Tracciabilità spese professionisti: guida operativa per partite IVA

La Circolare 15/E dell’Agenzia delle Entrate rivoluziona il regime fiscale dei rimborsi spese per i professionisti. Analisi dell’art. 54 TUIR e guida tecnica ai sistemi di pagamento ammessi.

La Circolare n. 15/E del 22 dicembre 2025 dell’Agenzia delle Entrate introduce un cambio radicale per i professionisti con partita IVA: i rimborsi spese sostenuti per l’esecuzione di incarichi, prima fiscalmente neutri, diventano imponibili se pagati in contanti. La tracciabilità dei pagamenti, già obbligatoria per dipendenti e imprese, viene estesa al lavoro autonomo con un impatto fiscale significativo.

Il nuovo regime fiscale dei rimborsi spese per professionisti

L’art. 54, comma 2-bis del TUIR (introdotto dal D.L. n. 84/2025, art. 1, comma 1, lett. c) stabilisce che i rimborsi spese sostenute nel territorio dello Stato per vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante taxi e NCC concorrono alla formazione del reddito del professionista se i pagamenti non sono tracciabili.

Questa disposizione stravolge il principio di neutralità fiscale dei rimborsi spese che caratterizzava il regime previgente. Prima della riforma, i rimborsi analitici al committente erano sempre esclusi dal reddito del professionista (art. 54, comma 2, lett. b TUIR). Dal 1° gennaio 2025, questa esclusione opera solo se il pagamento è avvenuto con mezzi tracciabili.

Doppio effetto fiscale negativo

Il meccanismo introdotto crea una doppia penalizzazione per il professionista che paga in contanti:

1. Concorrenza al reddito: Il rimborso ricevuto dal committente diventa reddito imponibile IRPEF;
2. Indeducibilità delle spese: Se il committente non rimborsa (art. 54-ter, commi 2 e 5-bis TUIR), la spesa rimane indeducibile per il professionista che l’ha sostenuta.

Esempio pratico: Un commercialista sostiene 180 euro per un pranzo di lavoro con un cliente durante una trasferta in Italia, pagando in contanti. Il committente rimborsa analiticamente la spesa. Conseguenze: il rimborso di 180 euro concorre al reddito del professionista, con IRPEF fino al 43% (77,40 euro di imposte). Se il committente non avesse rimborsato, la spesa sarebbe rimasta comunque indeducibile.

Ambito applicativo limitato all’Italia

L’art. 54, comma 2-bis del TUIR circoscrive l’obbligo di tracciabilità alle sole spese sostenute nel territorio dello Stato. Come chiarito nel decreto fiscale, per le trasferte all’estero rimane applicabile il regime ordinario senza obbligo di pagamento tracciabile.

Questo distingue il regime dei professionisti da quello delle spese di rappresentanza (art. 54-septies, comma 2 TUIR), per le quali la tracciabilità è richiesta ovunque siano sostenute.

Sistemi di pagamento tracciabili: guida tecnica per professionisti

La Circolare n. 15/E fornisce un elenco dettagliato degli strumenti ammessi per garantire la tracciabilità. L’Agenzia delle Entrate richiama l’art. 23 del D.Lgs. n. 241/1997, che individua i sistemi di pagamento tracciabili:

Strumenti di pagamento ammessi

1. Versamenti bancari e postali

• Bonifici ordinari e istantanei
• MAV e RAV
• Bollettini postali

2. Carte di pagamento

• Carte di credito
• Carte di debito (bancomat)
• Carte prepagate collegate a IBAN

3. Assegni

• Assegni bancari
• Assegni circolari

4. Pagamenti digitali tramite app La Circolare chiarisce espressamente che sono ammessi i pagamenti tramite Istituti di Moneta Elettronica (IMEL) autorizzati, come:

• Satispay
• PayPal (se collegato a conto corrente)
• Apple Pay e Google Pay (se collegati a carte o conti tracciabili)
• Amazon Pay
• Altre app di pagamento che operano tramite IBAN o circuiti bancari

Requisito essenziale: L’app deve essere collegata a un conto corrente bancario che consenta l’identificazione univoca del pagatore e del beneficiario.

Come documentare il pagamento tracciabile

L’Agenzia delle Entrate specifica che la prova del pagamento tracciabile può essere fornita mediante:

Documentazione ordinaria:

• Ricevuta della carta di debito/credito;
• Copia del MAV o bollettino postale;
• Estratto conto bancario o postale.

Documentazione per pagamenti digitali:

• Email di conferma dell’Istituto di Moneta Elettronica;
• Notifica push dell’app di pagamento;
• Screenshot della transazione completa;
• Estratto movimenti dell’app con indicazione del beneficiario.

Utilizzo dell’estratto conto: La Circolare precisa che l’estratto conto costituisce una prova residuale opzionale, utilizzabile quando non sono disponibili altri documenti. In questo caso, il professionista deve fornire solo le informazioni pertinenti al pagamento, oscurando dati non rilevanti per tutelare la privacy.

Caso pratico: taxi pagato con Satispay

Un avvocato prende un taxi per recarsi presso uno studio associato per una consulenza. La corsa costa 35 euro. L’avvocato paga con Satispay e riceve notifica immediata della transazione. Documentazione necessaria per dimostrare la tracciabilità:

• Ricevuta fiscale del tassista (prova della spesa);
• Screenshot Satispay o email di conferma (prova del pagamento tracciabile).

Il committente rimborsa analiticamente i 35 euro: il rimborso non concorre al reddito dell’avvocato perché il pagamento è tracciabile.

Spese rimborsate non tracciabili: conseguenze operative

Regime di indeducibilità per spese non rimborsate

L’art. 54-ter, comma 5-bis del TUIR stabilisce che le spese sostenute nel territorio dello Stato per vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante taxi e NCC sono deducibili solo se il pagamento è stato tracciabile, anche quando diventano deducibili per inadempimento del committente.

Casistiche di deducibilità (art. 54-ter, commi 2 e 5):

1. Committente in procedura concorsuale (liquidazione giudiziale, concordato preventivo, etc.) dalla data del provvedimento;
2. Procedura esecutiva individuale infruttuosa nei confronti del committente;
3. Prescrizione del credito;
4. Decorso di un anno dalla fatturazione per spese fino a 2.500 euro (comprensive di compenso).

In tutti questi casi, la deducibilità opera solo se il pagamento originario era tracciabile. Le spese pagate in contanti rimangono definitivamente indeducibili.

Spese sostenute per incarichi ad altri professionisti

L’art. 54-septies, comma 6-bis del TUIR estende l’obbligo di tracciabilità anche ai rimborsi analitici corrisposti dal professionista:

• Ad altri lavoratori autonomi per l’esecuzione di incarichi;
• Ai propri dipendenti per le trasferte.

Decorrenza: Dal 1° gennaio 2025 per i rimborsi a dipendenti e ad altri professionisti (art. 1, comma 5, D.L. n. 84/2025).

Esempio: Uno studio associato di commercialisti affida un incarico tributario a un collega esterno. Il collega sostiene spese di trasferta per 300 euro (taxi e pranzo di lavoro) pagando in contanti. Lo studio rimborsa analiticamente i 300 euro. Conseguenza: il rimborso è indeducibile per lo studio e imponibile per il collega.

Spese di rappresentanza: tracciabilità senza limiti territoriali

L’art. 54-septies, comma 2 del TUIR prevede la deducibilità delle spese di rappresentanza nel limite dell’1% dei compensi percepiti, a condizione che i pagamenti siano tracciabili.

Differenza cruciale rispetto alle spese di trasferta: per le spese di rappresentanza l’obbligo di tracciabilità vale anche per quelle sostenute all’estero (comma 2, primo periodo, modificato dall’art. 1, comma 1, lett. e), D.L. n. 84/2025).

Decorrenza: Dal 18 giugno 2025 (data di entrata in vigore del D.L. n. 84/2025) per le spese di rappresentanza (art. 1, comma 5, secondo periodo).

Cosa rientra nelle spese di rappresentanza

Secondo il D.M. 19 novembre 2008, sono spese di rappresentanza:

• Viaggi turistici con attività promozionali significative;
• Feste ed eventi di intrattenimento per ricorrenze aziendali;
• Eventi per inaugurazione nuove sedi;
• Feste ed eventi durante mostre e fiere;
• Contributi per convegni e seminari;
• Ogni altra spesa per beni e servizi distribuiti gratuitamente (inclusi omaggi).

Esclusioni: Le spese di pubblicità e sponsorizzazione non rientrano nelle spese di rappresentanza e rimangono soggette al regime ordinario (Circolare n. 15/E/2025, paragrafo 5).

Matrice riepilogativa: tracciabilità per regime fiscale

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Domande frequenti

Fonti

• D.P.R. 917/1986 (TUIR): art. 51, co. 5; art. 54, co. 2-bis; art. 54-ter, co. 5-bis; art. 54-septies, co, 2; art. 54-septies, co. 6-bis; art. 95, co. 3-bis; art. 108, co. 2; art. 109, co. 5-bis e 5-ter.
• L. 207/2024 (Legge di Bilancio 2025), art. 1 commi 81-83.
• D.L. 84/2025, convertito con L. 108/2025: art. 1, comma 1, lett. c), n. 1); art. 1, comma 1, lett. d).
• D.Lgs. 241/1997, art. 23.
• L. 21/1992, art. 1.
• Circolare n. 15/E del 22 dicembre 2025
• D.M. 19 novembre 2008
• Risoluzione n. 108/E/2014
• Risposta n. 230/E/2020