dall’azienda in cui lavora in un luogo diverso da quello di lavoro abituale per un determinato periodo di tempo. Durante la trasferta, il dipendente ha diritto ad alcune indennità e rimborsi spese, come ad esempio il rimborso delle spese di viaggio e soggiorno, o il pagamento di un’indennità per il costo della vita nella località in cui si trova. È importante notare che la trasferta deve essere concordata tra il datore di lavoro e il dipendente, e deve essere prevista da una specifica clausola del contratto di lavoro

Da un punto di vista pratico la trasferta consiste in un mutamento temporaneo del luogo di esecuzione della prestazione lavorativa per il sopravvenire di esigenze di servizio che rendano necessario il dislocamento del lavoratore ne luogo dove tali esigenze siano sorte e per il tempo necessario al loro soddisfacimento.

Per poter configurare una trasferta del lavoratore è necessaria la permanenza del legame del prestatore di lavoro con il luogo del lavoro definito al momento dell’assunzione. Sono, invece, irrilevanti il protrarsi dello spostamento nel tempo e la coincidenza del luogo della trasferta e quello di un eventuale successivo trasferimento al termine della trasferta.

Il principale requisito della trasferta è la temporaneità del rapporto lavorativo in luogo diverso da quello previsto contrattualmente. In questo caso, proprio come nel distacco del lavoratore è il datore di lavoro che nella sua autonomia decisionale individua in quale luogo debba essere eseguita la prestazione lavorativa, indipendentemente dal consenso del lavoratore. Questo significa che, la disciplina della trasferta è sicuramente estranea alle disposizioni di cui all’art. 2103 c.c. Essa, infatti, soggiace alle sole disposizioni previste dalla contrattazione collettiva di settore.

Nel caso in cui la trasferta di lavoro non presenti più un carattere temporaneo, ossia il lavoratore dipendente è trasferito definitivamente dalla sede lavorativa indicata sul contratto di lavoro ad una nuova sede, non si può più parlare di trasferta di lavoro ma di trasferimento.

Differenze tra trasferta e distacco

La trasferta si riferisce a un viaggio effettuato per conto del datore di lavoro, generalmente per lavoro. Anche se è un termine singolare, cioè trasferta e non trasferte, si riferisce a tutti i viaggi per scopi lavorativi. Il viaggio di lavoro è definibile come un viaggio intrapreso per scopi di lavoro o di affari, a differenza di altri tipi di viaggi, come quelli per scopi di svago o per il pendolarismo regolare tra la propria casa e il luogo di lavoro.

In generale, la differenza principale tra trasferta e distacco è il fatto che la trasferta è un viaggio breve e temporaneo, mentre il distacco è un’assegnazione di lavoro più lunga e permanente in un’altra sede. La trasferta è un viaggio effettuato per un breve periodo di tempo, di solito non più di qualche settimana. D’altra parte, un distacco è un’assegnazione di lavoro a lungo termine in un’altra sede, che può durare da alcuni mesi a diversi anni. In sintesi, una situazione di trasferta si verifica quando si effettua un viaggio breve e temporaneo per lavoro, mentre il distacco si verifica quando ci si trasferisce in un’altra sede per un periodo più lungo e permanente.

La tassazione dei lavoratori in trasferta

La normativa fiscale di riferimento in materia di trasferta è quella contenuta nell’art. 51 comma 5 del TUIR. Mentre, nel comma 6 dello stesso articolo è indicato il trattamento delle somme corrisposte. In particolare, le disposizioni di riferimento sono le seguenti:

Per quale motivo viene erogata l’indennità di trasferta?

Al lavoratore che viene inviato in trasferta spetta un’indennità aggiuntiva rispetto a quella del suo normale stipendio. In particolare, la finalità dell’indennità di trasferta è quella di compensare il maggior disagio sopportato dal lavoratore per il fatto di essere tenuto ad eseguire la prestazione in luogo diverso da quello abituale. Per tale motivo il legislatore ha introdotto la disposizione secondo cui identificare i limiti entro cui è possibile usufruire di un beneficio fiscale e contributivo in merito alle indennità percepite a tale titolo.

Orario di lavoro e trasferta

Qualora al lavoratore in trasferta viene corrisposta un’indennità di tipo retributivo, il tempo impiegato per raggiungere la sede di lavoro non deve essere sommato al normale orario di lavoro in quanto l’indennità di missione è volta anche a compensare il disagio legato allo spostamento. Qualora, invece, l’indennità di trasferta assuma una funzione di mero rimborso delle spese sostenute dal lavoratore, se il tempo di viaggio avviene fuori dall’ordinario orario di lavoro, questo tempo si considera lavorativo.

Questo aspetto è molto importante, in quanto la natura dell’indennità corrisposta al lavoratore dipendente in missione è in grado di mutare la considerazione delle sue ore di lavoro in relazione alla trasferta stessa. Per questo motivo, andiamo di seguito a vedere le varie tipologie di indennità di missione che spettano al lavoratore dipendente.

Le trasferte occasionali e le missioni con diaria

La trasferta o la missione è il cambiamento temporaneo del luogo in cui viene prestata l’attività lavorativa con la previsione di rientrare in quella che è, sin dall’origine, conosciuta come sede di lavoro. Pertanto, è la sede di lavoro, come indicata nel contratto individuale di lavoro, il punto di riferimento per individuare quando e se un lavoratore si trova in trasferta.

Il lavoratore in trasferta occasionale ha diritto, oltre che alla retribuzione giornaliera anche una specifica indennità, regolata dai contratti collettivi finalizzata in parte alla copertura delle spese sostenute per lo spostamento e in parte, connessa al maggior disagio vissuto dal lavoratore per la diversa sede di lavoro (c.d. “diaria“). Tale indennità viene riconosciuta esclusivamente per quei giorni in cui si verifica lo spostamento, indipendentemente dalle giornate lavorative del mese e, determinata generalmente, in misura forfettaria.

Diverso dal lavoratore in trasferta occasionale è il “trasfertista“. Si tratta di colui che data la particolarità dell’attività lavorativa, è chiamato ad eseguirla tramite continui e successivi spostamento in differenti sedi di lavoro. Per i lavoratori trasfertisti il regime fiscale e contributivo prevede ai sensi del co. 6 dell’art. 51 del TUIR e dall’art. 27 del DPR n. 797/55 che le indennità e le maggiorazioni di retribuzione spettanti ai lavoratori tenuti per contratto all’espletamento delle attività lavorative in luoghi sempre diversi e variabili, anche se corrisposte con continuità, concorrono a formare il reddito nella misura del 50% del loro ammontare.

Come si calcola l’indennità di trasferta?

Come abbiamo visto è possibile distinguere tra due diverse tipologie di trasferta:

• La trasferta entro i confini del comune in cui è situata la sede di lavoro;
• La trasferta che porta il lavoratore oltre i confini del comune della propria sede lavorativa.

A seconda del tipo di trasferta, infatti, varia l’importo dell’indennità e/o del rimborso spese erogato. In particolare, si possono identificare tre diverse modalità di rimborso:

• Rimborso forfettario;
• Rimborso misto;
• Rimborso analitico.

In tutti e tre questi casi, il lavoratore è tenuto a riportare in modo dettagliato e analitico le spese sostenute durante la trasferta tramite scontrini e fatture. Naturalmente il rimborso è previsto anche per le giornate festive.

Il rimborso forfettario

È questa l’indennità di trasferta riconosciuta in maniera fissa al dipendente/collaboratore per ogni giorno di lavoro fuori dal comune dove ha sede l’azienda o dove è stata definita la sede contrattuale. La cifra prestabilita, che prescinde dalle spese effettivamente sostenute dal dipendente, risulta

• Esente fino a 46,48 euro al giorno, per trasferte all’interno del territorio nazionale;
• Esente fino a 77,46 euro giornaliere, per le trasferte estero.

Concorrono invece a formare base imponibile ai fini previdenziali e fiscali gli importi erogati che eccedono i tetti citati. Il rimborso è determinato al netto delle spese di viaggio e di trasporto. Oneri che sono stati sostenuti dal dipendente e per le quali, presentata idonea documentazione giustificativa, il lavoratore ha diritto al riconoscimento del rimborso.

Il rimborso analitico

Il rimborso analitico, diversamente da quello forfettario, prevede che il rimborso sia stabilito sulla base della rendicontazione analitica di tutte le spese effettuate dal lavoratore nel periodo di trasferta. Sulla base della nota spese che il lavoratore fornisce all’azienda al ritorno deve essere stabilito ed effettuato il rimborso.

Quali sono i documenti che il lavoratore deve raccogliere nella nota spese per giustificare le proprie spese?

• Gli scontrini fiscali, che devono però riportate i dati fondamentali della transazione come la natura, la qualità e la quantità del bene o del servizio scambiato e l’indicazione del numero di codice fiscale dell’acquirente;
• I documenti che attestano i costi relativi alla carta di credito professionale;
• Le fatture (ora in forma di fatture elettroniche);
• Le ricevute fiscali con i dati identificativi del cliente.

Tutte le spese non giustificate analiticamente non possono essere rimborsate in modo analitico, quindi, l’eventuale rimborso assume la forma del rimborso forfettario.

Il rimborso misto

Il rimborso misto, come indica il nome stesso è una via di mezzo tra il rimborso forfettario e il rimborso analitico. Prevede che sia riconosciuto sia un rimborso spese a piè di lista per vitto e alloggio sia un’indennità di trasferta, ovviamente ridotta. Le spese di viaggio e di trasporto vengono invece rimborsate a parte. Ma di quanto è ridotta l’indennità? Nel caso del rimborso spese sia di alloggio che di vitto è ridotta di due terzi, mentre nel caso del rimborso del solo vitto o del solo alloggio è ridotta di un terzo. Nel dettaglio:

•  In caso di rimborso delle spese di alloggio, o di quelle di vitto o di alloggio o di vitto fornito gratuitamente, il limite è ridotto di un terzo;
•  Il limite è ridotto di due terzi in caso di rimborso sia delle spese di alloggio che di quelle di vitto.

Ne consegue che si possono distinguere tali tipologie di esenzione:

• Esenzione fino al limite di 30,98 euro giornalieri (riduzione di un terzo), elevato a 51,64 euro per le trasferte estero, nel caso di riconoscimento al dipendente dell’indennità di trasferta più il rimborso spese per il vitto oppure per l’alloggio;
• Esenzione fino al limite di 15,49 euro giornalieri (riduzione di due terzi), elevato a 25,82 euro per le trasferte estero, nel caso di riconoscimento al dipendente dell’indennità di trasferta più il rimborso spese sia per il vitto che per l’alloggio.

Le spese di viaggio e di trasporto sono rimborsate a parte.

Tabella riassuntiva: calcolo indennità di trasferta

Di seguito sintetizziamo i trattamenti fiscali contributivi per i dipendenti in trasferta in Italia e all’estero. Per l’estero, gli importi saranno maggiori rispetto a quelli previsti per l’Italia.

Il lavoratore può rifiutarsi di lavorare in trasferta?

Come detto, la caratteristica fondamentale della trasferta è proprio la temporaneità dell’assegnazione del lavoratore ad altra sede su disposizione unilaterale del datore. È del tutto irrilevante che il dipendente abbia manifestato la propria disponibilità o il proprio consenso. In questo senso è possibile affermare che è legittimo il licenziamento del dipendente che rifiuti sistematicamente di andare in trasferta adducendo come scusa incompatibili condizioni di salute, rivelatesi inidonee a impedire l’allontanamento periodico. Può trattarsi di ipotesi di insubordinazione per ripetuto e ingiustificato contravvenire alle direttive organizzative aziendali a fronte della disponibilità alle trasferte che costituiva un elemento essenziale della prestazione lavorativa.

Per poter rifiutare la trasferta è necessario che un giudice abbia dichiarato illegittima e/o discriminatoria la scelta del datore. Quindi, prima di rinunciare alla trasferta, onde evitare di perdere il posto di lavoro, sarà consigliabile proporre un ricorso al giudice perché accerti la fondatezza della scelta aziendale.

Quali sono le possibili conseguenze fiscali per il dipendente e il datore di lavoro in caso di inadempienze o irregolarità nella gestione della trasferta?

In caso di inadempienze o irregolarità nella gestione della trasferta, sia il dipendente che il datore di lavoro potrebbero subire conseguenze fiscali. Per i dipendenti, le conseguenze potrebbero includere l’obbligo di pagare imposte sui redditi guadagnati durante la trasferta. Nonché sulla previdenza sociale e sulle ulteriori ritenute relative alla sicurezza sociale. I datori di lavoro, d’altra parte, potrebbero essere soggetti all’obbligo di ritenere le tasse per le trasferte dei dipendenti e di versare tali tasse alle autorità fiscali competenti.

Per quanto riguarda le trasferte internazionali, è importante considerare le implicazioni fiscali per dipendenti e datori di lavoro. In particolare, è necessario verificare se un trattato fiscale esista tra il paese di residenza dell’azienda e il paese in cui il dipendente ha temporaneamente lavorato. Qualora sia in vigore si deve analizzare se esiste un obbligo di trattenere e versare le tasse sui redditi corrisposti ai dipendenti per i servizi resi nel paese ospitante.

Infine, i datori di lavoro dovrebbero prestare attenzione alle normative fiscali e di conformità relative ai viaggi di lavoro. Questo poiché i dipendenti potrebbero essere soggetti a tasse sulla sicurezza sociale e sulle imposte sui redditi in base alle attività svolte durante i viaggi di lavoro. I datori di lavoro dovrebbero implementare controlli per monitorare e segnalare la conformità fiscale dei viaggi di lavoro e coinvolgere i dipendenti.

Domande frequenti

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