Trasferimento di residenza e smart working dall’estero: quando scattano i contributi INPS

La deroga opera solo se entrambi gli Stati coinvolti, quello di residenza del lavoratore e quello della sede del datore di lavoro, hanno aderito all’Accordo Quadro. L’elenco degli Stati firmatari è ampio e comprende, oltre all’Italia (dal 1° gennaio 2024), Austria, Belgio, Croazia, Repubblica Ceca, Finlandia, Francia, Germania, Liechtenstein, Lussemburgo, Malta, Norvegia, Polonia, Portogallo, Spagna, Svezia, Slovenia, Slovacchia e Svizzera, oltre ai Paesi Bassi. Deve essere sempre verificata la coppia specifica di Stati coinvolti, perché l’elenco è in evoluzione e non tutti gli Stati UE/SEE hanno aderito nello stesso momento. Il vero limite, però, non è quasi mai la mancata adesione: sta nella natura stessa della soglia, che presuppone per definizione che una parte dell’attività lavorativa continui a svolgersi fisicamente presso il datore di lavoro. Chi lavora al 100% da remoto dal proprio Stato di residenza non ha alcuna percentuale da collocare sotto quella soglia, perché l’intera attività si svolge in un solo luogo. Vedasi la nostra guida: Smart working e legislazione UE in materia di sicurezza sociale.

Un punto che genera spesso confusione: il certificato A1 non è un privilegio riservato a chi rientra nella deroga del 50%. È il documento che attesta quale legislazione previdenziale si applica in qualunque situazione di lavoro multistato disciplinata dal Regolamento 883/2004, compresa quella “base” della soglia del 25% ex art. 13. Cambia il canale con cui viene richiesto, non la sua funzione: nel regime ordinario dell’art. 13, l’A1 certifica che la competenza spetta allo Stato del datore perché il telelavoro nello Stato di residenza resta sotto il 25%; nel regime derogatorio dell’art. 16 e del Framework Agreement, l’A1 certifica la stessa cosa ma per una soglia estesa fino al 49,99%, sulla base della richiesta formale e dell’accordo scritto di telelavoro. Quando invece l’attività è svolta al 100% in un solo Stato, non c’è alcun A1 utilmente richiedibile in favore dello Stato del datore: non esiste un titolo giuridico, ordinario o derogatorio, su cui fondare la richiesta.

In assenza di una richiesta formale accolta, o quando la soglia del 49,99% non è raggiungibile per la natura stessa del rapporto di lavoro, si applica la regola generale. Per chi lavora in più Stati membri, l’art. 13, par. 1, lett. a) del Regolamento fissa al 25% la soglia oltre la quale scatta la competenza dello Stato di residenza. Ma quando l’attività è svolta interamente in un solo Stato membro, come nel caso del telelavoro al 100%, non si applica nemmeno questa soglia intermedia: entra in gioco direttamente l’art. 11, par. 3, lett. a), che assegna la competenza allo Stato in cui l’attività è fisicamente svolta, senza margini di deroga percentuale.

Quale legislazione previdenziale si applica

I due paragrafi precedenti hanno isolato le variabili che determinano la legislazione previdenziale applicabile: chi ha disposto lo spostamento, e quale percentuale di attività resta nello Stato di residenza. Lo schema seguente le combina in un percorso decisionale unico, da seguire nell’ordine indicato: ogni domanda esclude le successive se la risposta porta già a una conclusione.

Primo elemento da analizzare: chi ha disposto lo spostamento

Il trasferimento in un altro Stato membro è stato disposto dal datore di lavoro, con mantenimento del legame organico e aspettativa di rientro?

→ Sì: si applica l’art. 12 del Regolamento 883/2004 (distacco). La legislazione previdenziale d’origine resta valida fino a un massimo di 24 mesi, previa richiesta del certificato A1 da parte del datore di lavoro. Per la procedura operativa di richiesta, si veda la guida al Modello A1. Il percorso si ferma qui: gli altri nodi non si applicano.

→ No, lo spostamento è stato deciso dal lavoratore: si prosegue al nodo successivo.

Secondo elemento da analizzare: quota di telelavoro nello Stato di residenza

L’attività da remoto svolta nello Stato di residenza resta sotto il 49,99% del tempo di lavoro complessivo?

→ Sì, ed esiste un accordo scritto di telelavoro con la percentuale indicata: è possibile richiedere la deroga ex art. 16 e Accordo Quadro, a condizione che entrambi gli Stati coinvolti abbiano aderito. Il datore di lavoro presenta la domanda di certificato A1 all’istituto previdenziale del proprio Stato prima dell’inizio dell’attività (o entro i limiti di retroattività previsti). Si prosegue al nodo del blocco 4 solo se la domanda non viene presentata o non viene accolta.

→ No, l’attività è pari o superiore al 50%, oppure non esiste un accordo scritto formalizzato: si passa direttamente al nodo conclusivo.

Ultimo elemento: competenza automatica

Nessuna delle condizioni precedenti è soddisfatta (spostamento volontario, telelavoro al 50% o oltre, oppure sotto soglia ma senza richiesta accolta): si applica direttamente l’art. 11, par. 3, lett. a) del Regolamento. La competenza previdenziale è dello Stato di residenza dal primo giorno di attività svolta da quel territorio, senza margini di deroga e senza alcuna finestra temporale di tolleranza. Non esiste un certificato A1 utilmente richiedibile in favore dello Stato del datore di lavoro, perché manca qualunque titolo giuridico, ordinario o derogatorio, su cui fondarlo.

Quando si arriva a questo nodo, il datore di lavoro estero deve aprire una posizione contributiva presso l’istituto previdenziale dello Stato di residenza del lavoratore, anche in assenza di una sede legale o di una stabile organizzazione in quel Paese. La procedura di apertura è descritta nella guida alla rappresentanza previdenziale per aziende estere senza sede in Italia; per un confronto tra le diverse strutture con cui un’azienda estera può gestire personale che lavora dall’Italia, si veda anche Assumere dipendenti in Italia per aziende estere. Cosa succede se questa posizione non è mai stata aperta, e come si regolarizza una situazione già in corso da mesi, è il tema della sezione successiva.

I punti critici da presidiare

L’errore, nella pratica professionale, raramente nasce da mala fede: nasce da un’estensione impropria di categorie giuridiche pensate per situazioni diverse. Ecco dove si concentra il rischio per la nostra esperienza.

Confondere il consenso del datore con la disposizione del datore

Un caso ricorrente nella pratica professionale è quello dell’azienda che, avendo semplicemente acconsentito al trasferimento del dipendente, ritiene di trovarsi comunque in un distacco perché “ha autorizzato” lo smart working dall’estero. Il consenso non equivale alla disposizione: l’art. 12 richiede che sia il datore a inviare il lavoratore per un proprio interesse organizzativo, non che si limiti a non opporsi a una scelta del dipendente. Questa confusione porta spesso l’azienda a considerarsi coperta dalla legislazione d’origine per errore, senza mai verificare se il presupposto soggettivo del distacco fosse davvero soddisfatto fin dall’inizio.

Applicare per analogia la finestra dei 24 mesi

Un punto critico frequente è l’idea che i 24 mesi del distacco costituiscano comunque un periodo di tolleranza generale, applicabile anche fuori da un distacco genuino. Non è così: quel termine è indissolubilmente legato all’art. 12 e alle sue condizioni. Fuori da quel perimetro, non esiste alcuna finestra temporale entro cui “regolarizzarsi con calma”: la competenza dello Stato di residenza è immediata. Ritenere di avere margine per sistemare la posizione entro due anni, quando in realtà il termine semplicemente non si applica al caso, espone a un periodo di esposizione contributiva più lungo di quanto l’azienda avesse stimato.

Perdere i termini di retroattività per il certificato A1

Nella prassi professionale capita di scoprire tardivamente che il telelavoro rientrerebbe nelle soglie utili per una deroga, ma con i termini di retroattività ormai superati. La richiesta di certificato A1 deve essere presentata, di regola, prima dell’inizio dell’attività da remoto; oltre certe finestre temporali limitate, la retroattività non è più concedibile per il periodo scoperto. Attendere una contestazione dell’istituto previdenziale prima di attivarsi elimina spesso questa possibilità, trasformando una situazione astrattamente sanabile in una da regolarizzare senza alcuna copertura per il periodo pregresso.

L’azienda che rifiuta di attivarsi

Un caso che si presenta con una certa regolarità è quello dell’azienda estera che, informata dell’obbligo di apertura della posizione contributiva, valuta i costi e gli adempimenti amministrativi e decide di non muoversi. Il rifiuto del datore di lavoro non sospende l’obbligo previdenziale né lo sposta sul lavoratore in automatico: semplicemente lascia la posizione scoperta, con il rischio di contestazione che matura nel frattempo e che, quando emerge, riguarda tipicamente periodi già lunghi.

Come regolarizzare: apertura della posizione INPS e rimborso dei contributi versati senza titolo

Quando il percorso decisionale conduce alla competenza automatica dello Stato di residenza, la regolarizzazione si articola su due fronti paralleli e non sovrapponibili:

• L’apertura della posizione contributiva nello Stato competente (l’Italia, nel caso qui esaminato) e
• Il recupero di quanto versato senza titolo nello Stato in cui i contributi erano stati erroneamente pagati.

Trattarli come un’unica pratica è l’errore più comune: sono due procedure amministrative distinte, con interlocutori, tempistiche e criteri di calcolo differenti.

L’azienda estera priva di sede in Italia deve iscriversi presso la Direzione INPS territorialmente competente rispetto al luogo in cui il lavoratore svolge l’attività, secondo la procedura descritta dalla Circolare INPS n. 2/2007. L’iscrizione radica una posizione contributiva “senza sede” che consente il versamento sia della quota a carico del datore sia di quella a carico del lavoratore, oltre ai premi INAIL per l’assicurazione infortuni. La procedura operativa completa, inclusa la documentazione societaria richiesta, è illustrata nella citata guida alla rappresentanza previdenziale per aziende estere senza sede in Italia.

Una volta aperta la posizione, il versamento dei contributi deve essere effettuato retroattivamente dal giorno in cui è sorta la competenza italiana, non dal momento della regolarizzazione. Il limite temporale rilevante è quello della prescrizione quinquennale ordinaria prevista dall’art. 3, comma 9, della L. 335/1995: oltre i cinque anni, il credito contributivo dell’INPS si estingue. All’interno di questo termine, più il tempo trascorso dall’inizio dell’attività in Italia, maggiori sono sanzioni civili e interessi maturati per omesso versamento: la regolarizzazione spontanea, prima di un accertamento, resta comunque preferibile rispetto all’attesa di una contestazione.

Parallelamente, deve essere attivata presso l’istituto previdenziale dello Stato in cui i contributi sono stati versati senza titolo la procedura di rimborso o storno delle somme indebitamente corrisposte. Questa fase richiede attenzione particolare quando nel periodo interessato sono state erogate prestazioni (ad esempio copertura sanitaria) sulla base di quella contribuzione: l’ente estero può subordinare il rimborso alla verifica che non vi sia stata fruizione di prestazioni collegate. Le modalità pratiche variano da Stato a Stato e devono essere verificate con l’istituto previdenziale competente caso per caso.

L’accordo individuale ex art. 16 come alternativa residuale

Esiste una via alternativa alla regolarizzazione in Italia, ma è residuale e non garantita: le autorità competenti di due Stati membri possono, di comune accordo e su richiesta, derogare agli artt. 11-15 del Regolamento nell’interesse di una persona o categoria di persone (art. 16, par. 1). A differenza della deroga del Framework Agreement, qui non esiste una soglia predefinita né un diritto automatico: richiede il consenso esplicito di entrambe le istituzioni previdenziali coinvolte e, nella prassi, viene concesso per situazioni particolari, non come clausola di comodo per prolungare la copertura del Paese d’origine dopo un trasferimento di residenza volontario. Va considerata solo se la regolarizzazione ordinaria risultasse eccessivamente onerosa, e comunque con consulenza dedicata.

Consulenza fiscale online

Se ti sei trasferito in Italia lavorando da remoto per un datore estero, la competenza previdenziale potrebbe essere già italiana dal primo giorno, indipendentemente da dove vengono versati i contributi oggi. Il rischio è una doppia esposizione: contestazione INPS retroattiva da un lato, contributi da recuperare all’estero dall’altro. Verifichiamo la tua posizione, documenti alla mano, e definiamo il percorso di regolarizzazione corretto.

Domande frequenti

Posso chiedere il rimborso dei contributi versati all’estero senza titolo?

Sì, ma tramite l’istituto previdenziale estero che ha ricevuto i versamenti, non tramite l’INPS. La procedura di storno richiede la verifica che non siano state fruite prestazioni collegate a quella contribuzione nel periodo interessato.

Il certificato A1 può essere richiesto retroattivamente in questo caso?

Solo entro termini limitati e in casi specifici, non come regola generale. Fuori dal Framework Agreement, la richiesta va presentata prima dell’inizio dell’attività da remoto: superato questo termine, il periodo pregresso resta scoperto.

Dopo quanto tempo l’INPS può contestare i contributi non versati?

Entro cinque anni dalla scadenza del versamento dovuto, ai sensi dell’art. 3, comma 9, L. 335/1995 (prescrizione quinquennale ordinaria). Oltre questo termine il credito contributivo si estingue definitivamente.

Cosa rischia l’azienda estera che non regolarizza?

Il rifiuto di regolarizzare non sospende l’obbligo contributivo né lo trasferisce al lavoratore: l’INPS può contestare direttamente all’azienda estera i contributi arretrati, con sanzioni civili e interessi per omesso versamento.

La regolarizzazione previdenziale ha effetti anche sulla posizione fiscale (IRPEF)?

Sono piani distinti: la residenza fiscale segue le regole del TUIR (soglia dei 183 giorni), la competenza previdenziale segue il Regolamento 883/2004. Si può essere fiscalmente residenti in Italia e avere ancora contributi versati all’estero, o viceversa.

Chi deve materialmente attivarsi per la regolarizzazione, il lavoratore o l’azienda?

L’apertura della posizione contributiva spetta formalmente al datore di lavoro estero, non al lavoratore. Nella pratica, però, è spesso il lavoratore a sollecitare l’azienda, perché resta comunque scoperto se questa non si attiva.

Fonti e riferimenti

• Regolamento (CE) n. 883/2004 del Parlamento europeo e del Consiglio, 29 aprile 2004, artt. 11, 12, 13, 16 coordinamento dei sistemi di sicurezza sociale.
• Regolamento (CE) n. 987/2009 del Parlamento europeo e del Consiglio, 16 settembre 2009, artt. 14-15 modalità di applicazione del Regolamento 883/2004.
• Framework Agreement sull’applicazione dell’art. 16, par. 1, del Regolamento (CE) n. 883/2004 in caso di telelavoro transfrontaliero abituale in vigore dal 1° luglio 2023, Italia aderente dal 1° gennaio 2024.
• INPS, Messaggio n. 1072 del 13 marzo 2024 istruzioni operative sul Framework Agreement telelavoro transfrontaliero.
• INPS, Circolare n. 2/2007 apertura della posizione contributiva per datori di lavoro esteri privi di sede in Italia.
• Legge 8 agosto 1995, n. 335, art. 3, commi 9-10 prescrizione quinquennale ordinaria dei contributi di previdenza e assistenza sociale obbligatoria.
• Cass. civ., sez. lav., 1° marzo 2021, n. 5551 conferma del termine quinquennale di prescrizione contributiva a decorrere dal 1° gennaio 1996.